高效时间管理.ppt

高 效 时 间 管 理,1,培 训 目 标,在完成本课程后，参加者将能： 了解时间管理失控的问题 知道时间失控的原因 掌握时间管理的基本技巧,2,培训内容概要,时间的特点 时间管理的含义 时间管理的本质 有效时间管理的好处 个人时间管理方式评估 时间管理的障碍 时间管理不善的征兆和原因（录像） 掌握时间管理的要诀（录像） 时间管理的步骤 时间管理一些值得注意的要点 时间管理理论的发展 时间管理金科玉律,3,时间有什么特点？,宝贵一寸光阴一寸金，时间就是生命 均等没有人拥有比你更多/更少的时间 不可再生失不再来,4,时间管理的含义,时间管理是自我管理 时间管理对成功的启示 时间的机会成本,5,时间管理是自我管理,管理自己 改变个人工作习惯 做时间的主人，要么被时间管理,6,成 功 的 启 示,生活现状 生活越来越忙碌 工作压力日甚一日,成功的要求 做得更多更好 使用资源更少更简 加快脚步永往直前 走在他人的前面,7,时间的机会成本,时间 = 金钱 一小时看电视 = 一小时不阅读报纸 一小时与人闲谈 = 少了一小时的工作 机会成本与个人成就 机会成本与机构成效,您的时间值多少钱？,8,时间管理的本质是选择管理 80%的效益来自于20%的工作掌握关键 “我没有时间”，其实只是一个藉口,时间管理的本质,9,有效时间管理的好处,提高效率 更高的工作满意度 人际关系的改善 减少紧张与焦虑,10,时间管理的障碍,电话干扰,不能集中工作 别人打扰,要放下重要的工作 工作优先次序不明,重要工作未能按时完成 多项重要工作须同时处理,时间出现冲突 工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度 人手不足,工作不能妥善分配 不妥善处理文件,造成资料遗失 无力拒绝要求,不能兼顾个人工作 拖延工作,把重要工作押后,影响工作进度,11,时间管理的障碍(续）,不能有效授权 时间估计不切实际,未能有足够时间完成工作 信息不足/不正确/延误 沟通失误/不足 犹豫不决 职权不清 缺乏自律 急于求成,12,时间管理的障碍分类,13,王延亮问题征兆,与”美儿”电话聊天30分钟 与朋友电话聊天工作信件未完成 同事突然到访闲谈未能恰当婉拒 会议未做准备开会时失控超时工作 办公桌文件十分凌乱, 虽有秘书协助,忙碌时间还亲自接听电话 迟到赴会,14,梁美儿问题征兆,电话聊天 遇到同事有需要,便毫不考虑个人的工作时间 个人工作未能按时完成超时工作 没有组织有关部门和下属协助进行工作 迟到赴会,其它征兆 感到较大的工作压力 因工作进展问题，心情烦乱,15,时间失控的原因,缺乏计划 缺乏组织 缺乏分配 缺乏控制,16,掌握时间管理要诀,找出问题的根源 改善管理习惯 开发时间领域,17,掌握时间管理要诀 找出问题的根源,找出时间失控的征兆 客观分析问题的原因 检讨你的工作目标及内容,18,陈经理工作分类,19,时间失控的根源,做了根本不需要做的事 做了能够由别人做/应该由别人做的事 因考虑不周而耗时过多 不能惯彻，致使重复工作 缺乏计划/组织/授权/控制 没有人愿意承认浪费了别人的时间,20,掌握时间管理要诀 改善管理习惯,计划 组织与授权 控制进度 自我约束,21,改善管理习惯计划,定立目标 确定优先处理顺序,22,定立目标的意义,更有效地实现目标 改进绩效 提高你实现目标的动机 提高你对成就的自豪和满足 提高自信心 消除止步不前和不高兴的想法 更有效地利用时间,23,您是先捡那些有兴趣的事做吗？ 是 否 您是先做容易的事再做困难的事吗？ 是 否 您是先做紧急的事再做重要的事吗？ 是 否 您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？ 是 否 您是到接近最后期限才真正投入项目吗？ 是 否,下面哪些做法是对您的描述：,确定优先处理顺序,24,处理优先次序,重要,急,不急,不重要,分析工作的轻重缓急,25,处理优先次序(续）,重要,急,不急,不重要,分析工作的轻重缓急,首先处理,尽量少做 尽可能委派给下属,用大多数时间,最好别做 或有时间再做,26,确定处理优先次序,上司和你在工作的优先顺序上可能会有所不同-澄清您的工作目标和您的老板保持一致 工作的优先顺序会变化，所以需要在每天开始时重新进行评估。 越是接近自己目标的工作，集中、重点地处理就越重要,27,1、把每天要做的事情列一份清单 2、确定优先次序，从最重要的事情 开始做起 3、每天都这么做,三步药方,通过计划帮您有效利用时间,认清主要工作目标，围绕主要工作目标安排轻重缓急,28,练 习日工作计划,29,改善管理习惯-组织及授权,充分准备 促进合作 责权清晰 适当人选,30,改善管理习惯控制进度,定出完成时间 安排跟进,帕金森定律表明，工作往往会越拖越长， 最终耗尽所有可用时间。,31,改善管理习惯自我约束,处理电话干扰 应付不速之客 改善拖延的习惯 整理文件 有效地进行会议,32,有效地打电话,像准备会议一样准备你的电话 集中打电话。如果一个号码占线，试完其他号码再重拨 按照一定的优先顺序打电话 掌握并主导交谈 简短，节省自己和他人的时间,33,有效地接听电话,让秘书先处理，减少不重要的电话 询问需要多长时间 转给可以处理的人 集中精力，有效聆听 控制接听时间 留言电话,34,结束电话,在我走之前，还有什么需要讨论的吗？ 我有一个电话要接，以后再回电给你行吗？ 进一步的问题可以下次再谈 我得去开会了，老板在等我呢 我得走了，同事正招呼我呢,35,如何应付不速之客?,秘书安排 选择到对方办公室 不要坐下 事先说明 婉拒 “正在开会，谢绝打扰”,36,如何改善拖延的习惯?,工作计划 贯彻完成 定期检讨 化整为零,37,备忘录和宣传品放在电脑上,重要联系人名单贴在电脑上,电话机被纸张淹没了,废纸溢出未清理,废纸撒落在地上,阅读文件塞入文档中被遗忘了,文件数量在膨胀，却未随时更新,文件柜中充斥着无关的资料,整理文件-从清理办公桌开始,38,只打开正在使用的文件,发函文件经常清理,只保留当前的来函文件,文件都是最新的,最频繁使用的文档极易拿到,电话伸手可及,常用文档靠近办公桌,无用的东西及时清除,清理办公桌,39,处理文件,紧急：立即处理 不紧急：待处理 只摆放目前手头需要处理的文件 每天都清理，扔掉存档已处理文件,40,如何有效进行会议?,没必要不开会 电话会议 明确目的 必要的人参加、准时 用日程安排，紧扣主题 控制讨论及进程 结论简单明了，措施可行 书面记录、跟进行动,41,掌握时间管理要诀- 开发时间领域,创造更多的时间,42,开发时间领域,提高阅读能力 加强决策能力 使用工具 训练下属提高工作效率，授权 定时运动，适时正确地摄取营养，保持健康 增广见闻，拓宽视野 早起晚睡 根据个人的节律安排时间,43,根据个人节律安排时间,记录你的体力和脑力状况的高峰时间，了解它们持续的时间长度 将要求最高的重要任务，安排在每天体力和脑力的高峰期 将休息时间安排在精力不济之时，以重新振作 将不重要的工作放在精力低谷期,44,要做什么？-可以不做？/可以授权？ 按先后排序轻重缓急？ 分配时间 按计划行动自我约束 评估工作及时间效益,时间管理的步骤,45,时间管理一些值得 注意的要点,遵循20/80法则 记住帕金森定律 （Parkinson's Law） 把不太重要的事集中起来办 避免将整块时间拆散 4D原则,46,4D原则,Do it now（亲自做）： 不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。 Delegate it（授权）： 学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。 Do it later（稍后再办）： 把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理。 Dont do it（丢掉不管）： 把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管,47,时间管理理论的发展,第一代：利用便条和备忘录 第二代：强调日历与日程表 第三代：讲求优先顺序 第四代：以原则为重心，着眼个人计划，兼顾重要性和紧急性，强调效果和效率齐头并进,48,注重结果， 而不是注重忙忙碌碌。 （Concentrate on results, not on being busy）,49,行动计划,找出你的时间障碍，并确定改善方法及行动,50,设立有挑战但可实现的目标 设定所有工作的完成期限 建立固定的日常工作模式 在精力最充沛时做最用脑力的工作 不要推迟你不喜欢但重要的事情 不重要的事迟一点做 分析你在时间管理方面的障碍 确立你不希望被打扰的时间 一次只做一件事 如果你开始做一件事，尽可能做完它,时间管理金科玉律,51,做好电话沟通的计划 在工作效率低时做几次小休的安排 用固定的时间/会议与下属讨论日常事宜 有选择，要学会拒绝 在同一地方收集你所有的想法 定时检讨时间的运用，永远寻找更大发挥时间价值的方法 如不能确定你会做什么就避免带作业回家 弄清问题才去做 把事情做得足够好，避免过份的完美主义 养成记笔记组织思路的习惯,时间管理金科玉律（续）,52,马上行动！,学以致用,53,