秘书规章制度.doc

现代制造业协会秘书部现代制造业协会秘书部工作制度秘书 第一章总则 第 一条为了协会秘书部的规范运作，充分发挥协会秘书的作用，加强对协会秘书工 作 的管理与监督，根据现代制造业协会规章程，特制定本工作制度 第二章 秘书的职责及任职资格 第二条 协会秘书部是协会主席团的直属部门，对主席团负 责，承担法律、校规及协会 规章制度对协会成员所要求的义务，享有相应的工作职 权第三条协会秘书的主要职责：（一）作为协会各部门的联络人，负责协会和 相关当事人与协会及机构、组织之间的及时沟通和联络，保证协会可以随时与其 取得工作联系，负责组织准备和及时递交协会所要求的文件，负责接受协会主席 团下达的有关任务并组织完成二）负责处理协会通讯事务三）负责协会 各部门的联系，接待来访，回答咨询，向来访者提供协会活动讯息；积极建立健全 协会工作制度，通过多种形式主动加强与各部门的沟通和交流，协调来访接待，保 持与各团体及校园媒体的联系四）按照协会会议制度筹备会议，准备和提交拟 审议的协会的文件，负责会议记录，主动掌握有关会议的执行情况对实施中的重 要问题，应向协会主席团报告并提出建议五）为强化协会秘书部的工作进度, 协会秘书应确保档案、信息决策的重大事项严格按规定的程序进行。

受委托协助协 会主席团及其有关部门的口常工作六）负责与协会档案、信息有关的保密工作, 拟制保密措施，促使协会全体成员及相关知情人有档案、信息保守秘密，并在档案、 信息泄露时，及时向协会主席团报告并按协 会主席团要求采取补救措施；（七） 负责保管协会的档案资料，以及协会的会议文件和会议记录等；（八）协助协会主 席团了解各部门工作进展情况；（九）促使协会各部门依照协会规章制度行使职权; 在协会拟作出的决议违反法律、行政法规、学院规章制度、其他规定和协会规章制 度时，应当将其个人的意见详细记载于会 议记录上，并向主席团报告；第四条学 生会秘书的任职资格：协会秘书应当具备履行职责所必需的相关知识，具有应好的 职业道德和个人品德，有 下列情形之一的人士不得担任协会秘书：（一）有违反 校规校纪的；（二）受到学院、系部处分的；（三）受到学院、系部通报批评的;（四）在学院其他单位、团体现任干事级以上职务；（五）学生会主席团所认定不 适合担任学生会秘书的其他情形 第三章 秘书的工作程序 第五条会议筹备、 组织：（一）关于会议的召开时间、地点，协会秘书在接到主席团通知后，应尽快 按照协会会议制度及其他有关规则规定的时限、方式和内容发出通知；（二）凡 需提请协会主席团、部长会议审议的议案，由学生会秘书长负责审核其关联性与程序性后报学生会主席团、部长会议审议。

三）协会秘书应在会议召开前, 按照规定的时间将会议资料送达各与会者；（四）协会秘书应作会议记录并至少保 存一年第六条信息及重大事项的通知：（一）根据协会有关规章制度及主席团 指示，决定是否需发布通知及有关信息；（二）对外公告、发布通知及有关信息, 协会秘书应事前请示学生会主席团；（三）对于重要公告、通知的发布，应提交协 会主席团签名确认审核后发布第七条协会接到邀请信函，协会秘书应首先送达 协会主席团；接到协会主席团任务后应组织协调相关部门准备资料参加会议，各 部门的准备进展必须向主席团汇报第八条协会秘书负责统计协会成员出勤次数 并于每月一日前向主席团递交当月的协 会成员考勤总表 第四章 秘书的聘任 第八条 协会秘书由与学生会招新时一同招聘或由秘书长提名，经协会主席团聘任 或者 解聘第九条 协会主席团、秘书长不得无故解聘协会秘书，解聘协会秘书 或协会秘书辞职时，协会主席团应当说明原因并公告第十条协会主席团秘书长 空缺期间，协会主席团应当指定副秘书长或其他部门成员代行协会主席团秘书长 的职责，同时尽快确定协会主席团秘书长人选在协会主席团指定代行协会主席 团秘书长职责的人员之前，由副秘书长代行协会主席团秘书长职责。

协会秘书长 空缺期间超过两个星期之后，副秘书长应当代行学生会主席团秘书长职责，直至 协会主席团正式聘任协会秘书长第十一条协会秘书部根据需要委任副秘书长一 到两名，在协会主席团秘书长不能履行其职责时，代行学生会主席团秘书长的职 责第十二条协会主席团应当为协会秘书履行职责提供便利条件，协会各部长及 学生会成员应当支持、配合协会秘书的工作协会主席团应当保证协会秘书的公开 任务的知情权，为其履行职责创造良好的工作条件协会秘书长为履行职责有权 了解各部门的工作开展情况，参加涉及有关会议，查阅涉及所有文件，并要求协 会有关部门和人员及时提供相关资料和信息协会主席团作出重大决定之前，可 以从信息了解角度征询协会秘书长协会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍和严 重阻挠时，可以直接向协会主席团报告第十三条 协会主席团成员与协会秘书签 订保密协议，要求协会秘书在任职期间及离任后持续履行保密义务直至有关信息 披露为止 第五章秘书的责任 第十四条协会秘书对协会负有忠实和勤勉的义 务，应当遵守协会规章制度，切实履行职责，维护协会利益，不得利用在协会的 地位和职权为自己谋私利第十五条 协会秘书有以下情形之一的，学生会主席团 应当自事实发生之口起在一个星期内解聘学生会秘书：（一）连续两个星期以上 不能履行职责的；（二）在履行职务时出现重大错误或疏漏，给学生会造成重大损 失的；（三）违反国家法律、行政法规、学院规章制度、协会规章制度或其它规定, 使协会 形象、利益严重受损害的；第十六条协会秘书离任时，在协会主席团的 监督下移交有关档案文件、正在办理和待办理事项。

第六章 通讯、邀请函发放细则 第十七条 协会秘书负责协会通讯录、 群的制作、申请、管理、发放，协会内部交流群原则上不允许协会以外 人员加入第十八条 协会秘书在接到会议、活动通知后必须提前一天发放，可以 以短讯、、邮件、、公布栏、广播等形式通知，紧急通知在接到通知任务 后必须立刻通知第十九条会议、活动邀请函必须提前一天发到被邀请单位或个 人；邀请单位的应发到该单位秘书处；邀请个人的应尽量发到被邀请人本人（邀 请领导时必须把邀请函发给本人）第二十条发放邀请函时必须佩带工作证，衣着 干净整齐，文明有礼 第七章行为细则第二十一条协会秘书要保持良好的个 人形象，任何会议或活动必须佩带证件，特殊情况除外第二十二条不允许在 公共场合吸烟，不允许酗酒、夜归、不文明言语、打架闹事 第八章附则 第 二十三条本工作制度未尽事宜，按照国家的有关法律、法规；学院规章制度和现代 制造业协会章程执行第二十四条本工作制度经协会公布之日起生效第二十五 条本工作制度解释权属于协会主席团。