公文格式规范及常见问题解析课件.ppt

64,,公文格式规范及常见问题解析,,,2013,年,8,月,30,日,公文格式规范及常见问题解析2013年8月30日,公文格式标准规范,公文格式标准规范,版面要求,＊幅面尺寸,公文用纸采用,A4,型纸，幅面尺寸为,210mm×297mm,＊版心尺寸与页边,公文版心尺寸为,156mm×225mm,，用纸上白边,37mm±1mm,，左白边,28mm±1mm,Word,页面设置：将页边距默认设置更改为上,3.7,厘米、下,3.5,厘米、左,2.8,厘米、右,2.6,厘米版面要求＊幅面尺寸,＊行数和字数,一般每面排,22,行，每行排,28,个字，并撑满版心特定情况可以作适当调整如无特殊说明，公文格式各要素一般用,3,号方正仿宋简体字Word,页面设置：更改文档网格默认设置，字体设置中字号设置为三号，网格设置为“指定行和字符网格”，字符设置为每行,28,每页,22,；段落设置：行距最小值,28,磅＊行数和字数,主体格式,＊标题,用,2,号方正小标宋简体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形段落设置：左右居中对齐，行距设置为固定值,36,磅，段前段后不空行。

主体格式＊标题,①,,②,③,,,标题多行排列形式,①②③标题多行排列形式,＊主送单位,用,3,号方正仿宋简体字编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号当主送单位在三个以下（含三个）时 ，单位名称应一一列明，用逗号隔开；主送单位为三个以上时，应采用规范用语，如：向宝鸡钢管公司报送公文，主送单位使用标准全称 “宝鸡石油钢管有限责任公司” ；给公司所有单位发文时用“公司各单位” ；只给部分单位发文时用“各有关单位”参照宝鸡钢管公司,《,关于规范使用公文主送单位用语的通知,》,（办发,〔2010〕7,号 ）＊主送单位,＊正文,一般用,3,号方正仿宋简体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格文中结构层次序数依次用“一、”,“（一）”“,1.”“,（,1,）”标注；第一层标题用,3,号方正黑体简体字、第二层标题用,3,号方正楷体简体字、第三层和第四层用,3,号方正仿宋简体字标注层次序数中圆括号为中文键盘输入，圆点为半角输入层级标题单独成段不接排文字时末尾不加标点符号段落设置：两端对齐，左右缩进,0,字符，首行缩进,2,字符，段前段后间距,0,行，行距设置最小值,28,磅，分页中取消勾选孤行控制。

＊正文,正文层次格式,正文层次格式,＊附件说明,如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称如有多个附件，用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：,1.xxxxxx”,）；附件名称后不加标点符号附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐附件说明格式,＊附件说明附件说明格式,＊发文机关署名、成文日期和印章,加盖印章的公文，成文日期右空四字编排，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内（,10mm,之内）成文日期用阿拉伯数字标注，例如：,2013,年,7,月,24,日印章不得盖在空白页，当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，应适当调整行距＊发文机关署名、成文日期和印章,＊附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下，与成文日期之间不空行上报的文件（包括请示和报告）必须以附注的形式标注上联系人和联系印章及附注格式,＊附注印章及附注格式,＊附件,“附件”二字及附件顺序号（即“附件标识”）用,3,号方正黑体简体字顶格编排在附件首页左上角第一行。

附件顺序号和附件标题应与附件说明的表述一致附件标识格式,＊附件附件标识格式,→页码,用,4,号半角宋体阿拉伯数字标识，编排在版心下边缘之下，数字左右要各放一条一字线，同时一字线上距版心的下边缘,7mm,单页码居左空一个字，双页码居右空一个字操作步骤：,插入,-,页码,-,位置：页面底端（页脚）、对齐方式：外侧,-,数字格式：,1,2,3...,选择偶数页页码，前空半角,2,空格，在数字左右各插入一个特殊符号“,—,”，数字与“,—,”间空半角,1,空格，全部设置为宋体四号字→页码,公文写作及公文格式,常见问题解析,公文写作及公文格式,＊要素不全,缺失,“,文种,”,，如,《,关于,××××,的回复,》,；缺失,“,事由,”,关键词，又无,“,文种,”,，如,《××××2013,年工作计划,》,标题由发文单位、事由和文种三要素组成，发文单位通常可省略××××,工作计划,”,、,“,××××,管理办法,”,等不能单独行文，应选择恰当文种予以印发＊提炼不精,上行文标题中出现,“,上报,”,、,“,呈报,”,等词，属于多余用词标题与正文表达主旨不贴切标题拟写问题,＊要素不全标题拟写问题,＊介词使用不当,问题常出在“关于”和“对”的连用上。

如,《,关于对,××××,有关情况的通报,》,，“关于”和“对”均为介词，且词义相近，行文中无需重叠使用，应删去“对”字介词“关于”位置不当，应置于发文单位名称之后发文单位名称原则上可省略，标题过短时可不省略＊误用结构助词“的”,文种前随意省略“的”字，如,《,关于,××××,工作安排通知,》,；,“,的”位置不正确，如,《,关于,××××,的情况报告,》,应改为,《,关于,××××,情况的报告,》,＊介词使用不当,缺少文种,缺少文种,“上报”多余,“上报”多余,“呈报”多余，“关于”位置不当,“呈报”多余，“关于”位置不当,介词连用,介词连用,介词连用，“对”字多余,介词连用，“对”字多余,“关于”位置不当,“关于”位置不当,标题回行词意不完整,标题回行词意不完整,缺少结构助词“的”,缺少结构助词“的”,标题中并列词语之间应用顿号隔开,标题中并列词语之间应用顿号隔开,标题欠推敲，应为“关于,《XXX》,征求意见的通知”,标题欠推敲，应为“关于《XXX》征求意见的通知”,＊引用要素不全,在正文中首次引用某一公文时，应将发文单位、公文标题、发文字号三个要素按顺序全部表述出来；当再次引用同一公文时，可省略公文标题或者发文字号。

＊表述不规范,要素位置倒置，如,“,根据宝鸡钢管公司,xx〔2013〕1,号,《,关于,XXX,的通知,》,文件有关要求,”,，规范表述应为“根据宝鸡钢管公司,《,关于,XXX,的通知,》,（,xx〔2013〕1,号）文件有关要求”发文字号表述错误，字号中的六角括号“,〔〕,”常错用为“,【】,”引文不规范问题,＊引用要素不全引文不规范问题,针对发文单位的表述，如果被引用的文件为总部,“,公司文件,”,，发文单位可简称为,“,宝鸡钢管公司,”,；如果被引用的文件为总部,“,部门文件,”,，发文单位可简称为,“,宝鸡钢管公司,XXX,（部门名称）,”,针对发文字号的表述，应在发文字号后面加上,“,文件,”,二字，例如,“,（宝管人事,〔,2013,〕,17,号）文件,”,针对发文单位的表述，如果被引用的文件为总部“公司文件”，发文,引用文件和引用规章制度是两个不同的概念，在引用规章制度时，只需直接表述规章制度名称即可，后面不用标注发文字号当被引用的文件标题或规章制度名称中已包含有发文机关名称时，不用在标题或名称前再表述发文机关如,“,根据,《,宝鸡石油钢管有限责任公司,XXX,管理办法,》,有关规定,”,。

需注意，,“,便函,”,是既无文头也无编号的发文形式，,OA,系统里看到的,“,编号,”,是系统自动生成的流水编号，便于系统识别记录，实质上并不是发文字号因此，便函的引文表述可以为,“,根据,XXX,便函,《,关于,XXX,的通知,》,要求,”,引用文件和引用规章制度是两个不同的概念，在引用规章制度时，只,引文缺少发文单位,引文缺少发文单位,引文缺少发文单位和文件标题，字号中应用六角括号,引文缺少发文单位和文件标题，字号中应用六角括号,引文应标题在前，字号在后，字号中应用六角括号,引文应标题在前，字号在后，字号中应用六角括号,引文字号中年份应用六角括号括入,引文字号中年份应用六角括号括入,直接引用规章制度不用带发文字号,直接引用规章制度不用带发文字号,引文单位有误，行政单位与党委文件套用,引文单位有误，行政单位与党委文件套用,表述欠妥，“集团公司”多余,表述欠妥，“集团公司”多余,＊正文格式不规范,正文中随意空行，正文夹带表格，正文字体选择、字号大小不符合公文格式要求＊前后表述不一致,相关名称在同一公文中出现多种版本简称规范参照宝鸡钢管公司,《,关于在公文中规范使用公司及所属企业简称的通知,》,（办发,〔2012〕14,号）。

正文格式、表述、层次问题,＊正文格式不规范正文格式、表述、层次问题,＊结构层次,层次序数标注不规范，如将第二层次序数“（一）”错误标注为“（一）、”，将第三层次序数“,1.”,错误标注为“,1,、”，将第四层次序数“（,1,）”错误标注为“（,1,）、”等在实际应用中，如果公文没有全部四个层次，也要按顺序依次使用，不得跳用在公文中，原则上不出现第五层次当公文正文提提炼有层级标题时，存在乱用各层级标题字体的情况；当各层次标题独立成行时，末尾不使用标点符号＊结构层次,缺少主送单位正文用语,缺少主送单位正文用语,主送单位正文用语应与标题间空一行,主送单位正文用语应与标题间空一行,标题、正文及附件说明中，对被印发的资料名称表述应一致,标题、正文及附件说明中，对被印发的资料名称表述应一致,时间概念表述不清楚,时间概念表述不清楚,表述时间范围不规范，应为,“,1-3,月,”,表述时间范围不规范，应为“1-3月”,各级标题独立成行时，不应在标题后加标点符号,各级标题独立成行时，不应在标题后加标点符号,层次序数不可跳用，应按顺序用,“,（一）,”,，且,“,1,、,”,应为,“,1.,”,层次序数不可跳用，应按顺序用“（一）”，且“1、 ”应为“1,层次序数“（一）,”,后不加顿号、层级标题字体有误,层次序数“（一）”后不加顿号、层级标题字体有误,层次序数标注混乱、层级标题字体随意使用,层次序数标注混乱、层级标题字体随意使用,正文中不能夹带表格，只能以附件形式出现,正文中不能夹带表格，只能以附件形式出现,正文中不应有空行,正文中不应有空行,正文结语应单独提行,正文结语应单独提行,＊盖章位置,盖章位置不规范，如公章上边缘距离正文太远；盖章页无正文。

＊附注标示,上报公文习惯性无附注，附注标标识位置不当，附注与成文日期之间空行问题（集团公司最新规定不再空行）盖章及附注问题,＊盖章位置盖章及附注问题,印章上边缘与正文间距不超过一行，附注与成文日期之间不空行,印章上边缘与正文间距不超过一行，附注与成文日期之间不空行,印章过于偏左，成文日期应右空四字,印章过于偏左，成文日期应右空四字,盖章页无正文，应通过调整行距解决,盖章页无正文，应通过调整行距解决,上行文缺少附注,上行文缺少附注,附注标示位置不正确,附注标示位置不正确,＊附件说明,附件说明位置不当，如附件说明与正文间空行过多或不空行；附件说明错误使用标点符号：在“附件”二字后面省略冒号，在附件序数后面用顿号，附件名称乱用标点符号（说明性词语可保留括号）；附件名称回行对齐不规范＊,附件,附件名称与附件说明不一致，附件首页左上角标识不规范，附件无页码等附件说明及附件问题,＊附件说明附件说明及附件问题,附件说明中，附件标题不应加书名号,附件说明中，附件标题不应加书名号,附件说明回行对齐不规范,附件说明回行对齐不规范,附件说明序数标注不规范,仅有一个附件不需标注序数，且附件序数后应为圆点,应为，附件：,1.,2.,附件说明序数标注不规范仅有一个附件不需标注序数，且附件序数后,附件说明与正文间应空一行,附件说明与正文间应空一行,附件标识后不应加标点符号,附件标识后不应加标点符号,不妥之处请批评指正，谢谢！,不妥之处请批评指正，谢谢！,。