会议的风险管理.docx

    会议的风险管理    风险的意义和评估在风险管理中，最近一次给人留下深刻印象的事件莫过于日本的核泄漏事件事实上，风险管理对于会议行业而言也是必须被充分重视的课题风险往往意味着平衡，人们在寻求通过某种方法解决问题的同时就可能带来风险澳门就是一个典型的城市，大部分行业都与“风险”相关，比如博彩业关于“风险”，人们需要知道哪些方面可控，哪些方面不可控包括这些可能}生从何而来，是外部原因还是内部原因造成的对于会议而言，内部风险易于理解和掌控，例如人员的自然缩减、安全问题等内部风险可能来源于任何方面，参会者、企业员工后勤保障渠道、技术手段等都会酝酿风险，例如某些演讲者不会使用PPT技术，但其实他们完全可以脱离PPT完成演讲外部风险则通常难于处理，例如恐怖主义、涉外事务和一些相关文化背景的问题对于会议组织者而言，重要的是如何发现并识别风险，进而寻求解决方法人们可以通过集思广益发现问题，也可以采取空缺分析等方法会议组织者还可以对每名会务人员进行访问，了解可能会出现问题的地方基础性的会议风险评估，就是会议组织者汇集负责各个部门的会务主管和员工，共同商讨发现问题人们通常会假设可能出现的最坏的情况，进行工作细分结构分析等。

会议活动的各个方面都可能出现风险，风险评估的意义在于找出其中可能导致最严重后果的一项风险评估的方法有很多，例如鱼骨分析法、决策树分析法等会议组织者通过对风险的分析，可以判断其影响可能会对会议活动造成何种后果例如会议组织者可以建立一个简单的矩阵模型，纵轴是风险发生的可能性，横轴是风险造成的影响程度并非所有风险都会被人们发现，同样地，并不是每一个风险都有必要对其进行详细评估，但是这种做法是有其必要性的如何开展风险管理风险评估有助于进行风险管理，当会议组织者确认可能存在的风险后，就可以．着手准备解决问题的预案了例如会议组织者想要应对某一在中国举办的医学会议的参会者数量的突变，首先需要多方面、深层次分析原因大的原因可能是全球经济形势的变化，小的原因可能是会议选址上出现了问题风险管理依赖于数[]据，会议组织者需要知道中国有多少企业和行业协会组织根据研究者的统计，巾国日前几乎每三天就要举办—个医学领域的学术会议，足见竞争之激烈，参会者人数自然会有所变化同时，参会人数的变化还可能与会议举办地的住宿淡旺季、机场航班便利度等方面有关如果没有相应的数据支撑，风险管理的分析将显得苍白，也无法更有针对性地制订预案，从而影响会议组织者提前或延迟会议日程的可行性。

有关会议带来的经济效益方面的风险管理是一个更大的挑战会议组织者需要具有预见性，例如通过参与旅游的与会人员进行估则通过历史数据来估测是—个常用的方法与场馆签订合同也是—个不得不考虑的问题会议组织者需要在恰当的时候与场地方签约，一旦出现参会人数缩减的情况，预设的合同内容将会改变，尤其是面对大型的国际品牌酒店这种风险会对会议的成本控制造成很大影响安全问题也是—个不容忽视的方面其中包括会议流程的规划、安保人员的手续力、理和分配等，这需要结合会场的结构等方面整体考虑例如一场医学会议，参会者多为国际知名的医生，包括受邀参与演讲的嘉宾，他们的人身安全首先是安保工作的重点之一另外，嘉宾的演讲和大会报告可能会涉及专利和有关知识产权方面的问题，会议组织者还要保证这些有关行业技术的影像和文字不会被他人不适当地复制和泄露这都要求会议风险管理者在服务心理方面有所研究除此之外，如果一场会议活动需要加派新的安保人员，这些人手从哪里来也需要提前做好准备，同时要考虑新增人手进入会场后可能会涉及到的各项事[来自Www.L]务美国加利福尼亚州的一个老牌的带会议中心的酒店曾经举办了一场会议，主办方邀请了前美国总统里根和夫人芭芭拉一同出席。

但是酒店方为其安排的会面地点是两间客房，完全不能达到其安保等级的标准最终主力、方为了满足里根夫妇的安保需求，只好延后会议把地点从南加州迁往华盛顿特区通常，一些人们眼中的小事很可能会对会议造成巨大的影响，比如进入会场的通道，有的嘉宾可能习惯从正门进入，有的人则希望从后门进入出于安全方面的考虑，会议组织者也需要对会场的设计结构进行考量安保问题事无巨细，从公共空间的设置到客房的私密性，从应急照明装置到应急万能房卡，都关乎会议的安全管理有的酒店客房用门槛来控制开关门，一旦关门便自行锁定，只能由里面的内插销开门这在一定程度上保证了客房的私密陛和安全性此外会场内的景观，如灌木丛、大型装饰等，可能会藏匿危险分子，关乎参会者的人身安全、财产安全等，主办方有必要在会前整理和检查很多时候，会议组织者并不知道酒店等会议场所的安保措施，需要提前与会场方沟通和确定，明确出现什么样的问题由谁可以马上解决人员进出的控制是会议安保工作中—个重要的环节，特别是供应商的进出，他们通常都会带一些设备进出会场门禁系统现在普遍得到应用，人们进出会场都需要证件的验证无论是在美围观看棒球或橄榄球比赛，还是出入机场，现在都有完备的安检系统，金属探测器可以检查包裹里的物品是否违规。

未来可能类似的设置也会进入会议行业突发事件是最令会议组织者头痛的，因为人们无法预测其爆发的时间和环节会议组织者所需要做的是具有预见性的分析，对关键部分、关键设施的易受害陛进行充分估计，从而减少损失人们要对风险有足够的了解才能做预案，防患于未然一方面人们需要有风险意识，另一方面还要进行定期评估所谓减少风险造成的损失，即会议组织者要进行一些防护性的措施，例如备用设备、备用系统，而人们往往容易忽略这一点例如突然断电需要有应急照明电路和设备，印刷设备损坏需要备用机器—场在新加坡举办的会议中，主办方在酒店建立了多个卫生站，因为当时爆发了甲流疫情主办方希望参会者能更多认识甲流，并了解政府正在进行的防疫工作参会者在住宿登记时都要接受体检，这并非是过度反应，在现实情况下是很正常的会议组织者要预先测试应急预案的可行性，并对工作人员进行培训应对风险还有一些其他途径保险是减少损失的方法之一会议组织者要了解可以针对会议的保险都有哪些部分，参会者的人身安全受到损害或受损的设施是否会得到赔偿，等等作者系香港理工大学酒店与旅游管理学院副教授）  -全文完-。