饲料厂文件控制程序.doc

饲料厂文件控制程序 CX—01—20101.0 目的 对文件进行有效控制，以确保在对质量管理体系和食品安全管理体系运行起重要作用的各个场所都能使用适用文件的有效版本，并及时从所有发放或作业场所收回失效或作废文件，以防误用2.0 适用范围 适用于质量管理体系和食品安全管理体系有关文件的控制，包括对外来文件的控制3.0 职责3.1 总经理负责批准发布质量手册和食品安全手册（如下统称管理手册）3.2 管理者代表/食品安全小组组长负责批准发布程序文件3.3 品管部负责体系文件的归口管理和定期评审3.4 各部门负责相关文件的编制、使用和保管4.0 工作程序4.1 文件的分类4.1.1 文件可分以下几类 a）管理手册 b）程序文件 c）作业性文件：部门岗位职责、管理规范、操作规程等 d）质量记录 e）外来文件4.1.2 文件分为受控文件和非受控文件，受控文件的清单由各文件管理部门提出并报品管部受控文件由品管部统一加盖红色“受控”印章并注明分发号，对要保密的文件由文件编制单位加盖“保密”印章。

向顾客等提供的文件为非受控文件，应加盖红色“非受控”印章4.1.3 品管部负责及时更新《受控文件清单》4.2 文件的编号、审核、批准 4.2.1 质量管理手册的编号 SXZD—SC —X 年代 管理手册 公司名称 4.2.2 程序文件的编号 CX—X—X 年代 序号 程序文件4.2.3 作业性文件编号 ZY—X—X —X 年代 序号 部门号作业性文件4.2.4记录编号 JL—X—X 序号 部门号 记录4.2.5 部门编号生产部（SC） 行销部（XX） 采购部（CG）品管部（PG）人力资源部（RL）技术服务部（JF） 4.2.6管理手册由品管部组织编写，管理者代表和食品安全小组组长审核，总经理批准。

4.2.7程序文件由品管部按职能分配组织归口部门编写，管理者代表和食品安全小组组长批准4.2.8作业性文件由各部门组织编写，副总经理或部门负责人审核、批准4.3 文件的发放4.3.1 文件批准后由品管部进行发放受控文件发放时，加盖红色“受控”印章领用人在《文件发放、回收登记表》上签字，并注明文件分发号和领用日期4.3.2受控文件破损严重时，使用人持破损文件到品管部办理更换手续，换取新文件，分发号不变4.3.3受控文件丢失后，使用人向品管部口头说明原因，主管领导同意后，由品管部给予新的分发号领用人员在《文件发放/回收记录》上签字，并在备注一栏中注明“丢失”4.4 文件的更改4.4.1文件需要更改时，由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写《文件更改申请/通知单》，注明需要更改文件的名称、编号、更改原因、条款号、更改后的内容等4.4.2 文件更改的审核、批准由原审批人进行如原审批人离职时，由接替其岗位的人员审批若指定其他部门审批时，该部门应获得原审批部门所依据的背景资料4.4.3 管理手册和程序文件的任何更改批准后，均应由品管部更改，并标明修改状态其他文件更改批准后，由文件管理部门填写《文件更改申请/通知单》，按文件发放登记表的名单发放文件更改通知单，由文件使用部门依据《文件更改申请/通知单》进行更改。

4.5 文件的换版与作废4.5.1 文件经多次更改或需大幅度修改时应进行换版，由文件管理部门按《文件发放、回收登记表》名单换发新版本，原版本作废4.5.2 作废文件由文件管理部门按《文件发放、回收登记表》名单收回，加盖红色“作废”印章，文件管理员填写《文件销毁清单》，经文件管理部门负责人批准后统一销毁作废文件需留作资料参考时，经文件管理部门负责人批准后，加盖红色“作废保留”印章保存4.6 文件的管理4.6.1 文件编制审核批准后，原版文件交由文件管理部门管理员进行存档，并填写《受控文件清单》需向顾客等提供体系文件时，须经管理者代表/食品安全小组组长批准后，在文件管理部门办理签领手续4.6.2 需要临时借阅文件的人员填写《文件借阅登记表》经文件管理部门负责人批准后方可借阅，文件管理员填写《文件借阅登记表》，借阅者应在指定日期归还文件4.6.3 公司内部不使用未加盖红色“受控”印章的复印件4.6.4 任何人不得在受控文件上乱涂、乱画改，确保文件的清晰、整洁和完好4.6.5 管理者代表和食品安全小组长组织品管部每半年对所使用的文件对照《文件受控清单》进行检查和评审必要时予以修正4.7 外来文件的控制 各部门应负责收集国家、国际最新标准及外部技术资料，并报品管部备案后，统一编制分发号、加盖红色“受控”印章，实施控制管理。

5.0 相关文件 《记录控制程序》6.0 相关记录01 《受控文件清单》 02 《文件发放、回收登记表》 03 《文件借阅登记表》 04 《文件更改申请/通知单》 05 《文件更改页》 06 《文件销毁清单》 。