论电子管理元数据的需求分析方法与保证原则.doc

论电子文件管理元数据的需求分析方法与保证原则[摘要]本文提出了电子文件管理元数据需求分析的两类方法, 演绎法与归纳法, 并比较了基于演绎法的文献保证法、理论推演法和基于归纳法的用户访谈法、流程分析法它们之间的优长, 在此基础上, 提出了电子文件管理元数据需求分析的保证原则, 即文献保证原则、理论保证原则、用户保证原则、流程保证原则和机构保证原则[关键词]电子文件管理元数据 需求分析 保证原则电子文件管理元数据是电子文件管理的“命脉”, 要建立高质量的电子文件管理元数据标准, 其关键是要实现前端控制, 即要进行需求分析只有对电子文件管理元数据进行科学的、系统的、全面的需求分析, 才有可能制定出高质量的电子文件管理元数据标准1.电子文件管理元数据需求分析的方法电子文件管理元数据的需求分析, 目前在国际电子文件管理元数据领域中, 其所采用的方法通常可以划分为两大类, 一类是演绎法, 一类是归纳法1.1 电子文件管理元数据需求分析的演绎法1.1.1 文献保证法即从现有的涉及文件管理的“文献”中概括出电子文件管理元数据的需求, 做到有元数据必定有“文献”作保证在此所说的“文献”就是指以文献形式表述有关文件管理要求的法规、标准、政策、规范等, 从而保证电子文件管理元数据标准的建立符合现行的法律、法规与规章制度。

使用这一方法典型的是美国匹茲堡大学的元数据研究项目———文件管理中凭证性功能要求项目( 简称BAC 项目, 下同) (),该项目起始于1993 年8 月, 结题于1995 年3月, 是在美国专家戴维·比尔曼(David Bearman) 主持下进行的一个元数据研究项目, 它是国际档案界中研究电子文件管理元数据需求最早的项目之一,其所建立的元数据模型是采用此方法该方法的模型如下可以看出, 文献保证法实际上是一种从“文献”的抽象到具体元数据元素的确定的演绎过程, 因而可以认为是一种演绎的方法1.1.2 理论推演法即从现有的文件学理论、档案学理论、文件连续体理论或文件生命周期理论等中推演出电子文件管理元数据的需求, 做到有元数据必有科学理论作根据这种方法在元数据领域典型的运用之一, 是加拿大不列颠哥伦比亚大学研究项目———电子文件完整性保存项目!"( 简称UBC 项目, 下同) 该项目是在加拿大的Luciana Duranti 教授领导下进行的项目, 起始于1994 年, 结题于1997 年, 可以说几乎是与美国的BAC 元数据项目同期起动的研究项目该项目研究方法不同于美国的BAC 之处, 就是其元数据模板的建立来源于文件学和档案学的理论, 采用该方法的模型如下:这种理论演绎法的“理论”, 与文献保证法在原理上是一致的, 也是一种由抽象到具体的演绎过程。

理论演绎法的另一个典型的运用就是澳大利亚元数据研究项目产业、研究与教育战略合作项目#"( 简称SPIRT Project) , 其制定的电子文件管理元数据主要依据的澳大利亚档案界首创的“文件连续体理论( records continuum thinking) ”, 其设计的元数据系统称之为澳大利亚电子文件管理元数据方案其模型如下:在我国电子文件管理元数据领域, 何嘉荪及金更达同志也对电子文件管理元数据需求作了探索$", 其依据的理论是荷嘉荪同志提出的“文件运动理论”需求分析中理论推演分析法是一种典型的演绎法1.2 电子文件管理元数据需求分析的归纳法1.2.1 访谈归纳法即对文件用户———文件创建人员、文件管理人员和相关的专业人员进行访谈, 根据用户的实际经验与需要, 总结归纳出电子文件管理需求, 做到有需求必有其用户做保证这种方法国际合作研究项目———电子系统中文件永久性凭证性问题研究项目%"( 简称InterPARES 项目) 中, 在建立电子文件分析用模板时得到了全面的运用即根据电子文件实际管理的流程为基础, 以电子文件在管理过程中运动为分析的切入点, 进行需求分析持这种分析方法观点者认为!", 元数据是与文件管理流程紧密相联的, 所以, 要理解元数据, 首先要理解文件管理过程。

并提出了流程分析模型#":流程分析本质上也是一种归纳分析法, 它与用户访谈法的区别在于前者是基于空间轴的需求归纳, 后者是基于时间轴的需求归纳流程分析法有宏观流程分析与微观流程分析之别宏观流程分析是基于开放档案信息系统参考模型的分析( 简称OAIS MA) , 微观流程是基于实际某一机构内部的文件管理流程的分析2.不同电子文件管理元数据需求分析方法的优长上面我们分析几种主要的电子文件管理元数据需求分析的方法, 这些方法都从不同的侧面反映了建立电子文件管理元数据的科学性、系统性和实用性的要求, 都有其优长2.1 电子文件管理元数据需求分析的演绎法的优长2.1.1 文献保证法的优长这种需求分析方法, 可以保证分析出的电子文件管理元数据能够符合现行的法律、规章制度及政策, 这里的文献都是涉及法规的权威性文献, 所以,可以从宏观上保证建立的电子文件管理元数据具有的合法性和凭证性, 这是它的长处, 但是它是一种演绎推论的方法, 因此, 仅采用这种方法, 建立的电子文件管理元数据标准相对而言是比较宽泛的,是框架性的 2.1.2 理论推演法的优长这种需求分析方法, 可以保证分析出的电子文件管理元数据能够符合现行的文件书、档案学理论, 符合文件连续体理论或文件生命周期理论, 所以, 可以从宏观上保证生成的电子文件管理元数据的“合理性”和系统性, 这是它的长处, 但是这种方法本质上也是一种演绎推论的方法, 因此, 仅采用这种方法, 建立的电子文件管理元数据标准也过于理论, 实用性不是很强。

2.2 电子文件管理元数据需求分析的归纳法的优长2.2.1 访谈归纳法的优长这种需求分析方法, 可以从用户的经验角度,实践角度来归纳总结出电子文件管理元数据, 从而保证其所形成的元数据能切实符合用户的需求, 所以, 可以最大限度地满足电子文件管理元数据的实用性和操作性, 这是其长处但是, 这种方法本质上是一种归纳法, 而且是经验的归纳, 因此, 仅采用这种方法, 建立的电子文件元数据管理元数据标准就缺乏完整性和系统性2.2.2 流程分析法的优长这种需求分析方法, 可以从业务工作的流程出发, 归纳总结出保证电子文件管理元数据所需的元数据, 所以, 可以细致地发现电子文件管理实际所需的元数据, 从而可以保证电子管理元数据在实际业务流程中的可运用性和可行性但这种方法本质上也是一种归纳法, 因为, 不同机构、不同专业领域, 其业务工作流程是不同的, 所以, 仅采用这种方法, 建立的电子文件管理元数据其适用范围性就比较局限, 理论性就比较差 从上面的分析来看, 在电子文件管理元数据的需求分析中, 孤立地、单一地运用某一种方法, 如孤立地采用文献保证法, 或理论演绎法, 或访谈归纳法, 或流程分析法都不是最佳的。

而要综合地运用各种方法来分析需求, 这样才可能更全面、更客观地反映电子文件的需求因此, 这里就存在一个需求分析的保证原则问题, 即如何保证电子文件管理元数据的需求分析是最佳的3.电子文件管理元数据需求分析的保证原则从上面根据我们对电子文件管理元数据的需求分析的演绎法和归纳法的分析, 可以看出需求分析主要涉及的是这样几个方面: 文献、理论、用户、流程和机构由于对这些方面的侧重不同, 所以形成了不同类型的分析方法由此, 根据这些方面, 我们至少可以总结出电子文件管理元数据需求分析的这样几条保证原则: 文献保证原则、理论保证原则、用户保证原则、流程保证原则和机构保证原则3.1 基于演绎法的保证原则3.1.1 文献保证原则该原则是说明在进行电子文件管理需求分析时, 必须对涉及的电子文件管理的文献进行分析归纳, 以保证电子文件管理元数据的合法性遵循这一原则, 关键是要对文献所涉及的范围有一个清晰的了解文献保证法中所涉及的“文献”, 主要是法规性文献, 涉及的层面有国际的、国家的、行业的和机构的一般应该着重关注这样几类文献:文献保证原则只有在充分了解与占有文献的基础上, 才能真正实现3.1.2 理论保证原则该保证原则说明在进行电子文件管理需求分析时, 必须以文件管理的理论为依据进行分析, 以保证电子文件管理元数据的合理性。

遵循这一原则, 关键是要对各种文件管理理论的适用范围有一个明确的认识文件管理理论有: 文件生命周期理论、文件连续体理论, 文件运动理论, 以及其他各种文件和档案的管理理论, 这些理论对电子文件管理元数据的需求都具有一定指导意义, 但是以哪一种理论为依据需要仔细分析但不管什么理论, 理论保证原则告诉我们, 电子文件管理元数据的需求分析必须要以一定理论为基础, 而不能自行其事以上两个原则, 其实前者是基于空间的原则, 后者是基于时间的原则, 基于演绎法的保证原则, 一般只能形成电子文件管理元数据的宏观框架, 而不具体 3.2 基于归纳法的保证原则3.2.1 用户保证原则该保证原则说明在进行电子文件管理需求分析时, 必须对文件用户的经验及实践进行分析, 以保证电子文件元数据的对用户适用性遵循这一原则, 同样也说明了在电子文件管理元数据中用户是“上帝”用户在电子文件管理元数据分析中是一个广义的概念, 因此对用户的类型要有一个明确的范围用户类型可以从不同角度加以区分, 如按专业层次分、按专业领域分、按业务职责分等, 对用户作这样的区分有助于用户保证原则的真正实现用户类型可区分如下:用户类型作以上这样区分后, 有助于用户保证原则真正实现。

对用户访谈的应采取多种形式, 既可以是直接的面对面的访谈, 也可以是间接的问卷访谈这也是用户保证原则实现的不可缺少的条件3.2.2 流程保证原则流程保证原则说明在进行电子文件管理元数据需求分析时, 必须针对具体的业务流程, 以保证电子文件管理元数据的需求分析的实用性因为电子文件是业务处理的副产品, 它是依附于业务处理的因此电子文件管理元数据只有在业务处理的流程中才具有实用性流程保证原则的关键是要注意区别传统文件、档案管理业务流程与电子文件管理业务流程的不同, 以保证电子文件管理元数据在其与电子文件管理相适应的流程中发挥作用, 而不是以传统的手工管理业务流程去分析电子文件管理元数据的需求3.2.3 机构保证原则该保证原则说明在进行电子文件管理元数据需求分析时, 必须根据具体的机构来进行, 以保证电子文件管理元数据的需求分析具有针对性不同领域的机构具有不同的背景, 相同的电子文件管理其要求却有差异, 因此, 电子文件管理元数据需求分析还不能离开机构这一实体上述三个原则中, 用户保证原则是基于空间的原则, 流程保证原则是基于时间的原则, 由于这两个原则是归纳法的保证原则, 遵循这两个原则, 一般只能形成电子文件管理元数据的经验性的框架,而缺少系统性。

4.结论从以上对电子文件管理元数据需求分析的原则剖析可以发现只有综合运用基于演绎法和归纳法的保证原则, 才能形成一个多维的、系统的电子文件管理元数据整体那么基于演绎法保证原则和归纳法的保证原则两者的结合点是什么呢? 笔者认为, 应该是机构保证原则, 因为电子文件管理元数据最终是在机构的业务处理流程中实现的所以机构保证原则是结合基于演绎法保证原则和归纳法的保证原则的中介电子文件管理元数据需求分析的五项原则是一个整体, 是一个系统, 建立电子文件管理元数据需求分析时, 是值得我们遵循的。