文秘与上级交流原则的探析.doc

文秘与上级交流原则的探析摘 要文秘与上级的关系是文秘工作的核心问题，做好文秘工作的重要前提和基础是要处理好文秘与上级的关系如何构建和谐融洽的文秘与上级关系，特别是如何找准定位与突破口，在文秘和上级的交流中有着至关重要的作用本文认为，文秘与上级的关系本质上是工作关系，但是又在生活中有着千丝万缕的关联本文先是总结了文秘与上级交流的理论基础；其次，就文秘在工作中存在的问题进行了深入的探讨；最后就具体的问题提出了行之有效的建议1、引言交流在现代职场中非常重要，交流协调、上下级相处、处理口常事务离不开有效交流文秘人员或办公室工作人员作为一个组织或机构交流内外、上传下达的重要纽带，其工作具有明显的中介性和综合性，文秘的交流技能和协调方式往往影响到工作能否顺利开展交流工作是文秘工作的重要组成部分，涵盖内容也非常广泛:从交流方向上来看，分为横向交流、纵向交流;从交流范围来说，分为外部交流和内部交流;从交流方式来看，分为语言交流和非语言交流从交流对象上说，分为与上级的交流、与同级的交流、部门间交流等多个方面，在此不一一赘述在文秘的交流工作中，文秘与上级的交流显得尤为重要。

文秘妥善处理好与上级的关系，从组织发展的角度来看，可以使组织配合协调，运转顺畅，有利于组织的健康发展;从上级的角度来讲，文秘与上级良好的交流可以更好地辅助上级工作，提高办事效率;从文秘个人角度来看，良好的交流有利于促进文秘个人的发展，增加工作的有效性本文试从文秘与上级交流的角度来探讨文秘与上级交流的一般原则和具体应用包括针对不同上级应采取何种交流方式，文秘和上级交流过程中存在的常见障碍分析希望通过理论结合实际的研究方式，总结出一般规律，达到充分发挥文秘辅佐职能、有效开展文秘工作，达到指导实践工作的目的二、文秘与上级的交流理论基础2.1 交流的定义溯本求源在英语中，交流(communication)一词源于拉丁语 communicare，意为“分享、传递共同的信息” ，英语的“交流”一词也可以翻译成“传递” 、 “传播”等，即社会上人与人之间使用语言等媒介进行思想观念、感情、意志、讯息的交往、联系和相互作用的行为在我国， “交流”这一词条最早见于《辞海》 原意指开沟而使两水相通，后引申意义泛指彼此相通如:“交流东西文化”中的“交流”即指为了实现既定的目标，把信息、思想和情感在个人或群体间传递，并达成工合同协议的过程。

综合理论界的提法，本文提出“交流”是指人与人之间传递和接受具有某种信息、思想和情感的符号化信息的过程也就是说，交流是人与人之间 2的信息交换和传递，以达到相互理解的一个过程这种过程包括语言交流和非语言交流，其中，语言交流又包括口头语言和书面语言的交流，非语言交流主要包括形体、动作、神态等非语言讯息的交流交流又有广义和狭义之分，广义的交流是指一切信息交流过程;狭义的交流是指人际交流和群体交流，本文所探讨的文秘和上级的交流则属于人际交流范畴，重点论述文秘对上级的单向交流按照这一定义，交流至少包含以下基本含义 首先，既然存在交流就必然有主体和客体，即发信者和受信者，交流的主客体都是人，因此，人类的思维、意识、主观能动性和创造性都反映在交流活动的全过程中 其次，进行信息传递、思想交流的发信者和受信者必须通过一定的媒介进行这种媒介可能是口头语言与书面语言，也可能是表情与体势、动作，甚至所处环境 第三，交流必须有内容交流的内容必然是双方的接触、联系并产生的相互影响，是精神层面和物质层面的双向互动因而，交流的方向一定是双向的，发信者和受信者是互相成为主客体的，交流的每一个阶段都要赢得交流对象的支持，给他们回应的机会，发信者以此调整所传递的信息，来而不往整个交流过程就不能继续，使交流中断，不能达到交流目的。

第四，交流是有目的的从人际交流的角度看，目的主要体现在三个方面:塑造自我形象目的、构建人际关系目的、以及获取人际或社会资本目的2. 2 文秘与上级层的交流文秘人员除了与自己的直接上级交流外，还有一方面很重要的工作，即文秘与上级层的交流，即文秘与直管上级以外的上级层成员的交流虽然上级层在根本利益和目标上大多一致，但由于上级层每个人分工、地位不同，思想观念、管理风格和个性也存在一定差异，自然会产生矛盾当这些矛盾激化或处理不当时，也会使文秘陷入被动境地维护上级层的团结，有助于本机构内部稳定有效运转，是每个文秘的应尽责任处理上级层的关系，关键在于坚持两个原则一是以维护上级层的团结一致为主要目标文秘接触上级，在各位上级之间起到信息交流、传递的作用，反映情况和传达意见要讲究方法，影响班子团结的闲话绝对不能说汇报工作，严格按照职责分工和权限进行，不越级请示，即使事情紧急越级请示了，也应该时候及时告诉直接上级二是正确面对上级层之间的矛盾即加强交流，促进矛盾向积极方面转化;积极交流，使上级层统一思想，将矛盾消灭在萌芽状态对于上级层长期累积的矛盾，文秘一般应想办法回避，保持中立态度，或是采取冷处理2. 3 文秘与上级交流的基本原则文秘和上级交流的目的是通过交流能够正确理解上级的意图，协助上级解决问题，并辅助上级进行正确决策。

交流的基本原则同样适用于文秘与上级的交流，但因文秘工作的特殊性，文秘和上级的文秘与上级的交流又会具有新的特点，文秘与上级交流的基本原则，概括起来主要有以下几个方面： 31.完整简明文秘和上级的交流，从内容上说，需做到完整和简明的统一完整是指文秘向上级传达的信息应量完善，尽可能帮助上级掌握全面情况，避免向上级传达片面、不完整的信息，导致上级因为信息不全面而有所误解 但这里的完整是指信息的要素完整、全面，并非指语言表述冗长复杂上级的口常工作都非常繁忙，在口理万机的工作场合，冗长的文章或汇报不仅不会给人留下深刻印象，还会使上级没有耐心再听下去上级的时间有限，希望能在简短的时间内获得最大量的信息，这就需要文秘首先确定想表达的主要意思，对信息进行梳理和整合，概括其要点和重点，以简明扼要的方式表达出来，做到言简意赅2 尊重原则尊重是人与人之间交流交往顺利进行的基本前提，在交流中发挥“润滑剂”的作用，使交流双方在一种融洽的气氛中进行，最终达到双赢的结果任何人都希望自己被尊重，并且希望自己得到的尊重被他人所了解，在尊重的氛围下，交流才能顺利进行。

要在态度和人格上重视他人，言语体现出真诚友善的态度，语言传递出尊重礼貌的情感，充分满足交流对象的需要，做到有礼貌、信任、平等、自尊 由于文秘与上级是一种工作上的相互依存关系，对于文秘来说，尊重上级不仅是礼仪的需要，更是文秘与上级建立良好交流机制的需要，文秘通过交流能从上级处获得所需要的工作支持，促使文秘工作顺利开展三、文秘与上级交流中存在的问题3.1 文秘与上级在书面交流存在的问题3.1.1 不能完全掌握上级的意图书面交流的间接性不可避免的带来一个特殊的交流障碍就是交流反馈的延迟，交流发起者无法及时捕获对方对交流信息的反馈态度，这使得文秘与上级书面交流往往无法及时把握上级意图，导致交流失败所谓“上级意图” ，就是上级对事件实施的目的和打算以公文交流为例，如果在起草公文前，文秘不了解上级意图，往往就只是凭着自己的工作经验和体悟，只能是自作主张，瞎写一气，最终导致效果南辕北辙3.1.2 书面交流过于重视细节书面交流可以使写作人能够从容地表达自己的意思，但是因此也容易使文秘与上级进行书面交流时过分关注自我表达，过度注重详尽性描述而缺少简要性的概括文秘与上级书面交流过程中，当其请示内容的事项较为复杂，道理不易说清楚时，文秘偏向于对事项及原因等，进行详细而周全的阐述，唯恐有所遗漏，甚至担心因为提醒不到位不全面而承担责任，这是可以理解的。

然而从接受者角度而言，由于上级要面对大量繁杂事务，除非是上级特别关心或者感兴趣的问题，往往没有时间更没有耐心全盘解读文秘的书面语言，过于详尽的描述往往效果不佳，甚至起到反效果 43.1.3 书面交流主观性过强书面交流的词语可以经过仔细推敲，而且还可以不断修改，直到满意表达出个人风格，因此文秘与上级的书面交流中主观性是必然存在的而且在实际的操作过程中交流表达间以适当的主观性，比如在阐述请示事项与道理时，以言真意切而晓之于理，以深刻的认识而动之以情，有时能更容易打动上级，获得上级的认同但文秘切记要把握好要以客观性为主，切忌掺杂过多感情性的主观描述与表达，扰乱了上级对请示事实及事理的判断，更要杜绝过于外显、强烈的主观色彩，避免让上级留下给其施压的印象，而影响到交流效果比如“我们认为” 、 “一定要”等语词的运用需谨慎，请示文案的主观性、目的性过强，往往引起上级的反感，使书面交流效果大打折扣3.2 文秘与上级在口头交流上存在的问题3.2.1 文秘不能很好地适应说话的场合、方式这是常犯的一种错误，文秘在跟上级共事相处的过程中，发现上级的偏误需要适当提醒、谏言献策。

如何使自己的意见被上级采纳，又不致使上级反感，是很讲究艺术的案例中的周文秘提出问题并没有错，但他错在是在公众场合不留情面地指出上级的错误，影响了上级的权威那么向上级提意见首先应该注意场合，一般采取私下交流的方式，维护上级的权威和面子批评要讲究艺术，一般以提醒代替，或者以参谋代替批评，采取“先肯定，后否定”的方法这样，效果会好很多3.2.2 不能完全把握好说话的时机兵法曰:“势因机而立，兵因机而动，战顺机而胜 ”在战争中，如果说军事实力是决定胜负的杠杆，那么战机就是这一杠杆的支点支点选得越合理，就越有胜利的把握文秘跟上级交流，也非常讲究说话的时机，要学会察言观色，体察上级心态，切不可心急火燎，不分时间就提意见，而要选择说话的时机，以求收到最佳效果时机的选择既要注意及时性，防止延误，又要考虑上级的时间、精力、情绪等多种因素在上级有时间，精力旺、情绪好的时候去参谋，会收到好的效果反之，在上级时间仓促、精力疲惫的时候谈问题，效果往往不理想，还有可能引发上级的无名之火有研究表明:在上级处理紧急公文、处理突发事件的时候，在上级正主持召开重要会议的时候，在上级接待重要客人或正与客人交谈的时候，或者上级处于疲劳中的时候，去和上级交流最容易引起上级的厌烦情绪。

3.2.3 不能很好地进行换位思考换位思考既是一种语言风格，的思想，又要顾及受信者的需求也是一种技能，它要求发信者既要表达出自己文秘要善于换位思考，站在上级的角度上 5想问题，使上级认识到这样做对他有什么益处，捉了对方的心态去看，包括其欲望、期待、情上的共鸣，劝诫才能有的放矢不这样做又会产生什么后果只有捕认识和原因等，才能真正产生双方感四、提高文秘交流成功的建议4.1 提高职业道德素质文秘的职业道德素质，最根本的是要树立正确的人生观和价值观，主要表现在以下几方面： (1)遵纪守法遵纪守法是指文秘人员要遵守国家有关法律法规，遵守职业纪律和职业道德，在工作中坚持原则，不利用个人职务之便或假借上级名义谋取私利近些年揭露出来的文秘腐败案件表明，极少数文秘工作人员利用接近上级权力核心的特殊身份，没有摆正自身位置，发号施令，甚至加权谋私，走向腐败，踏上不归路 (二) 严守机密严守机密是指文秘工作人员应当树立保密意识，不该说的不说，不该问的不问，对于自己所知的涉密事件决不外泄，这一点应该成为文秘工作的一条铁的纪律。

三) 忠于职守对于文秘来说，忠于职守就是严格履行岗位工作职责，做到不越权都是对领、不失职文秘直接为上级工作服务，事关全局，不管是失职。