第三章哈佛经理会议准备.docx

哈佛管理技能培训教程：第十一单元 哈佛经理手册 第三章 哈佛经理会议准备　　　第三三章 哈哈佛经理理会议准准备 会务准备 　　主席应应如何控控制会议议以增进进其实效效?谈到到控制，管管理学界界有这么么一句脍脍灸人口口的名言言，可供供作参考考：最好好的控制制便是避避免丧失失控制!!为了避避免对召召开的会会议丧失失控制，主主席应在在开会之之前做妥妥准备工工作就就一般性性的会议议而言，开开会之前前的准备备工作至至少包括括下列八八项： 　　(1))会议目目标的设设定； 　　(2))与会者者的选择择； 　　(3))会议时时间的选选择； 　　(4))会议地地点的选选择； 　　(5))会议场场地的布布置； 　　(6))议程的的指定；； 　　(7))会议通通知的派派发； 　　(8))开会前前的最后后审查 会议目标的的设定 　　决定召召开会议议之后的的第一项项最重要要的准备备工作，便便是设定定会议目目标良良好的会会议目标标应符合合四项要要求： 　　1.会会议目标标必须用用书面列列明 　　许多会会议主持持人在规规划会议议的时候候，都以以为没有有必要将将目标写写出来他他们常说说他们已已将目标标记在脑脑中，而而且只要要他们时时常想起起它们，则则是否诉诉诸文字字，将不不会产生生任何实实质上的的差别。

其其实，这这是一种种似是而而非的论论断用用书面方方式写下下会议目目标，可可以产生生三种好好处：第第一、有有助于目目标内涵涵澄清；；第二、书书面目标标较不容容易被遗遗忘；第第三、当当目标种种类繁多多时，以以书面写写下比较较容易调调和它们们之间的的潜在矛矛盾 　　2.会会议目标标必须切切合实际际 　　所谓切切合实际际，即指指具有实实现的可可能但但是“会议目目标必须须切合实实际”这句话话，并不不意味会会议目标标应该是是容易实实现的事事实上，一一种不是是轻易能能够实现现的目标标，对目目标的追追求者才才具有真真正的挑挑战性这这即是说说，会议议目标不不但应具具有相当当的挑战战性，而而且也应应该有被被实现的的可能 　　3.会会议目标标必须具具体而且且可以衡衡量 　　含糊笼笼统的目目标极难难充作行行动的指指南例例如某单单位主管管因为感感到该单单位产品品不良率率过高，而而决定开开会研讨讨降低产产品不良良率方案案倘若若他将会会议目标标认为“探讨如如何降低低产品的的不良率率”，则该该目标肯肯定难以以充作与与会者提提供意见见的指南南，因为为他没有有具体地地指出产产品的不不良率应应降低多多少，以以及应在在多长的的时间内内达到这这个结果果。

但若若他将会会议目标标改订为为“探讨如如何在十十月底之之前令产产品不良良率由目目前的55%降低低至3%%”，则上上述缺点点将不复复存在 　　4.会会议目标标所表明明的必须须是“应实现现什么”，而非非“应做什什么”“应做什么么”是以主主席为本本位，而而“应实现现什么”则是以以成果为为本位以以主席为为本位的的目标，远远不如以以成果为为本位的的目标那那样具有有实效例例如当会会议目标标被订为为“向员工工宣传新新的告假假程序”时，主主席可能能只会照照本宣科科一番而而草草了了事，但但若会议议目标被被订为“令员工工了解新新的告假假程序”，则主主席将不不能不关关心员工工对新的的告假程程序，是是否已真真正了解解 与会人员的的选择 会议目标设设定之后后，紧接接着便决决定与会会的人选选主席席原则上上只应考考虑邀请请下列两两类人士士与会：： 　　1.对对实现会会议目标标有潜在在贡献的的人 　　会议既既然是以以目标的的实现为为导向，因因此主席席在决定定与会者者人选之之际所应应优先考考虑的，便便是邀请请对实现现会议目目标有潜潜在贡献献的人参参与但但这并不不意味这这些人非非出席会会议不可可，因为为主席有有时可以以在会议议之前约约见他们们，并征征求他们们的意见见。

这样样做，将将可免除除他们出出席会议议 　　2.能能够因参参与会议议而获得得好处的的人 　　让这些些人参与与会议，固固然有助助于会议议功能的的发挥，但但主席也也可故意意不邀请请他们参参与，而而只在会会议之后后，将开开会的结结果通知知他们 　　主席对对于难以以分辩是是否应该该邀请的的人士，最最好能采采取“宁可邀邀请，而而不排斥斥”的原则则，邀请请他们参参加，以以免遗漏漏 　　需要特特别留意意的是，与与会者人人数不宜宜太多理理由有三三： 　　(1))会议的的成本非非常昂贵贵，因此此没有必必要出席席或列席席的人士士，尽量量不要让让他们参参加 　　(2))在定好好的会议议时间内内，与会会者人数数一多，则则每一位位与会者者的平均均参与机机会将随随之减少少 　　(3))与会者者人数一一多，沟沟通将趋趋于困难难例如如当与会会者只有有3个人人的时候候，沟通通渠道只只有6个个；与会会者增至至4个人人，沟通通渠道增增至122个；与与会者增增至8个个人，沟沟通渠道道增至556个；；其余依依此类推推沟通通渠道越越多，与与会者对对信息的的掌握能能力将越越低 一般管理者者所公认认的较理理想的与与会人数数，是55～7人人。

因为为在这样样的人数数下，不不但沟通通不致发发生困难难，而且且与会者者普遍拥拥有较多多的参与与机会倘倘若与会会人数甚甚多，譬譬如多至至20人人以上，主主席可以以视实际际需要而而采取分分组讨论论方式，处处理各种种议案 一名员工每每次参加加企业会会议，都都会使公公司受到到某些方方面的损损失因因此，实实用经济济学要求求每份邀邀请都必必须有建建设性作作用假假如一个个人并非非必须参参加会议议，他的的时间就就能在其其它方面面为公司司多作贡贡献而而且，没没有兴趣趣的出席席者会造造成妨碍碍 要把每一位位参加会会议的人人都看作作资源资资源的利利用应按按照需要要，而不不是多多多益善一一间拥挤挤不堪的的房间可可能使参参加会议议者泄气气、不能能实现自自己的目目的 为了从每个个资源得得到最大大好处，管管理部门门既不能能把与会会者的责责任和技技能认为为是当然然的，也也不能假假定其个个人目的的和公司司的目的的一致人人们希望望从会议议得到的的东西往往往不是是会议主主持人所所确定的的会议目目标 要把企业会会议看成成是一个个若干个个人的群群体，他他们必须须互相影影响以完完成某项项工作；；不要单单纯问谁谁应当参参加，而而要问为为什么参参加。

下下面是请请你考虑虑的一些些因素：： (1)参加加会议的的人将在在多大程程度上涉涉及会议议的行动动后果?? (2)这个个人在中中心议题题的专门门知识方方面，是是否确有有需要或或能有所所贡献?? (3)这个个人以前前对这种种情况，有有没有经经验，或或者与所所涉及的的议题或或人物是是否有特特殊关系系(例如如代表某某一特殊殊利益的的小组))? (4)级别别或地位位是否适适合于这这个小组组?(下下级职员员和他们们的上司司在一起起参加的的时候，心心理上常常会不自自然，以以至于影影响他们们反应的的质量和和真实性性) (5)假如如要做决决议，这这个人是是否能做做(他不不应是一一个从属属的人，这这种人可可能缺乏乏完整的的全面知知识和适适当的权权威)??(6))他是否否具有行行政或法法律责任任来进行行审查或或决定?? (7)为帮帮助会议议开得成成功，这这个人能能不能通通过抵制制已知的的意见以以形成均均势，提提出一个个不偏不不倚的客客观见解解，或发发挥评论论者或媒媒介者的的作用?? (8)他的的才能或或职责是是否与其其他与会会者重复复? (9)由于于某种理理由，他他或她的的出席是是否会妨妨碍会议议的总体体成效?? (10)是是否时间间、工作作量及其其他因素素都能使使与会者者安心参参加全部部会议，而而不是人人在心不不在? 出席人应当当提前了了解的事事项 1交通 (1)谁预预定飞机机票?是是个人，还还是公司司? (2)如果果人们自自己预定定，他们们找谁??是否用用一个负负责人的的姓名，以以便话接线员员一听就就知道?? (3)他们们应计划划在什么么时候到到达? (4)预定定飞机票票何时截截止? (5)从飞飞机场到到会议场场所是否否提供交交通工具具?谁提提供? (6)如果果不提供供交通工工具，个个人如何何自行安安排交通通? 2会议场场所———要几几人同住住一室吗吗? (1)如果果是这样样，能否否挑选室室友?还还是和生生人同住住，以便便人人都都能多结结识一些些朋友?? (2)人们们能否指指定禁止止吸烟的的房间((许多场场所现有有此种房房间)或或不吸烟烟的室友友? (3)有无无健身俱俱乐部??游泳池池?高尔尔夫球场场或网球球场?其其它娱乐乐设施?? (4)人们们是否须须自备体体育用具具? 3衣服 (1)会议议场所设设施在门门厅和餐餐室是否否有衣着着规定?? (2)公司司管理部部门要求求会议期期间何种种程度地地遵守礼礼节或不不拘礼节节? (3)娱乐乐活动，有有精致装装饰的宴宴会或宴宴会是否否需要特特别衣着着? 4会议 (1)人们们是否应应当携带带卷宗或或顾客记记录? (2)会前前是否有有须完成成的任务务? 会议时间的的选择 主席在选择择会议时时间时，首首先应该该考虑的的便是自自己的时时间，此此即能令令自己获获取充分分准备以以及方便便自己作作息的时时间。

这这种作法法并不表表示主席席是一位位自我中中心的人人，因为为主席既既然是会会议成败败所系的的关键性性人物，在在选择会会议时间间时，自自然应以以适合自自己的时时间为优优先考虑虑这是是一种实实事求是是的作法法其次次，主席席也应该该考虑方方便与会会者出席席的时间间，以及及为与会会者所喜喜爱的时时间倘倘若与会会者对会会议时间间有所不不满，则则会议目目标的实实现，势势必遭受受不利的的影响 会议时间必必须包括括起止时时间经经验显示示，绝大大多数的的会议都都只列明明开始的的时间，而而无结束束的时间间这样样的作法法有两种种严重的的缺陷：： (1)与会会者无法法对会后后的工作作预作规规划 2)会议的的效率势势必降低低，因为为既然没没有终止止的时间间，本来来一个小小时可以以结束的的会议，则则可能被被拖到三三个小时时才结束束，这不不幸应验验了帕金金森定律律——工作作将被延延伸，以以便填满满可供完完成工作作的时间间为了了避免上上述两种种缺陷，每每一场会会议都必必须列明明结束时时间，而而且都必必须按照照这个时时间准备备结束就就算有些些会议———譬如如说解决决问题的的会议———难以以确切地地把握结结束时间间 但主席至少少应指明明会议大大约会在在哪一个个时间结结束。

为了避免会会议过分分冗长，有有些管理理者故意意将会议议安排在在距午餐餐、某种种活动或或是下班班之前不不久举行行这是是一种可可以考虑虑采取的的方法 至于一场会会议到底底应为时时多久，这这虽无一一致的看看法，但但多数的的管理者者均同意意，以不不超过一一个半小小时为限限，因为为一般人人能保持持注意力力集中的的时间，最最长大概概不超过过一个半半小时这大概概也可以以说明何何以大多多数电影影的放映映时间，都都在一个个半小时时左右))但若会会议中所所探讨的的是极其其严肃的的或是极极其困难难的主题题，则一一场会议议的时间间以不超超过一小小时为宜宜但这这并不是是说一场场会议不不能。