购物广场档案管理规定.docx

代用名文件名称档案管理规定文件编号2022版本A页码共2页执行日期2022年03月1日审核批准购物广场档案管理规定1档案管理的范围：公司文件、招商合同、采购合同、外委合同、工程预决算、工程技术资料 图纸、设备说明书、设备维修手册、人事管理资料、声像资料、财务档案等其他档案2管理部门：上述资料结案后，原件交档案管理部门归档，经办部门根据需要留存影本（复印 件）3档案点收3.1合同类档案3.1.1合同用印申请单经过审批后必须经档案管理部门登记备案后方可用印3.1.2合同签订7日之内，经办部门应将合同原件交档案室存档，否则由档案管理员根据用印备 案登记催交，凡未按规定时间上交的，无特殊原因将追究经办部门的责任，罚款50元3.2公司文件在生效后1日内应进行存档3.3工程技术资料图纸未上交的，此项工程不允许做决算3.4设备采购到位调试结束后7日之内，经办部门应将设备说明书、设备维修手册等上交档案 室存档，罚款100元因存档不及时造成丢失或损毁，将追究经办人的责任3.5声像资料在形成后7日内，应及时上交档案室，否则财务将不允许报销费用3.6财务档案按财务规定自行管理3.7人事档案另行规定4档案分类4.1档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类，先 以部门区分，部门区分之后以案件性质分为若干大类，再在同类中依次分为若干小类。

4.2档号的表示方式为： 口口 口口 口口口口__ t 一|匚一流水号 小类号 大类号 部门5立卷管理5.1为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由档案管理员负责，经办部门移交时应和档案 管理员双方登记确认5.2归档的案件材料种数、份数以及每份材料的页数均应齐全完整5.3卷内材料应按顺序排列，依次编写页号5.4档案管理员应制定档案目录，逐件填写卷内的材料名称便于查询，填写的字迹要工整 档案目录应放在每卷档案的卷首6保存期限6.1永久保存：公司章程、股东名册、董事会及股东会议纪要、财务报表、政府机关核准文件、 工程设计图纸、其他经核准须永久保存的文件6.2 +年保存预算、决算书类、会计凭证、公司经营计划资料、其他经核定须保存10年的文 书6.3五年保存期满或解除的合约、其他经核定须保存5年的文书6.4 —年保存结案后无长期保存必要者6.5各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存7档案清理7.1档案管理人员应随时维护档案清洁每年更换时，依规定清理一次，己到保存期限者，给 予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期7.2保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，档案管理人员应在日录表中注 明保留材料名称，并注明其他材料销毁日期。

8调卷程序8.1各部门经办人员因业务需要调阅档案时，应填写“调阅单”，经其部门主管核准后向档案管 理人员调阅8.2档案管理人员接到“调阅单”，经核查后，取出该项档案，并于“调阅单”上填注借出日期 后，将档案交给调阅人员调阅单”按归还日期先后整理，以备催还8.3在档案室当场借阅者，免填“调阅单”8.4档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹调阅单”由档案管理人员留 存备查9调阅管理9.1"调阅单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形应延长调阅期限时, 应按调阅程序重新办理9.2调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，也须报明原因，请档案管理人 员负责处理9.3调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调阅登记，不得私自授受9.4调阅档案限于经办业务有关，如调阅与经办业务无关的案件，应经档案管理部门主管同意10此规定自发布之日起执行，由行政部负责解释11相关记录11.1《合同用印备案登记表》11.2《档案登记表》11.3《档案调阅单》代用名投资管理有限公司 Q/ZS-XZ-008档案调阅单档案 名称档案号调出 口期审批部门 负责人调阅人档案 件数还档日期年 月曰 经收人签章：Q/ZS-XZ-009代用名投资管理有限公司档案调阅登记表档案号文号名称借期送还期数量备注Q/ZS-XZ-010代用名投资管理有限公司档案登记簿部门： 类号:档案号内容存放位置备注Q/ZS-XZ-011代用名投资管理有限公司合同用印备案登记表序号用印合同名称用印申请人用印时间合同存档时间。