公司管理系统文件管理系统规章制度.doc

公司管理系统文件管理系统规章制度文件编号：A-DCC-001 编制日期：2021-7-28 公司文件管理制度 版本：A 修改状态：00 为确保公司文件管理工作制度化、规范化，确保各相关部门及场所使用的文件均为有效受控版本，特制定本制度 2.1外来文件〔上级公司及同级单位来文〕； 2.2公司内部公文〔包括公告和通知〕、管理制度、作业标准等； 2.3文件的形式包括纸质和非纸质，如网络、软盘、光盘等数码性存储载体； 2.4受控和非受控文件，受控文件有“受控〞印章 3.1公司总经办文控中心是文件控制的归口管理部门，负责外来文件、管理制度、 作业标准文件的发放、回收、销毁、归档等，编制《受控文件清单》和《记录 清单》； 3.2总经办文控中心负责各部门公文〔包括公告和通知〕统一编号，发放、回收、 销毁、归档等工作由各起草部门负责； 3.3采购部负责商品采购合同的归档、保管工作；销售部负责商品报价单及销售合 同的归档、保管工作；其他行政类合同由总经办负责归档、保管； 3.4各部门负责所属业务范围相关文件/记录的拟定； 3.5总经理或授权部门负责人批准公布； 3.6各部门负责制定本部门记录的格式、收集、编目、保管期限和处置； 3.7填写记录人员对记录的真实性、完整性负责。

4.1公文〔包括公告和通知〕：其明确了公布范围，是向公司内部宣布重要事项时 使用的文件公文具有庄重性、广泛性和周知性特点； 4.2管理制度：为达到公司管理目标，而明确制定的指导性文件，以达到统一思想、 统一方法和统一行动的目的； 4.3作业标准：指确保在岗人员完成岗位要求的规定，即为规范作业人员的操作而 制定的，对各项工作制定的操作程序和规范化规定； 4.4表格：是表达、解释工作结果和业务信息所运用的数据传递形式它由一行〔列〕 或多行〔列〕单元格组成，以便快速引用和分析能够清楚简明地传递所必须要 表达的信息； 4.5保密文件：凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息的各类形式的 公文、制度等文件，均属于保密文件； 4.6非保密文件：属相对性概念公司内部，以各类文件形式公开公布的公文、制 度及相关表格等，均属于非保密文件相关于外部，公司内所有非保密文件均为保密文件 5.1公文〔包括公告和通知〕 5.1.1标题：二号微软雅黑，加粗； 5.1.2司标：文件右上角； 5.1.3文件号：文件编号及发文日期，黑体五号，靠右对齐； 5.1.4文件编码原则： ╳—╳╳╳╳—╳╳╳ 流水号〔3位数字〕 自然年〔如2021〕 职能代码〔见附件1，表1〕 编号中英文及数字采纳五号Calibri字体。

5.1.5公文6.7.3其他公文、会议纪要以及表单〔如采购订单、销售订单、报价单等〕， 由各业务部门按类别、日期等索引方式保管 7.1各部门负责收集、整理、短期储存本部门的记录，并按日期或类别的索引方式 进行归档； 7.2记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清楚，不得随意涂改确必须改正时， 用杠改的方式，并签全名或盖章，注明更改日期；“五防〞〔防盗、防潮、防鼠、防虫、防火〕的位置，以坚持记录 整洁，字迹清楚，并按规定的期限储存记录； 7.4记录如超过储存期或其他特别状况必须要销毁时，由申请部门填写《文件销毁登 记表》交总经办文控中心审核后，由总经理批准销毁 8.1本文件由总经办文控中心起草并负责解释； 8.2本文件自下发之日起执行 9.1《文件新建/变更申请》A-DCC-001-01 9.2《文件发放/收回记录》A-DCC-001-02 9.3《文件销毁登记表》A-DCC-001-03 9.4《受控文件清单》A-DCC-001-04 9.5《外来文件清单》A-DCC-001-05 9.6《文件借阅登记表》A-DCC-001-06 9.7《记录清单》A-DCC-001-07 10.0附1 编码明细表 附1：编码明细表 表1：职能代码 职能职能代码职能职能代码 文控DCC 信息I 采购P 财务 F 销售S 总务、外包G 市场M 人力、培训H 物流L 劳作合同 E 加盟J 其他O 租赁〔房屋、汽车、工具等〕R 表2：文件级代码 文件级文件级代码 总部 A 分公司 B 办事处 D 专营店Z 表3：区域代码 区域预留〔0~9，A~B〕 华北0 东北 1 西北 2 华东 3 华中 4 西南 5 华南 6 表4 销售渠道代码 销售渠道渠道代码销售渠道渠道代码 酒店餐厅 C 直销K 团购T 经销批发Q 加盟J 附2：文件控制管理流程图 职能/人员 流程细节 文件接口 编写/修改文件 文件审核 文件批准 文件批准/下发 文件接收/使用 作废版本收回/销毁 文件管理 文件更改 文件新建/更改申请 文件新建/更改申请 文件新建/更改申请 文件发放/收回记录 文件发放/收回记录 文件发放/收回记录文件销毁登记表 文件拟稿人 本部门负责人相关部门负责人 总经理/授权负责人总经办文控负责人各部门文件负责人总经办文控负责人各部门文件负责人。