社区常用公文基本写法.ppt

社区常用公文基本写法——赖建锋公文的概念• 公文即公务文件，是指国家权力机关、 党政机关、社会团体和企事业单位等法 定组织，为了处理公务管理事项，依照 有关规则、程序和格式所制发的具有社 会管理职能的文书社区工作中常用公文• 上行文：请示、报告、函（属13种行政 公文类别，要按照行政公文的规范要求 来行文和执行） • 一般应用文：通知、通告、介绍信等 • 事务文书：会议记录等 • 常用书面材料：总结、汇报材料等请示• 请示的主要作用在于将请示的事项报经上级 机关批准或请示给予指示，帮助解决工作中 的困难和问题因此，请示必须是在事前， 而不能在事中或事后，不能“先斩后奏”请 示只能主送一个直接上级机关，不能多头主 送，并只能主送上级机关的组织，不能送上 级机关领导个人除特殊、紧急情况外，不 能越级请示请示要注明此项工作联系人姓 名和联系方式请示具有强制回复的性质， 收文单位必须做出处理（即批复）请示要注意以下问题：• 第一，要严格执行“一文一事”的规定一份请示文件只 能就一件工作事项请求指示或批准，不得一份文件要求 指示或批准多个事项，以免造成阅批和处理上的困难， 影响公文处理的效率和质量。

• 第二，要逐级请示一般情况下，应向直接主管的上级 领导机关请示 • 第三，要尽可能为上级批示提供请示事项有关材料、数 据、图表和政策文件等，为上级决策提供参考 • 第四，要对请示的事项提出初步的解决意见和建议提 出请示事项，要提出本单位对该事项的处理建议，供上 级机关决策参谋，如果在公文中向上级提供多种解决方 案，则应说明本单位的倾向性意见请示的基本格式XX单位关于XX问题的请示XX单位：正文，要求条理清楚，把背景、做法、困难、建议说 清楚，要尽量简洁，要明确交代请示内容特此请示，请予批复二○一二年四月二十六日（联系人：XXX 联系：13972899999） 报告• 报告是上行文主要是向上级机关汇报 工作，反映情况，答复上级机关询问 报告与请示的最大区别就是报告不要求 上级机关进行批复只是一种告知和汇 报报告要注意以下问题 ：• 第一，报告要及时无论撰写、发出报告或处 理收到的报告，都要有强烈的时间观念如遇 紧急重要情况或突发事件，更要迅速报告只 有及时报告，上级领导机关才能适时决策 • 第二，报告中不得夹带请示事项，以免贻误工 作 • 第三，报告的主要用途是供上级机关了解情况 。

呈送报告，不能要求上级机关给予批复因 此，不能把请示结尾的用语用于报告的结尾例如在报告结尾不宜用“以上报告妥否请批示” 之类的用语一般都用“特此报告” 作为结束语 函• 函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题 ，请求批准和答复审批事项函的应用非常广泛，不相 隶属机关之间所有公文基本都可用函件处理 • 处理函件，要注意使用公函应坚持“一函一事”的原则， 不要一函数事，否则同一公函须转几个部门办理，辗转 传递，耽误时间向平行的业务主管机关或向不相录属 的主管机关请示批准，不能用请示、报告，只能使用函 • 不要考虑到对方机关权力大，或为了使对方机关能够批 准某事项，而碍于情面，表示恭敬，使用请示公文使用函是不是有点不尊重对方？——这种思想是错误和片 面的 • 函在写法上类同于请示、报告，结尾一般用“此函”、“ 特此函商”、“敬请函复”等通知•社区常用通知属一般应用文，主要注意格式、要素等要求 •通知包括标题、称呼、正文、落款￿ •一、标题：写在第一行正中可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急， 也可写“重要通知 ”或“紧急通知”，以引起注意有的在“通知”前面写上发 通知的单位名称，还有的写上通知的主要内容。

•二、称呼：写被通知者的姓名或单位名称在第二行顶格写有时，因 通知事项简短 ，内容单一，书写时略去称呼，直起正文)￿ •三、正文：另起一行，空两格写正文正文因内容而异开会的通知要写 清开会的时间、地点 、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求 布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作法 •四、落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期￿ •写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便 于遵照执行 通知范文通知各分公司各厂：￿ 为贯彻市政府安全工作会议精神，研究落实我公司安全生产事宜，总 公司决定召开2012年度安全生产工作会议，现将有关事项通知如下：1、参加会议人员：各车队队长，修理厂厂长￿ 2、会议时间：5月3日，会期1天￿ 3、报到时间：5月2日至5月3日上午8时前￿ 4、报到地点：第二招待所301号房间，联系人：赵爱国￿ 5、各单位报送的经验材料，请打印30份，于4月20日前报公司技安 科￿ 特此通知××总公司××××年4月26日通告•通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的公文 物业小区错峰用电停电通告 尊敬的业主（住户）：因近来天气十分炎热，用电负荷严重加大，造成供电设备超载 运行，为保证供电设备及广大业主用电安全，现采取用电高峰期 限电供应措施，每栋楼今晚将临时停电50分钟。

本栋楼具体停电时间：六月三十日（今晚）18 :00-18 :50请您做好停电准备， 我们正在积极采取措施，争取明天恢复正 常供电，不便之处，敬请谅解利民物业公司（盖章）二○一一年六月三十日•范文 介绍信•介绍信是用来介绍联系接洽事宜的一种应用文体它具有介绍、 证明的双重作用，可以使对方了解来人的身份和目的，以便得到 对方的信任和支持 •范文 介绍信 XX县XX街办XX社区：兹介绍我社区XXX同志等4人（系我社区XX ），前往贵社区学 习管理经验 ，请接洽此致敬礼！xx社区（盖章）年 月 日会议记录 •在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容 记录下来，为会议议程及决定留下文字依据 •基本格式和要求一是会议名称二是会议基本情况，基本情况包括：时间、地点、出 席人数、主持人、缺席人、记录人等三是会议内容，这是会议记录的主要部分，社区会议 记录一般按照发言顺序记录，先写发言人姓名，再写发言 内容记录发言时要掌握发言的质量，重点要详细，重复 的可略记，但如果是决议、建议、问题或发言人的新观点 要记具体详细总结•对过去一定时期工作进行回顾、分析，并做出客观评价的书面材料 •基本结构 一、标题标题又分公文式的，一般由单位名称、时限、内容、文种组成，如《 ××市 财政局2011年工作总结》；文章标题式的、双标题式的，如《加 强医德修养树立医疗新风——南方医院精神文明建设经验》。

二、正文 1．开头 ，一般概述基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩，为主体 内容的展开做必要的铺垫作为开头部分，要注意简明扼要，文字不 可过多 2．主体 ，这是总结的主要部分，内容包括成绩和做法、经验和教训、今 后打算等方面这部分篇幅大 、内容多，要特别注意层次分明、条理 清楚 一般宜分层次使用序号，提炼小标题 3．结尾 ，结尾是正文的收束，应在总结经验教训的基础上，提出今后的 方向、任务和措施，表明决心 、展望前景这段内容要与开头相照应 ，篇幅不应过长有些总结在主体部分已将这些内容表达过了，就不 必再写结尾 三、成文时间公文写作中要注意以下几点 ：1、要符合国家法律、法规和其它规定 2、公文中的人名一律写姓名，必要时可在姓名前加职务 3、公文中的地名、机关名一般用全称，只有通用的、众 人皆知的规范简称才可以用，如发改委、妇联等 4、引用公文应先引公文标题，后引发文字号 5、公文中的时间一般写具体年月日，要使用法定计量单 位，尽量避免使用生僻字词 6、除成文时间、部分结构层次序数、词组（如三角形） 中的数字外，公文中的数字应统一用阿拉伯数字公文的基本格式一、纸张——A4型 二、字体及字号1、大标题——宋体二号加粗2、正文——仿宋3号，一级标题黑体、二级标题楷 体加粗、三级标题仿宋加粗。

三、落款落款字体及字号与正文相同，但最后一页不能只有 落款，没有正文，出现这种问题应采取调整行距、字 距的办法加以解决• 总之，公文写作的讲究是为了让人看得 更明白，公文格式的讲究是为了让人看 得更悦目 • 只有多看、多思、多写，公文写作才能 得心应手，熟练运用谢谢大家！。