行政文秘人员职业化培训教程课件.pptx

行政文秘人员行政文秘人员职业化培训教程职业化培训教程1 1课程目的课程目的n n学会如何保持专业形象及商务礼仪n n学会如何高效处理办公室事务n n掌握沟通、时间管理等职业技巧2 2课程简介课程简介一、一、文秘人员的基本素质文秘人员的基本素质二、二、文秘人员的职业形像文秘人员的职业形像三、三、文秘人员的日常礼仪文秘人员的日常礼仪礼仪礼仪介绍礼仪介绍礼仪 称呼礼仪称呼礼仪握手礼仪握手礼仪名片礼仪名片礼仪接待礼仪接待礼仪会议礼仪会议礼仪坐车礼仪坐车礼仪步行礼仪步行礼仪电梯礼仪电梯礼仪餐饮礼仪餐饮礼仪礼品礼仪礼品礼仪商谈礼仪商谈礼仪表情神态礼仪表情神态礼仪姿势礼仪姿势礼仪 四、四、日常事务处理技巧日常事务处理技巧文件资料管理文件资料管理管理管理邮件管理邮件管理信件管理信件管理公文与写作技巧公文与写作技巧会议管理会议管理沟通技巧沟通技巧时间管理时间管理五、五、正确看待文秘岗位的价值正确看待文秘岗位的价值3 3一、文秘人员的基本素质一、文秘人员的基本素质返回目录4 41.职业定位：文秘人员：一个主管人员或部门的助理、沟通、协调和合作的中枢2.能力要求：n电脑操作能力n写作能力n阅读概括能力n编辑校对能力n统计分析能力n保密意识n交际能力n口头表达能力n人际敏锐能力n协调能力n组织能力返回目录5 5 3.需要掌握的专业技能需要掌握的专业技能序号序号序号序号专业技能名称专业技能名称专业技能名称专业技能名称具体描述具体描述具体描述具体描述1 1打字打字文秘必须掌握的最基本的技能，是使用打字机或电文秘必须掌握的最基本的技能，是使用打字机或电脑等设备的必备能力。

脑等设备的必备能力2 2写作写作是文秘必须掌握的一种最重要的技能可以体现文是文秘必须掌握的一种最重要的技能可以体现文秘的文字功底和驾驭语言的能力秘的文字功底和驾驭语言的能力3 3编辑编辑在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工4 4归档归档按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作档案，包括分类、立卷、编制索引等工作5 5统计统计运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说明问运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说明问题6 6复制复制处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求秘书处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求秘书掌握此项技能掌握此项技能7 7使用电信设备使用电信设备主要指使用、电传和设备主要指使用、电传和设备8 8操作电脑操作电脑使用办公领域最先进、最重要的设备的能力，主要使用办公领域最先进、最重要的设备的能力，主要用于处理信息用于处理信息返回目录6 64.文秘人员的主要工作文秘人员的主要工作序号序号序号序号主要工作主要工作主要工作主要工作内容描述内容描述内容描述内容描述1 1辅助决策辅助决策决决策策是是上上司司的的责责任任，秘秘书书不不可可替替代代，但但是是在在上上司司决决策策过过程程中中，文文秘秘要要发挥辅助作用。

发挥辅助作用2 2信息工作信息工作文秘必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，善于广泛地从文秘必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存3 3文书工作文书工作文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是文秘重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟是文秘重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟4 4会务工作会务工作凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由文秘部门承办凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由文秘部门承办大型会议则可设专门的会议机构，原有的文秘部门参与其中，常成为大型会议则可设专门的会议机构，原有的文秘部门参与其中，常成为会务机构的组织者会务机构的组织者5 5公关工作公关工作这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待等这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待等6 6档案工作档案工作单单位位的的重重要要文文书书，处处理理完完毕毕后后都都要要立立卷卷归归档档。

已已经经处处理理完完毕毕的的文文书书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用7 7行政事务工行政事务工作作包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作8 8上司交办的上司交办的其他工作其他工作这这种种工工作作带带有有临临时时性性和和偶偶发发性性，有有时时也也有有突突发发性性如如协协助助上上司司找找人人找找资资料料，代代表表上上司司接接待待客客人人，探探望望、慰慰问问生生病病员员工工，了了解解、处处理理某某些些临临时任务等时任务等返回目录7 7二、文秘人员的职业形象二、文秘人员的职业形象返回目录8 81.仪容仪容n n头发：发型大方，保持整洁，无头屑、头发：发型大方，保持整洁，无头屑、无汗馊无汗馊气味n n眼睛：清洁、无分泌物、避免眼睛布满血丝，眼睛：清洁、无分泌物、避免眼睛布满血丝，戴眼镜者要注意擦除镜片上的多余物戴眼镜者要注意擦除镜片上的多余物n n鼻子：别让鼻毛探头探脑，勿当众抠鼻子鼻子：别让鼻毛探头探脑，勿当众抠鼻子n n嘴巴、牙齿：清洁、无食品残留物，保持口腔嘴巴、牙齿：清洁、无食品残留物，保持口腔无异味。

无异味n n手部：保持手部清洁，尽量不留长指甲、涂指手部：保持手部清洁，尽量不留长指甲、涂指甲油，甲油，手指甲的长度以不长过手指指尖为宜手指甲的长度以不长过手指指尖为宜n n耳部：保持清洁耳部：保持清洁n n化妆：以淡妆为宜，注意在公共场合或男士面化妆：以淡妆为宜，注意在公共场合或男士面前勿化妆或补妆前勿化妆或补妆返回目录9 92.仪表仪表n着装基本原则l面料：一般为纯毛、纯麻、纯棉、纯丝和纯皮为面料：一般为纯毛、纯麻、纯棉、纯丝和纯皮为佳；佳；l色彩：色彩：“三色原则三色原则”l款式：款式：“TPO”“TPO”原则原则 TimeTime时间时间 PlacePlace地点地点OccasionOccasion场合场合 服饰应时，应景，应事，应己，应制服饰应时，应景，应事，应己，应制返回目录1010n女士篇女士篇l l在办公室内以穿着西装套裙或长裤为宜套裙：套裙：应以冷色调，不带任何图案，简洁为主衬衫：衬衫：衬衫的下摆必须掖入裙腰之内，除最上端一粒纽扣外，其余纽扣要一一系好内衣：内衣：不宜不穿；不宜外穿；不宜外露；不宜外透鞋袜：鞋袜：要与服饰相协调穿裙子时要穿长筒或连裤丝袜，以肉色或黑色为宜，忌“三截腿”。

注意袜子不能有洞或脱丝，不能当众整理丝袜返回目录1111n n避免华丽、性感的服装，忌过分裸露、透薄或紧身；避免显得清纯、学生味太浓，让人感觉幼稚；切忌标新立异n n不能将上衣披在身上，或者搭在身上，更不能当着别从的面随便将上衣脱下n n饰物：以少为宜，不要超过3件，式样要简单不夸张返回目录1212n n随身物品n n钱包钱包n n钥匙包钥匙包n n名片夹名片夹n n公文包公文包n n口香糖（爽口剂）口香糖（爽口剂）n n小木梳小木梳n n小镜子小镜子n n小红包小红包返回目录1313n男士篇男士篇l l基本要求不求华丽、鲜艳；不求华丽、鲜艳；“三色三色”原则原则l l着西装八忌西裤过短西裤过短衬衫放在西裤外衬衫放在西裤外不扣衬衫扣不扣衬衫扣西服袖子长于衬衫袖西服袖子长于衬衫袖领带太短领带太短西服上装两扣都扣上（双排扣西服除外）西服上装两扣都扣上（双排扣西服除外）西服的衣裤袋内鼓鼓囊囊西服的衣裤袋内鼓鼓囊囊西服配便鞋西服配便鞋返回目录1414l l西服的选择和穿着西服的选择和穿着面料、色彩、图案、款式、造型、尺寸、做工面料、色彩、图案、款式、造型、尺寸、做工拆除商标、熨烫平整、系好纽扣、不卷不挽、拆除商标、熨烫平整、系好纽扣、不卷不挽、慎穿毛衫、巧配、少装东西慎穿毛衫、巧配、少装东西l l领带和衬衫的搭配领带和衬衫的搭配l l鞋子：光亮、有形、保养鞋子：光亮、有形、保养l l袜子：着深色或与西服颜色相类似的袜子袜子：着深色或与西服颜色相类似的袜子返回目录1515l l配饰领夹领夹袖口袖口眼镜眼镜手表手表皮夹皮夹手帕手帕古龙水古龙水皮带皮带公文包公文包返回目录16164.仪态仪态n n挺拔的站姿挺拔的站姿l l保持优美站姿的关键保持优美站姿的关键直腰，脖不前伸，颈部直起，背不驼，不窝，直腰，脖不前伸，颈部直起，背不驼，不窝，肩不耸，腰部挺直，髋不松，膝不打弯。

肩不耸，腰部挺直，髋不松，膝不打弯l l女性站姿女性站姿双臂自然下垂，处于身体两侧，右手搭在左手上，双臂自然下垂，处于身体两侧，右手搭在左手上，贴在腹部贴在腹部两腿呈两腿呈“V”“V”字形立正时，双膝与双脚的跟部靠字形立正时，双膝与双脚的跟部靠紧，两脚尖之间相距一个拳头的宽度两腿呈紧，两脚尖之间相距一个拳头的宽度两腿呈“T”“T”字字形，立正时，右脚后跟靠在左足弓处形，立正时，右脚后跟靠在左足弓处l l男性站姿男性站姿双手相握，可叠放于腹前，或者相握于身后双手相握，可叠放于腹前，或者相握于身后双脚叉开，与肩平行双脚叉开，与肩平行l l身体的重心放在两脚之间身体的重心放在两脚之间返回目录1717n n端庄的坐姿端庄的坐姿 l l保持优美坐姿的关键保持优美坐姿的关键不要坐在椅子边沿上，一般应当坐满椅面的不要坐在椅子边沿上，一般应当坐满椅面的2/32/3与人交谈，身子应适当前倾与人交谈，身子应适当前倾注意两脚摆放姿势，两脚侧放或叠放较为合适注意两脚摆放姿势，两脚侧放或叠放较为合适脚不要一直向前，控制住自己的身体，避免身子下滑或脚不要一直向前，控制住自己的身体，避免身子下滑或斜躺在沙发上斜躺在沙发上。

头不要靠在沙发背后去，把小腹挺起来头不要靠在沙发背后去，把小腹挺起来返回目录1818n n不同座位的不同坐姿不同座位的不同坐姿l l低座位低座位轻轻坐下，臀部后面距座椅靠背约轻轻坐下，臀部后面距座椅靠背约5 5厘米，背部靠椅背厘米，背部靠椅背如果穿的是高跟鞋，坐在低座位上，膝盖会高出腰部，如果穿的是高跟鞋，坐在低座位上，膝盖会高出腰部，这时应当并拢两腿，使膝盖平行靠紧然后将膝盖偏这时应当并拢两腿，使膝盖平行靠紧然后将膝盖偏向谈话对方，偏的角度应根据座位高低来定，但以大向谈话对方，偏的角度应根据座位高低来定，但以大腿和上半身构成直角为标准腿和上半身构成直角为标准l l较高的座位较高的座位上身保持正和直，可以翘大腿其方法是将左脚微向上身保持正和直，可以翘大腿其方法是将左脚微向右倾，右大腿放在左大腿上，脚尖朝向地面，切忌脚右倾，右大腿放在左大腿上，脚尖朝向地面，切忌脚尖朝天l l座椅不高也不低座椅不高也不低两脚尽量向左后方，让大腿和你的上半身成两脚尽量向左后方，让大腿和你的上半身成9090度以上度以上角度，双膝并拢，再把右脚从左脚外侧伸出，使两脚角度，双膝并拢，再把右脚从左脚外侧伸出，使两脚外侧相靠，这样不但雅致，而且显得文静而优美。

外侧相靠，这样不但雅致，而且显得文静而优美返回目录1919n n入入入入/离座方式离座方式离座方式离座方式l l入坐的要点入坐的要点入坐的要点入坐的要点在他人之后入坐；在他人之后入坐；从座位左侧就座；从座位左侧就座；毫无声息地就座；毫无声息地就座；以背部接近座椅；以背部接近座椅；女士入座前要先拢裙子再坐女士入座前要先拢裙子再坐l l离座的要点离座的要点离座的要点离座的要点先有表示：离开座位时，身旁如有人在座，须以语言或动作先有表示：离开座位时，身旁如有人在座，须以语言或动作向其示意，方可站起向其示意，方可站起注意先后：地位。