《成果地质资料电子文件汇交格式要求》使用说明.doc

1附件 2《成果地质资料电子文件汇交格式要求》使用说明一、汇交人的工作内容在按照本 《成果地质资料电子文件汇交格式要求》 （以下简称“《格式要求》”）的规定制作成果地质资料电子文件 时，汇交人应完成以下工作：1、按项目工作要求和《格式要求》的规定制作所有的成果地质资料源电子文件；2、生成存档电文文件（文本部分文件格式为“ .pdf”，图像文件格式为“.jpg、.tiff 、.eps、.pdf、.gif”）；3、如果电子文件中有插图、插照、 图版等，创建“ 插图文件”文件夹，用于存放这些文件插入前的源图形文件；4、按《格式要求》组织电子文件；5、完整地著录《电子文件登记表》；6、制作载体外标签；7、检查所有电子文件，保证能正常使用后进行录制；8、向地质资料主管部门汇交制作好的，包括源电子文件、存档电子文件和附加文件在内的完整的电子文档二、配套软件为了进一步方便成果地质资料电子文件的制作和汇交，部组织开发一套与《格式要求》配套的《电子文档制作与浏览验收系统》工具软件，目的是帮助用户形成一套符合《格式要求》的适用于汇交和使用的成果地质资料电子文档 该软件的应用参见《格式要求》配套软件应用示意图。

三、电子文件的类别根据《格式要求》，一份电子文档中的某个电子文件必须依据其内容而归入到的相应的类别中 归类时，一般采用以下原则：根据成果地质资料电子文档的构成和电子文件的内容，确定电子文件归属的类别具体的归类可参照下面的《成果地质资料电子文件分类表》2除以上分类方法以外，为便于成果地质资料电子文件的管理和汇交，将数据库和软件类以及多媒体类以外的电子文件分为源电子文件和存档电子文件两类，数据库和软件类以及多媒体类只有源电子文件一类四、电子文件命名成果地质资料电子文件按照其类别进行命名，一般电子文件名的构成及命名方法见《格式要求》这里需要说明的是，对于附图类的用户1、按项目工作要求和本要求的要求制作成果地质资料源电子文件；2、按要求要求将图像文件转换成存档格式软件功能1、对文本部分源电子文件能自动生成PDF 存档格式；2、根据用户著录的信息形成《电子文件登记表》、 《载体外标签》等附加文件；3、形成一套符合本要求要求的可浏览的成果地质资料电子文档；4、录制；5、浏览……后 台控制：1、按本《格式要求》的要求；2、按资料浏览利使用的要求；……《格式要求》配套软件应用示意图软件辅助制作1、组织：将用户编制好的电子文件组织制作成一份符合本要求要求的、完整的电子文档；2、《电子文件登记表》：对“电子文件的软硬件环境特征及软件版本、电子文档说明、电子文件形成单位信息和数据交接信息、电子文件名和文件题名”等信息进行著录；3、载体外标签：著录载体外标签需要的有关信息。

汇交及使用汇交使用3成果地质资料电子文件分类表序号 类别 电子文件内容1 正文类 成果地质资料全部正文2 审批类由法定单位对成果地质资料进行评审、验收和审查时所形成的文件如报告的最终认定书(决议书 )、验收文件、审查(评审)意见书等3 附图类 成果地质资料中除文本部分插图外的各种图形文件4 附表类 成果地质资料中除文本部分插表外的各种表格文件5 附件类成果地质资料所附的技术性或说明性文件如数据库或软件的测试报告、使用说明和操作手册以及根据成果报告而产生的论文等；原始地质资料登记薄(明细帐 )也可 归入此类6 数据库和软件类成果地质资料中以数据库建设或系统开发为主体工作内容而形成的各类数据库和软件；数据库和软件类的工作(成果、总结)报告作为其电子文件的正文7 多媒体类 成果地质资料所包含的各种音频、视频文件等8 其它类成果地质资料中上述七类以外的文件如资料汇交凭单、电子文件登记表、勘查许可证、 项目任务书、项目设计书、项目设计审查意见书、目录著录表等源电子文件以及数据库和软件类电子文件的命名，并不是按照以上分类法进行命名的，而是根据制图或建库时的相关规范或自身的命名规则进行，即保持其原来制图或建库时所取的电子文件名。

五、电子文档制作在制作各类成果地质资料电子文档前，应仔细阅读本 《＜成果地4质资料电子文件汇交格式要求＞使用说明≥（以下简称“ 《使用说明》”）一）文本部分源电子文件的制作本《格式要求》对文本部分源电子文件的格式原则上不作限制，但要求使用通用的文本文件格式 《格式要求》中推荐使用 Microsoft Word 简体中文格式、 WPS 格式对于附表类 文件，除上述格式外，还推荐使用 Microsoft Excel 简体中文格式因此，这里将对 Word 和Excel 格式的文件作一些具体的要求和说明1、制作 Word 文件的标题与页码要求篇名（部分名）、章名、节名应用标题命令定义，标题阶次可以视具体情况而定，但是同一层次的标题其标题阶次应相同，即同一个电子文件中章和相当于章这一层次的所有标题在定义标题时应选择同一标题阶次，如全部用三级标题定义过的标题应用 WORD 软件的插入索引和目录命令生成本电子文件的目录，WORD 格式电子文件的目录应是自动生成而不是手工录入的页码的要求如下：每一个电子文件都应插入连续的页码，页码位于页面底端（页脚），对齐方式为“ 居中” 或“ 外侧”（奇数页在右 侧，偶数页在左侧）；电子文件与纸介质的页码允许在一定程度上不完全一一对应，但在每一章结束后，其页码应对应起来；对于电子文件中某些特殊的版面，其页码位置及方向可以不和与纸介质完全对应；封面不得有页码，文件的封面、目录、前言等部分与正文文字或表格部分不得使用一套连续的页码，正确的做法是应分别使用各自的页码；对于连续的文字或表格部分，一般情况下应使用一套连续的页码，不得无故中断（如因插入分隔符而造成页码不连续等）或又重新使用另一套新的页码。

2、制作 Word 文件常用命令为了使用户更快的掌握本《格式要求》，下面将有关 Word 命令的使用方法介绍如下：（1）定义标题在 word 主菜单条中，用鼠标点击“格式”→“样式”，屏幕上出现5“样式对话框 ”在 样式对话框左中部的样式类型（L）中选择“所有样式”，此时，在其上部的 “样式”框中就显示出各种样式的名称找到上部的“标题 1”，用鼠 标点击之，使之变黑此时，观看对话框右部的说明，可知原“标题 1”定义的信息（ 见下图）若要修改一种标题的定义（如字体、字号，前后间距等），可按下述步骤操作：①点击样 式对话框的“更改（M）”按钮，屏幕出现“更改样式” 对话框在此对话框中，你首先要检查左上角的“名称（N ）”框中是否是你要定义的标题 1，若不是， 则要返回重做若是，在其下面的“ 基准样式（B）”下拉框中 选择一个相近的样式，如“标题 ”或“标题 2”； 在右面的“后续段落样式” 选择“标题 2”(注意：下面不要选择自动更新，否则会遇到麻烦) ②在“更改样式”对话框，点击“ 格式” →“字体” ，屏幕出现“字体”对话框可在其中选择字体、字型和字号,然后点击“确定” 按钮，返回前面6画面。

③在“更改样式”对话框，点击“ 格式”→“ 段落”，屏幕出现“ 段落”对话框你可在其中选择段前空、段后空、行距、 对齐方式和大纲级别等④依次点 击“ 确定”按钮，退回前面的画面注意：当退到样式对话框时，要点击最右下角的“ 关 闭”按钮，而不是“ 应用” 按钮⑤重复步 骤① －④，定义标题 2-8，它们就加到“正在使用的格式”中注意：对电子进行定义标题时一定要用标题定义命令进行定义，不能用格式菜单中的段落中的标题级次定义，否则会发生错误7如果出现标题阶次与大纲视图中不一致的问题，原因是在定义标题时没有在格式菜单中用标题命令定义而是使用了格式菜单中段落排版中的大纲命令定义2）自动生成当前文章的目录首先用上一条介绍的方法定义标题，将系统内置标题样式的“标题 1”到“标题 9”应用到要包括在目录中的标题上①、将光 标 定位在要插入目录的位置②、从主菜单选择“插入”→“索引和目录”，然后单击“目录”按钮，如下图所示：③、从 “格式” 框中点选一种格式选中一种格式后，在“预览” 框中显示该格式的样子，用 户可以作出比较④、选 中“显示页码” 和“ 页码右对齐”复选框⑤、在 “显示级别” 框中，设定在目录中显示出多少级标题。

⑥、在 “制表符前导符”下拉框中选择一种前导符，例如图中的点状⑦、单击 “确定” 按钮即可生成该文档的目录如果要将生成的目录转换为普通文字，可以选中生成的目录，然后按下“Ctrl+6”3）纵向长表标题行重复表格的纵向尺寸应以版芯的尺寸为界限，如果超出版芯，可用续8表来解决续表中仍必须有表名和表头对一个纵向很长，占用多页的表格，只做一次表头而使后面各页都有这一表头的方法如下：①、用鼠 标选 定要作为表格标题的一行或多行文字选定内容必须包括表格的第一行②、单击 “表格” 菜单，选择“标题行重复” 命令Word 能够依据自动分页符分页，自动在新的一页上重复表格标题如果在表格中插入人工制表符，则 Word 无法重复表格标题注意：重复的表格标题只能在“页面” 视图中 查看3、在 Word 软件中插入“ 分节符”及其运用在本《格式要求》规定：正文类、附件类和其他类的文件原则上每一个分册应分别制作成一个电子文件对 Word 软件制作的文件，页码不连续的各部分要用分节符分隔开首先说明一下，这里“ 原则上每一个分册应制作成一个电子文件”是说一般情况下都要制作成一个电子文件，对于特殊情况可以例外，如文件过大以至于影响到浏览时，就要制作成两个以上的电子文件。

第二，这里所说的“ 页码不连续 的各部分”实际可扩大为“版式定义不同的各部分” ，它包含了 页眉和 页脚不同的各部分等如果要将页码不连续的一个分册制作成一个电子文件(如正文中目录部分与文字部分的页码就不连续)，此时 就需要使用“分节符”，具体的使用方法如下：①、将光 标 定位在需要插入“分节符”地方，然后点击 word 主菜单的“ 插入”→ 选择“分隔符” →屏幕出现分隔符对话框 →选择分节符栏中的“下一节” ，按“ 确定 ”后返回②、点 击 word 主菜单的“视图”→选择“ 页眉和页脚” →屏幕出现页眉/ 页脚工具条→点击“ 在页眉/页脚间切换 ”按钮，使虚框移到页脚然后，再在工具条上找到“ 与上一 节相同”的按钮，并将其弹起来！此时，在虚框上面的“ 与上节相同 ”的字样消失③、在插入页码过程中，在“ 页码对话框”中点击“格式” 按钮，出现页码格式对话框，在 页码编排栏中不要选“ 续前节” 94、制作 Word 文件的其它要求①为了便于 WORD 文档的双面打印，制作时要设置 “对称页边距”具体方法如下：在 WORD 文档中点击主菜 单的“ 文件”→选择“页面设置” →屏幕出现页 面设置对话框 →点击对话框左下角“对称页边距”前的复选框，使框中出 现对 勾，然后按“确定”后返回，即完成“ 对称页边距” 的设置。

②《格式要求》中没有对 Word 格式电子文件的版本做规定，因此，其版本信息必须在电子文件登记表中进行说明5、制作 Excel 文件的要求使用 Excel 制作附表类电子文件时，原则上不 对表格做切割，不同册的附表不能放在同一个 Excel 文件（工作薄）中也就是说一册附表要放在一个 Excel 文件（工作薄）中， 该册表中的每个附表要使用工作薄中的一个工作表来表示，每个附表的表名即为该工作表的标签因此使用 Excel 制作附表，不需要使用 标题 命令来定义其表名，且一般情况下也不会出现续表二）文本部分存档电子文件（.PDF 格式）的制作将文本部分源电子文件转换为 PDF 格式的存档 电子文件时，一般可以使用与本《格式要求》配套的制作与浏览验收软件来实现，用户也可以使用其他方法进行转换目前有许多转换 PDF 的工具软件，推荐使用 Adobe 公司的Adobe Acrobat Professional。