公文处理与档案管理教材课件.ppt

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,,*,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,,*,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,,*,,与档案管理,,,,20 August 2024,20 August 2024,届青年奥林匹克运动会组织委员会,,1,1,30 August 2023届青年奥林匹克运动会组织委员会1,1,公文处理,文件的生命周期理论,发文处理,收文处理,概念区分,20 August 2024,,2,公文处理文件的生命周期理论30 August 20232,2,1.,文件的生命周期,1940,年，美国档案学者菲利普,•,布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”概念。

20 August 2024,,3,1. 文件的生命周期1940年，美国档案学者菲利普•布鲁克,3,2.,发文处理,20 August 2024,,4,,2. 发文处理30 August 20234,4,发文处理,,拟稿纸,,文头纸,20 August 2024,,5,,,发文处理30 August 20235,5,,,20 August 2024,,6,第二届青年奥林匹克运动会组织委员会文件,青奥组委,011,〕,7,号,,青奥组委,﹝2011﹞7,号 签发人：,╳╳,委〔,2011,〕,7,号,,关于,╳╳╳╳,的请示,,,中国奥委会：,,经,╳╳╳╳*,……,╳╳╳╳*,……,,╳╳╳╳*,……,附：,,╳╳╳╳,,二,,〇,二〇一一年六月九日,二,月十一日,二,第二届青年奥林匹克运动会组织委员会,,,青奥组委函,﹝2011﹞7,号,,关于,╳╳╳╳,的函,,,╳╳╳：,一、小标宋或黑体,（一）,3,号楷体,,1.,3,号仿宋,,（,1,）,,,,二〇一一年七月四日,,,30 August 20236第二届青年奥林匹克运动会组织委,6,第二届青年奥林匹克运动会组织委员会文件,青奥组委,〔,2011,〕,7,号,,签发人：组委会领导,,1,、,青奥组委的决定、意见、通知、通报；,2,、青奥组委给国务院及其部门的报告、请示；,3,、青奥组委与其它单位联合发文；,4,、青奥组委各部门部级以下领导职务的任免；,5,、以青奥组委名义批转组委会各部门的文件；,6,、经委领导同意的其它文件。

2.1,组委会行文,20 August 2024,,7,第二届青年奥林匹克运动会组织委员会文件2.1 组委会行文3,7,2.1,组委会行文,第二届青年奥林匹克运动会组织委员会,,1,、,函件,,青奥组委函,〔,2011,〕,7,号,2,、,批复,,青奥组委复,〔,2011,〕,8,号,,,20 August 2024,,8,2.1 组委会行文第二届青年奥林匹克运动会组织委员会30,8,2.2,青奥办行文,南京市青奥会工作领导小组办公室文件,宁青奥办发,〔,2011,〕,2,号,给市委、市政府的请示、报告；,与市有关部门联合发文；,给市有关部门及各区县青奥办的通知、意见等；,其他需要发文的事项,南京市青奥会工作领导小组办公室,与市有关部门商洽工作的函件,宁青奥办函,〔,2011,〕,2,号,青奥办的批复,宁青奥办复,〔,2011,〕,2,号,,,,20 August 2024,,9,2.2 青奥办行文南京市青奥会工作领导小组办公室文件30,9,2.3,部门行文,第二届青年奥林匹克运动会组织委员会××部（厅）文件,青奥厅,〔,2011,〕,17,号,,签发人：部门领导,1,、,青奥组委各部门的请示、报告、决定、通知等,2,、两个以上部门联合发文,,第二届青年奥林匹克运动会组织委员会××部（厅）,1,、,函件,,青奥策函,〔,2011,〕,7,号,2,、,批复,,青奥宣复,〔,2011,〕,8,号,,,20 August 2024,,10,2.3 部门行文第二届青年奥林匹克运动会组织委员会××部（,10,3.,收文处理,20 August 2024,,11,3. 收文处理30 August 202311,11,3.1,文件办结,已经按照领导同志批示认真承办，履行了处理程序并有结果；,上级机关公文，已经通过行文或其他方式贯彻执行；,要求组委会,（或青奥办）,答复问题的来文已经作出明确答复；,应当阅知文件的人员都已签署意见或圈阅。

20 August 2024,,12,3.1 文件办结已经按照领导同志批示认真承办，履行了处理程,12,4.,概念区分,“请示”与“报告” 报告中不得夹带请示事项请示”与“函”（,商请函、询答函、请批函、答批函）,“南京市青奥办”与“南京青奥组委”,“拟文”与“办文”、“传阅”,20 August 2024,,13,4. 概念区分“请示”与“报告” 报告中不得夹带请示事项,13,档案管理,什么是档案,文书档案,数码照片档案,实物档案,重大活动档案的收集,文献资料,,,20 August 2024,,14,档案管理什么是档案30 August 202314,14,1.,什么是档案,20 August 2024,,15,,档案是阶级社会的产物如：商代的殷墟、汉代的兰台、石渠阁、唐宋的架阁库、明清的黄册库、皇史宬等1. 什么是档案30 August 202315 档案是阶,15,1.,什么是档案,——,定义,,档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的,历史记录,20 August 2024,,16,1. 什么是档案——定义 档案是机关、组织和个人在社会活动,16,1.,什么是档案,——,档案的种类,20 August 2024,,17,1. 什么是档案——档案的种类30 August 20231,17,1.,什么是档案,——,档案工作的内容,20 August 2024,,18,1.什么是档案——档案工作的内容30 August 2023,18,2.,文书档案,——,归档范围,1,、,工作计划、,方案,、总结,、大事记、简报等,。

2,、,制发的各种文件及领导批示3,、,工作中形成的部门职责、规章、守则等4,、,党支部活动形成的文件、总结、报告等5,、,重要会议记录、重要统计资料6,、,人民群众来信、来访及处理人民群众来信、来访形成的记录、处理意见、报告等有关材料7,、,外出考察活动资料、考察报告8,、,与相关单位或国际奥委会等国际组织的往来信函、文件9,、,以,青,奥组委名义签署的各种合同、协议书、备忘录等法律文本20 August 2024,,19,2. 文书档案——归档范围1、工作计划、方案、总结、大事记、,19,2.1,文书档案归档范围,——,办公厅,上级机关制发的重要文件,，,包括,党中央、国务院及中央、,国,家有关部门对,青,奥组委请示事项的批复；,上级,领导有关,青,奥组委工作的讲话、指示、批示、信函；党和国家领导人为,青,奥会所作的题词、贺词、讲话和指示等以,青,奥组委名义制发的文件材料,青,奥组委向,上级部门,提交的工作报告；,青,奥组委与中央、国家有关部委、各有关省市及有关单位商洽工作的函件青,奥组委党组会、全会、执委会、秘书长办公会、专题会及其他重要会议的文件材料20 August 2024,,20,2.1文书档案归档范围——办公厅上级机关制发的重要文件，包括,20,2.1,文书档案归档范围,——,办公厅,青,奥组委领导同志在国内外重要活动中的讲话和陈述稿,，开幕词、闭幕词；,收、发的各类电报、,、,秘密文件。

青奥组委编印的,大事记,、简报等,后勤工作形成的文件材料,，,包括：后勤工作规章制度等；车辆安排、使用、调度方案；办公用品、设备的购置计划、请示、批示及,与有关单位签订的合同、协议等文件材料20 August 2024,,21,2.1 文书档案归档范围——办公厅青奥组委领导同志在国内外,21,2.1,文书档案归档范围,——,国际联络部,接待国际奥委会、各国际单项体育组织成员形成的文件材料；,与制证工作相关的报名表、证件格式及内容等文件材料,；,青,奥组委外事接待、出访工作计划、安排及相关文件材料，,包括请示、批件、登记表等；重要外事活动方案，外宾、贵宾名单，邀请函，会谈纪要，备忘录等；,大型宴会方案等外交部及我驻外使,(,领,),馆和驻外机构发来的电报,20 August 2024,,22,2.1 文书档案归档范围——国际联络部接待国际奥委会、各国际,22,2.1,文书档案归档范围,——,总体策划部,青,奥组委向国际奥委会提交的工作报告；,以,青,奥组委名义向国内外媒体和社会各界发布的文稿；,青,奥组委年度工作报告、工作要点、工作总结；,青,奥组委重点工作计划；,编制《总体工作进度表》,及基础计划,；,有关,青,奥村的工作计划和实施方案；,项目管理和风险管理工作中产生的文件材料。

20 August 2024,,23,2.1 文书档案归档范围——总体策划部青奥组委向国际奥委会,23,2.1,文书档案归档范围,——,人力资源部,青,奥组委机关党委、团支部、工会工作及活动中形成的文件材料；,青,奥组委组织机构设置和人员编制方案，各部门、赛区工作职责；,与志愿者工作有关的文件材料；,各部门、赛区《工作人员手册》；,干部任免及人员调配材料；,各部门、赛区工作人员的工资福利、生活补贴办法；,工作人员培训计划及实施细则；,年度考核办法及相关材料；,面向社会公开招聘形成的文件资料20 August 2024,,24,2.1 文书档案归档范围——人力资源部青奥组委机关党委、团,24,2.1,文书档案归档范围,——,市场开发部,各项执行计划、赞助商识别计划、火炬接力活动市场开发计划、文化活动市场开发计划、市场开发预算等；,青,奥组委赞助商、供应商销售计划；,特许经营计划及邮品、纪念币计划；,对,青,奥组委潜在赞助领域和赞助企业进行调研、分析的材料；,对赞助商／转播商的接待计划及提供服务所产生的文件材料；,赞助商顾问组会议、赞助商研讨会等相关会议材料；,青,奥组委票务战略计划和操作方案；,青,奥组委捐赠登记,及各类统计资料等,。

20 August 2024,,25,2.1 文书档案归档范围——市场开发部各项执行计划、赞助商,25,2.1,文书档案归档范围,——,文化教育部,举办各种大型活动、庆典仪式过程中形成的文件材料,，包括会徽发布、开、闭幕式、火炬传递等活动方案等,；,策划、组织奥林匹克文化节工作中形成的文件材料；,CEP,、,奥林匹克教育活动、奥林匹克主题活动,形成的文件材料；,会徽、吉祥物等的设计方案及相关文件材料；,征集、评选会歌文件，会歌原稿及青奥会入选歌曲名录等；,城市景观设计活动的相关文件材料20 August 2024,,26,2.1 文书档案归档范围——文化教育部举办各种大型活动、庆,26,2.1,文书档案归档范围,——,新闻宣传部,宣传工作大事记、简报、会议纪要等；,对国内、外宣传工作的意见；,宣传画册、折页、宣传画等宣传品的设计、评选方案及相关材料；,参加国内外有关展览活动的布展方案、图片、预算等资料；,青,奥组委网站形成的各种材料；,新闻发布会的,材料及,对国内、外宣传口径、宣传口号及标语,；,比赛场馆、青奥村宣传布置方案；,接待境内,(,外,),记者的方案及相关材料；,涉及奥林匹克出版物的相关材料,20 August 2024,,27,2.1 文书档案归档范围——新闻宣传部宣传工作大事记、简报,27,2.1,文书档案归档范围,——,体育与场馆部,竞赛规程总则、总秩序册，,各竞赛项目设置方案、竞赛日程表；,确定比赛,(,训练,),场地的文件材料；,28,个国际单项体育组织,（,IF,）,关于确认奥运会比赛场馆、竞赛日程的文件材料；,运动员资格审查办法；,运动员报名手册，技术代表、技术官员、运动员名册；,竞赛纪律的有关规定，抽签方案等；,编写的技术手册、指南等,20 August 2024,,28,2.1 文书档案归档范围——体育与场馆部竞赛规程总则、总秩,28,2.1,文书档案归档范围,——,体育与场馆部,颁奖工作方案，奖杯、奖牌设计制作方案、合同书等；,审定场地、器材、计时、记分设备的文件；,选派培训裁判员，建立仲裁委员会，确定裁判长（总裁判长）、副裁判长（副总裁判）的文件；,总成绩册，每日成绩公告。

20 August 2024,,29,2.1 文书档案归档范围——体育与场馆部颁奖工作方案，奖杯,29,2.1,文书档案归档范围,——,财务部,青,奥组委预算、决算；,各部门年度预算草案、最终批复及相关文件；,青,奥组委经费使用规定、实施细则；,青,奥组委财务制度及管理办法；,青,奥组委物资需求计划，物资、采购的管理制度及相关文件；,青奥会,财政风险管理过程中形成的文件；,青,奥组委外汇使用和管理办法；,青,奥组委出国人员用汇审核、批汇、结汇等工作中形成的文件材料20 August 2024,,30,2.1 文书档案归档范围——财务部青奥组委预算、决算；30,30,2.1,文书档案归档范围,——,信息技术部,“科技,青奥,”总体方案、实施计划；,计算机系统、通信项目等工作的运行、实施方案；,办公区局域网管理、设施布局、网络服务等文件材料；计算机服务系统技术手册、使用指南；,青,奥会期间的计时记分、成绩处理、运动会管理、,青,奥组委网站等信息系统所形成的文件材料；,青奥会,场馆电信和电子技术系统的规划、实施监督、验收、运行及组织、培训、分配场馆运营队伍中形成的文件材料20 August 2024,,31,2.1 文书档案归档范围——信息技术部“科技青奥”总体方案,31,2.1,文书档案归档范围,——,后勤保障部,安保工作规划,，比赛,场馆建设中安保工作要求的相关文件材料,及各类,安保工作信息资料,；,设计、制作、审核、发放及管理各类证件的文件材料；,青奥会,医疗服务工作规划；各项医疗准备工作的相关文件材料；,配合有关部门推动开展疾病防疫、监测等工作的相关文件材料；,有关医疗培训和兴奋剂检测前期准备工作形成的文件材料；,与动物检验检疫工作相关的文件材料。

青,奥会期间住宿、交通、餐饮战略计划、运行计划及相关文件材料,,20 August 2024,,32,2.1 文书档案归档范围——后勤保障部安保工作规划，比赛场,32,2.2,文书档案的归档要求,归档文件应为,原件,归档文件使用的,书写材料、纸张、装订,材料等应符合档案保护的要求,每年二月底前，将部门档案向办公厅档案室移交，六月前完成组委会前一年档案归档,,跨年度文件归档年度的确定★,20 August 2024,,33,2.2 文书档案的归档要求归档文件应为原件30 Augus,33,2.3,文书档案的整理,,20 August 2024,,34,2.3 文书档案的整理30 August 202334,34,2.3.1,件的确定,文件正本与不同稿本,正文与附件,正文与文件处理单等,原件与复制件,转发文与被转发文,报表、名册、图册等,来文与复文,未装订的式样同一的表格,不便拆开整理的会议记录类材料,20 August 2024,,35,2.3.1 件的确定文件正本与不同稿本30 August 2,35,2.3.2,装订,,归档文件应按件装订,正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正文在前，发文稿纸在后。

汉文本在前，少数民族文字文本在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；,有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后20 August 2024,,36,2.3.2 装订 30 August 202336,36,2.3.3,编目,件号,责任者,题 名,日 期,保管期限,页数,备注,36,新闻宣传组,关于国际奥委会主席罗格在宁访问的新闻宣传实施方案,20100812,永久,8,,37,市委书记信箱来信交办单,[,关于李剑飞关于建议引进水上自行车项目的来信的答复,],（附来信）,20100813,永久,3,,38,体育与场馆部,关于赴新加坡青奥会、广州亚运会实习考察情况的报告,20101231,永久,7,,20 August 2024,,37,2.3.3 编目件号责任者题 名日 期保管期,37,3.,数码照片档案,20 August 2024,,38,,,,,,,,,照片号：,20100055,题 名：,在国际奥委会,122,次全会上国际奥委会主席罗格宣布南京获得,2014,年青奥会主办权,责任者：,南京市青奥办,拍摄时间,：,20100110,摄影者,：国际奥委会,,,3. 数码照片档案30 August 202338照片号：,38,3.1,归档范围,领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的照片。

本单位组织或参加的重要外事活动的照片记录本单位重大事件、活动的照片其他具有保存价值的照片20 August 2024,,39,3.1 归档范围领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务,39,3.2,归档要求,数码照片及其文字说明应同时归档,归档的数码照片格式应为,TIFF,、,JPEG,格式,对具有永久保存价值的数码照片，归档时必须冲印出纸质照片，按双套制要求保存,归档的数码照片原则上应为原件,20 August 2024,,40,3.2 归档要求数码照片及其文字说明应同时归档30 Aug,40,3.3,著录项目,照片号,责任者,照片题名,拍摄时间,类别,摄影者,密级,备注,20100001,南京市青奥办,南京申办代表团参加瑞士洛桑举行的国际奥委会青奥会申办工作会议，图为代表在现场研究工作，左一国家体育总局外联司司长宋鲁增，左三王咏红副市长,20090310,数码件,蒋平,,,20100002,南京市青奥办,季建业市长到青奥办调研工作，图为季建业市长（左四）讲话,20091121,数码件,蒋平,,,20100003,南京市青奥办,国际奥委会第,122,次全会青奥会申办城市陈述会议会场,20100210,数码件,杨磊,,,20 August 2024,,41,3.3 著录项目照片号责任者照片题名拍摄时间类别摄影者密级,41,4.,实物档案,20 August 2024,,42,4. 实物档案30 August 202342,42,4.1,实物档案,——,归档范围,青奥会,会徽、吉祥物、会歌、火炬等,青奥,产物及相关纪念品、旗帜等实物,青奥会,开闭幕式,及,各比赛场馆举行的半决赛、决赛,等重大活动、会议的,门票，,以及,相关标志、宣传册、纪念品,、证件,和,奖杯、奖牌等,相关实物的样品、模具等,由青,奥组委指定,企业,设计的各类,特许产品,，如钥匙链、纪念章、纪念邮票、纪念币、邮折等,国家机关、社会团体及个人举办的,各类活动中，,与,青奥,相关,的,，,并,捐献给,青,奥组委的各种实物和文,献,资料,,20 August 2024,,43,4.1 实物档案——归档范围青奥会会徽、吉祥物、会歌、火炬,43,4.1,实物档案,——,归档范围,国家机关、社会团体及个人为,青奥会,制作并捐献给,青,奥组委的各种实物及其背景资料，包括工艺品、横幅等,上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等,青奥组委对外交往中获赠的重要纪念品,青奥组委成立以来使用过的牌、匾、印章等,其它有保存价值的实物,,20 August 2024,,44,4.1 实物档案——归档范围国家机关、社会团体及个人为青奥,44,4.2,实物档案,——,归档要求,应归档的实物自形成后的,次年三月底前,向本单位档案管理部门移交,由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案管理部门,拍照登记,，再办理借用手续,归档的实物应当,拍照归档,，所拍照片纳入本单位照片档案的管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系,本单位对外交往中,赠送给对方的重要实物,，也应当拍照归档,20 August 2024,,45,4.2 实物档案——归档要求应归档的实物自形成后的次年三月,45,5.,重大活动档案收集,请示、批复、活动方案及主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文）、签到簿、开闭幕词、上级领导人贺辞、题词、讲话、总结,代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道,分会会议的讨论记录，会议代表登记表、,接待手册、,合同、协议、经费预算、工作预案等,各类证件、纪念品及各类音频、视频文件,其他需归档的文件材料,20 August 2024,,46,5. 重大活动档案收集请示、批复、活动方案及主要活动安排、,46,6.,文献资料,青奥会在申办、筹备和举办各阶段获得的，有参考作用的书刊、手册、指南、画册、图表、报告、会议文件等各类纸质、声像、电子等载体形式的文件材料。

各部从国际奥委会、国际单项体育联合会及其他有关国际机构获得的文献资料；,各部工作人员参加国内外各类会议、培训和其他交流活动带回的文献资料；,各部认为重要，应推荐共享的其他文献资料20 August 2024,,47,6. 文献资料青奥会在申办、筹备和举办各阶段获得的，有参考,47,档案的保管,——,电子档案,整理好的电子档案应,脱机保存,推荐采用只读光盘（一次写光盘）为存储载体软磁盘和可移动载体不能作为电子档案的存储载体,不同年度的数码照片档案不应存储在同一张光盘中,数码照片档案光盘应一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存,20 August 2024,,48,档案的保管——电子档案整理好的电子档案应脱机保存30 Au,48,,谢谢大家！,20 August 2024,,49,谢谢大家！30 August 202349,49,1,、聪明的人有长的耳朵和短的舌头——,弗莱格,2,、重复是学习之母——,狄慈根,3,、当你还不能对自己说今天学到了什么东西时，你就不要去睡觉——,利希顿堡,4,、人天天都学到一点东西，而往往所学到的是发现昨日学到的是错的——B.V,5,、学到很多东西的诀窍，就是一下子不要学很多。

——,洛 克,6,、学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸收都不可耻——,阿卜,·,日,·,法拉兹,7,、学习是劳动，是充满思想的劳动——,乌申斯基,8,、聪明出于勤奋，天才在于积累 －－华罗庚,9,、好学而不勤问非真好学者10,、书山有路勤为径，学海无涯苦作舟11,、人的大脑和肢体一样，多用则灵，不用则废 －茅以升,12,、你想成为幸福的人吗？但愿你首先学会吃得起苦 －－屠格涅夫,13,、成功＝艰苦劳动＋正确方法＋少说空话 －－爱因斯坦,14,、不经历风雨，怎能见彩虹 －,《,真心英雄,》,15,、只有登上山顶，才能看到那边的风光16,只会幻想而不行动的人，永远也体会不到收获果实时的喜悦17,、勤奋是你生命的密码，能译出你一部壮丽的史诗1 8,．成功，往往住在失败的隔壁！,1 9,生命不是要超越别人，而是要超越自己．,2 0,．命运是那些懦弱和认命的人发明的！,２,1,．人生最大的喜悦是每个人都说你做不到，你却完成它了！,２,2,．世界上大部分的事情，都是觉得不太舒服的人做出来的．,２,3,．昨天是失效的支票，明天是未兑现的支票，今天才是现金．,２,4,．一直割舍不下一件事，永远成不了,!,２,5,．扫地，要连心地一起扫！,２,6,．不为模糊不清的未来担忧，只为清清楚楚的现在努力．,２,7,．当你停止尝试时，就是失败的时候．,２,8,．心灵激情不在，就可能被打败．,２,9,．凡事不要说＂我不会＂或＂不可能＂，因为你根本还没有去做！,３,0,．成功不是靠梦想和希望，而是靠努力和实践．,３,1,．只有在天空最暗的时候，才可以看到天上的星星．,３,2,．上帝说：你要什么便取什么，但是要付出相当的代价．,３,3,．现在站在什么地方不重要，重要的是你往什么方向移动。

３,4,．宁可辛苦一阵子，不要苦一辈子．,３,5,．为成功找方法，不为失败找借口．,３,6,．不断反思自己的弱点，是让自己获得更好成功的优良习惯３,7,．垃圾桶哲学：别人不要做的事，我拣来做！,３,8,．不一定要做最大的，但要做最好的．,３,9,．死的方式由上帝决定，活的方式由自己决定！,４,0,．成功是动词，不是名词！,20,、不要只会吃奶，要学会吃干粮，尤其是粗茶淡饭1、聪明的人有长的耳朵和短的舌头 ——弗莱格,50,。