（会议管理）高效会议管理技巧张晓彤.doc

第1题：哪一种不是正确的倾听方式？ A. 只听自己感兴趣的东西B. 保持点头且微笑C. 发出一些倾听的声音D. 身体前倾第2题：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时，适合采用哪种决策方式？ A. 权威决策B. 共识决策C. 少数服从多数决策D. 无异议决策第3题：对会议记录者的说法错误的是： A. 会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序B. 可以起到“和事佬”的作用C. 会议记录者是会议中最“简单”的角色D. 会议记录者最好由与会者轮流担任第4题：哪一项不属于建设性反馈的特征？ A. 表达后果B. 征求意见C. 着眼未来D. 判断行为第5题：对会议成本说法不正确的是： A. 会议的时间成本不直观时，可以转换为金钱成本B. 由于管理效率下降而造成的损失，是效率损失成本C. 议场地费、文件准备费属于直接的会议成本D. 因不能及时接听重要客户的而损失一大笔生意属于会议的金钱成本第1讲 当今会议面面观【本讲重点】会议的意义会议的目的会议的种类会议的频率会议成本的计算会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。

如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题会议的意义1．会议是一个集思广益的渠道图1-1 集思广益图如上图1-1，会议是一个集合的载体通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物2．会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值图1-2 组织或部门与会议3．会议是一种群体沟通的方式开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯会议的目的◆开展有效的沟通会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的◆传达资讯通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。

◆监督员工、协调矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾◆达成协议与解决问题达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决图1-3 达成协议与解决问题的6个步骤◆资源共享利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步◆开发创意开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性◆激励士气年初或年底的会议通常具有这一目的性这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力◆巩固主管地位经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位会议的种类会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关表1-1 会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类● 团体会议● 一对一会议● 面对面会议● 会议● 视频会议● 宣布人事安排、讲解政策的会议● 当众表扬或批评别人的会议● 临时处理突发事件的会议● 固定的团队会议● 集思广益的会议会议的频率每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。

1.固定的部门会议2.全体会议3.处理突发事件的会议4.一对一会议会议成本的计算会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之1.会议的时间成本2.直接的会议成本3.效率损失成本开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本效率损失成本包括以下3种情况：【自检】请将下列相关选项用横线连接起来A、固定的部门会议 ①至少每两月一次B、一对一会议 ②随时C、处理突发事件的会议 ③按需要D、全体会议 ④至少每月一次◆见参考答案1-1【本讲总结】从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议却往往占据上风，造成时间成本、直接成本及效率成本的损失因此，每个人应从基础做起，深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何计算会议的成本，只有先掌握了这些基础知识，才可能使每一次会议都“行之有效”心得体会】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第2讲 会议效率不高的原因及解决方案【本讲重点】会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范会议效率不高的原因及预防性管理1．会议的通病——效率不高小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。

很多公司往往由于以下原因，开会效率低下：◆公司的主管都不知道何时是开会的最好时机许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开◆许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议◆有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备时下有一句很流行的话——“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话可以改为“开会比较烦”开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不高因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要2．会议效率不高的原因会议效率不高通常由以下7种原因造成在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作表2-1 会议效率不高的原因及具体表现项 次原因具体表现（1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。

3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败3．预防性管理所谓预防性管理，其实就是防患于未然，将祸患扼杀于摇篮之中对于会议来说，做预防性管理，实际上就是在开会之前，针对可能导致会议效率低下的各种原因，一一做好预防工作，从而保证会议的高效进行举例】以会议为例，为了预防出现效率不高的情况，下面针对7种致使会议效率低下的原因，做一个全面的预防性管理会议效率不高的原因预防性管理措施时 间会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在周一或周五地 点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。

参会者的技能参会者一定要具有倾听能力会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者自检】请根据自身情况完成下列表格1)你所在公司是否存在会议效率不高的问题？□ 是 □ 否(2)如果存在，请从下列选项中选出符合你所在公司实际情况的选项，并提出改进意见存在问题是否存在改进意见主持人毫无影响力□是 □否会议地点的布局让人很有压迫感□是 □否会前准备不足，会议议题让人不明所以□是 □否会议总是选在午饭时间进行□是 □否高效会议的八大特征与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素高效会议具有8大特征建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议会议规范会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身1．会议时间安排的规范◆上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。

◆上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机◆上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法◆下午3-5点之间，最好不要安排会议这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半2．会议规范本身会议规范是指大家达成共识的会议守则会议规范主要包括以下条款：◆所有与会者将每周工作安排时间。