《商务文书写作》课件第七章

怎样撰写商务管理与事务文书怎样撰写商务管理与事务文书商务管理与事务文书概述商务管理与事务文书概述商务计划商务计划商务总结与述职报告商务总结与述职报告规章制度规章制度备忘短信备忘短信7商务管理与事务文书概述商务管理与事务文书概述01/一、商务管理与事务文书的特点一、商务管理与事务文书的特点商务管理与事务文书类别众多,有事前计划,有事后总结;有对内指导,有对外交流;有的发展规划有上百页,有的会议记录只用一页纸。商务管理与事务文书行文方向也不固定,同一类别的报告中,有的是上行向领导部门报告,有的是在内部使用向全体员工报告,还有的通过传播媒介向社会传播。(一)指导性(二)真实性(三)专业性(四)灵活性二、商务管理与事务文书的呈现形式二、商务管理与事务文书的呈现形式(一)表格(二)图片图形(三)图表(四)其他可视化辅助物1234561.折线图饼状图框架图柱状图象形图流程图商务计划商务计划02/一、商务计划的特点和分类一、商务计划的特点和分类(一一)商务计划的特点商务计划的特点1.目的明确2.科学预期3.切实可行4.系统整合5.监督调整一、商务计划的特点和分类一、商务计划的特点和分类(二二)商务计划的种类商务计划的种类 1.按性质分有综合性计划与专项性计划。2.按时限分有长期规划(3年以上)、中期计划(23年)、年度计划、季度计划、月计划、短期安排、周计划和日程安排等。3.按范围分有总公司计划、分公司计划、地域计划、部门计划、车间计划、班组计划等。4.按内容分有管理计划、生产计划、销售计划、技术改造计划、科研计划、财务计划、分配计划、审计计划、基建计划、人力资源计划、培训计划等,举不胜举。5.按形式分有条文计划、表格计划和条文表格复合式计划。二、商务计划的基本结构和写作要求二、商务计划的基本结构和写作要求(一一)商务计划的基本结构商务计划的基本结构商务计划的基本结构归纳起来为三部分,即标题、正文和落款。(二二)商务计划的写作要求商务计划的写作要求1.客观求实2.准确清晰3.有条有理商务总结与述职报告商务总结与述职报告03/(一一)商务总结的作用商务总结的作用人类只有不断地总结经验,才能有所发现、有所发明、有所创造、有所前进。不断总结经验是为了从实践中提高认识。我国加入WTO后,企业经营面临着全新的、严峻的挑战,如何适应激烈竞争的商务环境,如何将企业的经营模式与国际接轨,如何运用最新的、现代化的经营手段管理企业,都需要企业不断总结、不断探索,只有这样才能解决问题、稳步前进。在企业经营过程中,对商务计划完成的情况、企业管理中取得的成绩和存在的问题,都需要进行总结,只有这样才能获取比较全面的认识和清醒的评价,才会明确自己做了什么、做得怎样、该怎样做、不该怎样做;哪些成功的案例可以宣传推广;哪些缺点和教训应该引以为戒等。要善于把平日工作中的感性认识上升为理性认识,不仅要抓住现象,更要看清本质;不仅要“回头看”,更要“向前看”。所以,商务总结是企业掌握客观规律不可缺少的好方法。一、商务总结一、商务总结一、商务总结一、商务总结(二二)商务总结的类型商务总结的类型(1)按内容划分,有生产总结、销售总结、市场推广总结、财务总结、人力资源工作总结等。企业经营中任何一项工作内容都有必要而且应当进行总结。(2)按时间划分,有年度总结、季度总结、月总结、阶段总结等,每个企业的年度总结都是必做的。(3)按范围划分,有公司总结、部门总结、车间总结、班组总结、个人总结等。总结范围限于总结者亲历的商务活动,以“我”或“我们”的身份出现,不能做他人或其他部门的总结。(4)按内容涉及面划分,有综合性总结与专题性总结。(5)按目的用途划分,有汇报总结与经验总结。一、商务总结一、商务总结(三三)商务总结的结构商务总结的结构 1.1.标题标题标题的写法有以下三种:(1)公文式标题,由总结单位名称、时限、事由和文种组成,如“火炬电器工业公司2017年度工作总结”“二车间一季度技术改造总结”。(2)文章式标题,是概括总结的核心内容或基本观点而形成的,标题中不标明“总结”字样,如“信通公司是如何扭亏为盈的”。(3)正副式标题,常由正题与副题组成,正题揭示观点或概括内容,副题标明单位名称、时限、文种,如“安全生产是企业运营的基本保障青山煤矿2017年度生产总结”。2.2.正文正文正文包括前言、主体和结语三部分。3.3.落款落款落款包括总结者署名和成文日期。若标题中出现名称,落款可以不再具名。一、商务总结一、商务总结(四四)商务总结的写作要求商务总结的写作要求1.求真务实2.准备充分3.分析提炼4.行文简洁二、述职报告(一)述职报告的作用和特点 1.述职报告的作用企业领导人及管理者书写述职报告有利于述职者回顾反思、自我评估,不断提高自身素质;有利于群众的监督,促进企业领导人及管理者忠于职守;有利于上级部门考核、选拔、任用企业管理者。2.述职报告的特点(1)述职报告是报告类中的特殊类别,其特点和写作要求与商务报告有以下三个相同之处:第一,目的明确。第二,陈述为主。第三,实事求是。(2)述职报告也有不同于商务报告的特殊之处,主要表现在以下三方面:第一,个人性。第二,全面性。第三,通俗性。三、贺卡三、贺卡(二二)述职报告的结构述职报告的结构述职报告由标题、称谓、正文、落款和日期构成,具体分述如下。1.标题述职报告的标题有四种表达形式。例如,“2017年度述职报告”是由任职期限和文种组成;“我的述职报告”是由述职人和文种组成;“抓住机遇,当好排头兵我的任职报告”是由正副标题组成;“述职报告”是直接用文种做标题。2.称谓称谓指述职报告的对象或呈送的部门,如“各位领导、同事们”“董事会”“公司领导及各位同人”。3.正文正文一般由概述、主体和结语构成。4.落款和日期规章制度规章制度04/一、规章制度的特点和种类一、规章制度的特点和种类(一一)规章制度的特点规章制度的特点1.统一性2.针对性3.约束性4.条文性(二二)规章制度的种类规章制度的种类1.章程2.条例3.规定4.办法5.细则6.制度7.规程二、规章制度的结构和写作要求(一一)规章制度的结构规章制度的结构1.标题2.题注3.正文(二二)规章制度的写作要求规章制度的写作要求1.标题规范清晰2.内容合理完整3.语言肯定简明备忘短信备忘短信05/一、备忘录(一一)备忘录的特点备忘录的特点1.不够正式2.篇幅短小3.写作简明4.强调效率(二二)备忘录的结构备忘录的结构备忘录通常包括以下几部分:(1)发给或致:填写接收信息的人员姓名。(2)发自或自:填写发送信息的人员姓名。(3)日期:填写备忘录的发出日期。(4)抄送:填写其他需要知道该信息的人员姓名(根据需要而定)。(5)编号(可有可无)。(6)主题:用简明扼要的词组说明备忘录的主题思想,方便编目。(7)内容:备忘录的正文,可以分条书写。二、留言条和便条(一一)电话留言电话留言1.留言要求(1)完整。(2)准确。(3)简洁。(4)及时送达留言。2.留言内容(1)来电人单位、姓名。(2)留言接收人姓名。(3)来电日期、时间。(4)来电人电话号码。(5)来电内容。(6)留言记录人姓名。二、留言条和便条(二二)便条便条便条是最简单的一种书信,其内容和形式都很简单,但使用时不能因为是便条,就随意乱写。如果词不达意,会使对方产生误会;如果语言生冷强硬,会影响同事关系;如果粗心大意而有疏漏,会造成信息的不准确。写好便条,最基本的要求是:(1)对象明确。便条的接收人只有一位,不存在抄送等,要写清姓名或称呼。(2)一事一条。一张便条纸通常只记录一件事,不可杂乱。(3)事由清晰。便条所交代的事,理由要充分,事情要写清晰、准确。三、介绍信和证明信(一一)介绍信介绍信1.专用介绍信介绍信本文部分内容一般包括编号,联系单位或联系人,持介绍信者姓名、职务、人数,联系何事或有何要求,祝颂语,署名,日期,公章等。如有必要,可以注明有效期限。2.普通介绍信普通介绍信与专用介绍信的内容基本相同,只是不带存根,也不需要编号,用在企业的一般性工作的接洽联络上。3.书写介绍信书写介绍信是为了向某人介绍第三者或说明某种情况,而用企业的信笺单独给对方书写的信函。这类介绍信和上述两种介绍信不同,每一封都有其特定的目的和内容。写作要求与商务信函相似,要介绍清楚所介绍的人,叙述清楚所说的事,用语委婉,语气亲切,用词得体,还必须使用信封递送。这种介绍信主要用在商务工作中需要比较详细介绍某人时使用。三、介绍信和证明信(二)证明信证明信是以企业或个人名义,凭着确凿的证据证明某人的身份、经历、收入,或者证明有关事项,或者证明代理的权限范围的专用文书,有的称作证明书,有的称作委托书。证明信的内容一定要真实、可靠。出具的证明信具有法律效力。企业常用的证明信有下述几类:1.法定代表人身份证明书 2.委托书3.身份情况证明信非常感谢您的观看非常感谢您的观看