医药企业销售与收款业务循环的内部控制.doc

医药企业销售与收款业务循环的内部控制 摘要：内部控制制度是社会经济发展到一定阶段的产物，是现代企业管理的重要手段，是企业资产安全和完整、会计资料真实与可靠的保证通过加强内部控制，可提高企业的管理水平，实现企业经济效益最大化，促进现代企业健康发展本文具体阐述医药企业的销售与收款这一业务循环的内部控制目标、要点以及存在的问题，并提出实施医药企业销售与收款业务循环内部控制的途径关键词：医药企业 销售与收款 内部控制一、医药企业业务循环内部控制设计步骤（一）确定控制目标控制目标是企业实施内部控制的最终目的，也是评价内部控制的最高标准在企业业务流程设计中，必须根据具体业务的特点，以企业总体目标为导向，制定各种业务内部控制的具体目标，据此确定内部控制的关键点，并设计业务运行程序和方法二）鉴别常见弊端根据对内部控制目标的影响，找出各个业务循环中容易出现的错误和舞弊行为，然后根据这些常见弊端，具体设计相应的控制要点，才能做到有的放矢鉴别常见弊端，可以从总结历史上该循环发生过的错误和舞弊教训，也可以采用“合理怀疑”的方法，即假设控制失效可能会出现的错误与舞弊行为三）提出控制要点不同的循环，由于业务活动和容易出现的弊端不同，需要对其采取不同的控制程序和方法，才能预见和发现各种弊端。

这些为预防和发现错误和舞弊而在某控制环节所运用的各种控制程序和方法，就是控制要点当然，内部控制对防范业务活动的错误和舞弊只能起到“合理保证”的作用合理保证就是指控制的成本不能超过因实施控制而获得的收益，即要遵循成本效益原则四）制定相应的激励和约束机制通过建立一套适合企业特点的激励和约束机制，确保内部控制政策的有效实施二、医药企业销售与收款业务循环的内部控制（一）医药企业销售与收款业务循环的内部控制的目标销售与收款业务是医药企业的基本业务，此类业务中容易出现的问题包括：虚记销售收入、因赊销控制不当而产生坏帐、销售凭证管理不当、销售环节货款流失、舞弊等针对这些问题，医药流通企业销售和收款内部控制的目标应确定为：1、保证药品销售业务的合法性和会计核算的正确性药品销售行为必须严格遵守药品监督管理文件的精神，保障人民安全用药，防止企业为一时私利违反法律法规的规定，给企业造成更大的损失同时，还应通过内部控制确保销售活动中一切文件、合同的签发符合内控规定，从而保证销售活动中的利益得以实现；另外，应遵循相关会计准则和会计制度的规定，保证销售与收款环节会计核算的正确性2、保证资产的安全性确保登记入账的销售业务己经发货给真实的购买方；防止不记或少计收入转移至帐外等舞弊行为的发生，保证客户应收款项的真实性，并确保回款的安全性，防止回款流入个人手中。

3、保证销售活动的效益性销售和收款业务是形成企业利润的基本环节，因此，保证销售活动的效益性是该环节内部控制的基本目标此目标主要包括以下内容：（1）销售政策的制定应以扩大销售、提高效益为中心2）控制坏帐风险赊销是医药流通企业普遍实行的销售政策，该政策的实施一方面能够增加企业的销售收入，但另一方面则使企业面临坏帐风险，因此，应通过内部控制制度对客户资信情况进行严格审核，在此基础上制定赊销政策，以确保应收账款的可回收性，降低坏帐风险3）保证退回的药品进行合理处理（4）应通过内部控制降低销售退回的发生频率，对于由于客观条件的限制而发生的销售退回，保证对被退回药品进行合理的记录和处理二）医药企业销售与收款内部控制的要点1、职责分离 根据财政部关于销售与收款循环的内部控制的规定，企业的如下职务应当分离：接收订单的职务与负责赊销信用核准的职务应分离；填制发票的职务与发票的复核职务应分离；销货通知单的编制或开具职务与商品付货、提取及发运职务应分离；办理药品退货的验收职务与退货记录职务应分离；应收款项的记录职务与核实职务(或客户对账单发放职务)应分离；商品保管与装运职务应分离；开单销售职务与收款职务应分离。

2、授权与审批销售、收款计划由销售部门制定和修订，并经公司经理办公会批准；赊销业务必须经过信用部门审批，未经核准审批，销售部门不得开具销售通知单，仓库不得发货，对金额较大或情况特殊的销售业务及特殊信用条件的实施应进行集体决策；销售价格及折扣、付款条件等授权批准；销售退回和销售折让的确认经适当审批；应收账款的坏帐核销经适当审批3、业务流程的控制销售与收款循环业务流程控制包括：销售谈判控制、销售合同控制、审核订单、信用分析与控制、销售价格控制、销售通知单的编制控制、销售发票控制、药品出库控制、发货回执、药品退货、应收账款管理三）医药企业销售与收款内部控制存在的问题1、人为错误 工作人员由于粗心、精力分散、判断失误或误解指令而造成人为错误的可能性，即存在技术性会计失真，都会造成内部控制的失效但是，如果内部控制执行有效，对财务报告的可靠性则影响不大内部控制系统发挥作用的有效程度关键是取决于执行人员的实际运作，不能期望人们在执行控制职责时始终正确无误2、串通舞弊 不相容职务的恰当分离可以避免单独一个人从事和隐瞒不合规行为，但是，两个或更多的合伙人就可以避开这类控制员工集体合谋通常有机会改变财务数据或其他管理信息，影响财务报告的可靠性，但内部控制系统却不一定能够发现。

3、内部控制对象仅仅是大概率事件 内部控制系统不可能预见所有的风险，内部控制系统制定的理论依据是大概率事件，所以有可能存在控制的真空或死角也就是说，大多数的内部控制程序和活动是监督和控制日常的经济业务，而不是针对不经常发生的非经常经济业务;而大多数的舞弊行为都是非经常性的行为，而有些出现的异常活动可能超出控制设计的范围，从而导致内部控制的失效因此，内部控制的日常控制程序有可能无法发现某些舞弊三、有效实施医药企业销售与收款业务循环内部控制的途径（一）树立“以人为本”的管理理念要解决企业内部控制的薄弱环节，甚至是内部控制的实效问题，根本的一条还得从人的问题着手因为人是内部控制的主体，企业内部控制本身就是人的活动要解决人的问题，就要在思想上树立以人文本的管理观念以人文本的观念反映到企业内部控制当中就是围绕人的价值管理展开企业内部控制活动的各项内容，协调企业内部控制中的环境控制关系，创造良好的环境氛围，使企业内每个职工都以主人翁的态度参与企业管理，自觉成为企业内部控制系统的建设者和维护者，充分调动人的积极性和创造性，最终实现企业的发展二）控制面和控制点的结合企业作为一个以营利为基本目的的经济组织，从事任何一项活动都必须考虑成本效益原则的要求。

在通常情况下，控制环节越多、控制措施越严密则控制效果越好，但控制成本也越大科学严谨的内部控制制度不仅要对企业经营管理的各个方面实施全方位的有效控制，把企业的各项经济活动全面置于经济监控之中，而且要对企业的经营管理活动的重要方面、重要环节实施重点控制这就要求我们在进行系统设计时，一方面实行有选择的控制，在保证控制有效性的前提下，确定控制环节和选择控制点充分考虑企业规模和业务特点将频繁发生的业务，涉及金额较大的业务的内部控制作为重点，设置必要的控制环节和更加严密的控制措施另一方面，在控制系统设计中应避免强调完整性，减少过度繁杂的控制程序，以提高效率，降低控制费用企图控制一切，实际上只能是什么也控制不了三）优化企业的内部控制环境1、重塑企业文化，增强企业凝聚力企业文化包括道德及行为标准以及如何在实务中沟通与强化该标准企业文化往往是现存的一种无形的力量，影响企业成员的思维方法和行为方式它具有一种很强的凝聚力，不仅可以促进企业的发展，阻止企业的衰败，同时还可以推进企业隐入困境我国企业的经营管理者应该注重对企业文化的培养与优化，保持一种健康的文化氛围，使其与公司战略目标趋于一致2、建立有效的管理信息系统。

一个良好的信息和沟通系统，可以使企业及时掌握营运状况和组织中发生的各种情况，及时为企业员工提供履行职责所需的各种信息，使企业的经营和管理流畅进行会计信息系统是企业管理信息系统中的一个最重要的子系统，是组织处理会计业务并为企业提供财务信息，决策信息并辅助企业管理控制的有机整体四）进行全面的风险评估现代社会是一个充满激烈竞争的社会，每一个企业都面临着成功的挑战和失败的风险， 对风险的管理成为现代企业管理的主要内容之一我国企业的风险意识从总体上来说比较低面对市场经济条件下的各种风险，必须加强企业的风险意识，认真分析自身的优势与劣势，长处与短处，机会和威胁，把风险降至最低 。