公文的格式规范.doc

1公文的格式规范一、行政机关公文格式 （一）用纸、排版及装订规则 （1）公文采用 A4 型纸，幅面尺寸为：210mm×297mm （2）公文用纸天头（即上页边）37mm±1mm；用纸订口（左白边）28mm±1mm版心尺 寸 156mm×225mm（不含页码） （3）公文的版心上边沿至发文机关标识的距离，除函为零之外，命令为 20mm，请示、报 告为 80mm，其它为 25mm用以标注公文份数序号、秘密等级和紧急程度 （4）公文正文用 3 号仿宋体字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字正文中如遇空白处不 能盖下印章时，应调整正文字距、行距，务使正文与印章同处一页，不能出现“此页无正文” 字样 公文从左至右横排在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字少数民族文 字按其习惯书写、排版 （5）公文要双面印刷，页码套正，两面误差不得超过 2mm （6）公文应左侧装订，不掉页封面与书芯不脱落，后背平整、不空两页页码之间误差 不超过 4mm骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各 1/4 处，允许误差 ±4mm平订钉锯与书脊间的距离为 3mm~5mm （二）行政机关公文的文面格式 新的《国家行政机关公文格式》 （以下简称为《公文格式》 ）将公文划分为眉首、主体、版 记 3 部分 18 个要素。

分述如下： 1、眉首部分——即公文的版头部分，位于公文首页红色反线以上 （1）公文份数序号 《行政公文办法》规定，绝密、机密级公文应标明份数序号公文份数序号简称份号，即 同一文件份数的顺序编号，其作用是便于登记、分发、核查和统计文件序号用 7 位（不 够 7 位时前面用 0）阿拉伯数顶格标识在版心左上角第一行 （2）秘密等级和保密期限 凡有保密要求的公文，应当在版心右上角第一行标明密级秘密分绝密、机密、秘密三级 标识时用 3 号黑体字，顶格标在版心右上角第 1 行，两字间空 1 字（无保密期限情况下） 2001 年 1 月发布的《国务院办公厅关于实施具体问题的处理 意见》规定：“涉及国家秘密的公文应注明保密期限 ”如公文需标明保密期限，应在密级程 度和保密期限之间用“★”隔开，而秘密等级的两字之间不空字距，如“秘密★6 个月”， “机密★1 年”， “绝密★26 年”等特殊情况下，保密期限为长期的，可标为“绝密★长期”还有 一种免标保密期限的，如“绝密”，则表示按该密级的最长保密期限处理（绝密 30 年、机密 20 年、秘密 10 年） （3）紧急程度 这是对公文送达时间的要求，分“特急”、 “急件”，电报分“特提”、 “特急”、 “加急”、 “平急”。

顶 格标在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等 级标在第 1 行，紧急程度则标在第 2 行 公文份数序号、秘密等级、保密期限与紧急程度视文件需要而标识 （4）发文机关标识 发文机关标识又称文件名称，位于公文首页眉首中央，一般采用红色套印，所以正式公文 俗称为“红头文件” 发文机关标识通常由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成如《国务院文件》 ，2《上海市政府文件》等，主要用于发布方针、政策和重要的工作部署、批转下级机关的重 要来文，以及转发上级机关的公文等用小标宋体，字号以醒目、美观为原则，但应小于 22mm×15mm 发文机关标识另有其它三种标写方法： ①只写发文机关名称（全称或规范化简称） 如《国务院办公厅》 ， 《××省政府》等，主要 用于通知重要事项、批复下级机关的请示、发布任免通知等 ②发文机关名称（全称或规范化简称）加文种名称如《中华人民共和国国务院令》 、 《国 务院任免通知》等，主要用于命（令） 、任免通知、会议纪要等少数几个文种 ③有一些报告、请示和某些事务性公文、发函等，可在发文机关后面加上用圆括弧括起来 的文种，如《××商业局（请示） 》 、 《××公司（函） 》等。

如是联合行文，标识发文机关时应使主办机关名称在前， “文件”两字置于发文机关名称右侧， 上下居中排列；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文 （5）发文字号 发文字号是一份公文特定的代号联合行文时，只标明主办机关发文字号如果是“命令” 类公文，则按司令者任职期间发文的“流水号”为发文字号发文字号用 3 号仿宋标注在发 文机关标识正下方，空 2 行红色反线之上 4mm 处在没有签发人标识时，居中排布；有 签发人标识时，发文字号居左空 1 格，签发人居右空 1 字排布它由发文机关代字、年份 和序号三个要素组成如“国办发[2001]5 号”、 “沪府发[2002]1 号”等 机关代字应选用代表本机关名称特点的字构成，尽量简短，一般不超过五个字可分为三 个层次：第一层次是发文机关的代字，即文件是以什么机关的名义发出的， “国办”就是表示 该文件以“国务院办公厅”的名义发出；第二层次是部门代字，如文件是由发文机关内部的 某一部门主办的，则可以在机关代字后面加上部门代字，如“国办秘”就是表示该文件是“国 务院办公厅秘书局”主办的；第三层次是文件类型或文种代字，如“国办发”就表示是国务院 办公厅的普发性文件；“国办批”就表示是国务院办公厅的批复；“国办函”就表示是国务院 办公厅的函件，等等。

年份应标全称，不应简化，用阿拉伯数字书写，并用六角括号“﹝﹞”括入序号是按年度统一编制的发文流水号，用阿拉伯数码标识，前面不加“第字”和虚位“0”字 （6）上行文签发人 凡上报的公文，应当标注核准并签发文稿的机关负责人姓名，以示公文的具体责任者，即 “签发人”，是该公文开始生效并对其负责的标志新的《公文处理办法》规定，上行文应 注明签发人、会签人姓名，其中“请示”应在附注中注明联系人姓名和 “签发人”三字用 3 号仿宋体，后标全角冒号，姓名用 3 号楷体，与发文字号并行居右空 1 字排布 联合发文时有多个签发人，则主办单位签发人的姓名标识于第一行，其他签发人姓名按发 文机关顺序，从第二行起上下依次排列，同时下移发文字号，使之与最后一个签发人姓名 处在同一行；红色反线也同时下移，与发文字号的间距仍保持 4mm 签发人姓名可用铅印或打印，不必亲署 （7）红色反线 发文字号与签发人之下 4mm 处印一条与版心等宽（即 156mm）的红色反线 2、主体部分——反映公文的主要内容，位于首页红色反线以下，末页主题词（不含）以上1）公文标题 标题在红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体居中排布，可一行或多行；回行时，要词意完3整（不要将双音节词或固定词组拆开；也不要将“的”字排在行首） 、排列对称、间距适当。

如果标题行数过多，可将标题上移 1 至 2 行，即减少与红色反线之间的空行或不空行，以 保证正文在首页出现 标题应准确概括公文的主要内容并标明文种标题中除法规、规章名称加书名号外，一般 不用标点符号标题有三种形式： 一是完全式由发文机关、事由、文种三部分构成如国务院关于发布的通知 二是省略式有三种情况一是省略发文单位，一般用于单位内部行文，如《关于××同志 任职的通知》 ；二是省略事由，一般用于内容单一、正文较短，使人一目了然的发文，如 《中华人民共和国主席令》 ；三是省略发文单位和事由，主要用于公布性公文，如《公告》 、 《通告》 三是附加式即在文种前加附加语如《国务院批转发改委关于制止电站无序建设意见的 紧急通知》 发布性公文还要在标题下标明该文件通过的形式和日期，外加括号可称之为“题注” （2）主送机关 主送机关指公文的主要受理机关，也称受文机关或收文机关应使用全称或者规范化简称、 统称 主送机关置标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体标识，回行时仍顶格；最后一个主送机 关后标全角冒号 公布性公文，如命令、通告、公告，以及会议通过的公文，可不标主送机关 主送机关称谓可有下列几种写法： ①单称或特称。

用于向一个特定的机关行文跨地区、跨单位行文，以及上行文的主送机 关，应该写明单位全称，如“山东省人民政府”只有在本地区、本单位，才可使用规范化 的简称，如“省政府”、 “市政府” ②统称用于发至下一级多个机关的行文如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各 部委”、 “各直属机构”、 “各人民团体”等 ③递降称用于多级下行文，如“各市、区、县人民政府” ④并称或转称用于同时向两个以上的机关行文如“党中央、国务院”、 “财政局并报税务 局”、 “市政府并转报省政府” （3）公文正文 正文是公文表现主题的核心部分，一般包括导语、主体、结语三部分具体写法将在各文 种中详述正文置主送机关下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格数字、年份不能回行 正文一般每面排 22 行，每行排 28 字，选用 3 号仿宋体字为宜 （4）附件说明 附件是用来说明正文的文件，应视为主件正文内容的组成部分，它与公文主件具有同等效 力公文如有附件，应在主件正文之后注明附件的序号和名称写法是在正文结束后，下 空一行左空 2 字用 3 号仿宋体标识，如“附件：××××××”；附件有两份或两份以上时，应用 阿拉伯数码标明序号，如“附件：1.××××2.××××”（分行排列） ；附件名称不用加书名号，后 面也不加句号。

公文如有附件，一般与主件分页印制，但应在主件正文之后注明附件的序号和名称附件 应与公文主件一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”二字，有序号时还应标识 序号凡是正文中写明上报、下发、批转、转发、转报、发布的文件，不必再在正文之下 标明“附件”两字 附件视文件需要而标注4（5）成文日期 成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后机关负责人签发的日期为准；会议通 过的公文，以通过日期为准；法律法规的公文，以批准日期为准；电报以发出日期为准 成文日期用 3 号仿宋，用汉字小字写“○、一、二、三……” （6）印章 发文机关在落款处不署名，只盖章 印章是表示发文单位对公文生效和确认无误的一种凭证，盖在年月日中间公文除《会议 纪要》和以电报形式发出的以外，均应加盖印章联合上报的公文，由主办单位盖印章； 联合下发的公文，发文机关都应盖印章盖章方法有如下几种： 一是当单一机关发文时，印章应当端正盖在成文日期上方，做到上不压正文，下压骑年盖 月，即端正、居中，下压成文日期年、月、日约 4-7 个字，印章一律用红色落款处不署 发文机关名，发文日期居版心右空 4 字位置；加盖印章应上距正文 2mm-4mm，用红色印 章。

当印章下弧无文字时，用下套方式，下弧压成文日期上；当印章下弧有文字时，用中 套方式，中心线压在成文日期上 二是当联合行文盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空 7 字，主办机关印章在前， 两印均压成文日期，互不相交或相切两印相距不超过 3mm盖章的具体方式应当相同， 即或都采用下套方式，或都采用中套方式当印章下弧无文字时，用下套方式，下弧压成 文日期上；当印章下弧有文字时，用中套方式，中心线压在成文日期上 三是当联合行文需盖 3 个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文日期和 正文之间主办机关印章在前，每排最多排 3 个印章，两端不得超出版心；最后一排如余 一个或两个印章，均居中排布；印章之间 互不相交或相切；在最后一排印章之下右空 2 字 标识成文时间 （7）附注 附注是需要说明的其他事项，包括文件限定的阅读和印发传达范围、公文使用的注意事项 的说明及“请示”联系人姓名及的注明，如是否可以登报，翻印等，如“此件发至县级”， “此件不得翻印”等等附注位于成文时间和印章下一行，左空 2 字，用圆括号括入不应 把附注理解为对公文内容作出的解释或注释 附注视文件需要而标注 3、版记部分——即公文的文尾部分，位于公文末页下部。

（1）主题词 主题词是指能准确概括该公文主题的名词或名词性词组现在执行的是 1997 年 12 。