邮件收发管理制度.docx

公司邮件收发管理制度1. 目的 为规范公司邮件的收发管理，节约公司邮寄成本，避免造成公司资料的丢失及浪费，特制定本制度2. 范围 长春元丰汽车电控技术有限公司全体员工均属之3. 定义 邮件物品：指公司员工因工作需要，向外部寄送文件、资料、货物及其他货品等（大型设备的发送不在此列）4. 职责综合管理部：负责公司邮件物品的收发管理 各部门：协助综合管理部进行部门邮件物品的发送、审批及接收5. 作业内容邮件的签收与发送5.1.1 邮件的签收5.1.1.1 综合管理部在接收到外来邮件货品（特别是挂号信、纸包、包裹单、汇款单、货运 单）时，要及时通知收件人到综合管理部当面签收5.1.1.2 收件人要在 〈邮件签收登记表 ＞上签名并详细登记接收时间，以备查验核对5.1.1.3 收件人为公司名称，公司顾问人员及离职人员的，由综合管理部相关人员代签5.1.1.4 除特殊情况外，如货品中指定的接收人不在，原则上不得由他人代签，如因此造成 货品遗失、短少或调包等后果，代签人需承担全部责任5.1.1.5 凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在综合管理部通知发出后，应随 即到综合管理部领取邮单，并及时去邮局取款取件。

如因个人缘故超期罚款，综合管理部概 不负责邮件的发送5.2.1 因工作需要，需向外部寄送文件、资料、货物及其他货品者，必须先填写 〈邮件发送审 核表》,须经部门负责人、综合管理部经理签字确认，并将需邮寄的货品包装好后交给综合 管理部，由综合管理部统一安排邮寄5.2.2 未经登记或需邮寄的货品无部门负责人签字者，综合管理部可拒绝受理，如需邮寄邮 费自付5.2.3 如收件人等信息不清楚或不完整，综合管理部有权要求当事人将资料完善，对于无故 拒不按要求填写，且经综合管理部要求无效者，综合管理部有权拒发该货品，并将情况报该 部门负责人处理5.2.4 综合管理部邮件负责人要认真在 〈邮件发送登记表 >上进行登记，邮寄后有义务向寄件 人告知快递单号等信息，邮件的后续跟踪由寄件人自行负责5.2.5 寄送文件、资料、货物等邮件货品，原则上通过公司指定的承运单位 （邮局、 EMS 、顺丰速递、中通邮件、申通邮件）进行邮寄，如有特殊情况需通过公司指定外的承运单位寄 送，必须经综合管理部经理审批方可生效5.2.6 综合管理部要保留好每次邮寄的存根，以备查验核对5.2.7 综合管理部每月做一次邮件发送汇总表交财务部处理邮件费用的问题。

5.2.8 公司任何人员如私自以公司名义在快递公司赊账，一经查出，罚所赊邮费的 5 倍6. 记录与表格< 邮件签收登记表 >< 邮件发送登记表 >< 邮件发送审核表 >邮件签收登记表序号接收日期收件人邮件类别及单号寄件人姓名、、邮编、地址邮件内容及数 i签收签收日期备注邮件发送登记表序号寄件人邮寄物品事由收件人姓名、、邮编、地址投递形式投递日期邮资单号备注邮件发送审核表寄件人收件人姓名、 邮编、地址事 由邮寄物品邮寄形式投递日期备 注寄件人部门 主管审核综合管理部签 名邮件发送审核表寄件人收件人姓名、 邮编、地址事 由邮寄物品邮寄形式投递日期备 注寄件人部门 主管审核综合管理部签 名 。