常用公文写作培训参考资料.doc

宣传工作人员培训参照资料（二）——常用公文写作u 常用公文公文的种类简称文种根据国务院办公厅1993年修订发布的《国家行政机关公文解决措施》规定，公文种类重要涉及：命令（令）、议案、决定、批示、公示、告示、告知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要共12类13种 公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和解决各级机关公务的工具，体现着组织的意志，体现着组织的主张，显现着组织活动的行为目的因此，公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式不同的文种反映着公文不同的内容与作用各机关在拟制公文时，必须从实际需要出发，根据本机关的职权 范畴、所处地位与发文目的，对的使用文种通 知一、告知的概念 告知合用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相从属机关的公文；发布规章；传达规定下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘任干部告知大多属下行公文 二、告知的种类 印发、批转、转发性告知用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相从属机关的公文以及发布某些行政法规等 批示性告知上级机关对下级机关某一项工作作出批示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“批示”时，可使用此类告知。

知照性告知用于告之各有关方面周知的事项等这种告知发送对象广泛，对下级、平级均可发送 事务性告知用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相从属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决规定对方配合、协助办理等 任免、聘任告知用于任免或聘任国家机关工作人员职务等 三、告知的写作格式 告知的写作形式多样、措施灵活，不同类型的告知使用不同的写作措施 （一）印发、批转、转发性告知的写法标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种构成，也可省去发文机关名称正文须把握三点：对印发、批转、转发的文献提出意见，表白态度，如“批准”、“原则批准”、“要认真贯彻执行”、“望遵循执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文献的目的和意义；提出但愿和规定最后写明发文日期 （二）批示性告知的写法标题由发文机关、事由和文种构成，也可省去发文机关名称正文由缘由、内容涉及规定等部分构成缘由要简洁明了，说理充足内容要具体明确、条理清晰、详略得当，充足体现批示性告知的政策性、权威性、原则性规定要切实可行，便于受文单位具体操作 （三）知照性告知的写法这种告知使用广泛，体式多样，重要是根据告知的内容，交代清晰知照事项。

（四）事务性告知的写法一般由发文缘由、具体任务、执行规定等构成会议告知也属事务性告知的一种，但写法又与一般事务性告知有所不同会议告知的内容一般应写明召开会议的因素、目的、名称，告知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等（五）任免、聘任告知的写法一般只写决定任免、聘任的机关、根据，以及任免、聘任人员的具体职务即可请 示一、请示的概念 请示是下级机关向上级机关请示批示和批准的公文文种请示重要用于：1.在实际工作中，遇到缺少明确政策规定的状况需要解决；2.工作中遇到需要上级批准才干办理的事情；3.超过本部门职权之外，波及多种部门和地区的事情，请示上级予以批示 请示和报告既有相似之处，又有区别相似之处是两个都是写给上级的上行文，公文里均有陈述意见，反映状况的内容区别是：第一，时间有别请示与报告相比，时间规定更急切请示写的状况是未解决的，属于将来时，报告写的状况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别请示着重于请示批准，报告着重于报告工作；第三，规定有别，请示规定上级必须答复，报告则不必，只供上级参照 三、请示的写法 请示按请示目的分，可分为批准性请示和呈转性请示两类 批准性请示内容比较简朴、具体，往往是某些较为细小的实际事项的祈求。

请示被批准后，执行机关范畴也比较小，常常就是请示单位自己 批准性请示一般由三部分构成：请示理由、请示内容、请示结语 请示理由是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，及概括地写出请示事项复杂的一般写成一段话，简朴的则就以一句话为之请示理由之后，许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语它们的基本的格式是“现将……报告如下”，随之点上冒号但有些极短小的祈求也可不写 请示内容是请示的中心部分，要写得具体，条理清晰，说服力强请示内容涉及提出请示事项和论述阐明道理或事实两项内容提出请示事项要具体，论述阐明道理要充足，只有这样才干使有关领导心中有数，易下决心 有些状况简朴，有条文和规定可根据，只是出于组织原则报给上级懂得，请示批准的请示请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理 请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，请示结语语调要谦恭请示结语的一般写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请批示”、“特此请示，请批复”等在写请示时，应当注意如下某些事项：要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示（请示应主送直接主管机关或主管领导，其她确需理解请示事项的领导机关或领导人，采用抄报形式解决。

如是受双重领导的机关，也应根据请示内容，择要送一处领导机关，由主送机关答复请示的问题，对另一领导机关采 取抄报形式）；一般不得越级请示，个别需要越级请示的，常采用两种方式：一种是转呈式，可以既避免越级，又明确主送机关；另一种是在越级祈求的同步，把请示抄报被越过的主管部门；不要把请示写成报告或请示报告；除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同步主送、抄送给主送机关领导人一般状况下，也不得在上报请示的同步抄送平级和下级机关会议纪要一、概念和特点   会议纪要是根据会议记录和会议文献以及其她有关材料加工整顿而成的，它是反映会议基本状况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并规定有关单位执行的一种文体有的需要下发执行的会议纪要，可以“告知”形式发出 会议纪要有如下几种特点： （一）综合性会议纪要是在对会议中多种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基本上形成的，它具有整顿和提纲的基本特点 (二) 指引性这一特性涉及两层含义：一是会议自身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的重要精神和决定事项因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于批示、决定或决策等指挥性公文的作用。

会议纪要还可以作为与会同志向单位领导报告、向群众传达的文字根据 （三）备考性某些会议纪要重要不是为了贯彻执行，而是向上报告或向下通报状况，必要时可作查阅之用 二、分类 按照会议性质来分，会议纪要大体有办公会议纪要、专项会议纪要、联席（协调）会议纪要、座谈会议纪要等 办公会议纪要是记述机关或公司、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议纪要办公会议纪要一般有例行型办公会议纪要，即记述例行办公会议状况及其议决事项的会议纪要，以及现场办公会议纪要，即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议纪要 专项会议纪要是专门记述座谈会讨论、研究的状况与成果的一种会议纪要其重要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合，既要归纳比较集中、统一的结识，又要将多种不同观点和倾向性意见都归纳体现出来 三、会议纪要的写法 会议纪要一般分两大部分开头第一部分一般应写明会议概况，涉及会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行状况以及对会议的总体评价等第二部分是纪要的中心部分，反映会议的重要精神、讨论意见和议决事项等根据会议性质、规模、议题等不同，大体可以有如下几种写法： （一）集中概述法。

这种写法是把会议的基本状况，讨论研究的重要问题，与会人员的结识、议定的有关事项（涉及解决问题的措施、措施和规定等），用概括论述的措施，进行整体的论述和阐明这种写法多用于召开小型会议，并且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小如果会议的议题较 多，可分条列述 （二）分项论述法召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采用分项论述的措施，即把会议的重要内容提成几种大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写这种写法侧重于横向分析论述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常涉及对目的、意义、现状的分析，以及目的、任务、政策措施等的论述这种纪要一般用于需要基 层全面领略、进一步贯彻的会议 （三）发言提纲法这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整顿，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以论述阐明这种写法能比较如实地反映与会人员的意见某些根据上级机关布置，需要理解与会人员不批准见的会议纪要，可采用这种写法u 常用文书在机关单位，除了应用公文之外，常常用到的尚有常用文书常用文书涉及：筹划类、总结类、发言类和信息类等 筹划类公文涉及：规划、设想、筹划、要点、方案、安排等。

一、 工作筹划 工作筹划是行政活动中使用范畴很广的重要公文机关、团队、企事业单位的各级机构，对一定期期的工作预先作出安排和打算时，都要制定工作筹划，用到“工作筹划”这种公文工作筹划事实上有许多不同种类，它们不仅有时间长短之分，并且有范畴大小之别从筹划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较 切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简要、概括的为“要点”，比较进一步、细致的为“筹划”，比较粗略、雏形的为“设想”，无论如何都是筹划文种的范畴不管其如何分类，筹划内容的范畴都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种限度”三大项  （一）多种工作筹划特性和写作特点  １．规划规划是筹划中最宏大的一种：从时间上说，一般都要在三五年以上；从范畴上说，大都是全局性工作或波及面较广的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括，如《××省经济和社会发展十年规划》，《××省工业构造调节规划》等规划是为了对全局或长远工作作出统筹部署，以便明确方向，激发干 劲，鼓舞斗志；相对其他筹划类公文而言，规划带有方向性、战略性、指引性，因而其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性这就规定写作者必须一方面进行进一步的调查和周密的测算，在掌握大量可靠资料的基本上，根据党、国家和具体单位的发展方针拟定发展远景和总体目的，然后充足吸取有关意见，以科学的态度，反复通过多种方案的比较、研究和选择，拟定各项指标和措施。

规划的具体写法：规划因具有严肃性，因此一般都是通过“批示性告知”来转发的，其格式都是由“标题”和“正文”两部分构成，一般不必再落款，也不用写成文时间规划的标题是“四要素”写法：单位名称＋时间期限＋内容范畴＋“规划”二字如《××省“十二五”期间经济发展规划》规划的正文一般都比较长，大体 有如下几方面内容：（１）前言，即有关的背景材料，也就是制定规划的起因和缘由这是制定规划的根据，因此不能简朴地罗列事实，而应把诸多有关状况以过认真地综合、分析，找出其有得因素和不得因素这样才会使人相信下面所提的规划目的言之有据，有可靠性２）指引方针和目的规定这是规划的大纲和原则，是在前言的基本上提出的，因此既要写得鼓舞人心，又要写得坚定有力，要用精炼的语言，概要地论述出来３）重要任务和政策、措施这是规划的主体和核 心，是解决“做什么”和“如何做”的问题，因此任务要提得明确，措施要提得概括有力这部分写作一般有两种构造：对于全面规划或任务项目较多的规划，因其各项任务比较独立，没有多少共同的完毕措施，一般采用以任务为主线的“并列式构造”（措施都在各自的任务之后分别提出）；对于专项规划或任务较单一的规 划，因其任务项目较少而其项目之间。