02技术文件和资料控制程序.doc

编 号Q/YH.G.QP42-02-2015版 次A/0 页 码1/9技术文件和资料控制技术文件和资料控制 程序程序 生效日期2015.12.151 1 目的目的本程序规定了与质量管理体系运行有关的任何媒体形式的技术文件和资料的控制要求及方法，确保各工作场所使用有效版本的文件2 2 适用范围适用范围本程序适用于质量管理体系运行有关的技术文件和资料的控制，也适用于顾客提供的图样或规范等参考文件的控制3 3 术语和定义术语和定义无4 4 职责职责4.1 技术部负责归档文件的接收、发放、换发、回收和废止的管理、控制工作4.2 技术部负责技术文件/标准/工艺文件的编制、更改和外来技术文件/标准、图样的确认工作及发放范围的控制4.3 品质部负责检验流程计划编制、修改和外来质量标准的确认工作及发放范围的控制4.4 各部门文件管理员负责建立本部门的《文件/样品接收记录表》5 5 方法方法5.1 文件的编制和审批项目编制审核会 签批准企业产品 技术标准技术部品质部----管理者代表技术/质量文件相关部门部门负责人相关部门管理者代表工艺流程图产品主管技术部部长生产部部长管理者代表（试）生产工艺 文件/控制计划项目负责人 技术部部长 项目小组成员管理者代表编 号Q/YH.G.QP42-02-2015版 次A/0 页 码2/9技术文件和资料控制技术文件和资料控制 程序程序 生效日期2015.12.15项目编制审核会 签批准临时工艺文件/修改后的技术/操作指导书/质量文件/检验指导书技术部品质部主管部门部长相关部门管理者代表生产工艺文件/控制计划项目负责人 技术部部长 项目小组成员管理者代表5.2 文件的编号及标识5.2.1 技术文件编制和图样设计后，由技术部对其进行分类归档，并将受控文件建立《文件一览表》。

5.2.2 文件标识方法a）技术图样“生产用图”＋“发放日期”+“受控”章；b）技术文件“受控”章＋“编号”；c）试生产用图样/文件——“试行文件”；d）当顾客要求时，特殊特性的文件标识按技术部制订的特殊特性标识的使用规定执行5.2.3 外来标准和文件的确认5.2.3.1 外来标准、检验规范和图样的确认，由技术部填写《文件/样品接收记录表》进行确认并备案保管，必要时进行分发5.2.4 购买的顾客样品：由技术部进行确认和填写《文件/样品接收记录表》，并做好标识后交生产部保管 具体按《产品标识和可追溯性控制程序》和《顾客财产管理程序》执行）5.3 文件的发放、检查和更改5.3.1 受控文件的发放由文件编制部门制订发放范围并填写《文件/样品发编 号Q/YH.G.QP42-02-2015版 次A/0 页 码3/9技术文件和资料控制技术文件和资料控制 程序程序 生效日期2015.12.15放记录表》部门文件管理员在接收人一栏里签名，按时建立《文件接收记录表》，以便追溯/更换旧版文件5.3.2 为确保作业场所使用的有效文件，由技术部长授权部门人员每季进行有效版本文件的检查/核对，技术部长不定期对其进行抽查/核对，并保存检查/核对记录。

5.3.3 当文件使用人员的文件破损严重，影响使用时，应由部门文件管理员到相应部门（以旧换新）办理更换手续，资料管理员则按 5.5 条款处理破损文件5.3.4 当文件使用人将文件遗失后，应填写《索取图纸资料通知单》，经批准后，方能补发文件5.3.5 当有关部门需增发文件时，由所在部门向文件编制部门提出申请，经批准后，按 5.3.1 条款办理5.4 文件的更改5.4.1 顾客要求更改时（包括“更改通知单”、图样、通知更改等）：技术部资料管理员填写《文件更改接收和评审表》，技术部负责在顾客要求的时间或三个工作日内由产品负责人进行评审并签定评审结论，评审内容包括其适用性及实施该规范对产品、工艺、检测等相关方面的影响和所需要做的相关更改主管设计和工艺技术人员在评审后填写《图样和技术文件更改通知单》说明更改原因，做好更改标识，并进行会签和审批，按规定的发放范围及时发放到原文件持有者进行更改.填写文件修改履历5.4.2 公司内部要求更改时：公司任何职工有权对技术文件提出修改意见，提出时需填写《文件更改申请和评审表》报归口管理部门， 文件归口管理部门收到更改申请表后由部门领导或委托人确认后进行更编 号Q/YH.G.QP42-02-2015版 次A/0 页 码4/9技术文件和资料控制技术文件和资料控制 程序程序 生效日期2015.12.15改。

文件的更改程序同顾客要求文件更改程序5.4.3 文件的更改由文件的编制部门进行，并由原审批部门进行审批，若需由其他部门进行审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料，必要时注明更改性质5.4.4 所有技术文件更改后，技术部必须建立《文件更改记录》5.4.5 当技术文件更改后，凡涉及相关的其它的图样、样件、工艺文件、检验规范等必须同步进行相应更改，以确保文件的一致性和可操作性5.4.6 更改后的文件应按 5.4 条款进行审核和批准，并按 5.3 条款执行发放手续5.4.7 当顾客的工程标准/规范需更改时，技术部应在三个工作日内对更改的项目或内容进行评审，并由技术部及时发放到有关部门，一旦上述更改影响 PPAP 文件时，则更新 PPAP 记录5.4.8 更改后的技术文件不得降低产品质量，必须符合有关标准的规定，应保持正确、完整、统一和清晰并保证更改前的原技术文件有据（档）可查5.4.9 更改的方法a) 技术文件的更改一般采用划改：将图样或文件上需要更改的尺寸、文字、符号或图形等用细实线划去，被划去部分应能清楚地看出更改前的内容，然后填写新的尺寸、文字、符号或图形等划改时在靠近图样与文件的更改部位附近写上更改标记：用加圆圈的小写英文字母表示（如：a、b、c……）。

更改标记一般按每张图样或文件编排，但对多张表示同一代号的图样或文件，更改标记应按全份图样或文件编排，并填写在需要更改的各张图样或文件上编 号Q/YH.G.QP42-02-2015版 次A/0 页 码5/9技术文件和资料控制技术文件和资料控制 程序程序 生效日期2015.12.15b) 更改的内容，如地方紧凑，允许划掉更改部分，在其附近空白处写上新内容，自更改标记处引出一条带箭头的细实线指向更改处部分图形的更改，用点划线将更改部分围上，然后用细实线打“×”，另在图纸空白处给出新图形c) 整个视图的更改，用细实线划去，在附近或采用附件给出新图，以一个更改处数计算d) 若技术文件经多次使用与更改而污损不能再用时，或更改的内容不能在原文件上进行更改时，根据最后更改的文字、图形等进行重新绘制或打印底图，但不得改变其代号新图样及文件的版本号采用大写英文字母表示（如 A1、A2……或 A/1、A/2……）旧技术文件应存档备查，盖 “作废留存”印章，并由经办人签上姓名、日期e) 凡经更改的图样或文件，均应在更改栏中填写：1） 更改标记；2） 同一标记下的更改处数；3） 更改通知单编号；4） 更改人签名；5） 更改日期。

f) 更改的补充说明：技术文件更改通知单应注明编号，其原件应存档备查借（通）用件的技术文件更改应慎重，不得破坏借（通）用件的性质否则，应编制新技术文件，另编代号，并相应更改与其有关的一切技术文件，而原通用件和借用件的技术文件仍予以保留更改后的技术文件如破坏了互换性，应改变图样及文件的代号，也可绘制新图样及编 号Q/YH.G.QP42-02-2015版 次A/0 页 码6/9技术文件和资料控制技术文件和资料控制 程序程序 生效日期2015.12.15文件，并相应更改与其有关的图样及文件5.5 文件的回收和处理5.5.1 文件一经更改/或修订时，原版本文件作废，在发放新版本文件的同时回收失效版本的旧文件回收人应在五个工作日（节假日应顺延）内收回失效文件5.5.2 回收的文件由回收人确认后，在《文件资料回收记录表》上签字，并在失效的文件上加盖“作废”章后集中存放，根据需要除留 1-2份加盖“作废留存”章存档备查外，其余需销毁的文件应填写《文件记录销毁申批单》经发文部门批准后，在部门负责人或委托人的监控下集中销毁5.5.3 为法律和/或积累知识的目的所保留的任何已失效的文件，统一由资料管理员加盖“作废留存”章后，方可留用。

5.6 文件的归档和保管5.6.1 文件的原件（包括存入软盘的文件）一律由编制部门保存，受控文件建立文件清单妥善保管，受控文件不得随意涂改和卷折，应保持页面整洁清晰5.6.2 各类文件归档后，由发放部门进行整理、编目、组卷保存5.6.3 文件保存应符合防火、防水、防蛀、霉变等规定的环境要求，以防损坏和丢失6 参考文件参考文件Q/YH.G.QP64-02-2015 《产品标识和可追溯性控制程序》Q/YH.G.QP75-05-2015 《顾客财产管理程序》7 质量记录质量记录JL4.2-02-01 《文件/样品发放记录表》编 号Q/YH.G.QP42-02-2015版 次A/0 页 码7/9技术文件和资料控制技术文件和资料控制 程序程序 生效日期2015.12.15JL4.2-02-02 《文件资料回收记录表》JL4.2-02-03 《文件一览表》JL4.2-02-04 《索取图纸资料通知单》JL4.2-02-05 《文件更改记录》JL4.2-02-06 《文件更改接收和评审表》JL4.2-02-07 《图样和技术文件更改通知单》JL4.2-02-08 《文件/记录销毁审批单》8 8 编写：编写： 9 9 审核：审核： 1010 批准：批准： 附录：过程流程图编 号Q/YH.G.QP42-02-2015版 次A/0 页 码8/9技术文件和资料控制技术文件和资料控制 程序程序 生效日期2015.12.15技术文件和资料控制流程图 一、外来文件和资料外来技术文件和 资料标准审核、评审登记、复制、盖受 控章和发放签收各部门接收与本部门 相关的文件和资料文件和资料 作废回收并登记N顾客技术部 品质部技术部 品质部技术部 品质部与技术有关的文 字资料、图样、 表格、购买样品接收记录评审内容 审核结论损坏时索取相 关资料和文件归档管理回收记录销毁发放记录与顾客沟通接收Y技术部 品质部技术部 品质部技术部 品质部技术部 品质部技术部 品质部接收记录作废清单销毁审批单索取通知单编 号Q/YH.G.QP42-02-2015版 次A/0 页 码9/9技术文件和资料控制技术文件和资料控制 程序程序 生效日期2015.12.15技术文件和资料控制流程图 二、公司内技术文件和资料编制技术文件 和资料审批复制、盖受控章和发 放签收归档文件和资料作 废回收并登记编制部门主管副总编制部门接收部门发放记录损坏时索取 相关资料和 文件接收相关资料回收记录销毁接收记录编制部门接收部门编制部门编制部门作废清单销毁审批单索取通知单。