会议室使用及管理流程.doc

会议室使用总流程图f、部门或个人咨询会议室使用情况经确认后登记在会议室使用登记簿上、申请流程会议室使用及管理流程至前台领取钥匙使用会议室负责会务人员准备会议室A：重要会议接待1、重要接待需至少提前一天至前台查询会议室的使用状况；2、部门或个人提出申请，至前台填写《会议、会谈或培训准备工作明细表》（详见附一），经使用部门领导签字后前台审查现有会议室使用情况，如有冲突协调更换会议室或调整时间，如无冲突登记记录在《会议室使用登记表》（详见附二）上；3、部门或个人领用钥匙，按预约时间使用会议室B：常规会议1、提前半天至前台查询会议室的使用情况；2、提岀申请，经前台登记确认后记录在《会议室使用登记表》上；3、领用钥匙，在预约好的时间内使用会议室1、原则上先申请后使用，按申请的先后顺序2、没有经过申请的部门或个人临时需使用，用），但如有冲突，必须先礼让己申请使用会3、遇公司级紧急或重要会议，常规会议须礼调更换会议室；4、后预订者会议级别相对前预订者更重要，序（常规会议原则上总经办不负责协调，由会议室（但须提前协商，方便会务人员提前做会5、七号会议室和贵宾室原则上优先安排给A级会议室优先安排给需要开视频会议的接待人数较多会议用。

'二、会议室准备流程IA：重要会议接待1、根据《会议、会谈或培训准备工作明细单》要求，于客人到达前半小时准备好投影仪、电脑、翻页器、激光笔、席卡等；点检白板、白板笔、白板擦、饮水机、挂钟；提前预备水果、茶水、咖啡、餐巾纸、湿巾、烟灰缸、桌花等物品；2、如遇严寒或酷暑天气时，提前半小时打开会议室内的空调；提前打开饮水机，准备好充足的冷、热水；桌、椅、用品6S摆放整齐3、全天性接待接待人员须于中午休息时间对会议室进行整理和打扫，茶水须重新更换，水果进行添加B：常规会议1、会议室内常规物品点检；2、桌椅设施设备等6S准备；会议室的准备细则:1、会议室均由总经办统筹协调安排使用；2、每日提前做好会议室内卫生清洁，并由总维护保养等各项日常管理工作；3、每日常规物品点检项，按《会议室点检表4、如需准备特殊物品、食品、饮品或水果等，会议室使用准则:1、为了提高会议室的使用效率，部门及个人始使用，超过30分钟未到达会议室的，总经办（特殊情况须提前说明）2、使用者应按预约的时间内使用完毕，不许通知前台申请延时，如在紧接的时间段内己安超时使用的单位或个人必须离开该会议室，终3、任何部门或个人在使用会议室期间，必须严禁私自接拉电源，私自移动设备。

三、会议室使用流程」1、负责会务人员至前台领钥匙，提前打开门、窗（长期未使用会议室可提前开门窗通风）；2、需要使用音响、投影设备的，提前安装调试3、部门或个人使用会议室5'四、会议室使用完毕.会议室使用完毕后注意事项:1、会议室6S整理标准包括：白板檫干净，白原，地面、室内卫生清洁，空调、饮水机、照窗锁好等1、会议结束，按6S标准整理好会议室；2、负责会务人员关闭电源、空调，锁好门、窗，至前台归还钥匙窗锁好等2、会议室内所有配置、设备使用后不能带走不得将会议室的各种设施拿岀会议室或转作他失或损坏，须照价赔偿3、如部门或个人因事临时取消申请，再需使2、负责会务人员关闭电源、空调，锁好门、窗，至前台归还钥匙;3、会议室管理人员检查物品、设施、设备及会议室6S；4、下一个预订部门使用后顺序使用；使用，可以使用（仍须至前台申请后使使用会议室的部门或个人议须礼让公司级重要会议接待并由前台协重要，经相互之间协商后可以调整使用顺，由会务人员自己协商）或相互更换会前做会议室准备工作）排给A级接待或其他重要客户接待；十号的接待；三四楼培训室一般安排培训或用；并由总经办统一安排绿植更换、设备设施点检表》（详见附三）一一进行点检；水果等需提前安排采买。

及个人应在预约的时间到达会议室，并开总经办有权对会议室的使用权另作安排不许超时使用如需延长使用，请及时内己安排了给公司级或其他部门使用时，室，终止使用该会议室必须爱护会议室的设备设施，安全使用,净，白板笔盖好，桌、椅、设施、设备还机、照明设备、精密仪器等电源关闭，门、能带走，任何部门和个人未经办公室同意转作他用如因个人原因造成设施设备丢再需使用时需重新申请。