(CPA16)文档管理控制程序D.doc

收文单位：集团各部门一、 目的二、 范围三、 特殊定义四、 流程图五、 职责六、 说明七、 流程关键KPI八、 支持文件九、 记录十、附件REVISION/AMENDMENT HISTORYTSSUE DATEREV.PAGEDESCRIPTIONOWNERFEB,28,2009AALL新版应丽飞MAY, 18, 2009B3-8更改：六、说明部份；七、关键KPI部份；十、附件赵雪峰JULY, 15,2009CALL按组织架构更改部门及岗位名称，去掉6. 2.3文档 管理职责相关性列表，具体见蓝色字体部份质量管理部总监JUNE, 20,2010DALL1、 按纽织架构更改部门名称；2、 将6. 4. 1中的文档管理员由三个级别改为两个级 别，去掉平台级，只分为部/处级和公司级3、 优化《文档稽查模版》《文档管理员清单》4、 “6. 3. 2. 4文档存放安全要求：”中增加电了档的保 存耍求5、 更改《文档清单》的审批节点企划部总监一、 目的为了规范集团文档管理，实现知识的积累与传承，提高工作效率，特制定本规定二、 范围本规定适用于记忆集团各部门及各类专项机构（如项目组、管理委员会等）的文档管理。

三、 特殊定义文档：是指集团在经营管理过程中所形成的数据统计、分析等资料以及实施或改进过程管理所形成的资料， 是集I才I经营管理活动的重要资料，是监控集团经营管理活动健康水平的重要证据；文档属性定义：对文档的信息、密级、权限、制作岗位、保存地点、输出频次和时间、审批等特性进行定义; 文档属性定义完成审批后将作为文档管理的依据之一四、 流程图：N/A五、 职责5. 1体系管理主管：5.1.1负责制订并维护文档管理规范；5. 2文控助理：5. 2.1对公司的文档的存档的完整性进行监控；5.2.2对公司的文档的管理状况进行监督检查；5. 2. 3对各部门的文件管理员进行文件管理的培训与指导；5.2.4负责工程文件为体系文件、集团司发文件的统一管理；5. 5. 5负责组织人员对公司的文档管理进行稽查；5.3人力资源部：5. 3.1负责对公司的整体的人员信息进行管理，包括员工的人事信息、薪酬信息、培训信息以及绩效考核、 个人能力发展信息、岗位异动信息、健康信息等与个人相关的信息；5. 3. 2负责员工劳动合同的统一管理；5. 3.3公司培训教材的统一管理；5.3.4负责文档管理工作落实到干部评价或考核中，落实到文件管理员的考核中；5. 4企划处：5. 4.5负责对公司级、部门级项II的文档进行收集并管理；5. 4.6负责公司规划材料的管理；5. 5信息系统管理部：5. 5.1负责对公司信息系统进行统一的管理，并建立数据库定期备份的管理制度。

5. 6风险控制部：5.6. 1负责对公司合同/协议（除员工劳动合同）的统一悸理；5.7财务部:5.7. 1依据国家财务法律法规及制度规范的要求进行财务相关单据的管理；5. 7. 2对于会影响到财务数据的准确性的数据录入的相关环节进行整体的策划与控制，保证财务数据及经 营分析数据的准确性；5. 7. 3负责财务预算材料的管理；5.8各部门经理/总监：5.8. 1确认/审核本部门的文档属性定义表；5. & 2负责确定本部门的文档管理员；5. 8.3负责监督并指导员工按照文档管理规范婆求进行文件的管理；并确保文件管理信息的有效传递：5. 9各部门文档管理员：5. 9.1贯彻执行《记忆集团文档管理规定》，针对本部门进行全员培训，使每一位员工明确规范与流程；5. 9.2负责木部门文档的编号管理、格式统一、以及文档清单的维护；5.9.3负责指导、监督本部门的文件管理工作5. 10所有员工：5.10. 1所有文档制作完成后提供文档清单的相关信息给部/处文档管理员；5.10.2接受文档的稍核；5.10. 3学习并执行文档的管理制度六、说明6.1文档分类：6.1.1基础信息采集类（记录类文档）：特指仅限于基础信息或基础数据的采集类文档，一般情况卜•不能作 为运作监控或管理用途，需要进行统计/加工方可用于管理。

1） 系统文档：公司的应用信息系统的输入、输出文档；如SAP ERP系统中使用的原始单据、不同部门 之间传递信息的打印的系统表单等；2） 应用系统数据库：存放于应用信息系统中的数据，一•般以数据库的形式存在；3） 苹础信息记录表：用于记录经营管理活动过程中产生的数据或信息;是报表数据的统计源；4） 订单：客户方向我方订购产品的凭证或是我方向供应商订购物料、材料的凭证；5） 人员信息：包括员工的人事信息、培训信息、界动信息、健康信息等与个人相关的信息；6） 财务单据：指财务的报销凭证等；6. 1. 2管理/运作监控类文档：1） 技术报告：在公司研发或制造部门产生的技术创新或技术总结类的报告；2） 分析报告：对公司的经营管理活动的各项运营指标进行监控并分析、提出改善计划的报告，或是产 品的失效分析报告；如经营分析报告、质量月度分析报告等；3） 业务报告：指与部门的业务直接相关联的不能包含在技术及分析报告内的报告如产品运作过程小 产生的与产品有关的报告，如产品销售策略报告、产品定价报告、产品ROADMAP等4） 报表：在公司经营管理活动中产生的数据统计/分析报表，主要用于监控与管理活动过程的各项运行 指标是否正常。

如品质报表、效率报表等；5） 清单：在公司经营管理活动中汇总各信息或是动作结果等产牛:的文档，用于管理活动过程中记录的 输出或是动作产生的情况如文件发布清单、索赔记录清单、运费清单、合格物流商清单等6） 会议资料：包括会议纪要以及会议材料；6.1.3项目文档：在项目活动中产生的项目的文档；如项目的立项报告、项目工作计划以及周报、月报以 及项目过程文档等材料；6.1.4合同/协议：与客户或供应商订立的合同或协议；包括与员工订立的劳动合同；6. 1.5规划材料：公司年度规划文件、年度预算材料6. 1.6培训教材6. 1.7文件类：1） 部门/公司发文：由公司或部门发布的通知、管理制度等文件2） 体系文件（L1、L4文件）：由文控中心正式受控发布的手册、控制程序、流程文件、管理规范、工作 指令或操作指令等文件；3） 工程文件：包括BOM、GERBER、测试方案、SPD软件、BIOS软件等由研发输出的产品文件;4） 外來文件：包括法律法规、客户标准、检测报告等非本公司产牛的文档5） 产品文件：包括产品价格文件、XX客户XX产品Control Run管控通报、Roadmap等与产品相关的非基础信息釆集类和非管理/运作监控类的文档。

6.2文档分级管理要求：6.2.1对于公司的文档实行分级管理，共分为两级：公司级以及部门级；划分的原则是视文档的重要性、统一管理的实现难易度、和关法律法规的要求等进行确定;6. 2. 2各文档的分级管理的要求见下表：文档类型公司级管理部门级管理系统文档由各部门进行管理基础信息记录表由各部门进行管理订单山商务处进行管理数据库由信息系统服务处统一管理财务单据由财务部按国家的财务制度实施管理人员信息由人力资源管理处统一管理报表山报表制作部门进行报表的管理；KPI 指标的报表山金划处监管；财务报表以及 经营分析报表由财务部管理业务报告由各部门进行管理技术技告由各部门进行管理分析报告由各部门进行管理会议资料山各部门实施管理；总裁室的会议资料山 金划处管理项目文档由企划处统一管理公司级项H文档部门级项目文档山各部门进行管理；规划材料由企划处统-•管理年度规划材料由，预算材料由财务 统一管理各部门管理部门预算材料及部门规划材 料合同/ 协议采购/销售合同由风险控制部统一•管理采购处、商务处进行合同的备份管理劳动合同由人力资源管理处统一管理培训教材由人力资源管理处统一管理部门培训教材的开发与管理部门发文集团司发文件山体系管理处统一管理部门文件山各部门进行管理体系文件由体系管理处统一管理工程文件由体系管理处、测试中心、EMS事业部统一进行管理。

外來文件由体系管理处和惠阳质控处统一进行管理各部门及时提供相关信息及材料给文控 人员产品文件由各部门进行管理6. 3文档的管理要求：6. 3. 1文档属性定义表的制作/更新：文档属性定义表完成审批后将作为文档管理的依据；6. 3. 1.1文档属性定义的内容以及相关管理的要求说明：1）文件密级及保密期限的确定：山文档制作者定义文档是否属保密文档，文档的密级以及保密期限；确认 为公司保密文档的，均需按《公司保密管理规范》执行文件的标识、发布及管理所有接触公司保密文 件的人员均需自觉遵守保密制度的要求，不得向公司之外的机构或非接触人员泄露文档内容；2）权限管理：所冇文档均盂定义允许接触文档的部门、岗位或人员名单以及文档审批的权限；由文档制作 者进行权限的定义；文档在发送或共享或接触过程中严格遵守文档的权限控制耍求，对于权限Z外的人 员需接触的文档,则需走审批流程,经审批通过后方可接触该文档；审批流程设置如下：文档密级申请部门管理部门集团 总裁备注经理总临主管VP经理总监主管VP绝密VVVVV绝密、机密文件可能由总监 或主管VP直接加入文档属 性定义表，审批从加入人起 始机密VVVVVV秘密VVVV其他VV3）文档保存时间及存档地点的确定：所有的文档均需确认保存的年限及存档的地点，保存年限的确定时需考虑：产品的生命周期、技术更新时间、客户要求、法律法规或管理制度的要求，冇关财务文档的保存 年限和保存地点必须符合财务相关的法律要求和财务制度；6. 3.1. 2文档属性定义表的审批：1） 文档属性定义由制作者完成后交由文档管理员统一汇总；2） 由各部门/处经理或总监对木部门工作中所产生的文档进行确认，确认时注意文档的完整性，属性定 义的准确性和一•致性，关联文档的匹配性（如吋间的先后、权限的设置等）；如有与财务相关的文档, 与财务相关的经理进行文档属性的确认；3） 部门/处的文档属性定义确认完成后提交给本部门的文档管理员，由其汇总成为本部门的文档属性定 义表，捉交审批；4） 文档属性定义表的审批节点设置：4. 1文档属性定义表初次提交审批的节点设置:部门处经理---部门领导一-文控助理一-主管部门VP —-财务经理一-主管财务VP—-总裁---抄送文控助理、本部门.4. 2文档属性定义表变更（包括增加或删除文档信息的变更）的审批节点设置：1） 更改“文档密级”、“保密期限”、“审批节点设置”的审批节点设置：部门处经理-一部门领导■一文控助理一-主管理部门VP-一财务经理一-主管财务VP-—总裁-一抄送文控助理、本部门。

2） 除“文档密级”、“保密期限”、“审批节点设置”以外的项的更改的审批节点设置：部门处经理--- 部门领导---文控助理-一财务经理-一抄送文控助理、本部门3） “可接触范围”的更改，审批节点按“6.3. 1. 1”中的“权限管理”要求。