XXXX酒店行政办公室相关制度.docx

XXXX酒店行政办公室相关制度一、印章管理和使用制度1． 印章指“”的公章和专用章，“”公章由行政办公室主任或授权专人进行保管，专用章由部门经理授权的专人保管公章和专用章的保管人统一造册登记，于行政办公室备案，保管人的工作调动或离职，必须先办理印章交接手续，否则不予办理手续2． 印章保管人必须严守职责，一丝不苟，印章设专柜保管，随用随取，用后即锁，任何人不得将印章携离办公室，特殊情况，印章携离办公室须由总经理签字批准3． 公章管理人员不得私自在空白纸、信封或空白介绍信上加盖印章4． 公章的使用规定：① 非正式的确认、证明、介绍信等函件，由主持业务工作的副总经理审定，由公章管理售货员盖章；② 文件、合同、重要介绍信等函件需要加盖“”公章时，必须由总经理签批，总经理不在，可由总经理授权人代签；③ 对外重要文件、重要合同，必须由董事长审批同意，方可盖章5． 印章的每一次使用必须由印章保管人进行登记，并将《印章使用申请单》存档凡加盖“”公章的发文，行政办公室必须留底存档6． 印章的刻制，尺寸和样式由行政办公室统一规定，任何人和其他部门不得自行其是7． 新印章在启用前，必须留印模以备查，行政办公室根据印章的使用范围向有关单位发出启用通知。

8． 作废的印章要及时上缴，并通知有关部门公章如有遗失，须立即上报总经理，行政办公室发出遗失和作废声明和办理其他善后事宜二、文件、档案密级划分和存放范围的规定1． 文件和档案的密级度分为绝密级、秘密级和内部文件三级绝密级文件一般可存放于行政办公室，秘密级文件资料一般可存放于部门经理处，内部文件可存放于部门秘书处2． 借阅范围：(1) 绝密——文件产生部门的经理和总监级以上人员；(2) 秘密——文件产生部门的有关员工、有关的部门经理；(3) 内部——文件产生部门的有关员工、其他有关部门的员工3． 业务文件资料划分的范围：(1) 绝密——重大经营决策、规划、方针和各类涉密数据；其他的重大经营管理的文件材料等；(2) 秘密——财务报表、账册；日常经营管理计划、成果；客户情况；餐饮菜谱档案；工程设备技术资料等；(3) 内部——一般的全店性制度；部门制度和部门相关的业务资料三、文件管理制度1． 公文办理包括分级、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、打印、传递、归档和销毁程序2． 收到的公文由行政办公室签收登记，分类后递交行政办公室主任拟办意见3． 总经理批办的公文，根据批示，由行政办公室转交承办部门和传阅员，并进行签收登记。

4． 因工作需要，借阅文件和档案，按规定程序办理借阅手续，用完后及时归还，秘密级以上的文件和档案，各级领导均不得携离酒店5． 各部门或个人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限及时办理，不得拖延和积压；对承办批示存有异议，及时提出书面意见6． 各部门均应实行公文催办制度，负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文负有催办义务，转办要及时，催办有结果，防止积压误事7． 公文处理过程中，要做好平时归卷工作，办完后，及时将公文定稿，正本和有关材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政办公室归档8． 的所有人员调动和离职时，应将文件清理移交，没有移交清理完毕的，不予办理调动和离职手续；参加会议带回的文件，应及时交栏案室登记和保管9． 行政办公室没有保存价值的文件，经过鉴别和行政办公室主任的批准，予以定期销毁四、档案管理制度1． 各部门办理完毕的文件，要及时移交行政办公室，并按“条款类目”分别存放，三个月后，经检查齐全后，整理立卷归档2． 每天及时将文件归档，以免散失和积压；严格执行档案清理和整理制度，实行周整理、季度大整理和年度大清理防止借阅档案催要不及时与遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压3． 准确做好档案索引，以便于查找。

4． 归档前要做好文件资料的归卷和立卷工作，使所有资料和文件可随查随得，避免盲目查找5． 卷内文件包括正文和底稿、文件和附件、请示和批复，页号一律在右下角，案卷目录打印四份，卷内目录打印五份6． 案卷的厚度一般1.5一2cm，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，对破损或褪色的材料要进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边；纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐；字迹难以辨认的材料要附上抄件；卷宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，字迹要端正7． 根据卷内文件之联系，进行系统排列、编张号、抄写案卷题目和案卷封面、确定保管期限、装订案卷、排列案卷和编制案卷目录等档案目录包括封面、全卷说明、案卷目录和卷内目录8． 案卷按年代、部门排列，永久与长期、短期案卷分开保管9． 行政办公室的门窗要坚固，做好防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防强光和防高温10． 每季度对档案材料的数量和保管情况进行一次检查，发现问题及时补救，确保档案的安全11． 对于失效的档案要进行销毁，销毁档案前，要认真鉴定，并且登记造册，并经行政办公室主任审批后方可销毁12． 秘密级或以上密级档案销毁时，必须派专人监销，防止失密，严禁将档案作为废品直接处理。

五、酒店凭证档案管理办法 （一）酒店凭证档案的保管1． 所有与营业有关的各类凭证由行政办公室统一管理2． 部门的专项凭证因工作需要由部门单独管理和保存的，须将凭证和文字说明的复印件交行政办公室保管，并登记说明情况3． 行政办公室外保管凭证的变更需在两日内通知档案室，更新档案室凭证副本的资料 （二）归档要求1． 凭证档案一般由凭证正本、凭证副本和文字说明三部分组成，三部分相符2． 文字说明详细准确，包括凭证名称、凭证简介和注意事项、颁证时间、颁证单位、领证经办人、审核时间、审核地点、审核经办人、下次审核时间 （三）凭证管理1． 所有凭证设专门的设备和装具进行管理，保证凭证的安全2． 凭证副本、正本和文字说明分别存放，建立有效的检索3． 一般凭证由行政办公室负责经办颁证机关的定期和不定期审查，专项凭证可由相关业务部门负责经办审查事宜 （四）凭证使用1． 凭证档案借出日期一般不超过三日2． 凭证借用严格执行档案借阅管理办法六、图片档案管理办法 （一）图片档案的收集和归档1． 图片档案由行政办公室集中统一保管，任何部门不得私存、私占，所有人员都有移交图片资料的义务。

鼓励各部门、个人向行政办公室移交图片资料，移交和捐赠图片资料的部门和个人享有优先使用权，成绩显著的予以奖励，行政办公室维护图片作者的版权2． 归档范围：凡是反映酒店历史面貌、主要职能活动和各项业务发展，具有保存价值的图片资料都应予以归档 3．归档要求： (1)照片应由底片、照片、文字说明等三部分组成，底片和照片影像相符； (2)照片说明要详细准确，包括事由、时间、地点、人物、背景和摄影者等六要素； (3)移交人应填写《图片档案移交单》和图片资料一并归档 （二）音像资料档案管理参考图片档案管理方法执行七、档案借阅制度1． 借阅档案（包括文件和资料）必须履行档案借阅登记手续，填写《档案借阅登记单》，注明借阅理由和借阅期限，经部门经理和行政办公室主任的批准，秘密级档案的借阅还需要总经理的批准2． 文件资料的借阅期限不得超过两周，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续员工离职，必须先与档案室办理借阅文件和资料的清缴手续，否则不予办理调动和离职手续3． 档案借阅人必须爱护档案，要保证档案的安全和完整，对档案内容负有保密义务，不得涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、转借或损坏档案，档案借阅人不得将档案带离酒店，否则按酒店处罚条例进行处罚。

4． 借阅的档案归还时，必须当面点交清楚，发现遗失和损坏，及时报告行政办公室主任处理5． 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准同意后方可借阅，不得带离档案室6． 外单位摘抄或复印卷内档案，应经总经理批准，对摘抄或复印的内容经审核后方可带离八、礼品和奖品管理制度1． 凡业务关系单位向提供或赠送的礼品、样品，不论其价值大小，一律上缴行政办公室；凡业务单位向个人赠送的礼品，必须上报行政办公室，凡市场价值在20元以上者，必须上缴行政办公室2． 行政办公室设专人负责，对礼品和样品按品种、规格、数量逐项验收后造册登记，妥善保管3． 向个人提供的超值礼品，上缴行政办公室后，受赠送个人可以以市场价优先购回4． 行政办公室可以根据情况将礼品和样品奖励给在工作中做出特殊贡献和取得优异成绩的员工，或按行政办公室议定的办法进行处理5． 任何部门、个人不得私分、私拿和私自处理礼品、样品，如违反上述规定，按的处罚条例严肃处理九、计算机使用制度（已有）1． 禁止下载、安装各类炒股软件及各类网上交易软件2． 禁止下载、安装聊天软件（如、网易泡泡等），MSN只能做为内部员工的沟通工具，不得用于聊天3． 禁止下载、安装任何游戏软件；禁止使用、传播、编制电脑游戏。

4． 禁止下载使用BT、P2P等抢占网络资源的下载类软件5． 未经许可，任何人不得随便支配、使用电脑设备；不得更换电脑硬件和软件，严禁使用来历不明的软件和光盘，如因此而引起电脑系统崩溃或硬件受损，后果由使用者承担6． 上班时间炒股，每发现1次，处罚200元；玩游戏，每发现1次，处罚200元；上网聊天，每发现1次，处罚200元如果发生在部门主管身上，加倍处罚，如果部门主管包庇或不予制止，则承担同样的连带责任7． 行政部将组织专员对计算机软件系统进行不定期抽查和定期排查，如发现有上述禁止安装的软件或其他私自安装的非工作软件，视其情况严重程度，给予当事人公开批评，并处200－500元罚金8． 内部计算机软件的标准配置如下：① 操作系统及其补丁：Windows2000、WindowsXp或Win98；② 微软办公系列软件：word、excel、access、powerpoint、outlook、frontpage；③ 其他办公软件：金山系列办公软件等；④ 字典工具：金山词霸、金山快译等；⑤ 杀毒软件：江民杀毒，瑞星杀毒等；⑥ 防护工具：3721上网助手、木马查杀工具等9． 需要特殊安装的软件：① 设计工具（Dreamweaver、Photoshop、Flash、CAD、 Coreldraw），仅准许在图文设计用机安装；② 多媒体播放软件：仅准业务培训用机安装；③ 财务软件：仅准财务用机安装；④ 排版软件（华光、飞腾、PM65C、黑马校对）仅准排版用机安装。

10． 如有特殊原因需要安装其他软件，需向行政办申请，经总经理批准后方可安装11． 计算机使用人应爱护电脑，严格按规定程序开启和关闭电脑电脑发生故障时，使用者先作简易处理，仍不能排除的，应立即报告行政办，由行政办报告总部电脑主管工程师协助解决12． 电脑维修维护过程中，首先确保对的信息进行拷贝，不得遗失、外泄文件资料13． 电脑软硬件更换须征得电脑主管工程师的意见，如涉及金额较大的维修，应报领导批准14． 外请人员对电脑进行维修时，行政办应有人自始至终地陪同15． 凡因个人使用不当所造成的电脑维护费用和损失，酌情由使用者赔偿十、车辆管理制度1． 司机应定期对车辆进行维护保养，若发现故障，应提出维修申请，并由行政部负责人指定专人陪同司机调研审验及维修2． 车辆年检及保险事宜，由司机提前半个月向行政部提出请示，以便及时安排检验、续保事宜否则，如逾期未受检验导致罚款，应追究司机及相关负责人的责任3． 未经部。