1-文件控制程序范本.docx

1-文件控制程序 1．目的 本程序规定对质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和资料的控制办法和要求，确保与质量、安全有关的所有文件和资料处于受控状态 2．适用范围 本程序适用于与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件（质量、环境、职业健康安全管理手册、程序文件和部门编制的质量、环境、职业健康安全第三层次文件）和资料，包括外来文件（如国际、国家、行业标准，法律法规，顾客提供的图样和工艺等）；本程序规定的编号办法，也适用于质量、环境、职业健康安全管理体系文件以外的管理制度及工作标准 3. 相关文件 AEQ/HX-M 《质量、环境、职业健康安全管理手册》 AEQ/HX-QP 4.2.4/AEP4.5.3 《记录控制程序》 Q/HX-质管-701 《质量文件编制格式规定》 4．职责 4.1 质管部负责质量、环境、职业健康安全管理手册和程序文件的编制、发放、更改的控制和管理； 负责从文件体系的一致性方面审查各部门编制的质量文件 4.2 总经办负责环境、职业健康安全第三层次文件相关制度及其它管理性文件和资料的编制、发放、 更改的控制和管理；负责从文件体系的一致性方面审查各部门编制的环境、职业健康安全第三层次文件。

4.3各部门负责职责范围内第三层次质量、环境、职业健康安全管理文件的编制、发放、更改的控制 和管理 5．程序 5.1 质量、环境、职业健康安全管理文件的分类与标识 5.1.1 质量、环境、职业健康安全管理体系文件由三个层次的文件组成： a）质量、环境、职业健康安全管理手册（第一层次文件）； b）程序文件（第二层次文件）； c）部门编制的管理制度、工作作业标准、工作细则、作业应用的电子软件等质量、环境、职业健康安全文件，和公司管理活动中形成的质量、环境、职业健康安全记录（第三层次文件） 5.1.2 质量、环境、职业健康安全管理体系文件分为“受控文件”和“非受控文件”两类： a）受控文件：按本程序进行控制的文件，包括公司内部使用的所有质量、环境、职业健康安全管理体系文件，提供给供方的文件，向认证机构提供的文件等，这些文件影响质 量、环境、职业健康安全管理绩效 b）非受控文件：不受本公司文件更改控制的文件，例如向兄弟单位提供的文件，向相关方提供的‘质量、环境、职业健康安全管理手册’等一次性发放的文件。

5.1.3 文件编号 5.1.3.1质量、环境、职业健康安全管理手册（第一层次文件）和程序文件（第二层次文件）的编号 版本号 质量、环境、职业健康安全管理体系标准中，主要条款编号（手册无此号） M：质量、环境、职业健康安全管理手册 AP、EP、QP：程序文件 企业标准代号/企业代号：A：职业健康安全方面；E-环境方面；Q：质量管理方面 5.1.3.2部门编制的第三层次质量文件（其中，质量记录的编号规定见下节）和其他文件的编号 版本号 同上文件类别（第一数字）和顺序号（后两数字） 部门名称的前两位汉字 上述编号中，文件类别数字的规定见表4-1 部门文件编号实例如：Q/HX-总经-101-A “总经办组织机构和职责” 表4-1 文件类别（第一数字）的规定 5.1.3.3记录的编号 a）记录表式的标识号 每种记录表式都给定一个标识号，置于每份空白表式的左下角，根据版面美观效果也可设置在适当的位置，对于同一种记录表式，其标识号不变。

记录表式标识号，用于显示其所相关的质量、环境、职业健康安全管理体系标准的对应条款号下图为质量记录表式的标识办法； 流水序号 质量、环境、职业健康安全管理体系标准中，有关的条款号 AR:职业健康安全记录；QR:质量记录；ER：环境记录 企业标准代号/企业代号：A：职业健康安全方面；E-环境方面；Q：质量管理方面b）职业健康安全、环境记录、质量记录的编号 填写职业健康安全、环境记录、质量记录时，应给出职业健康安全、环境记录、质量记录的编号，置于记录表式的右上角一般以工程项目名称缩写、部门名称缩写、流水序号进行编号： □□□□－□□－□□□ 序号或流水号 填写发出职业健康安全、质量记录的部门名称的前二位汉字工程项目名称缩写，不涉及工程项目时可不填写 属于交工资料的质量记录编号应按工程档案管理要求执行 5.1.4 第二层次文件更改状态的标识 a) 文件版本和更改状态，在程序文件眉头中的“版本/更改”栏显示； b) 版本用大写字母A、B、C……表示，A版为第一版，版本更换一次，提升一位； c) 同一版本进行局部更改时，用更改号0、1、2、3……表示，“0”表示该版本无更改，“1”表示该版本进行了第一次局部更改，这样按更改次数提升更改号。

每次更改可以更改一处或多处位置，但只要版本不变，不管更改次数，在进行更改部位文字旁，应按更改先后，分别注上小写字母a、b、 c、d…… 5.1.5 文件受控状态的标识 5.1.5.1受控文件 a) 质量、环境、职业健康安全管理手册和第二层次程序文件，加盖“受控印章”，注“分发编号”； b)第三层次受控文件，由文件分发部门建立受控文件分发清单、并将该文件列入有效文件清单 进行控制，发出的文件上不作标识 5.1.5.2 非受控文件：仅由分发部门作分发记录，一般情况下不作标识，在对相关方提供非受控文件 时必须盖非受控章作标识 5.2 文件的编制 5.2.1 质量、环境、职业健康安全管理体系文件，按照GB/T 19001-2000、GB/T 28001-2022、GB/T24001 －2022标准规定，针对公司质量、环境、职业健康安全活动控制的要求编制 a）质量、环境、职业健康安全方针和目标，由总经理规定； b）质量、环境、职业健康安全管理手册、程序文件，由质管部编制； c）第三层次质量文件，分别由质量活动的各负责部门编制，部门经理应指定每个质量文件的编制人，质管部负责审查各文件在质量文件体系中的协调和一致性； d）第三层次环境和职业健康安全管理文件，分别由职业健康安全活动的各负责部门编制，部门经理应指定编制人；总经办负责审查各文件的协调和一致性。

5.2.2其它文件主要包括三类：1、各类管理制度（除质量、环境、职业健康安全管理体系外的管理制 度）及与管理制度有关的支持性文件，如工作细则、规定； 2、各类财务管理制度；3、各类经济考核制度这些文件由各职能总经理/总工程师指定其属下的部门进行编制 5.2.3 质量文件编制的基本格式及要求，见Q/HX-质管-701“质量文件编制格式规定”，其中技术性文 件由负责编写的技术部门规定基本格式及要求；环境和职业健康安全管理性文件参照执行5.2.4 各文件编制部门，应建立部门编制的质量、环境、职业健康安全管理文件的清单，清单应包括 文件编号、文件名称、有效版本号等，并负责及时更新文件清单部门编制的和更新的文件的清单应送交质管部一份备案 5.3 文件的审批 5.3.1 质量、环境、职业健康安全管理手册由各部门经理、各职能总经理及总工程师审阅和提出意见、 质管部修改、管理者代表审核、总经理批准； 5.3.2 程序文件由主要相关部门经理/职能总经理会签，质管部经理审核，管理者代表批准； 5.3.3 第三层次质量、环境、职业健康安全管理文件，由编制部门经理审核，主要相关部门（在文件 说明中应注明）的经理会签，主管的职能总经理/总工程师批准，总经理直管部门由总经理批准。

5.3.4 其他文件由编制部门经理审核，按文件的重要性，分别由职能总经理或总经理批准 5.3.5 质量、环境、职业健康安全记录的填写、审批，按AEQ/HX-QP 4.2.4/AEP4.5.3 《记录控制程 序》规定执行 5.4 文件的发放与归档 5.4.1 质量、环境、职业健康安全管理手册和程序文件的发放和归档，由质管部负责发放和回收，质 量、环境、职业健康安全管理手册和程序文件换版后应及时向总经办归档备份具体的质量、环境、职业健康安全管理手册和程序文件发放范围见附录A 5.4.2 第三层次质量、环境、职业健康安全管理文件的发放和归档，由文件的编制部门负责发放和回 收，发放范围应包括该文件涉及的部门和上级管理人员同时应将换版后的第三次文件及时向总经办归档备份，其中电子版本必须向质管部归档备份 5.4.3 外来文件控制 a）与质量管理体系有关的文件，由质管部处理、控制和归档； b）与环境、职业健康安全管理体系有关的第三层次文件，由总经办处理、控制和归档； c）行政性文件，由总经办处理、控制和归档； d）技术性文件、标准，由总工办处理、控制和归档。

其中与设计有关的技术性文件、标准由设计部负责归档；与工艺有关的技术性文件、标准由工艺主管负责归档；与检验有关的技术性文件、标准，由质管部负责归档；与安全技术有关的标准、文件由安保主管负责归档 e）商务性文件，由营销总经理/事业部总经理的秘书处理、控制和归档 f）法律法规性文件，由法律事务部处理、控制和归档 5.4.4 发放文件时，发放部门应填写“文件发放、回收记录表”，发放人在发放文件的同时，必须同 时收回失效的文件 5.4.5 文件发放后，应确保在使用处可获得适用文件的有效版本 5.5 文件的更改 5.5.1 文件更改，应由文件的原编制部门进行，更改后的文件应按原编制文件时的同样流程会签、 审核和批准如由于原编制部门撤并或职能调整，需由另一部门负责更改时，该部门应了解原文件编审批所依据的背景资料、本次提出更改所依据的资料、与本次更改文件相关的其它文件等，保证文件内容的连续性，还必须注意某一文件的更改是否会引起其它相关文件的更改 质管部负责确认质量文件更改后，该文件与质量文件体系的一致性；质管部应编制和更新有效受控质量文件清单；总经办负责确认环境、职业健康安全管理第三层次文件更改后，该文件与环境、职业健康安全管理文件体系的一致性；总经办应编制和更新有效受控的环境、职业健康安全管理文件清单。

5.5.2 更改包括局部更改、换页和升版当更改次数多或进行重大更改时，可进行文件换页或升版 5.5.3 文件更改时，由文件更改提出人填写《文件更改申请审批表》，说明更改文件编号和文件名称、 更改理由、更改。