《公路建设项目档案管理规范》编制说明
公路建设项目档案管理规范编制说明标准编写组1、标准制定的背景及任务来源1.1标准制定的背景截至2017年底，全国高速公路通车里程突破13.5万公里，普通公路里程达460万公里，连续多年位居世界第一。江西省高速公路通车里程达5916公里（居本年度全国第七位）；普通国省道18597公里，农村公路137772公里，全省桥梁27875座，隧道292道。在公路基础设施建设及管理过程中产生了巨量的文字、表格、声像、图纸等各种载体的原始工程资料，是反映工程隐蔽后内在的质量凭证，一旦发生某些工程质量事故，档案不仅能为事故调查和正确处理提供有力的依据，也是工程使用过程中维修、 扩建、改建等重要的参考凭证资料。做好工程技术档案资料管理工作，对确保工程结构安全和使用功能，提高工程质量有着十分重要的意义。1.2任务来源公路建设项目档案管理规范任务来源为省质监局关于下达 2018年第二批江西省地方标准制修订计划的通知 （赣质监标字201817 号），计划编号为DB36-2018-2-09。1.3标准名称与计划项目名称发生变化的主要原因本标准现拟称为公路建设项目档案管理规范，原计划项目名称为公路建设项目文件归档要求与档案整理规范。变更标准名称的主要原因是2018年国家档案局修订国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）为建设项目档案管理规范（DA/T28-2018），公路作为建设项目的一个构成，其档案工作应为建设项目档案管理规范的一个分支，所以原计划项目名称变更为公路建设项目档案管理规范。2、主要工作过程本标准主要起草单位为江西省交通运输工程档案馆，协助单位为江西交通职业技术学院。主要工作过程：2.1调研。对省内各设区市、省高速集团、各高速公路公司的公路档案数量及保管条件、档案利用、信息化管理、互联网+档案服务等情况展开调研。对各等级公路建设项目档案管理制度建设、管理职责、过程管理、档案整理、档案验收、档案移交等情况展开调研。在项目建设质量监督单位、业主单位、监理单位、施工单位中，对公路建设项目施工工序文件材料的形成与质量控制进行调研。2.2梳理问题。经梳理，认为存在问题有：对公路建设项目档案的认识不够。认为公路建设项目档案数量偏多，需要“减肥”。对档案工作在公路建设项目中质量管理、资金管理、进度管理、效益管理、环境与水土保护工作、安全文明施工、农民工工资管理等发挥的积极作用认识不够。缺少公路建设项目档案工作系统性规范性的管理文件。已经出台的一些档案工作办法，讲档案行政管理工作偏多，技术操作偏少。一些档案行业标准中对公路建设项目文件材料的范围罗列不全。对建设项目档案专项验收的档案验收质量要求、验收申报流程、时间要求及检查的重点不清楚。公路建设项目时间跨度长，难免有人员更换情况，存在着一些“后任不管前任事”的不良现象。档案保管条件不良。一些项目在前期经费预算中未安排档案保管场所（或装具增设等）建设经费。存在着项目后期临时租用民房当库房的不合规现象，不但场所地理位置不符合档案库房选址要求，且保管条件远远达不到档案安全“八防”要求。2.3编写标准大纲。经标准大纲起草与审定工作，将标准大纲分为1前言、2引言、3标准的适用范围、4规范性引用文件、5术语与定义、6总则、7管理职责、8项目文件形成、9项目文件收集、10项目文件整理、11项目文件归档、12项目档案管理、13项目档案验收、14项目档案移交、15附录A-H，共15个部分。其中江西省交通运输工作档案馆主要负责8-12部分，江西交通职业技术学院负责其他部分。2.4起草标准。2018年8月到2019年3月期间，按照上述大纲要求，完成标准起草工作。起草过程中，省高速集团船广项目办、都昌至九江高速鄱阳湖大桥项目办大力支持，对公路建设项目工序文件的构成、特大斜拉桥工程工序文件构成给予了目录及清单。2.5标准草稿送专家函审。2019年4月份起，标准草稿送省档案局、省档案馆、省交通工程建设质量监督管理局等专家审查。专家在文本结构、用语、逻辑、排版、档案管理规定事项等方面提出了完善标准的意见建议。2.6标准征求意见稿公布及意见反馈与采纳。2019年6月份，在江西省交通运输厅官网公布了公路建设项目档案管理规范（征求意见稿），收到13份共16条反馈意见。编写组采纳了合理的意见建议。3、标准编制原则和主要技术内容确定的依据标准编制原则：3.1一致性原则。公路建设项目档案工作必须与项目建设期间的有关项目基本程序、质量监督管理、环境与水土保护、安全生产与文明施工、农民工工资保障、工程审计、纪检监察等工作相一致，必须与项目建成后的工程运维、大中修、技术改造、改扩建、服务状态监测等工作的利用需求相匹配。本标准编制遵循与上述工作有关要求一致性的原则，提高公路建设项目档案工作质量与服务能力。3.2与时俱进原则。随着办公自动化OA系统及公路建设项目电子业务系统如计量支付、试验检测、质量监督、工程报验、物资材料与机械管理等的普遍性使用，产生了大量工程电子记录。2016年，国家档案局、国家发改委印发建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法，明确了建设项目电子档案的各项工作要求，鼓励有条件的项目开展电子文件与档案管理试点工作。本标准融合了公路建设项目电子文件形成、流转、归档、著录、封装、检测、入数据库等工作流程，引导公路建设项目文件与档案管理与时俱进，推动行业档案管理电子化进程。主要技术内容确定的依据：3.3公路建设项目文件收集依据有投资项目可行性研究指南、国家有关环评土地水土等保护保持的单行法、公路勘测设计等规范性文件、公路工程技术标准、公路工程建设项目招标投标管理办法、公路法、公路建设市场管理办法、公路水运工程质量监督管理规定、公路工程质量检验评定标准 第一册 土建工程、公路工程质量检验评定标准 第二册 机电工程 、公路工程施工监理规范、公路工程交竣工验收办法实施细则、国家建委关于编制建设工程竣工图的规定等。3.4公路建设项目文件归档整理依据有科学技术档案案卷构成的一般要求、信息与文献文件管理第1部分：通则、信息与文献文件管理文件元数据 第1部分：原则、技术制图 复制图的折叠方法、数码照片归档与管理规范、电子文件归档与电子档案管理规范、建设工程文件归档整理规范纸质档案数字化规范等。4、采用国际标准情况本标准规范性引用文件中的信息与文献-文件管理第1部分：通则（GB/T 26162.1）及信息与文献-文件管理：文件元数据 第1部分：原则（GB/T 26163.1）、技术制图 复制图的折叠方法（GB/ T 10609.3 ）系参照国际标准制定，其有关规定适用于本规范的相应操作规定。5、与现行法律法规和强制性标准的关系本标准在规定公路建设项目文件归档分类与排序方面与公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（交办发2010382号）、江西省公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（赣交办字20118号）有所不同。后者将公路建设项目档案分为项目立项审批、设计审批、工程准备、施工文件、竣（交）工验收、工程招标及合同文件、资金管理等七部分。实践表明，公路建设项目工程准备阶段产生的文件材料比较少，且其工作大多数为项目办入场后展开，认为列入施工文件中的建设单位工作记录更为合理。资金管理工作文件材料结构单一、数量不多，且与工程文件结合紧密，认为列入施工期间项目办文件材料为宜。排序上，将工程招投标与合同管理文件提前安排在设计审批文件之后，使时间逻辑更加合理，便于开始档案预立卷工作。本标准在其他方面与行业内现有的标准体系相调协匹配，无冲突。6、重大分歧意见的处理经过和依据标准在制定过程及征求意见过程中无重大意见公岐。7、贯彻标准要求和措施建议本标准为推荐性而非强制性地方标准，在贯彻落实方面，建议：交通主管部门、档案行政部门重视并加大对本标准的宣传力度；档案业务部门加强对标准实施的技术培训和指导；公路建设质量监督管理部门加大对实施标准的督促，加强监管；项目建设单位、施工、监理单位主动利用本标准开展档案工作，提升企业经济效益。8、废止现行有关标准的建议贯彻本标准要求对江西省公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（赣交办字20118号）中对公路建设项目文件材料分类部分规定作修正，理由同第5点所说明。9、其它应予说明的事项无。7
