办公室管理体系.docx

第一章 总则1目的规范各项行政事务流程，提高行政工作效率；创造和维护良好的工作环境范围本制度适用于公司所有员工 第二章 印信管理1.印信的种类1.1印鉴：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章.1.2职章：刻有公司董事长或总经理职衔的印章1.3部门章：刻有公司部门名称的印章其余不对外单位的部门章可加注“对内专用”4职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印信.2印信的使用规定2.1对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义发起的文件，盖总经理职章2以公司名义对国营机关团体、公司核发的证明文件，及各类规章制度的核决等由总经理署名,盖总经理职衔章.23以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由经理署名者，盖经理职衔签字章.24各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章印信的监印31总经理职章及特定业务专用章由总经理核定本公司的监印人员2总经理职衔签字章的核定由总经办主任为监印人员3.3经理职衔签字章及部门章得由经理指定监印人员.4印信盖用41文件需用印时,应先填写“用印申请单"经主管人员核准后,连同经审核的文件文稿等交监印人用印。

42监印人除于文件、文稿上用印外，并应于“用印申请单"上加盖使用的印信存档.43各种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用情事,由监印人全权负责4.4监印人对未经核准的文件，不得擅自用印，违者受处5印信遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废第三章 工作制服1着装规定11 着装标准：由公司发放的统一标准制服1.2 着装时间: 办公室人员周一至周五工作时间.周六可着便服，但不可过于休闲（不可奇装异服)公司高管有重要对外事务时可不着制服，着行政套装制服的制作、发放、使用21 制服由公司统一制作，入职(一周后）发放；2.2 入职满半年以上员工辞职的不扣取制服工本费，未满半年的按领取数量扣制服一半工本费3 入职时员工可领取当季制服两套.正常因工作原因磨损快的需更换的,经上级领导批准可申领新制服，人为保管不利造成破损、毁坏、丢失需重新申领制服的,每额外申领一套收取工本费 第四章 办公环境维护11各中心办公室及办公室公共区域、前台区域、卫生间由人力资源中心监督临时清洁工或钟点工完成,卫生标准:———瓷砖地面和地毯每周清洁一次，地面和地毯无污渍；-——墙面除尘，无蜘蛛网或污物，如发现墙面或天花板变色、受潮、脱落等现象由人力资源中心临时召集泥水工完成；——-玻璃每周清洁一次,玻璃表面无灰尘、粘连物；——-办公室、会议室柜子、会议桌、沙发每周擦拭除尘；—-—饮水机、冰箱、微波炉、洗手池每周清洁两次,保持表面干净，冰箱无异味，饮水机接水槽干净无积物;——-卫生间地面、便池、洗手池每周清洁两次，确保干净、无异味、无垃圾堆积；1。

2个人区域由个人整理——-将不再使用的文件、物品清理掉，不能堆积；-—-办公桌上，办公电脑、、水杯等物品每天上班前擦拭，保持干净、无灰尘，摆放整齐;-——每天下班后将个人垃圾扔到卫生间的大垃圾筒，食物垃圾要用垃圾袋密封,以免虫子飞出或异味传播；———使用会议室后将会议室恢复原状，白板擦拭干净、电脑收回到柜子里、关闭空调和电灯、收走桌面的资料、物品,将凳子摆放整齐；2.安全21使用完微波炉后拔开电源,微波炉加热的食物放置5分钟后再食用；2.2使用完饮水机后将热水开关关掉;2.3使用电源插座时用手按住插座，以免插座脱离被裸露的电源线接触到引起触电；2.4在办公室使用充电器前应确保充电器和电源插座安全，并使用合格的充电器,以免充电器过热引发火灾；25发生电路故障时请专业人士维修;26禁止在办公区域抽烟,在卫生间抽烟时打开窗户和抽风机，烟头只能扔到烟灰缸或垃圾桶里，并确保已经熄灭;2.7最后一个离开办公室的同事应该关闭电源开关、窗户，锁好楼梯间的门、办公室大门和电梯门3.环境美化31办公室环境由人力资源中心负责优化；办公室工作人员均有自觉维护办公环境的义务和责任；3.2优化的内容包括视觉形象、灯光、温度、湿度、气味、安全、卫生等；3.3 办公桌面除办公用品及少量许可摆放的私人用品外（像框最多1个,花瓶最多1只)，尽量不要摆放过多与工作无关的用品,午休时用的抱枕或靠垫使用完后收起来或放在椅子上,不要随意摆放在公共办公区域。

    34人力资源中心有权指正对维护环境不利的现象，对屡教不改者有权处以20元/次的处罚蓄意破坏公司环境的一经核实严格处罚.第五章 办公物品管理1.11公司总机设于前台，所有外来由前台转接;1.2公司对外公布的号码统一;1.3响铃三次之内接听，接听时使用普通话“您好,….."；14禁止使用办公拨打私人，前台每月查询通话记录，如发现有拨打私人行为的,对当事人处以通话费用20倍的罚款；15由IT人员负责维护；2.公司配发的工作及卡21各部门负责人、招商人员、团购业务人员、市场运营人员必须使用公司配发的卡，开通公司彩铃;22上述人员入职时在行政人事部领用卡，登记余额，调动或离职时返还卡和余额,公司指定相关部门不定时查询使用情况，对不能正常使用和未开通公司彩铃的卡使用者给予警告，对屡教不改者处以￥20/次的罚款；2.3财务中心需保留卡开卡资料，卡损坏不能使用或遗失时提供资料给使用者，由使用者负责补回；3工作沟通平台31办公室人员入职时需申请OA系统帐户,并进行密码保护，保存好密码及密保资料；32离职时必须交回系统帐户、密码，由人力资源中心查验并封存帐号；33目前公司沟通平台为指定OA系统，若有更换或升级均以此方式进行管理。

4.工号牌41上班时间需佩戴工号牌，否则，可处以20元每次的罚款；42工号牌由行政人事部申购、制作、发放；4.3遗失工号牌重新办理的,需缴纳10元的材料费;5.文具及其他办公用品51由行政人事部负责申购、发放、登记每月5日前报办公用品统计表;5.2文具及其他办公用品计入部门费用，超出预算部分按财务制度执行；53提倡节约笔可以重复使用,只需更换笔芯;使用环保纸，双面打印;6空调6.1为了办公健康，办公室空调设定温度为最低26度；62离开办公室需及时关闭空调;6.3由人力资源中心负责维护,每年4月份请专业服务公司清洗一次空调； 第五章 司机及车辆管理1.车辆购置11车辆购置由用车部门或行政人事部申请,经批准后由行政人事部办理；1.2行政人事部应保存所有车辆的购车证明、使用手册、保修、发票、保险、牌照、行驶证申请和办理等相关资料,行驶证、保险卡、缴费证明随车携带；2车辆使用及维护21供应中心车辆由仓储配送经理调度和保管车钥匙，车辆停放在供应中心；22公务车由用车人向人力资源中心申请，填写用车申请单，由客服中心调度;2.3司机每次驾驶车辆应登记车辆行驶记录;24驾驶结束后司机应将钥匙交还调度人，不能交给其他任何人，否则由司机承担责任；2.5保持良好的驾驶习惯，文明驾驶，遵守交规。

属于人为原因违反交规的罚款由司机自行承担；2.6司机每周应检查车辆行驶状况，定期保养,发现异常及时维修每次长途行驶前必须检查水箱、邮箱、轮胎、制动、灯光;2.7人力资源中心每月负责核查车辆行程、油耗、维修等情况，监督车辆使用情况，对车辆损耗或费用异常的情况进行调查和处理; 第六章 会议1.月度工作会议1.1主持人:市场运营中心总监，参加人:总经理、常务副总、各部门负责人;12由运营中心整理资料、会议记录，行政人事部布置和清理会场；13会议时间为每月6号，遇节假日顺延会议时长控制在3小时以内；1.4会议议题为上月运营情况总结分析、本月工作指导和安排;2.年度工作会议21主持人：行政人事总监，参加人：公司全体;22由行政人事部布置会议流程，安排相关人员准备会议资料、布置和清理会场；2.3会议时间为每年1月上旬，会议时长不超过1天;24会议内容包括年度工作总结与计划、优秀员工表彰、员工娱乐活动、合作伙伴联谊活动;3其他临时会议31由发起人召集、发布会议通知、布置和清理会议室、会议记录；4会议要求41会议发起人或主持人负责组织整个会议，确保会议过程和效果,提高会议效率；42会议发起人或主持人负责跟进会议决议事项；4。

3参会人员需提前准备好会议资料和发言主题，参会时遵守会场纪律,迟到、早退、无故缺席（视同旷工）按考勤制度处罚； 第七章 附则1.本制度自起开始执行;2本制度由行政人事部负责解释、修订。