村镇银行查库操作指引

村镇银行查库操作指引第一章 总则第一条 为进一步加强查库工作管理，规范查库行为，明确查库质量要求，根据X*村镇银行现金业务管理办法、村镇银行重要空白凭证管理办法等制度规定，制定本指引。 第二条 本指引所称查库是指查库人对金库、凭证中心库、现金类自助设备和柜员尾箱等保管的实物进行清查和核实的过程。 第三条 本指引所称查库人包括： （一）营业机构会计主管、负责人； （二）村镇银行现金及凭证管理部门负责人； （三）村镇银行分管行长； （四）村镇银行行长； （五）其他应查库人员。 本指引所称会计主管是指履行会计主管职责的人员。 第四条 本指引所称金库是指保管、配送现金、贵金属、柜员尾箱等的场所。中心金库是指设置在法人机构总部，为辖内营业机构保管柜员尾箱、配送现金等实物的金库。 营业日终，营业机构用于存放抵质押有价物品、有价单证、重要空白凭证等，不存放现金、柜员尾箱的场所，不执行金库查库的有关规定。 第五条 本指引所称凭证中心库是指设置在村镇银行总部，保管库存凭证，并为辖内营业机构供应凭证的场所。 第六条 本指引所称柜员尾箱是指柜员保管现金、重要空白凭证、贵金属、有价单证、业务印章、个人名章等物品的箱（包）。 第七条 本指引适用于按规定实施查库的机构（人员），以及被查机构（人员）。 第二章 基本规定第八条 查库范围包括金库、柜员尾箱、现金类自助设备、凭证中心库等。 第九条 查库内容包括库存现金、重要空白凭证、贵金属、票样、假币、有价单证、抵（质）押有价物品、代保管物品等实物。 开办保管箱业务的，保管箱内代保管物品不作为查库内容。 第十条 查库应遵循“查必彻底、保密突击”原则。查库应根据本指引的规定对所有应检查事项进行清查核对，开展查库工作不得事先通知被检查单位和人员，确保检查结果的真实性。 第十一条 查库人实施查库应以现场检查为主，以回放视频监控录像为辅助。 第十二条 查库工作至少由2名查库人员共同实施，营业机构会计主管、负责人对本机构及辖属机构查库以及会计管理部门负责人对凭证中心库查库的除外。 第十三条 查库频率 （一）金库查库 1.会计主管每旬查库不得少于一次，春节、国庆放假前一天应加查一次。 2.负责人每月查库不得少于一次。 3.村镇银行现金管理部门每季查库不得少于一次。 4.村镇银行分管行长每半年对中心金库查库不少于一次，每年对辖属金库查库不少于一次。 村镇银行行长每季随机抽取查看金库查库的视频监控录像不少于一次。 （二）柜员尾箱查库 1.会计主管或现金管理员（也可指定其他人员）每日日终卡把核对一般柜员尾箱现金并核对重要空白凭证（一般柜员兼任凭证管理员的，应采用合理方式对已拆最小包装单位的凭证进行核对，其他凭证不再核对），会计主管每日日终卡把核对现金管理员尾箱现金。 2.会计主管每月对本营业机构所有柜员尾箱查库不得少于两次，对辖属营业机构查库不得少于一次。 3.营业机构负责人每月对本营业机构及辖属营业机构查库不得少于一次。 4.村镇银行现金管理部门每季对直管机构查库不少于一次，每半年对非直管机构查库不少于一次。 （三）现金类自助设备查库 1.会计主管每月对现金类自助设备查库不少于一次；法人机构实行现金类自助设备集中挂靠管理的，挂靠部门会计负责人或专职管理人员（非清加钞人员）每月查库不少于一次。 2.村镇银行现金管理部门每年对全辖现金类自助设备查库不少于一次。 （四）凭证中心库查库 1.村镇银行凭证管理部门负责人每季对凭证中心库查库不少于一次，实行双人管库的，每半年查库不少于一次。 2.村镇银行分管行长每年对凭证中心库查库不少于一次。 （五）抵质押有价物品、有价单证、代保管物品查库 1.会计主管每月清点份数并按比例抽查核对，每类抽查比例不低于20%且不少于50份，其中每季至少有一次为全面查库。 2.营业机构负责人每月清点份数并按比例抽查核对，每类抽查比例不低于20%且不少于50份，其中每季至少有一次为全面查库。 3.村镇银行现金管理部门每季度对直管机构清点份数并按比例抽查核对，每类抽查比例不低于40%且不少于200份，其中每年至少有一次为全面查库；每半年对非直管机构清点份数并按比例抽查核对，每类抽查比例不低于40%且不少于200份，其中每年至少有一次为全面查库。 第十四条 查库工作实施应独立进行，不同查库人查库不能合并进行。营业机构负责人、村镇银行分管行长实施查库可由他人代为清点，但应全程现场监督并按规定签字负责。 第十五条 查库实施的时间可在营业前、营业期间或营业终了。 （一）营业前查库是指在营业机构正式对外营业前，箱包出库或解送到营业机构后进行的查库。 （二）营业期间查库是指营业机构正常营业时间内进行的查库。 （三）营业终了查库是指在营业机构正常营业结束后进行的查库，包括箱包上解或入库前进行查库和箱包上解后被查人员到达金库后进行的查库。 第十六条 查库人员实施查库应合理安排实施时间，尽量降低对正常营业服务的影响。 第十七条 现金类自助设备查库可与清钞、加钞同时进行。 第十八条 会计主管对本营业机构查库时，可分次进行，但应严格按照本指引第十三条规定，确保每月对每个柜员尾箱查库不少于两次。遇休班柜员尾箱超休班限额的，应查明原因，数额较大（5万元以上）的，应立即查清。 除会计主管对本营业机构查库外，其他查库人实施查库时，应对所有当日在岗柜员进行查库。休班柜员尾箱未超休班限额的，可不再补查，超休班限额的，应择机补查，数额较大（5万元以上）的，应立即查清。 查库时遇凭证管理员休班且未办理凭证交接或未全部交接的，应择机补查。 第十九条 营业机构负责人或会计主管可直接对本营业机构及所辖营业机构进行查库，上级部门查库人员应凭查库证明材料和有效身份证件实施查库（含专项检查、飞行检查等查库）。 查库证明材料为加盖单位公章的查库介绍信。 有效身份证件包括查库人居民身份证或工作证件。 第二十条 查库人凭查库介绍信查库的，应由管辖行人员陪同。 第二十一条 银行业监管等部门因专项检查工作需要查库的，其正式检查方案中应包含查库内容，由村镇银行总行开具查库介绍信，并安排陪同人员，方可实施检查。检查方案中未包含查库事项的，原则上不得查库。 第二十二条 查库介绍信应注明被查单位名称、查库事由、查库人员的人数、姓名、证件种类、证件号码、有效日期等。查库介绍信规定以外的人员不得实施查库，出现查库介绍信超过有效期限等不符合规定情形的，营业机构应拒绝查库。 第二十三条 查库介绍信原则上应按照被查单位逐一开具。 第二十四条 查库应在监控录像下进行，查库过程中，被查人员应始终在场，服从查库人员安排，但不得参与清查库款。查库工作要全面，确保所检查范围和检查内容不遗漏、不留死角，不得擅自简化查库内容。 第三章 查库内容第二十五条 金库检查内容 （一）账账、账款、账实核对情况 1.核查现金、贵金属、票样、假币等是否账账、账款、账实相符。 2.有无空库、溢库、白条或实物抵库的现象。 （二）岗位制约的落实情况 1.库房管理岗位设置是否合理，是否明确岗位责任，是否按规定进行岗位轮换。 2.现金调拨业务是否实行岗位分离、钱账分管，即现金柜员负责现金账务处理，管库员负责库存现金实物的保管，管库员不兼任记账员。 3.现金调拨业务是否双人共同办理，相互复核。 （三）库房管理情况 1.库款摆列是否整齐，票币整点、捆扎是否符合要求，库内保管物品出入库是否分类逐项序时登记，是否做到当日核对账款。 2.库存是否合理，券别搭配是否合理，登记簿是否齐全。 3.是否存放规定外的其他物品。 4.双人管库、双人守库是否严格执行，非管库人员出入金库是否经有权人批准。 5.村镇银行分管行长查库的，应同时检查库房、保险柜的钥匙、密码的使用、管理、交接情况是否符合规定，锁是否发生损坏，有无擅自更换情况，并检查备用钥匙是否妥善保管、备用钥匙密封是否正常，如有必要，可打开密封袋对备用钥匙进行实际验证，并由规定人员重新进行密封。 第二十六条 柜员尾箱检查内容 （一）柜员尾箱账账、账款、账实是否相符。 （二）机构库存现金、柜员现金尾箱是否设定限额控制。一般柜员超过限额的是否及时上缴现金管理员，现金管理员是否做好库存现金的合理调配,超过合理库存的部分是否及时上解。 （三）柜员尾箱日终是否加锁入库保管或集中上解。 （四）柜员休班、短期离岗时，尾箱现金余额是否符合要求。 （五）柜员尾箱内残损券是否单独放置。 第二十七条 现金类自助设备管理的检查内容 （一）自助设备现金账实是否相符。 （二）现金类自助设备清加钞是否遵循双人操作、交叉复核的原则。自助设备保险柜的钥匙和密码是否双人分管、平行交接。是否存在超过规定期限未清钞现象。 （三）自助设备现金整洁程度是否符合使用要求。 第二十八条 重要空白凭证检查内容 （一）凭证中心库 1.重要空白凭证账实是否相符，账簿、账表是否一致。 2.重要空白凭证是否按种类纳入表外科目核算。 3.重要空白凭证收付是否按照“先收入后记账，先记账后付出”的原则进行核算。 4.是否设置专用凭证库（柜）保管重要空白凭证并由专人管理，是否按类别、号码有序排列，凭证管理员是否按规定进行岗位轮换。 （二）柜员尾箱凭证 1.重要空白凭证账实是否相符，账簿、账表是否一致。 2.重要空白凭证是否存在预先盖好印章备用问题。 3.不能实现系统销号的重要空白凭证，凭证使用人是否手工销号。 第二十九条 有价单证、代保管物品检查内容 （一）账账、账实是否相符。 （二）是否纳入表外科目核算，并建立代保管有价物品、单证、证券、票样登记簿，按种类分户记载。 （三）是否坚持“账证分管”原则。 第三十条 抵质押有价物品检查内容 （一）账账、账实是否相符。 （二）抵质押品是否纳入表外科目核算，并登记抵（质）押品登记簿。 （三）是否根据抵质押物品权利证明上记载的金额或评估金额入账。 第三十一条 查库人可根据风险控制的需要合理确定其他检查内容。 第四章 查库流程第三十二条 金库查库流程 （一）柜员通过核心业务系统打印机构现金收付汇总表，打印贵金属、假币等表外科目余额作为账实核对依据。 （二）查库人员清点库款，加计金库内各币别、票面现金实物。 1.库内现金人民币按券别、券种（完整券、损伤券）清点；外币按券种、金额清点。 2.自人民银行领取的券别50元（含）以上原封新券全部拆箱、拆包（不拆捆）移库查看现金实物；券别50元以下的应当检查包装、铅封是否完好，发现有破损情况的，要拆箱、拆包移库查看现金实物。 自人民银行领取的使用发行基金物流包装袋封袋的现金，券别50元（含）以上的全部拆袋（不拆捆）移库查看现金实物；券别50元以下的应当检查款包、封签是否完好，并隔袋点捆清点，发现有异常情况的，要拆袋移库查看现金实物。 3.回笼券点捆卡把核点，并随机抽取成把现金进行清点，同时检查钞币捆扎、签章是否完整。不成把散钞全数逐张清点。 （三）清点核对贵金属、票样、假币等实物。 （四）检查结果分别与核心业务系统查询打印的“机构现金收付汇总表”、相关内部户余额及相关登记簿余额核对。营业期间查库的，应打印当日柜员账务性交易流水清单，逐笔确认冲正、上（下）解现金业务的真实性。核对在途现金科目余额是否为零，不为零的查明原因。 （五）检查岗位设置是否符合规定、库存实物出入库手续是否合规，库存是否合理，券别是否搭配合理，登记簿是否登记齐全。 （六）上级部门检查