现代秘书心理学第一版第七章

第七章 秘书的自我管理,学习目标,思考练习,主要内容,视野拓展,本章导言,了解秘书人员进行自我管理的重要性； 理解秘书人员自我管理各部分内容之间的关系； 掌握秘书人员目标管理的基本知识和要求。,知道情商和逆商在秘书人员的重要作用； 会用情绪管理方法控制自己的不良情绪； 掌握秘书人员进行时间管理的具体方法。,在从事秘书工作的人中，有许多成功人 士，他们的成功往往都与他们的善于自我管 理、目标明确、把握时机、克服困难的特点 分不开的。 秘书工作是一种为领导服务的工作，是 一种非常锻炼人的职业。秘书人员应该重视 加强自我管理的修养和训练。,第一节 秘书的目标管理,第二节 秘书的时间管理,第三节 秘书的情商与逆 商管理,第一节 秘书的目标管理,一、目标管理的由来,三、目标管理的原则,二、目标管理的基本过程,四、秘书的目标管理,本节点睛,目标管理是以泰罗的科学管理和行为科 学理论为基础形成的一套管理制度，可以大 大地激发员工为完成组织目标而努力。 坚持运用目标管理的原则处理工作，有 助于各项工作的顺利开展，并最终达成设定 的目标。,一、目标管理的由来,20世纪50年代中期，目标管理（management by objectives： MBO ）出现于美国。 这种制度，使组织的成员亲自参加工作目标的制 定，实现自我控制，并努力完成工作目标。对于员工 的工作成果，以明确的目标作为考核标准，使对员工 的评价和奖励更客观、更合理。,彼得·F·德鲁克对目标管理的发展和使之 成为一个体系作出了重大贡献。 1954年，德鲁克在管理的实践一书 中，提出了“目标管理和自我控制”的主张。 他认为，企业的目的和任务必须 化为目标，企业的各级主管必须 通过这些目标对下级进行领导， 以此来达到企业的总目标。,二、目标管理的基本过程,由于各个组织活动的性质不同，目标管理的步骤 不完全一样，但一般可以分为四步（见图7-1）。,图7-1 目标管理的四步骤,建立 完整 目标 体系,制 定 目 标,组 织 实 施,检 查 评 价,三、目标管理的原则,最重要的事情最优先去做，是目标管理的基本 原则，也是这类问题的最效解决方法（见图7-2） 。,图7-2 目标管理的三个原则,原则,制订目标,明确组织目标，制订工作计划，制订的计划时包括有长远计划和短期具体的计划,定下期限,可以给自己施加压力,追踪查询,建立一套追踪查询制度，保证各项工作按时完成,四、秘书的目标管理,秘书应该充分运用目标管理方法，对自己进行自 我管理。作为秘书要追求的目标主要有两个：工作目 标和个人发展目标（见图7-3）。,图7-3 秘书的目标,一方面由领导确定，一方面由秘书确定， （遵循最优化原则）,怎样处理工作与个人发展的关系：培养职业兴趣，再确定自我发展具体目标，将自我发展与工作相结合,工作目标 （职责目标）,个人发展目标 （个人发展规划）,秘书的目标,在秘书人员的目标管理中，秘书人员 一定要理清自己的思路，制订切实可行具 有可操作性的计划，将自己所确定的目标 书面化、视觉化、时间化，并且经常进行 自我督促和检查。持之以恒，就一定能够 实现自己所确定的发展目标。,第二节 秘书的时间管理,本节点睛,一、时间管理的重要性,二、时间管理的基本法则,时间管理的目的就是要同时获得“三效” 效果、效率、效能。 时间是一种资源，花费时间就是一种投 资。对投资，必须加强管理，要遵循一些基 本原则，使用正确的方法。,一、时间管理的重要性,“三日诗”启迪人们要珍惜时光，不要 虚度年华。 时间的特点是既不能逆转，也不能储 存，是一种不能再生的特殊资源。因此， 对于人来说，一切节约归根结底是时间的 节约。,昨日诗： 昨日兮昨日，昨日何其好！昨日过去了，今日徒懊恼。 世人但知悔昨日，不觉今日又过了。水去日日流，花落日久 少。成事立业在今日，莫待明朝悔今朝。 明日诗： 明日复明日，明日何其多！我生待明日，万事成蹉跎！ 世人若被明日累，春去秋来老将至，朝看水东流，暮看日西 坠，百年明日能几何？请君听我明日歌。 今日诗： 今日复今日，今日何其少！今日又不为，此事何时了！ 人生百年几今日，今日不为真可惜！若言待明朝，又有明朝 事。为君聊赋今日诗，努力请从今日始。,（一）时间管理的四种观点,我们应该如何管理时间？在对时间的管理与节 约上主要有四种代表观点（见图7-4）。,图7-4 时间管理的四种观点,（二）时间管理的四种方法,有效地利用时间，可以提高单位时间的利用率。 时间管理的具体做法有四种（见图7-5）。,图7-5 时间管理的四种方法,（三）时间管理的目的 达到三效,一是效果：有明确的期待结果； 二是效率：以最小的代价或浪费获得 结果； 三是效能：以最小的代价和浪费获得 最佳的期待结果。,二、时间管理的基本法则,（一）明确目标 明确你的人生目标：你的长、中、短期 目标是什么？你人生中最重要的人际关系是 什么？你最希望有什么贡献？ 订目标应该简单明了，一目了然。定期 检查制订的计划，看一看计划完成的进度和 具体的执行情况，应该标注具体完成时间， 具体落实计划。,（二）分清轻重缓急,时间管理的精髓在于：分清轻重缓急，设定优先 顺序。分清主次有三个判断标准（见图7-6）。,图7-6 判断事情的轻重缓急“三层过滤”,（三）制订计划，写成清单,标出急需处理的事情，要限制数量，可以按要程度划分出特急、紧急、一般等分类 。 制成两张表格，一张是短期计划表，另一张 是长期计划表。可以在每一张计划表上按重要程 度标出星号，或其他符号标记，如A，B，C等。 建立一周工作生活日程表：重要事项；优先 顺序；时间分配；预留空间和弹性；保持角色均 衡（见表7-1）。,1,2,3,表7-1 时间管理的根本原则：要事第一,在确定计划之后，应该立即开始行动。 行动的顺序应该考虑遵循三个原则： 第一个是重要程度； 第二个是紧急程度； 第三个是可能性，即难易程度。 最佳的步骤应该是按重要程度去行动， 这样才能把有限的时间用到做最重要的事 情上去。,（四）遇事马上做，现在就做,产生拖延的原因主要有三个（见图7-7）。,图7-7 产生拖延的原因,养成遇事马上做，现在就做的习惯，不 仅能够克服拖延，而且能占“笨鸟先飞”的先 机。久而久之，必然培育出当机立断的大智 大勇。,（五）第一次做好，次次做好,凡事开头难。第一次做事情一定要全力以 赴，充分准备，认真对待，能增强信心，给人 留下良好的第一印象。当然并不是第一次做好 后，以后就可以掉以轻心了，要养成认真严谨 的做事风格，对于那些必须做而且非常重要的 事情一定要投入时间和精力。,（六）专心致志，不要有头无尾,浪费时间最多的是时断时续的干活方 式，停顿下来本身费时，重新工作时，还 需花时间调整情绪、思路和状态，才能在 停顿的地方接下去干。,（七）珍惜今天，当日事当日毕,制定每日的工作时间进度表。每天都有 目标，有结果，日清日新。今日不清，必然 积累，积累就拖延。 爱默生说： “我们应当记住，一年中每 一天都是珍贵的时光。”,（八）养成整洁和条理的习惯,据统计：每年因不整洁和无条理的习惯， 一般职员就要损失近20的时间！ 作为秘书，应该整理好办公用品，寻找自 己的“生理节奏”：用精力最好的时间去做更重 大的事，用精力不好的时间来做比较不重要的 事情。,（九）养成快速的节奏感,养成快速的节奏感，不仅可以提高效率， 节约时间，给人以良好的作风印象，而且也是 健康的表现。 想要节省时间，还应该尽量避开高峰期。,乘车、购物、进餐的高峰期,（十）设定完成期限,设定期限，是时间管理的重要标志。 许多人对于计划没有时间要求，没有检查 监督机制，往往使计划落空。在时间管理 上，一定要有时间期限的概念，一定要树 立时间期限的意识。,争取时间的惟一方法是善用时间。把零碎时间 用于零碎的工作，从而最大限度地提高工作效率。,（十一）善用零碎时间,欧阳修：余平生所做文章，在三上 马上、枕上、厕上。,鲁迅先生： 把别人用来喝咖啡的时间都用在写作上。,（十二）分秒不浪费，成功日志法,日志是成功者必备的条件：记录当天 的重要事件和成长学习心得，可以用日志 来总结经验、反省过失，用日志来规划明 天、明确目标，用日志来管理时间、集中 精力、抓住大事,（十三）善用节省时间的工具,方便联络的通讯工具，如电话、电子邮 件、传真、语音系统。 节省时间的交通工具，如飞机、汽车。 高效便捷的电脑工具，如格式化方法。 电子邮件的地址列表也有类似的功效。 其他提高工作效率、节省时间的办公自 动化手段等。,1,2,3,4,（十四）业余时间管理,睡眠 要学会充分利用时间，学会劳逸结合。 （1）利用白天瞬间睡眠； （2）培养随时随地入睡的能力； （3）注重睡眠质量，不注重长短； （4）选择良好的睡眠环境与条件； （5）加强心理训练，实现身心放松。,学习 （1）向成功者学习成功的方法； （2）一天一小时可以创造奇迹； （3）参加研习会； （4）参加长期与短期的学习，并养成终生 学习的习惯； （5）培养高效阅读的能力。,娱乐 （1）选择具有创造性的活动； （2）选择有益于身心健康的活动； （3）要干就要达到一定水平； （4）要适度。,（十五）树立时间成本观念,第三节 秘书的情商与逆商管理,本节点睛,三、提高自己的逆商,二、情绪管理的重要性,一、情商与逆商现象,“20的IQ80的EQ =100的成功” 情商是预测一个人能否成功的重要标志。 影响情绪的因素固然很多，但最主要的是 我们自己能不能战胜自我、驾驭自己的情绪。 驾驭情绪是人生的“第一管理” 。学会驾驭 自己的情绪，对于我们走好人生之路、赢得事 业成功至关重要。,一、情商与逆商现象,影响一个人成功的因素不仅仅是智力问 题，还包括许多其他因素（见图7-8）。,图7-8 影响一个人成功的四个因素,情商（EQEmotional Quotient） 情商指情绪商数，就是指情绪控制能力或 情绪管理能力。 情商包括：认识自身的情绪、能妥善管理 自己的情绪、自我激励、认知他人的情绪、人 际关系的管理，即领导和管理能力。 情商不仅能让智商发挥更大的效应，还是 影响个人健康、情感生活以及人际关系的重要因素。,逆商（AQAdversity Quotient） 逆商指逆境商数，就是当面对逆境或挫折 时，不同的人对待逆境或挫折产生的不同反应，这种反应的能力，就叫逆境商数。,图7-9 逆商的要素,逆商主要包括控制力、责任感、影响度及持 续性四项要素（见图7-9）。,控制力,责任感,影响度,持续性,逆商要素,比尔·盖茨在接受金融时报采访时曾谈 到： “ 我有过颓丧和虚怯。如果 我不是最终以勇气和毅力战胜颓 丧和虚怯，恐怕早就被市场竞争 的浪潮淹没了。” 韦尔奇从小就患口吃症，他 当过球童、报童，卖过鞋。,二、情绪管理的重要性,人的活动包括内在的心理活动和外在的言 行举止。前者直接影响着外在的言行举止。 情绪可以影响心情，长久的心情会变成性 情，影响人们人格的发展与身体的健康。 有了破坏性情绪，可以去做点别的事情， 拜访朋友或师长，找人聊天，谈些别的话题， 玩某项运动或看一场电影。,三、提高自己的逆商,一个意志坚强的人，要承担来自社会的、 工作或学习的逆境压力。 承受压力，要培养忍受逆境的能力，把逆 境看作是一种机遇，找出扭转逆境的办法。 逆商 AQ 是衡量个体在逆境条件下，坚忍 程度、耐挫能力、抗争特质、生存本领、胆识 风范、心态韧性、人情练达、自强力度等诸项 个性心理素养的量化标准。,图7-10 摆脱逆境烦恼的方式,身处逆境，应该采取一些办法来摆脱逆境带来的 烦恼或者压力（见图7-10）。,什么是目标管理，目标管理的基本原则是 什么？ 什么是时间管理，时间管理的具体方法有 哪些？ 为什么要进行自我情绪管理？ 怎样才能提高自己的情商和逆商水平？,1,2,3,