山东大学电子采购.doc

山东大学电子采购平台使用说明山东大学招标采购办公室二〇〇八年十一月六日目 录一、电子申购平台的进入 1二、修改您的信息 2三、电子采购申请填写 3四、经费的填写 5五、申购部门审核 7六、二次审核 8七、申购的退回和修改 10八、重要说明： 11一、电子申购平台的进入1、 登陆山东大学采购网（）山东大学首页也有采购网链接：招标采购，由此也可进入采购网2、 在采购网首页最左栏，有电子采购申请入口：电子采购申报3、 点击即可进入登陆界面该界面只有登陆而没有注册，我们已经把山大所有在职教职工信息导入数据库，因此不用注册即可登陆界面中“提交”按钮即是登陆，“重置”按钮是把您输入的信息清空忘记密码？取回密码”功能是把您的密码发送到您指定的邮箱4、 请使用申请人的汉字姓名作为用户名，新工资号（格式为：200799******）为密码登陆，名字和密码前或中间不允许有空格出现5、 输入的信息服务器验证正确后即可登陆到山大采购网电子采购申请平台二、修改您的信息6、 登陆平台后如果有必要请首先修改您的密码，平台菜单中有“修改密码”功能实现修改您的登陆密码；第一次登陆后请您补充您的详细信息，请务必把联系方式和E-mail填写完备，以便我们在发现问题后能及时联系您，这个功能在平台菜单“信息修改”中实现。

登陆密码忘记后就是通过这个E-mail实现找回的三、电子采购申请填写7、 如果您有电子申请要录入，请点击平台菜单“申请提交”，出现申请采购页面，这个页面显示您曾经提交过的所有申请项目显示的申请项目列表下面有“添加”按钮，那是为您添加新的采购项目设置的，点击它您即可进入添加采购信息页面8、 进入添加采购信息页面后会看到如下内容申请编号：有系统自动生成，不用填写；项目名称：请填写你要采购的具体名称，一定要具体到你想采购的物品类型，比如：综合科研楼电梯采购，高速摄像机采购，晶体生长炉采购等这个项目名称不是指学校立项的项目名称，但也有可能相同假如您想用科研项目经费购买一台设备，请不要填写科研项目名称，请具体到要购买的设备申请人和申请时间系统自动为您填写；采购方式：有五种，公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购采购方式是在充分论证的前提下才能填写，并需要在申请原因中说明采用该方式的充分理由项目类型：基建工程（基建处）、基建材料（基建处）、基建工程（南新区）、基建材料（南新区）、修缮工程（后勤处）、修缮工程（实验室设备于管理处）、物资设备与器材、图书、医药、其他共十种类型需要说明的是，你必须选择一种类型，不允许不选。

假如您不清楚该选择那种类型，请咨询招标采购办公室，：69797或66151申请原因：请您填写启动该采购项目以及采取某种采购方式的充足说明联系和E-mail：请务必填写，以便我们能及时和申请人取得联系添加产品：该项填写你需要购买的详细的购买项这里只能填写一个标段包括的项目，并且这些项目都是类似的假如购买不同类的项目，请分成两个标段来填写一次申请对应一个标段添加供应商：这里添加用户推荐的供应商9、添加产品和添加供应商的功能说明：“添加”按钮每按一次，就会出现一个空列让您填写；“删除”按钮是删除您选择的数据列，每个数据列最后一行就是是否删除的选择项；添加产品中的“项目名称”让您填写招标项目中的分项目，比如摄像机您需要采购两台不同型号的，在这里就需要分开填写；申请单位：填写申请发起的单位名称，我们建议填写处、院行政单位的名称，而不填写科级单位名称项目负责人：填写该项目采购活动开展的负责人姓名数量及单位：填写需要购买的数量，并请一定填写其对应的单位！没有明确用量单位的可以用批、宗、项等代替请大家一定填写单位，否则我们会因此而退回您的申请金额（万元）：这里是填写该分项采购项目的预计总额，也就是预算总额，不是单价。

因为还没有购买，您也不知道具体的单价，所以是总额单位是万元，而不是元备注：需要特别说明的请填写在此处删除：选择上该标记，点击“删除”按钮会删除掉该数据项推荐供应商中的“添加”、“删除”按钮以及“删除”选项的功能同前推荐供应商中“单位名称”：是填写您推荐供应商的单位名称，该名称一定要和该供应商营业执照上的法定登记名称相同，如果不确定，请落实后再填写请您尽量填写准确一旦填写错误，会涉及到供应商数据库和电子采购数据库不同，更改工作相当繁琐该名称一定要填写投标单位的名称而不是生产商的名称联系人和联系：是推荐供应商单位的联系人和联系，务必填写，并确保该有效当上述内容都按照要求填写完毕并再次检查没有错误时，请按“提交”按钮进行提交，提交的目的是把填写的内容保存到采购申请服务器上，不提交的话相当于您前面的工作全部白做一旦提交后，除非该申请退回，否则您就无法修改了所以，提交前，请仔细核对不要出现错误四、经费的填写下面是提交之后的页面：项目状态变成了“经费管理”，说明下一步你只能填写经费来源了；操作只能是“取消”而不能“修改”，取消就是彻底取消这次申购；假如您还需要添加新的申请，点击“添加”，就可以填写新申请了，流程同前。

10、经费来源：当提交完成后，你可以通过左侧菜单中的“经费来源”来添加经费您填写完申请的项目会全部出现在这个列表中等待您填写经费点击“添加经费”即可对该项目进行经费添加显示“添加经费信息”页面：“添加”、“删除”、“提交”按钮功能同前述经费分为学校拨款和单位自筹经费两种类型，请分别填写请注意单位是“万元”经费项目名称：是您的经费项目学校立项时的名称，这个名称您查看一下您的经费就能知道确切名称经费项目编号：是学校立项时的编号，请填写准确预算金额：此处是您的整个立项项目的经费总预算金额，这个预算金额的多少和本次采购无关比如您的项目经费学校批准的是200万，填写200万即可已招标采购金额：是指在本次采购发生之前您已经有购买行为花费掉的款额这个支出实际是您在该项目中无论出于何种原因花费掉的钱比如，你已经用该立项项目购买了其他物品，已经从该项目中支出了3万元，那么请您填写3万即可剩余金额：是指您的立项经费中还剩余多少钱假如剩余金额已经低于您采购项目的预算金额，采购工作将无法进行所有的采购项目需要有足够的资金才能进行根据上面的例子，您的剩余金额应该是197万逻辑关系：预算金额=已招标采购金额+剩余金额。

上述例子： 200=3+197有特别说明的地方请填写到备注中全部填写完成请不要忘记“提交“经费提交成功后，经费来源里面就不显示该项目了回到申请提交菜单下面，看到你已经申请的项目状态变为：申购审核状态到现在为止该申请还没有进入工作流，您虽然不可以更改它但是可以取消它，就是取消这次申请五、申购部门审核11、当对一个采购申请填写完经费并进行提交后，申请人的工作就基本完成了，以后的工作是各级审核流程12、申购部门审核：当一个项目经费来源提交完毕后，点击菜单栏“申购部门审核”，申购部门审核页面就列出了该项目申购部门审核解释：我们设定工作流程以及编写程序时，考虑到学校招标采购业务流程的差异性以及职能部门对口管理的范围，定义的申购部门分为两种情况：（1）基建处、南新区、后勤处、图书馆、医管处所管理的在本部门内能独立完成的业务工作采购申报，申购部门指的是申购人所在的科室，比如基建处购买建材，需要基建处材料科工作人员进行采购申请，提交完毕后，有材料科科长进行申购部门审核，然后报基建处处级领导审核（该审核过程我们称之为二次审核）完之后就可以到达招标采购办公室，这个过程不牵涉到其他院处级单位；再比如，后勤处各中心的修缮工程、图书馆的图书采购、医管处的业务采购基本都是这种情况。

2）实验室与设备管理处所管理的业务大部分牵涉到其他院处，所以单独列出假如学校任何一个单位需要招标购买大型设备，就需要该处二次审核所以这一类的采购申请的申购部门审核就是申请人所在的院处级单位或科研机构等比如计算机学院需招标购买大型计算机，申购部门审核指的就是计算机学院或者是某个实验室进行审核我们把申购部门审核功能放在每个申请人的菜单里面，这样做我们并不是让个人代替申购部门进行审核，而是为了简化审核过程这样申购人申请完成后请尽快督促有关领导进行审核，以便能进行下一步的工作申购人把自己的用户名和密码告诉审核人即可进行申购部门审核下图就是点击“申购部门审核”菜单出现的内容：点击审批后出现下述图示：页面会显示该申购项目的所有信息，最下方有让审批人填写审批意见栏审批人选择“通过”或“不通过”，然后填写上审批意见后进行“提交”选择通过后，项目会进入“二次审核”环节，不通过会退回到“申购人”，申购人根据审批意见可以进行修改或者取消该申购六、二次审核13、二次审核：指的是职能部门进行的审核过程这也是该采购项目进入招标采购办公室审核前的最后一次审核该次审核完成后，接下来就是招标采购办公室的工作范围具有二次审核功能的职能部门只有以下几个：基建处、后勤处、南新区建设管理办公室、实验室与设备管理处、图书馆、医院卫生与管理处、招标采购办公室。

这七个职能部门我们都已经设置了相应的用户名，凭给予的密码即可登陆进行审核登陆的位置和方式与普通申购人一样下图是职能部门登陆后点击“二次审核”后显示的页面：点击某个项目进行审批后显示的页面：在二次审核中职能部门能修改用户提交的供应商所有信息，并且能添加和删除新供应商，但是不能删除用户提交的供应商请注意：二次审核过程中，职能部门不能修改填写完全正确的供应商比如：用户提交了供应商A，用户填写A的有关信息完全正确假如职能部门不想A来投标，想让B来投标，在这种情况下，不允许职能部门把A直接改换成B但是用户填写A的名称是错误的（和营业执照上不一致），这种情况下可以直接替换上述操作限制的原因是因为电子采购平台和供应商数据库直接连接，您的每一个增加或者删除都影响着数据库的正确与否所以，请职能部门严格按照正常内容来填写在牵涉到删除或者替换的情况下，假如您无法确定怎么做，请咨询招标办请职能部门添加供应商时一定要把投标商（而不是生产商）的名称写正确，要和营业执照上的名字相同因为一旦填写后，无法修改填写完意见之后选择通过或者不通过，点击提交即可七、申购的退回和修改14、申购的退回：在审批的时候选择不通过，那么申请就被退回。

假如到了招标采购办公室才发现错误，并且退回，那么会导致退回的时间长且退回环节较多所以，请申购者认真填报和审核人仔细审核，避免因为填报错误被退回退回时，退回到哪个环节，对应该环节的审核者就能看到该项目，也请各个环节的申购者能及时的处理该申购15、申购的修改：申购者的修改：申购退回到申购者之后，申购者打开“申请提交”菜单，能看到退回的项目，项目的“修改”操作已经显示特殊颜色，说明该项目已经能修改点击修改后，显示如下页面：显示灰色的选项都无法更改，能更改的则显示为纯黑色项目名称、采购方式、采购分类、申请原因、联系、E-mail都能修改采购项也能修改推荐供应商、经费都能修改修改完成后请记住要提交职能部门的修改：当申请退回到职能部门（二次审核）环节时，职能部门也可以对供应商信息进行再次修改但请遵守前述规定八、重要说明：1、请申购者一定仔细阅读该说明书，填写尽量准确，不要因为填写错误被退回2、请相关。