规章制度】公司费用报销制度模板(两篇合集).docx

公司费用报销制度（两篇合集）【第一篇】一、总则为完善公司的财务管理制度，规范财务借款、报销结算手续，特制定本借款、报销制度二、定义 1、本制度所述“借款”是指企业暂付的各种款项，包括：员工借支的差旅费、日常或周转使用的备用金、各种代垫款项等本制度所述“借款”不适用于企业间资金拆借以及企业间合同约定的预付款2、本制度所述“付款”是指企业按照购货合同等规定付给供应单位或个人的款项，如支付的材料、商品采购货款、订金等还包括为签订合同支付投标保证金3、本制度所述“报销”包括物料采购报销、差旅报销及其它事项报销入账4、本制度所述“单笔交易金额”是指在一个合同项下的多张票据的交易金额之和三、审核批准权限1、部门主管：按管理及责任权限对本部门发生借款、费用的真实性、合理性负责审核并签字，对借款、费用是否符合部门计划、预算承担责任２、财务经理：对借款、费用凭证根据公司相关规定、制度进行整体审核，并结合公司月度、年度预算的使用情况和实际资金情况，签署审核付款意见，对整个报销的合法性、合规性承担责任对不符合要求，有损本单位利益的要坚决予以拒绝和退回，如有弄虚作假的，应当扣留票据并及时上报３、公司副总经理、公司总经理：根据公司相关规定、董事长的授权，对授权范围内所有借款、费用予以审批，并对借款、费用的真实性、合理性承担责任；对还需要董事长审批的借款、费用的真实、合理性负责审核签字。

对审批、审核不通过的予以退回总经理的费用由财务负责人审核４、董事长：根据公司相关规定或授权，对借款、费用具有最终审批权，并以法人代表身份对所有借款、费用的真实、合理、合法合规性承担责任董事长的借款、费用由财务负责人审核５、单笔交易金额在RMB5,000及以下的管理费用付款和报销事务由部门主管书面审签，经财务经理审核后，由总经理审批6、单笔交易金额在RMB5,000以上的管理费用由部门主管书面审签，经财务经理审核后，需由合资双方总经理副总经理共同批准7、在施工项目预算范围内，单笔交易金额RMB50,000及以下的生产物料采购事项，由部门主管书面审签，经财务经理审核后，由公司总经理审批8、在施工项目预算范围内，单笔交易金额在RMB50,000以上生产物料采购事项，由部门主管书面审签，经财务经理审核后，需由合资双方总经理副总经理共同批准9、销售费用由总额控制，超过比例的销售费用应由合资双方总经理副总经理共同批准10、公司招待费用、超标报销费用由部门主管书面审签， 经财务经理审核后，需由合资双方总经理副总经理共同批准11、凡有审签、审核、审批权限的部门主管、财务经理、副总经理、总经理须在财务部门签留字样备案。

12、所有款项的支付需由财务经理根据公司经营状况和资金情况合理安排付款未经财务经理同意，不得支付款项13、属于董事会批准的预算内的所有支出，财务经理应实时监控，必要时应以周报、月报方式及时上报副总经理和总经理预算外支出，由部门主管拟定书面的预算调整方案并附相关材料，经合资双方总经理副总经理共同进行可行性分析审核后，报董事会审批14、审签、审核、审批人如需指定被授权人或受托人，须签定正式合法的授权委托书报董事会审批，审批通过后在财务部门备案15、各部门因合理原因不能及时报核、报批的书面单据，但确需支付的款项的，须使用、扫描或邮件说明情况三种方式报批，不允许使用方式等其他方式的报核、报批四、借款及付款1、借款管理规定（1）借款范围：差旅借款、周转金借款、其他临时借款（2）借款原则：a、专款专用，不允许挪为它用，更不允许挪为私用b、谁借款，谁使用，谁归还，不允许代替他人借款，不允许以他人名义借款，不允许其他单位和个人借款c、同一事项只能一人借款，一般不允许多人进行借款3）、同一事项前款不清，后款不借部门主管对本部门人员借款负连带责任工程项目完工后30天内，由项目经理必须按审核批准权限办理报销审批程序，不能按时报销的情况事先向财务部和总经理备案，否则财务部有权对责任人提出经济处罚建议。

4）、员工差旅借款规定参见公司《差旅管理制度》及其补充规定出差人员凭审批后的《出差计划及借款申请单》按批准额度办理借款，出差返回3个工作日内办理报销还款手续 （5）、备用金借款仅指施工项目期间借款，其他期间或其他部门均不允许备用金借款备用金借款应由项目经理书面审签，经财务经理审核后，需由合资双方总经理副总经理共同批准在工程项目完工后30天内，由项目经理办理报销还款手续6）、其他临时借款，借款人员应及时报帐，除备用金外其他借款应在相关工作完结后5个工作日内办理报销手续员工在财务部门有借款余额或上次借款尚未归还或核销的，因特殊原因不能及时报账的，必须向部门负责人请示经财务经理同意后方可再次借款费用报销时，如无特殊理由，应先归还借款，扣除借款后有余额的，按余额付款7）、对无正当理由超过规定期限，未能报销而又没还款的借款，按超期时间收取日息万分之五的罚息，财务部通知人事部门在次月工资中扣回本息8）、各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款2、借款单据填制要求（1）员工借款时需填写《借款单》或《出差计划及借款申请单》并附上所需的其它证明资料2）借款单据应用黑色、蓝黑、蓝色钢笔或签字笔填写，填写应干净、整洁、准确无误、不得涂改，单据粘贴要求整齐、美观。

3、借款单据审核（1）借款由借款人或申请人填写单据，部门主管及有权批准人依权限签字审批后交至财务部门办理审批手续2）财务人员应在收到借款单据后及时进行严格认真的审核符合标准的，审核人在财务审核栏内签署姓名、审核日期后报财务经理审批需由公司总经理审批的，财务部负责报送审批3）经审核借款单据不符合要求或存有疑问，而借款人或申请人无法补充提供有关资料的，审核人应退回单据4）如借款人因公出差在外急需用款等特殊原因，需公司汇款到其个人银行卡时，需向公司申请特批并提供准确的银行卡资料如因借款人提供银行卡的资料错误而导致错汇款的责任由借款人承担4、款项支付（1）财务部依据审批手续完整的单据支付款项 （2）借款人或申请人必须亲自在借款单据上签收支票或现金如其本人确实无法到财务部门办理领款手续而委托他人代为办理的，必须有授权人亲笔的委托书后方可由他人代为办理五、付款、报销1、付款/报销单据填制要求（1）付款、报销时填写《付款/报销申请单》或《出差报销申请单》，并附上其它所需证明资料2）应用黑色、蓝黑、蓝色钢笔或签字笔填写，所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误，粘贴要求整齐、美观3）所有单据要按性质（如差旅费、招待费、办公费用）分类、分次、分页粘贴填制。

（4）凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正2、报销单据审核 （1）费用及物料采购报销各主管审批权限由合资双方总经理副总经理协商确定、调整，各主管依据权限给予审核、核准办理各主管审批权限暂未定） （2）费用及物料采购报销由申请人填写单据，部门主管及有权批准人依权限签字审批后交至财务部门办理审批手续3）财务人员应在收到经过有权批准人审批的报销单据后及时对各项报销费用进行严格认真的审核凡符合报销标准的（采购及租赁要符合相关管理制度的规定），审核人在财务审核栏内签署姓名、审核日期后报财务经理审批需由公司总经理审批的，财务部负责报送审批4）经审核报销单据不符合费用开支标准或存有其他疑问，而申请人无法补充提供关资料的，审核人应退回报销单据 （5）业务招待费 业务招待费因公务需要而发生的对外接待应酬、赠送纪念品等真实行为的费用经办人在开支业务招待费之前需事先经上级主管及合资双方总经理副总经理共同批准经办人应填写《应酬报销申请表》该表格必须填写被招待或被赠送礼品的人员的详细资料，即需指明招待或赠送的内容、被招待人或被赠送礼品的名字及作用由财务经理审批同意后再经合资双方总经理副总经理共同批准后方可报销。

金额较大（10000元以上,含10000元）的应酬费用都要经合资各方董事事先批准6）市内交通费 员工在公司办公地点所在城市外出办事，原则上不能乘坐出租车因特殊情况需乘坐出租车的，填写《市内交通费报销申请表》，应详细填写起止地点、时间、拜访单位/事由、拜访人员等事项经财务经理审批同意后经公司总经理批准后方可报销7）通讯费通讯费的报销标准及要求参见公司《通讯费用管理制度》8）外部培训员工参加外部培训，报销时应附有相关证明资料培训期间统一食宿的，不再报销差旅补贴9）福利费员工可享有的福利费用根据公司《员工福利管理制度》的有关标准报销10）租赁参照《采购及租赁管理制度》的规定办理11）公务车辆费用A、车辆维修保养报销应附有维修保养单位的结算清单并经设备管理人员确认，交有权批准人批准报销B、车辆保险费用应选择经济合适的保险公司办理保险C、因公事务用车报销加油费、过桥过路费、停车费等费用时，应附有《车辆行驶记录表》等资料《车辆行驶记录表》上的“用车人”项应由用车人本人签字确认12）白条收据白条和收据一律不允许报销13）固定资产采购金额在RMB2000元以上为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的使用寿命超过一个会计年度的有形资产做为固定资产入账管理。

参照《采购及租赁管理制度》、《资产管理制度》的规定办理固定资产采购报销时除正规发票外，应附有《固定资产验收单》、固定资产管理部门登记台账的签字等证明资料14）购置办公、劳保等用品购置办公、劳保等用品规定参见公司《采购及租赁管理制度》，付款、报销时应附有《采购申请表》、《验收单》等证明资料金额达到2000元以上的应签订合同并按合同审批权限规定报批原则上应通过比价选择供应商作为长期合作伙伴，签订年度合同15）生产物料采购报销参照《采购及租赁管理制度》的规定办理16）广告、业务宣传等市场费用因业务需要而发生的广告、业务宣传费支付报销，应在销售预算范围内支付报销应附有《验收单》或在媒体上发布的宣传页面复印件等证明资料金额达到2000元以上的应签订合同并按合同审批权限规定报批17）差旅报销员工差旅报销制度参见公司《差旅管理制度》及其补充规定18）罚款报销因公司经营业务而发生的被有关行政管理部门处罚的事项报销，需填写《罚款报销申请表》由于员工个人责任造成的罚款公司不予报销，特殊情况报财务经理特批后报公司总经理批准后可酌情报销 （19）银行托收事项因公司业务需要而申请采用银行托收付款的事项，需经财务经理审批后报公司总经理批准。

六、取得原始凭证的要求1、员工付款、报销应取得真实、合法、有效的原始凭证2、原始凭证应当具备下列内容：（1）填制凭证的日期；（2）出具凭证者的单位印章；（3）接受凭证的单位全称；（4）经济业务内容、数量、单价和金额；3、所有票据必须由经办人签名，施工过程中的所有票据、单据至少要有2名以上人员签名确认（经办人、证明人）施工工程中的各种计算计量单据至少要有2名以上人员签名确认（经办人、项目负责人）4、办理经济业务事项时取得的原始凭证（包括发票、收据等），应及时送交财务部所有原始凭证应在开票日期的当月内报销，最长期限不得超过开票日期后的一个月超过一个月者一律不予报销,特殊情况须经财务经理批准后方可报销5、原始凭证记载的各项内容均不得涂改经办人必须要求开票单位如实填写发票或收据各项内容发票抬头与公司名称应一致，并具有规定印章（公章或财务专用章或发票专用章等）公司名称不符、发票涂。