学习使用组织结构图.docx

知识专题-Office专题-PowerPoint学习使用组织结构图概述 2生成图表 3层次结构 4添加形状 5添加名称 7组织结构图的画布 8调整字体大小 9缩放图表 10板式和颜色 11图表的组成部分采用不同的分支 12自动套用样式 13手动设计样式 15使用“自选图形”编辑图表 17关闭自动功能 18移动或添加形状 20隐藏连接符 21移动或添加形状 22将形状组合在一起以便同时移动 24课程摘要卡 - 使用母版进行有效设计 25图表总结 25版式和设计 26在关闭“自动版式”的情况下编辑图表 26概述使用 Microsoft Office 制图工具可以在 Microsoft Office PowerPoint® 2003 中创建组织结构图您可以生成图表和设置版式，并有效地设置样式，还可以获得编辑提示以帮助您对图表做进一步的调整课程目标在完成本课程之后，您将能够：n 生成组织结构图层次结构并填入名称 n 使用垂直和水平版式获得最佳的视觉效果 n 按级别为图表着色，并增添具有专业水准的样式 n 使用“自选图形”和连接符来调整图表，使其符合组织的需要如果您需要在幻灯片中包括组织结构图图表，请考虑在 PowerPoint 中创建该图表。

理想的 PowerPoint 组织结构图是一种结构相当平坦的图表，在每个级别上的人员数目都不太多您还可以将组织结构分成几个部分显示，这样，就能把图表放在不同的幻灯片上在 PowerPoint 中绘制图表的优点是，图表将采用它所在的幻灯片的配色方案，并且，当您使用不同的配色方案时，颜色会自动更新本课程将引导您生成一个组织结构图，然后设置它的样式，并更改它的结构生成图表有几种进入图示库的方法下面列出了其中的一种方法，以及随后如何在幻灯片上插入组织结构图： 在“绘图”工具栏上单击“插入组织结构图或其他图示”按钮  双击库中的组织结构图缩略图，即会插入一个图表正如所谓的殊途同归，在 PowerPoint 中，您也可以从几个不同的位置打开包含组织结构图的图示库在下面这几个位置，您都能找到一个小的图示按钮： n 在“绘图”工具栏上，如左图所示 n 在一组幻灯片版式中 n 在“插入”菜单上，“图示”命令的旁边 层次结构 头：所有图表均从头开始 “助手”位于其上司及该上司下属的中间 下属向更高层的某人报告，其同事与之并排排列 小灰点表示已选定该形状，并可以向其添加相关的形状 在 PowerPoint 中，组织结构图用于显示公司内部的员工以及他们之间的相互关系。

插入的默认组织结构图只有几个形状：顶部的一个形状代表老板，在它下面的三个形状代表下一级别的员工您可以在此基础上使用以下类型的形状生成最终的组织结构图：n 助手 该类型的形状显示在其上司的下方以及该上司的下属的上方n 下属 该类型的形状恰好位于其上司的下方，并且以水平或垂直方向上（取决于您的选择）的分支表示多个形状n 同事 该类型的形状与同一级别的形状并排排列还可以将它们作为下属添加到同一个上司的下面添加形状图 1   向组织结构图中添加“助手”形状 单击要向其添加“助手”图形的形状被选定的项将带有灰点边框 在工具栏的“插入形状”菜单上，单击“助手”请注意，对于此形状而言，“同事”不可用，原因在于您无法在顶部自动添加第二个最高级别的人图 2   添加操作之后的“助手”形状通过“组织结构图”工具栏（每当选定该图表时，即显示该工具栏）向图表中添加新形状（即组织中员工的位置） 若要向图表中添加新形状，需要单击要与新形状相关的形状，然后从工具栏中单击下列类型之一：“下属”、“同事”或“助手”（参见图 1 和 2）快捷方式n 添加“下属”的快捷方式是单击工具栏上的“插入形状”按钮这会在所选的任意形状下面添加一个“下属”形状，并且您可以省略从菜单中选择“下属”的步骤。

n 请用鼠标右键单击某个形状，您将在快捷菜单上获得所有相关的形状类型 灰点边框形状周围的灰点表示该形状被选定，而不是该形状中的文本被选定您必须先执行该选定操作，然后才能： n 删除形状 n 使用 Tab 遍历多个形状 n 选定多个形状（单击这些形状的同时按 Ctrl） n 使用“格式刷”按钮 ，将样式从一个形状复制到另一个形状 n 用鼠标右键单击某个形状时，将在快捷菜单上得到图表选项 添加名称若要添加文本，请在形状内部单击（形状周围将出现一个阴影线边框），并键入文本若要添加名称和其他文本，请在形状内部单击并键入相应的文本按 Enter 可在形状内部换行 阴影线边框输入文本时，该形状周围将变为一个阴影线边框（参见左图）注意到这一点很重要，因为在对文本执行特定操作时（如编辑文本，或复制文本以便将其粘贴到其他位置），必需先执行这种选定（与灰点边框相反） 对于某些涉及形状的操作（比如使用 Tab 切换到各个形状），则不应当让此边框出现例如，如果在形状的周围出现阴影线边框，并且您按了 Tab，则该形状中的文本将被缩进组织结构图的画布观察形状在画布内部调整大小的方式首先突出显示画布区域，然后添加形状，并且图表调整大小以适应画布，最后形状和文本都变得更小。

稍微变一下思路，查看一下组织结构图周围的区域和边框这是它的“画布”，一个为了生成图表而保留的绘图区域组织结构图必须位于该区域内部，以便每当您向图表中添加形状时，图表都可以相应地重新调整自身的大小 结果，随着您向该图表中添加更多的形状，您将看到形状和文本变得更小稍后，将介绍通过缩放功能以及使用“组织结构图”工具栏上的“适应文字”按钮来调整图表的大小调整字体大小如果插入形状之后文本变得太小，可使用“适应文字”使字号增大一个字号生成图表时，形状内部的文本可能变小使用“适应文字”按钮可以对此加以补救选中图表后，在“组织结构图”工具栏上单击此按钮，字号将增加一或两磅（取决于形状中的可用空间）有时，这是需要进行的唯一调整 如果希望文本比“适应文字”所设置的大小更大，则始终可以使用“字体”对话框（“格式”菜单上）来选择字号但您可能需要首先使形状变大一些请通过缩放功能完成此操作（请参阅下一节）注意   使用“适应文字”也能够使文本变得小一些例如，如果某些太大的文本在形状中放不下，则“适应文字”将按照在该形状中容纳这些文本所需的大小使所有文本都变小在这种情况下，使用“适应文字”前最好先将该图表适度地放大。

缩放图表通过向下拖动尺寸控点放大图表形状变大后，将为大字体文本腾出更多空间  拖动尺寸控点时指针变成十字形  虚线轮廓显示图表的放大幅度如果希望图表中的形状变大或变小，可以缩放该图表 若要执行缩放，请将鼠标指针指向画布边框上的白色尺寸控点之一，当指针显示为双向箭头指针 时，将边框向内或向外拖动拖动时指针将变成十字形 若要仅在一侧或从一角调整图表的大小，只需拖动尺寸控点若要在两侧或从所有角调整图表的大小，请在拖动的同时按 Ctrl如果您在早些时候单击了“适应文字”以放大图表中的字号，然后将该图表放大，则再次单击“适应文字”仍然会使字体变得更大一些 移动图表    只需使用四向箭头指针 在边框拖动该图表您首先必须单击该图表以选定它板式和颜色在此图表中，形状颜色各不相同，以便表示不同的工作等级；同时，还使用多种分支样式以提高可读性（“经理”行水平放置，而“下属”则垂直放置）版式和设计，可以使图表变得赏心悦目 版式是指您如何分布图表中的各种形状就是说，是将其逐行排列，还是垂直堆放，或者同时采用这两种方式 设计是指用于形状和连接符的颜色和样式颜色可作为在图表中区分位置或级别的方法诸如斜体和阴影这样的样式元素会使图表看起来更为优美和专业，但是不可以滥用。

图表的组成部分采用不同的分支 此图表中的所有级别都有“标准”分支，这种版式较为水平，并强调组织的级别  此图表的底部分支使用“左侧下垂”和“右侧下垂”版式，从而使版式更加丰富，空间利用效果更好，并重点强调单个报告组而不是报告级别 严格的“水平”类型的图表结构倾向于以笔直的行来强调组织中的级别；缺点在于您可能很快用完从左到右的空间 如果您想使图表富于变化，以及需要优化空间使用效率，可以使组织中的某些级别垂直排列 要这样做，请单击要重新分支的形状的上方位置，然后转至“组织结构图”工具栏上的“版式”按钮在此选择一个选项，如“左侧下垂”或“右侧下垂”重新分支操作只影响所选的组默认的结构为“标准”，它将应用水平结构自动套用样式组织结构图样式库 “自动套用格式”按钮用于打开图表样式库  样式库中可用样式的示例要进行“颜色处理”并设计该图表中的形状，或简或繁可由您自由掌握 n 简单方式：使用“样式库” n 繁琐方式（也可能更为有趣）：借助于当前幻灯片的配色方案，自己完成所有设计 样式库库样式可以完全满足图表的需要，它能够按组织级别对图表进行着色，并使用棱台、小括号、轮廓、渐变填充等元素设计形状库样式是一组供您选择和应用的模板（参见左图）。

在应用样式之后，能否对其进行自定义？您可以更改字体格式，但无法更改填充颜色或线形还要注意：您添加的任何新形状都将获得该样式的着色效果（例如，如果“助手”为粉红色的，则所有新的“助手”都将是粉红色的）如果这正是您想要的结果，则这可能是一个优点如果您想有更大的控制权，则这可能是一个缺点要打开“样式库”，请单击“组织结构图”工具栏上的“自动套用格式”按钮手动设计样式 填充颜色：纯色或图案、纹理、渐变或照片它可应`用于形状或图表背景  线条颜色：包括使用两种颜色的图案  字体颜色 线形：设置边框和连接符的粗细  虚线线形：应用虚线或实线在边框或连接符上使用与应用样式库中的完整样式不同，这种设计样式的方法需要通过选择图表中的级别并使用“绘图”工具栏（参见左图）来更改填充颜色、线条颜色、字体颜色和线形该工具栏上的按钮将当前幻灯片的配色方案显示为默认选项；当然，您不必接受该配色方案但请注意，当您应用其他配色方案时，配色方案的颜色将自动更新，而其他颜色则保持不变 重要    如果您觉得可能需要对图表进行某些高级编辑（如第 3 课中所讨论的添加自选图形和更改连接符），则手动设计样式是进行图表设计的一种有效方式。

按组选择在第 1 课的练习中，您初步了解了按分支或组进行选择的选项这些选项位于“组织结构图”工具栏的“选择”菜单上使用这些选项可以同时对图表中的某个组设置样式例如，选择所有“助手”或某个级别上的所有“下属”，可以将相同的样式应用于所有形状您可以按以下类别进行分组：n 级别 n 分支 n 所有助手 n 所有连接符 您可能回想起在前面的练习中，为了选定要更改字体的所有图表形状，需要单击顶部形状“玛吉”，然后从菜单中选择“分支”以选定“玛吉”下面的每个形状 使用“自选图形”编辑图表在顶部有两个老板：这是一个需要通过自选图形进行编辑的结构示例如果组织结构图选项不能直接支持您的组织结构的某些特殊需要，。