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管理体系文件编码规则 管理体系文件编码规则 为加强对公司管理体系文件的控制，指导与管理体系有关各类文件的编码，使公司管理体系文件形成统一规格，标识明确，便于管理，特制定本规则 1.0 适用范围 本规则适用于公司范围内所有受控管理体系文件的编码管理 2.0 编码规则 2.1 组织代码 公司组织名称用英文单词大写字母“*****”表示 2.2 文件类别 2.2.1 公司规定统一受控的文件类别为：公司管理手册、公司管理体系程序文件、程序文件要求的记录、适用于公司范围的三层次文件，包括各类作业指导书(行政管理性文件) 2.2.2 受控文件的编码均以字母“*****”打头，文件层次用英文单词首字母界定，表示如下： ***** 公司管理手册 ***** 公司管理体系程序文件 ***** 三层次文件(作业指导书) 2.2.3 公司管理性行政文件 公司管理性行政文件系指以红头文件下发的与质量、环境、职业健康安全、管理体系相关的管理性文件行政文件由办公室根据行文时间顺序自然排序编号，不按此规则编码。

2.2.4 公司管理体系文件版序用大写字母Ａ、Ｂ、Ｃ……顺序表示，修改状态用数字序号1、2、3……表示 如“Ａ1”表示A版文件第一次修改 3.0 管理手册、程序文件、作业指导书及各类记录的编码 3.1 管理手册 管理手册编码由文件类别、组织代码和颁布年份组成，同时标明版次公司质保中心发放管理手册时进行统一编号，并加盖“受控章”标识如： ***** / ***** / ***** ***** 文件类别组织代码颁布年份版次修改状态 管理手册 (*****) (*****) (A版.未修改) 3.2 程序文件 程序文件编码由文件类别、组织代码和程序序号组成，并注明版次公司质保中心发放程序文件时进行统一编号，对受控件加盖“受控章”标识如： ***** / ***** / ***** / ***** 文件类别组织代码程序文件序号版次修改状态 程序文件 (*****) 第3个程序文件 (A版.未修改) 3.3 作业指导书 作业指导书编码由文件类别、组织代码、指导书序号组成，同时标明版次。

各要素部门编制、修改、发放作业指导书时，质保中心按本规则进行统一编码，注明修改状态，并加盖“受控章”标识 ***** / ***** / ***** 文件类别组织代码指导书序号 三层文件 (*****) (第1个指导书) 3.4 管理记录 管理记录在未填写内容前纳入公司管理体系文件系列，编码由文件类别、组织代码、程序序号和记录编号、版序组成如： ***** / ***** / ***** / ***** / ***** 文件类别组织代码程序文件序号记录序号版号 记录 (*****) (第9个程序文件) (第1个记录) 一版 4.0 对于公司通用和各部门、工程处、项目部专用的各类作业指导书、记录等，在编码时应有所区别 4.1 公司各职能部门编制的管理体系作业指导书，一般适用于指导各工程处、项目部的工作，由质保中心统一编号，统一登记，编码规则遵循上述要求 4.2 属于各工程处、职能部门、项目部内部专用的作业指导书等三层文件、记录表格等，由各单位、各部门单独编码管理 5.0 对记录类受控资料一般不加盖“受控章”标识，而采用编码、编号进行控制。

记录编号一般以形成顺序、年度等特征编号。