物业档案管理方案.pdf

物业档案管理方案一、档案资料管理运作流程收集- - - -整理- - - -归档- - - -利用1、档案资料的收集：(1 )设立档案资专柜， 采取系统化、科学化、电脑化的先进手段 ， 由档案管理员， 建立相应的管理制度， 对所有的档案资料进行严格管理；(2 )资料的收集， 根据实体资料和信息资料的内容， 以实际工作需要出发信息资料分为外来资料和内部资料： 保洁服务管理、人事资料及财务资料等档案资料；(3 )人事档案资料包括但不仅限于员工资料档案、员工合同档案、考勤记录档案、培训资料档案、交接班记录档案、奖惩档案、证件 档 案 ； 财务资料档案包括但不仅限于物资档案、合同档案、财务账目档案4 )资料的分类整理： 收集的所有信息资料， 统一由档案管理员集中整理、分类整理的重点是去伪存真， 根据资料信息的来源、内 容 ， 表现形式的特点， 做到条理清晰、分类合理二、资料的归档管理1、归档就是根据资料本身的内存规律、联系进行科学的分类与保 存 ； 根据实际需要资料归档由管理人员保存， 如 ： 照片、文件等档案按不同的业务性质编号、造册、编辑并分柜保存， 运用计算机的先进管理手段， 尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存， 便于查找和调用;2、档案的借阅和借出都有严格规定， 必须具备资格的人员经登记后方可借阅、 借 出 ； 归还时， 须由专人检查， 如有破损， 立即修复，并视情追究有关人员的责任， 档案管理员需及时收回在外的文件资料,严防丢失；3、档案管理环境必须做好三防工作， 即防火、防潮、防变质。

三、档案资料的运用充分发挥档案资料的储存和使用价值， 所有资料随时可以查阅调用 ， 便于工作的监察和检查四、人员档案合同规定在物业服务期间， 人员入职、离职档案要及时、完善、齐 全 ，其中员工档案合同、社保缴费证明等档案， 在人员更换时要及时向甲方备案五、项目档案管理目录示范文本存档类型q =文件名称备注基础管理前期介入SCDSDS-JC-l.l.l管理方案SCDSDS-JC-1.2.1公众制度SCDSDS-JC-1.3.1请示报告SCDSDS-JC-1.4.1培训会议记录SCDSDS-JC-1.5.1总结及计划SCDSDS-JC-1.6.1监理会议纪要SCDSDS-JC-1.7.1开发对接资料（ 销售）SCDSDS-JC-1.8.1开发对接资料（ 工程）SCDSDS-JC-1.9.1工程施工图纸SCDSDS-JC-1.10.1工程进度一览表SCDSDS-JC-1.11.1前期介入巡查表SCDSDS-JC-1.12.1岗位值班/ 交班记录表SCDSDS-JC-1.13.1配电室值班记录表SCDSDS-JC-1.14.1物资出门条SCDSDS-JC-1.15.1钥匙领用登记表承接杳验±建系统SCDSDS-JC-2.1.1.1承接查验方案SCDSDS-JC-2.1.2.1承接查验协议及记录SCDSDS-JC-2.1.3.1技术管理资料（ 工程准备阶段文件）SCDSDS-JC-2.1.4.1技术管理资料（ 施工招标文件）SCDSDS-JC-2.1.5.1原材料出厂质量合格证、施工试验记录SCDSDS-JC-2.1.6.1钢筋（ 材 ） 焊、连接试验报告SCDSDS-JC-2.1.7.1原材料出厂质量合格证SCDSDS-JC-2.1.8.1混泥土试块强度试验记录SCDSDS-JC-2.1.9.1混泥土配合比设计报告SCDSDS-JC-2.1.10.1混泥土抗压强度报告SCDSDS-JC-2.1.11.1商品混泥土竣工资料SCDSDS-JC-2.1.12.1岩土工程勘察报告SCDSDS-JC-2.1.13.1管桩资料SCDSDS-JC-2.1.14.1隐蔽检验记录SCDSDS-JC-2.1.15.1钢筋保护及位置测量报告SCDSDS-JC-2.1.16.1部分工程质量验收记录SCDSDS-JC-2.1.17.1抗浮锚资料SCDSDS-JC-2.1.18.1工程所获荣誉证书SCDSDS-JC-2.1.19.1结施图SCDSDS-JC-2.1.20.1建施图配电系统SCDSDS-JC-2.2.1.1开、竣工报告及施工图纸SCDSDS-JC-2.2.2.1电气（ 部分） 竣工资料SCDSDS-JC-2.2.3.1电气竣工图纸SCDSDS-JC-2.2.4.1人防电器竣工资料SCDSDS-JC-2.2.5.1人防电器竣工图纸SCDSDS-JC-2.2.6.1应急柜图纸SCDSDS-JC-2.2.7.1发电机资料SCDSDS-JC-2.2.8.1泛光照明资料SCDSDS-JC-2.2.9.1楼顶广告字资料SCDSDS-JC-2.2.10.1配电系统测试记录SCDSDS-JC-2.2.11.1高、低压开关使用说明书SCDSDS-JC-2.2.12.1低压配电系统图弱电系统SCDSDS-JC-2.3.1.1弱电安装合同SCDSDS-JC-2.3.2.1弱电工程竣工资料SCDSDS-JC-2.3.3.1弱电安装竣工图SCDSDS-JC-2.3.4.1门禁系统装箱资料SCDSDS-JC-2.3.5.1监控装箱资料SCDSDS-JC-2.3.6.1背景音乐装箱资料SCDSDS-JC-2.3.7.1停车场系统资料SCDSDS-JC-2.3.8.1自动门、LED显示屏资料SCDSDS-JC-2.3.9.1办公室设备资料消防系统SCDSDS-JC-2.4.1.1消防系统竣工资料SCDSDS-JC-2.4.2.1消防系统水竣工图SCDSDS-JC-2.4.3.1消防系统电竣工图SCDSDS-JC-2.4.4.1消防系统通风竣工图SCDSDS-JC-2.4.5.1防火卷帘门资料SCDSDS-JC-2.4.6.1消防系统设备资料SCDSDS-JC-2.4.7.1消防维护保养合同空调系统SCDSDS-JC-2.5.1.1空调竣工图SCDSDS-JC-2.5.2.1空调风系统竣工资料SCDSDS-JC-2.5.3.1空调水系统竣工资料SCDSDS-JC-2.5.4.1空调控制设备资料SCDSDS-JC-2.5.5.1空调主机及阀门资料SCDSDS-JC-2.5.6.1空调末端系统资料SCDSDS-JC-2.5.7.1空调系统锅炉资料SCDSDS-JC-2.5.8.1空调系统试验记录及检测报告电梯系统SCDSDS-JC-2.6.1.1电梯竣工资料SCDSDS-JC-2.6.2.1电梯安装维护说明书SCDSDS-JC-2.6.3.1电梯操作手册SCDSDS-JC-2.6.4.1电梯维保.使用指南SCDSDS-JC-2.6.5.1电梯随机出厂样图SCDSDS-JC-2.6.6.1电梯随机样图册SCDSDS-JC-2.6.7.1电梯出厂合格证SCDSDS-JC-2.6.8.1电梯年检合格证SCDSDS-JC-2.6.9.1电梯三角钥匙给排水SCDSDS-JC-2.7.1.1给排水竣工资料SCDSDS-JC-2.7.2.1给排水竣工图SCDSDS-JC-2.7.3.1卫生间设备资料SCDSDS-JC-2.7.4.1给排水设备使用说明书内装SCDSDS-JC-2.8.1.1内装工程竣工资料SCDSDS-JC-2.8.2.1内装工程竣工图外装SCDSDS-JC-2.9.1.1外装工程竣工资料SCDSDS-JC-2.9.2.1外装工程竣工图开发资料SCDSDS-JC-2.10.1.1国有土地使用权合同SCDSDS-JC-2.10.2.1建设规划证SCDSDS-JC-2.10.3.1竣工备案表SCDSDS-JC-2.10.4.1城市供水资料SCDSDS-JC-2.10.5.1通信营运合同SCDSDS-JC-2.10.6.1安装工程合同SCDSDS-JC-2.10.7.1承接查移交验记录表行政管理SCDSXQ-JC-3.1.1公司规章制度SCDSXQ-JC-3.2.1法律法规SCDSXQ-JC-3.3.1IS09001体系文件SCDSXQ-JC-3.4.1外来文件SCDSXQ-JC-3.5.1公司发文文件SCDSXQ-JC-3.6.1人员花名册SCDSXQ-JC-3.7.1证照SCDSXQ-JC-3.8.1公司会议纪要SCDSXQ-JC-3.9.1项目会议纪要SCDSXQ-JC-3.10.1绩效考核SCDSXQ-JC-3.11.1项目值班排班表SCDSXQ-JC-3.12.1项目考勤SCDSXQ-JC-3.13.1项目周报SCDSXQ-JC-3.14.1项目月报SCDSXQ-JC-3.15.1个人物品领用登记表SCDSXQ-JC-3.16.1物资申购表SCDSXQ-JC-3.17.1项目物资进出库台账SCDSXQ-JC-3.17.2项目物资进出库台账SCDSXQ-JC-3.18.1设备移交单SCDSXQ-JC-3.19.1档案借阅登记表SCDSXQ-JC-3.20.1公章使用登记表SCDSXQ-JC-3.21.1请示报告SCDSXQ-JC-3.21.2请示报告SCDSXQ-JC-3.22.1对接联络函/ 对外发文SCDSXQ-JC-3.23.1文件流转登记表SCDSXQ-JC-3.24.1公共信息发文SCDSXQ-JC-3.25.1固定资产台账SCDSXQ-JC-3.26.1前期商铺资料SCDSXQ-JC-3.27.1节前安全检查SCDSXQ-JC-3.28.1突发事件处理预案SCDSXQ-JC-3.29.1服务明星评选表SCDSXQ-JC-3.30.1样板间交接资料SCDSXQ-JC-3.31.1对外交流会议SCDSXQ-JC-3.32.1项目自检表SCDSXQ-JC-3.33.1项目培训记录SCDSXQ-JC-3.34.1装修垃圾清运数量确认表SCDSXQ-JC-3.35.1多种经营资料SCDSXQ-JC-3.36.1项目年报SCDSXQ-JC-3.37.1员工活动SCDSXQ-JC-3.38.1创新年资料SCDSXQ-JC-3.39.1项目荣誉SCDSXQ-JC-3.40.1物业服务报告SCDSXQ-JC-3.41.1创优相关资料合同管理SCDSXQ-JC-4.1.1合同协议备忘录SCDSCDXQ-YX-1.1.1客户档案SCDSCDXQ-YX-1.2.1客户意见箱开启记录表SCDSCDXQ-YX-1.3.1岗位值班/ 交班记录表客服中心SCDSCDXQ-YX-1.4.1岗位值班/ 交班记录表销售中心SCDSCDXQ-YX-1.5.1客服主管工作检查记录表SCDSCDXQ-YX-1.6.1空置房动态登记表SCDSCDXQ-YX-1.7.1空置房巡查记录表SCDSCDXQ-YX-1.8.1客服专员公区巡查记录表运SCDSCDXQ-YX-1.9.1客户走访记录表行管SCDSCDXQ-YX-1.10.1催费函理SCDSCDXQ-YX-1.11.1钥匙托管台账SCDSCDXQ-YX-1.12.1业主信息清册SCDSCDXQ-YX-1.13.1租户信息清册SCDSCDXQ-YX-1.14.1大件物品出门条（ 客服中心）SCDSCDXQ-YX-1.15.1客户来访/ 来电记录表SCDSCDXQ-YX-1.16.1（ 客户） 派工单SCDSCDXQ-YX-1.17.1（ 公区） 派工单SCDSCDXQ-YX-1.18.1客户投诉处理记录表SCDSCDXQ-YX-1.19.1邮件代收代发登记表SCDSCDXQ-YX-1.20.1项目主任巡查记录表SCDSCDXQ-YX-1.21.1重大事件记录SCDSCDXQ-YX-1.22.1培训计划及培训记录SCDSCDXQ-YX-1.23.1物业服务费收费率报表SCDSCDXQ-YX-1.24.1月租车辆登记表SCDSCDXQ-YX-1.25.1班组会议纪要SCDSCDXQ-YX-1.26.1客户去电记录表SCDSCDXQ-YX-1.27.1客户预领发票登记表SCDSCDXQ-YX-1.28.1老带新免物业费资料SCDSCDXQ-YX-1.29.1POS结账机盘点表SCDSCDXQ-YX-1.30.1钥匙借用登记表SCDSCDXQ-YX-1.31.1品质督导检查表SCDSCDXQ-YX-1.32.1天问系统收据存单SCDSCDXQ-YX-1.32.2天问系统收据存单SCDSCDXQ-YX-1.33.1公寓水电抄表单SCDSCDXQ-YX-1.33.2住宅水表抄表单SCDSCDXQ-YX-1.34.1收银现场巡查记录表I程维护配电SCDSDS-YX-2.1.1.1高压配电设备日运行记录表SCDSDS-YX-2.1.2.1低压配电设备日运行记录表SCDSDS-YX-2.1.3.1发电机运行记录表SCDSDS-YX-2.1.4.1停送电操作票SCDSDS-YX-2.1.5.1应急电源柜周检记录表SCDSDS-YX-2.1.6.1设施设备保养记录表（ 配电）SCDSDS-YX-2.1.7.1设备房清洁记录表（ 配电）弱电SCDSDS-YX-2.1.8.1机房来访人员登记表（ 配电）SCDSDS-YX-2.1.9.1发电机巡查记录表SCDSDS-YX-2.1.11.1设备维保商月度考核表（ 配电）SCDSDS-YX-2.1.12.1绝缘工具检查记录SCDSDS-YX-2.1.13.1防雷装置安全监测技术报告SCDSDS-YX-2.2.1.1监控中心日巡检记录表通风SCDSDS-YX-2.2.2.1弱电设备巡检记录表SCDSDS-YX-2.2.3.1设施设备保养记录表（ 弱电）SCDSDS-YX-2.3.1.1风机房周检记录表（ 通风）SCDSDS-YX-2.3.2.1设施设备保养记录表（ 通风）SCDSDS-YX-2.3.3.1设备房清洁记录表（ 通风）SCDSDS-YX-2.3.4.1机房来访人员登记表（ 通风）给排水SCDSDS-YX-2.4.1.1二次供水办理资料SCDSDS-YX-2.4.2.1消防设施设备巡检记录表SCDSDS-YX-2.4.3.1二次供水泵房巡查记录表SCDSDS-YX-2.4.4.1设施设备保养记录表（ 给排水）SCDSDS-YX-2.4.5.1污水泵巡检记录表SCDSDS-YX-2.4.6.1设备房清洁记录表（ 给排水）SCDSDS-YX-2.4.7.1机房来访人员登记表（ 给排水）电梯SCDSDS-YX-2.4.8.1公共区域水/ 电表抄表记录SCDSDS-YX-2.5.1.1电梯年审资料SCDSDS-YX-2.5.2.1电梯日巡检记录表SCDSDS-YX-2.5.3.1电梯维修记录表SCDSDS-YX-2.5.4.1电梯维护保养记录表SCDSDS-YX-2.6.1.1总坪巡检记录表SCDSDS-YX-2.6.2.1培训计划及培训记录SCDSDS-YX-2.6.3.1设备清单及设备台账SCDSDS-YX-2.6.4.1监视测量设备一览表（ 无 ） 需增加SCDSDS-YX-2.6.5.1公用工具借用登记表SCDSDS-YX-2.6.6.1物资领用登记表（ 无 ） 需增加SCDSDS-YX-2.6.7.1年度工作计划表SCDSDS-YX-2.6.8.1班组月度总结计划（ 无 ） 需增加SCDSDS-YX-2.6.9.1设备保养计划表SCDSDS-YX-2.6.10.1派工单（ 业主）SCDSDS-YX-2.6.11.1派工单（ 公区）SCDSDS-YX-2.6.12.1装修现场巡查表SCDSDS-YX-2.6.13.1重要设备故障统月计表SCDSDS-YX-2.6.14.1工程整改汇总表（ 无 ） 需增加SCDSDS-YX-2.6.15.1节能减排资料（ 无 ） 需增加SCDSDS-YX-2.6.16.1月度能耗控制表（ 无 ） 需增加秩护 序维SCDSCDXQ-YX-3.1.1岗位值班/ 交接班记录表（班长302 ）SCDSCDXQ-YX-3.1.2岗位值班/ 交接班记录表（ 地下室入口303 )SCDSCDXQ-YX-3.1.3岗位值班/ 交接班记录表（ 销售中心304 ）SCDSCDXQ-YX-3.1.4岗位值班/ 交接班记录表（ 地面停车305 ）SCDSCDXQ-YX-3.1.5岗位值班/ 交接班记录表（ 公寓大厅307 ）SCDSCDXQ-YX-3.1.6岗位值班/ 交接班记录表（ 公寓巡逻308 ）SCDSCDXQ-YX-3.1.7岗位值班/ 交接班记录表（ 公寓监控309 ）SCDSCDXQ-YX-3.1.8岗位值班/ 交接班记录表（ 地下室出入□ 310）SCDSCDXQ-YX-3.1.9岗位值班/ 交接班记录表（ 酒店通道311 ）SCDSCDXQ-YX-3.1.10岗位值班/ 交接班记录表（ 小区大门312 ）SCDSCDXQ-YX-3.1.11岗位值班/ 交接班记录表（ 小区巡逻313 ）SCDSCDXQ-YX-3.1.12岗位值班/ 交接班记录表（ 小区监控314 ）SCDSCDXQ-YX-3.1.13岗位值班/ 交接班记录表（ 施工通道315 )SCDSCDXQ-YX-3.1.14岗位值班/ 交接班记录表（B地块班长402 ）SCDSCDXQ-YX-3.1.15岗位值班/ 交接班记录表1号门403 ）SCDSCDXQ-YX-3.1.16岗位值班/ 交接班记录表2号门404 ）SCDSCDXQ-YX-3.1.17岗位值班/ 交接班记录表（ 园区巡逻405 ）SCDSCDXQ-YX-3.1.18岗位值班/ 交接班记录表（B地块监控406 ）SCDSCDXQ-YX-3.2.1巡逻签到记录表（ 公寓巡逻308 ）SCDSCDXQ-YX-3.2.2巡逻签到记录表（B地块巡逻405 ）SCDSCDXQ-YX-3.3.1机动车辆登记表（404 ）SCDSCDXQ-YX-3.3.2机动车辆登记表（305 ）SCDSCDXQ-YX-3.3.3机动车辆登记表（303 ）SCDSCDXQ-YX-3.3.4机动车辆登记表（310 ）SCDSCDXQ-YX-3.4.1来访人员登记表（311）SCDSCDXQ-YX-3.4.2来访人员登记表（312 ）SCDSCDXQ-YX-3.4.3来访人员登记表（315 ）SCDSCDXQ-YX-3.4.4来访人员登记表（ 404 ）SCDSCDXQ-YX-3.17.1监控室来访人员登记表（309 ）SCDSCDXQ-YX-3.17.2监控室来访人员登记表（314 ）SCDSCDXQ-YX-3.17.3监控室来访人员登记表（406 ）SCDSCDXQ-YX-3.18.1夜间查岗记录表SCDSCDXQ-YX-3.19.1灭火器月度巡查记录表SCDSCDXQ-YX-3.20.1消火栓月度巡查记录表SCDSCDXQ-YX-3.21.1培训计划及培训记录SCDSCDXQ-YX-3.22.1会议记录表SCDSCDXQ-YX-3.23.1突发事件处理记录表SCDSCDXQ-YX-3.24.1演练记录表SCDSCDXQ-YX-3.25.1消防报警记录表（309 ）SCDSCDXQ-YX-3.25.2消防报警记录表（314 ）SCDSCDXQ-YX-3.25.3消防报警记录表（406 ）SCDSCDXQ-YX-3.26.1宿舍检查记录表SCDSCDXQ-YX-3.27.1物品移交清单SCDSCDXQ-YX-3.28.1大件物品出门条SCDSCDXQ-YX-3.29.1物资领用登记表SCDSCDXQ-YX-3.30.1重点岗位/ 巡逻路线图SCDSCDXQ-YX-3.31.1门禁/ 可视系统测试记录表SCDSCDXQ-YX-3.33.1停车场收费备案SCDSCDXQ-YX-3.32.1红外线/ 电子围栏/ 监控测试记录表环护 境维SCDSXQ-YX-4.1.1环境外包服务合同SCDSXQ-YX-4.2.1环境维护岗位指引及分工SCDSXQ-YX-4.3.1环境维护组年度重点工作及培训计划表SCDSXQ-YX-4.4.1环境维护月度总结计划表SCDSXQ-YX-4.5.1环境维护周工作计划表SCDSXQ-YX-4.6.1班组会议记要SCDSXQ-YX-4.7.1培训计划及培训记录SCDSXQ-YX-4.8.1环境维护工作记录表（ 外围）SCDSXQ-YX-4.9.1环境维护工作记录表（ 楼层）SCDSXQ-YX-4.10.1环境维护工作记录表（ 卫生间）SCDSXQ-YX-4.11.1环境维护工作记录表（ 样板间）SCDSXQ-YX-4.12.1环境维护工作记录表（ 地下停车场）SCDSXQ-YX-4.13.1物资领用登记表SCDSXQ-YX-4.14.1机具维修保养记录表SCDSXQ-YX-4.15.1消杀物品领用登记表SCDSXQ-YX-4.16.1消杀点位图SCDSXQ-YX-4.17.1消杀服务记录表SCDSXQ-YX-4.18.1鼠药回收记录表SCDSXQ-YX-4.19.1药物瓶包装处置表SCDSXQ-YX-4.20.1消杀服务质量检测表SCDSXQ-YX-4.21.1白蚁防治巡视记录表SCDSXQ-YX-4.22.1白蚁防治消杀记录表SCDSXQ-YX-4.23.1垃圾清运记录表备 注 ：SCDSXQ-YX-4.24.1化粪池清掏记录表SCDSXQ-YX-4.25.1绿化养护记录表SCDSXQ-YX-4.26.1环境维护主管工作检查记录表SCDSXQ-YX-4.27.1保洁外包服务日检表SCDSXQ-YX-4.28.1保洁外包服务周检表SCDSXQ-YX-4.29.1保洁外包内部管理检查表SCDSXQ-YX-4.30.1保洁外包服务月度考核表SCDSXQ-YX-4.31.1保洁外包服务客户投诉记录表1、各客户服务中心可根据实际情况针对下划线部分内容作调整。

例 如 ： 将岗 位1调整为地下停车场巡逻岗2、各客户服务中心可根据自身情况增减编号， 但相同内容编号应与本模板一致 3、各客户服务中心根据自身情况调整总目录后须打印张贴， 打印前注意取消下划线及本备注。