全国数据库学术会议.pdf

中国数据库学术会议 申办和举办指南 （Ver. 1.0 ） 第一章 总则 第 1条 第一章 总则 第 1条 中国数据库学术会议 （National Database Conference of China， 简称为NDBC） 是中国计算机学会(China Computer Federation, CCF)下属的数据库专业委员会(Database Technical Committee， DBTC)主办的常规年度学术活动， 始于 1977 年 其宗旨是为中国大陆、香港、台湾、澳门和海外华人数据库研究者、开发者和用户提供一个中华数据库学术交流平台，交流有关数据库研究与应用的成果和经验，讨论数据库研究与应用所面临的挑战性问题 第二章 会议申办（拟承办会议的前两年） 第 2 条 第二章 会议申办（拟承办会议的前两年） 第 2 条 申请单位(集合或群体，以下简称申请单位)应该具备下列条件： (1) 申请单位集合中至少有一个高等院校或一个计算机科学技术相关的研究所或省市级计算机学会； (2) 申请单位中有数据库研究人员， 并且参加过 NDBC， 熟悉 NDBC会议规范及流程； (3) 申请单位有举办过学术会议的经验， 并有一定的财务支付能力，能够承担在申请、准备和开会过程中发生的必要的财务支出； (4) 申请单位的领导支持举办学术会议， 申请单位所在地具备承担一定规模（200-400 人，或更多）的赴会人员的食宿和交通集散的基础设施； (5) 申办单位预先协商好承办、 协办关系， 明析责权， 团结协作。

第 3 条 第 3 条 提交申请时间：申请单位需在拟办会议的前两年提出，例如申请承办 NDBC2011 的单位需在 NDBC2009 会议前提出申请 申办单位须在答辩的两个月之前， 通过电子邮件向专委会秘书长提交申办报告 第 4 条 第 4 条 申办答辩： 提交申请的答辩单位须在当年的 NDBC 会议期间的专委工作会议上做申办答辩陈述答辩陈述包括下列内容（可参见附件中的样板） ： (1) 承办单位、协办单位清单，及相应的责任分工； (2) 承办单位简介， 科研教学、 学科建设、 数据库研究情况简介，办会的主要负责人简介； (3) 承办单位所在地简介如食宿条件、交通条件、地理气候环境、旅游景点等； (4) 保证会议质量和规模的设想或措施 （申请报告 PPT 可简略一些，一年后的筹备报告中要求详细一些） ； (5) 会议规模 （人数） ， 会议建议时间 NDBC 会议时间一般在 8-10月之间，具体可根据当地气候、其他社会活动等因素来考虑； (6) 会场地点，会议设备（投影机，音响设备等） 提倡节俭办会，充分利用高校或研究所资源作会议基础设施，以节省参会、办会费用； (7) 与会人员的会务费、食宿费用预算（应使参会人员能承受） ； (8) 会议经费预算，包括收入（会务费、赞助、校院支持） 、支出（伙食费、加餐费、会议资料、会务用车、会议场地、会务人员费用以及特邀报告费用，一般不承担报告人国际交通费） ，估计结余或超支量； （9）申办单位为承办会议所能提供的支持（包括资金、人员、场地等） 。

（10）参观与旅游安排，会议可安排 会议原则上不组织旅游，只提供有关旅游信息并联系资质优良的旅行社，会后的旅游一律自费 第 5 条 第 5 条 确定承办单位： 由全体委员参加的专委会工作会议在听取申办答辩报告后，进行专门的讨论，最后举手或投票表决两年后的承办单位专委秘书处负责通知被选定的承办单位 第 6 条 第 6 条 申办单位经过申请、答辩获准承办资格后，应积极准备，积极向已承办单位学习办会经验，索取相应资料在随后的一年内，应完成下列工作： (1) 积极向本单位领导汇报，争取本单位的大力支持； (2) 考察和联系会场及食宿地点，初步协商价格； (3) 争取相关公司、单位的赞助； (4) 向数据库专业委员会秘书处报告一次会议筹备情况； (5) 大会网站和主页建设，包括：相关人员的安排，网上论文评审系统的熟悉，会议网站的规划与建设； (6) 因特殊情况而出现的其它相关工作 第三章 会议筹备（拟承办会议的前一年） 第 7 条 第三章 会议筹备（拟承办会议的前一年） 第 7 条 拟定会议的征文通知，并在前一年的 NDBC 会议上散发，征文通知要体现新的技术发展方向， 征文通知可参考上一年国内外数据库学术会议（如 VLDB、SIGMOD、NDBC）的征文通知，作出适应学术发展的修改； 第 8 条 第 8 条 开通会议网站，并进行广泛的宣传。

第 9 条 第 9 条 承办单位准备具体的会议筹备情况报告， 并报送秘书处筹备情况报告包括： （1） 会议时间； （2） 会议组织机构的安排建议； （3） 大会报告的人选建议； （4） 论文出版计划； （5） 经费预算，注册费金额（分会员/非会员/学生等情况） ； （6） 会议赞助情况（可与大会报告一起考虑） ； （7） 会议参观和旅游建议； （8） 其他需考虑的情况； 第 10 条 第 10 条 派代表参加数据库专委的工作会议，报告上述筹备情况，由专委会讨论确定大会组织机构，大会时间等具体安排 第 11 条 第 11 条 准备会议的推广宣传报告，并在前一年的 NDBC 会议的闭幕式上作 15 分钟的推广宣讲 第 12 条 第 12 条 拟办会议的前一年的 10 月-12 月，主要工作如下： （1）通过各种渠道发出征文通知，征文通知要报送数据库专委秘书处、学会专委工委、各相关期刊； （2）落实论文集出版方，保证录用文章得以及时出版； （3）完善大会网站，保证网站的正常开通； （4）调试网上评审系统，保证投稿和评阅的正常进行； （5）程序委员会主席邀请程序委员组成程序委员会； （6）落实赞助； （7）初步联系大会报告人，数据库新技术专题报告人; （8）与审稿会承办方联系确定审稿会的有关组织工作； （9）与大会主席、程序委员会主席、专委会秘书长联系，汇报准备情况； （10）因特殊情况而出现的其它相关工作。

第 14 条 第 14 条 拟办会议当年的 4-5 月份，完成以下工作： （1）开通网上评审系统，接受网上论文投稿； （2）论文投稿截止后，采用双盲审制度，分配论文给程序委员会委员；每篇论文至少由三位评阅人匿名评阅，论文作者等信息均须匿名处理； （3）及时解决评审系统的有关问题，保证评审系统的及时畅 （4） 与审稿会承办方配合， 适时发出 2-3 轮审稿会相关通知 （征询参会人员通知与回执，会议安排情况（时间、地点、战略发展研究会专题） 、会议最后通知（包括准确时间、地点，交通、气候情况）; 第 15 条 第 15 条 拟办会议当年的 5-6 月份，完成以下工作： （1）敦促评阅人及时完成论文评阅工作，对评阅结果进行初步分析整理，并在审稿会上向全体委员进行汇报； （2）依据评阅结果，给出优秀研究生论文的候选名单； (6)审稿会后，适时发出录用和退稿通知、参会通知和回执，住宿预定回执等 第 16 条 第 16 条 拟办会议当年的 6-7 月份，与论文出版方合作，通知论用论文作者按时提交论文最终版，按时交纳有关版面费用等： 第 17 条 第 17 条 对审稿中发现的内容雷同、抄袭、剽窃、一稿多投等行为进行处理，提请程序委员会组织临时专家组进行鉴定甄别，作适当处罚（例如，可根据情况选择拒稿，多年拒稿、记黑名单，批评，直至通知有关单位等）; 第 18 条 第 18 条 在拟办会议前半年中，承办单位列出适合当的倒计时表，分工完成下列工作： (1) 落实会议会场、食宿、注册收费的账号、正式的发票等； (2) 适时发出会议最后通知（包括准确时间、地点、交通、气候情况、注册收费通知等） (3) 在网站上公布会议相关信息（论文录取、注册、食宿安排、当地环境、气候、交通、旅游等） ； (4) 落实大会报告人及大会报告内容（2-3 个大会特邀报告，Keynotes） ，落实数据库新技术专题的报告人（4-6 名） ； (5) 落实大会服务志愿者的组织调动; (6) 落实大会 VIP（外宾，2-3 个特邀报告人）的接送、食宿安排等； (7) 较详细的会议经费预算，包括收入（会务费、赞助、校院支持） 、支出（特邀报告费用、伙食费、宴会费、会议资料、会务用车、会议场地、会务人员等，等，估计结余或超支量。

提倡节约办会、计划使用经费，量入为出； (8) 落实大会报到相关服务（志愿人员，必要的表格、资料袋，论文集，胸卡，计算机设备，联系相关的机票车票服务单位） ； (9) 落实会议会场布置和相关设备（包括背景板的设计制作，投影设备、音响设备、录像设备、主席台嘉宾姓名牌、会场中的路标、分会场标牌等的准备或制作） ； (10) 完成会议程序手册编写和印刷，会议原则上安排 2-3 天，程序手册包括下列项目的安排： ? 大会组织机构 ? 程序委员会预备会、专委会例会时间； ? 大会报告的标题、时间、地点、内容、主持人； ? 分会报告（时间、地点、分会主持人、论文题目、报告者） ； ? 数据库新技术专题； ? 宴会（时间、地点） ； ? 大会报告人简介； ? 其它相关项目 (11) 与专委会秘书处协商安排开、闭幕式的议程，嘉宾、与会人员相关的致辞或报告 第四章 会议举办 第 19 条 第四章 会议举办 第 19 条 NDBC 大会正式举行NDBC 大会经过两年准备的成果将在会议的二至三天中集中体现承办、协办单位要团结合作，按照会议议程考虑必要的应急方案，确保大会报告、分会报告、以及数据库新技术专题报告的良好环境和顺利开展。

第 20 条 第 20 条 为大会会后旅游和疏散提供良好的信息服务 (1) 提倡与国际惯例接轨， 参会人员从机场车站到会场的交通原则上自理； (2) 提倡与会者提前预定来回机票、车票，大会为交通疏散提供良好的信息服务（航班、车次信息，联系好相关服务单位） ，对大会特邀嘉宾提供较好的协助和服务； (3) 提倡会后的旅游自组、 自理, 旅游人员自主地与资质优良的的旅游社办理旅游合同和旅游保险，欢迎志愿者协助旅行社导游 第 21 条 第 21 条 NDBC 大会后，承办和协办单位要完成下列工作： (1) 相关材料上载到会议网站或专委会网站例如，大会和分会报告的 PPT, 会议相关的数码照片、录像录音等； (2) 通讯录电子版用 email 发送给参会人员，实现交流学术、联络感情的宗旨； (3) 总结报告上载到会议网站和专委会网站； (4) 财务决算承办单位和协办单位要遵守各项财经制度，财务决算报告要由承办和协办单位参加会议组织的负责人签名； (5) 财务决算抄送专委会秘书处，提倡计划使用经费，盈余部分由主办方处理欢迎对萨师煊奖励计划捐助欢迎对次年审稿会作适当捐助； (6) 如在申请举办会议过程中发现本条例有需修订的地方， 向专委会秘书处提交修订建议。

第 22 条 第 22 条 当出现意外情况，如自然灾害，或其他紧急事件，致使申办单位无法承办会议时，考虑下列两个应急方案： (1) 时间较充分（例如有 4-6 个月以上的准备时间）时，可考虑由下一年承办的单位提前承办； (2) 在时间特别紧急时，可考虑以网络会议的形式开会，相关的论文出版、优秀论文评选和奖励照常进行，相关的特邀报告以录像的形式在网上公布 第五章 指南修订第五章 指南修订 第 23 条 第 23 条 本指南将与时俱进，以适应数据库技术的发展；在试行期间，数据库专委会委员可向专委会秘书处提出修订意见 （本指南由唐常杰起草，王珊、杨冬青，孟小峰、王国仁补充修改） 附件： DBTC 条例附件.rar ，其中含下列文件 ? 附件 1--申办书样例.ppt ? 附件 2--预算样例.xls ? 附件 3--申办经验.doc ? 附件 4-总结报告样例.pdf ? 附件 5-审稿方向意见征求样例.doc ? 附件 6-程序委员邀请函样例.doc ? 附件 7-审稿会通知样例.doc ? 附。