现代秘书心理学教学课件作者第二版第十二章

第十二章 会务工作心理,学习目标,思考练习,主要内容,视野拓展,本章导言,了解会务工作心理的基本内容； 理解会议气氛对于会议活动的重要影响； 掌握秘书人员会务工作中的心理偏差及调适 的方法。,知道心理学原理在会议组织活动中的作用；会用心理学的原理安排和组织会议活动； 掌握主持会议的基本方法和技巧。,会议心理学的问题贯穿于整个会议组织工作的 全过程。 秘书，不但要根据会议的内容等因素确定好出 席和列席会议的人员，还应该掌握人的心理活动， 结合会议特点，恰当地使用一些影响心理因素的手 段，进一步做好会务工作，提高会议效率。,第一节 秘书会务工作的 心理准备,第二节 会场布置中的心 理,第三节 会议的主持艺术,第一节 秘书会务工作的心理准备,一、协助领导精简会议,三、会务工作中秘书的心 理调适,二、了解与会人员的心理,本节点睛,组织会议是秘书人员的基本职责，秘书 人员要注意会议活动中的细节问题，也就是 会议心理问题，只有这样才能真正把会议活 动组织好， 会议才能真正达到预期的效果。,一、协助领导精简会议,开会是一种工作手段，是十分必要的。 但是，如果会议成灾，那就只能对工作有 百害而无一利了。 精简会议，秘书 是第一关。,计划开会 作为秘书人员搜集、整理、送审会议议题，是组 织会议工作的第一道“工序”。秘书应该严格把关 “卡”会议议题。原则是：可开可不开的要“卡”掉；能 用其他办法解决问题的要“卡”掉。合并开会 合并开会 将内容相近、相似的会议合并到一起开。 把会场搬到现场 现场办公会议有利于准确、迅速地进行决策，一 般是上级下基层，能节省大量的人力和财力。 ,1,2,3,利用现代化手段 秘书在组织会议的工作中，应尽量采用先 进的现代化手段提高会议效率。如召开电视电 话会议、利用网络发布工作安 排与要求等，既节省了人力， 又保证了工作的正常进行。,4,二、了解与会人员的心理,对同一事物，不同年龄的人会有不同的感觉和反应，不同职业的人会持有不同的观点。秘书在确定出席人员和做其他会 议准备工作时应考虑到这一点。,年龄与会议心理 年龄不同，人在生理方面的情况也会不 同。秘书在会议准备 工作中，应做出相应 的改进。,1,职业与会议心理 这里的职业是指与会人员所从事的工作性 质和内容。 与会人员由于各自所从事的工作的性质和 内容不同，对于会议议题有关情况的详略、粗 细程度的需要也会不同。 秘书在做会务工作时应充分注意到这些不 同，并做出相应的努力。,2,三、会务工作中秘书的心理调适,在工作中，秘书人员时常扮演会议的倡 导者、筹备者、组织者、服务者等角色，其 心理素质的强弱，对会议的成败、质量的高 低起着重要作用。 因此，研究会务工作中秘书人员的心理 活动很有必要（见表12-1）。,表12-1 会务工作中秘书人员的心理,续 表,续 表,续 表,续 表,第二节 会场布置中的心理,本节点睛,一、会场的色彩配置,三、会议气氛的营造,五、其他方面的会议心理,四、会议时间的安排,二、会场座位的摆列要合理,会场布置的心理问题主要涉及两个方面： 一是会场的色彩配置，二是会场的座位排列。 根据会议的具体内容，恰当地配置会场的 色调，使之对与会人员的心理活动产生积极的 影响，能够大大地提高会议的效率。,一、会场的色彩配置,影响会场的色调布置要协调。心理学的研 究证明，客观世界的各种颜色对人的心理能够 产生一定影响。 红、橙、黄等颜色给人以热烈、辉煌、兴 奋的感觉；青、绿、蓝等颜色给人以清爽、冷 静的感觉。当绿色在 人视野中约占25时， 人的心理情绪最舒适 。,会场的色调布置要协调，就是说要根据会 议的不同内容和不同情况来配置不同的色彩。 在一般情况下，秘书在布置会场时，要按 要求配置会场的色调。 值得强调的是：秘书布置会场的色调时， 一定要注意勤俭朴素、因地制宜，决不能脱离 本单位、本部门的实际情况，过分追求会议的 外表形式，讲究排场，铺张浪费。,决策例会等会场的色调配置 决策例会，一般都是一个单位或一个部门集中处 理本单位、本部门的重大的、全局性问题的会议。 布置一些绿色、蓝色的花草、树木等，对与会人 员的心理产生一种作用。这种作用反映到大脑，能够 减轻疲劳感，使大脑的思维较长时间地保持着灵活、 敏捷、清楚、冷静的状态。 对于工作部署会议、协调会议等 时间较长、动脑又多的会议会场布置 可以参照上述做法。,1,庆典会议、座谈会议等会场的色调配置 大型的代表大会、表彰大会、庆功大会、工作 总结大会等庆典式的会议以及带有慰问、 祝贺等性 质的座谈会议需要热烈、庄严、喜庆的气氛，会场 的色调，要布置得鲜亮、醒目一些。 在会场的主席台上摆一些鲜花，将红色的旗帜 排列两侧，会场四周悬挂红底黄 字的横幅或条幅。由于心理作用， 当人们走进这样的会场，就会心 情振奋，意志昂扬，就会很快将 自己的情绪溶进会议的气氛中。,2,二、会场座位的摆列要合理,为了提高会议的效率，会场座位的摆列要 讲究科学性和艺术性。会场座位摆列要合理， 就是要根据会议内容的不同需要，将座位摆列 成不同的形式。 综合多种类型的会议，会场座位的摆列基 本有两种形式，即A形式和B形式。 A型就是类似的圆桌会议（见图12-1）， B型就是 “山”字形会议（见图12-2）。,图12-1 A型会议布置图,图12-2 B型会议布置图,适用A形式的会议范围 这种会场座位的摆列形式适用于决策例会、座谈 会、协调会等。 会议参加人数少，与会人员之间坐得比较紧密， 并且能够面对面地坐着。与会人员在发言时能够消除 自己成为会议中心的拘束感，会议气氛融洽、活跃。 这种情况便于与会人员交流思想、交换意见、沟 通情况，也便于会议的主持者观察每个与会人员的意 向和表情，及时、准确地把握决策的时机。 A形式能避免有的与会人员“精神溜号”，促使全 体与会人员开动脑筋，积极思考，跟上会议的进程。,运用B形式的会议范围 这种会场座位摆列形式适用于各种群众大会、报 告会等大型会议。 会议人数多，要有绝对的会议中心，会议严格地 按照事先拟定好的议程进行。 会场座位，将与会人员划分为两个部分，一部分 由会议的主持者和发言、讲话的人员组成，一般就座 在会议的主席台上；另一部分由作为听众的与会人员 组成，这部分人就座在会场的主席台下。,三、会议气氛的营造,不同的会议形式，不同的会议内容， 对会议气氛的要求是不同的。,决策会议、工作部署会议是与会人员动脑 筋最多的会议，要求每个与会人员都要开动脑 筋，积极思考问题，出谋划策。因此需要一种 比较紧张、热烈的会议气 氛。但是，这种紧张的气 氛应保持在一定的限度内， 超过了限度就会事与愿违。,（一）决策会议、工作部署会议 的气氛要紧张、严肃,为了调查、了解有关情况，进行慰问等目 的的座谈会和为了调解纠纷、解决矛盾、统一 认识等目的的协调会，必须创造一种和缓的会 议气氛，消除与会人员的 紧张心理，使其思路通达， 畅所欲言，将零散的情况 和意见自然地谈出来。,（二）一般性的座谈会和协调会 要有和缓、松弛的气氛,大型会议的与会人员人数众多，会议主持 者要想带动全体与会人员的思路与会议进程保 持一致，除了靠会议纪律的约束之外，主要的 手段是靠会议气氛，使与会人员一旦进入特定 的会议气氛中，随着会议的进程接受思想、信 息，配合会议组织者和主持者完成会议任务。,（三）大型会议的气氛更要讲究,大型会议的气氛根据会议的内容不同而不 同（见图12-3）。,图12-3 大型会议的气氛,四、会议时间的安排,会议要想达到富有效果，最好的办法就是 要在与会人员精力最旺盛、最充沛的时举行。 秘书安排会议时间，主持者主持会议，要 把会议的时间和与会人员的 精力、智力变化规律恰当地 结合起来考虑，将会议时间 选择在与会人员精力和智力 周期变化的最佳阶段上。,（一）会议时间尽量要短,会议时间尽量要短，一方面是从时间的价值上考 虑，另一方面是从与会人员的心理要求的角度考虑。 根据有关专家分析，开会时，人的注意力的最佳 状态是在60分钟以内。因此，每一个会议，最好能在 人的脑力处于最佳状态的时间内开完。 办公会和碰头会，或通情报，或做决定，均应简 明扼要，干净利索，一个多小时内，速战速决。 对于确实需要较长时间的会议可划分几段，使一 个会变成若干个小会。,（二）会议时间的安排,就大多数会议来说，会议时间一般都超过 2个小时，而且大多数决策例会，要讨论几个 议题，会议时间就长达一天或半天。 这就要求秘书有一套安排会议具体时间的 原则和办法（见图12-4）。,图12-4 会议时间的安排,五、其他方面的会议心理,会场布置、会议气氛和会议时间三个方 面是会议心理学的主要部分。但是，在会议 组织工作中，其他细小、琐碎的方面也值得 研究，下面简单介绍两个问题。,安排会议议题，还要注意同一时间里会议议题先 后顺序的调整对与会人员产生的心理影响。心理学研 究表明，在同一段时间里，人对首先接触的事物有一 种新鲜感，能收到“先入为主” 的效果，而对后接触的 事物有一种“忽视感”，会出现“后入为次”的效果。 秘书在安排会议议题讨论的顺序时要按照议题的 重要性的程度决定先后，使重要的会议议题得到最充 分的讨论，从而提高会议效率。,（一）会议议题先后顺序的排列 和内容的变换,开会时，由于客观环境的作用和人的生理 条件的影响，与会人员对会议议题的注意力会 受到不同程度的干扰。 为了提高会议效率，秘书应采取手段加强 与会人员的注意心理（见图12-5）。,（二）加强与会人员的 “注意”心理,图12-5 加强与会人员注意心理的手段,手段,第一，在会场周围布置些反映议题内容的标语、条幅、图画、表格等等，加强与会人员的无意注意,第二，运用音响设备，使汇报、发言人的声音达到适当的程度，以加强与会人员的无意注意,第三，排除与会议无关的一切干扰，加强与会人员的有意注意,第三节 会议的主持艺术,本节点睛,三、掌握会议宗旨，保持头 脑清醒,二、要制定严格的会议纪律,一、要制订严密的会议议程,五、熟悉会议语言,四、要善于把握时机,会议是一种以人为主体的管理活动，无论 是交流情况还是讨论、决定问题，都要在与会 人员中进行。 由于客观原因，与会的每个人的心理活动 是有很大差别的，客观情况千变万化，会议当 中还会时常出现一些预料之外的事情，这都要 求秘书人员要了解并掌握主持会议的艺术。,一、要制订严密的会议议程,会议议程就是会议进行的程序，就是会议进行的 具体步骤的安排。 在开会前，根据会议所要达到的目标，会议所要 讨论的议题和有关材料的准备情况，以及出席会议的 人数和人员状况等，详细而周密地就会议讨论的每个 议题的具体时间，发言、讲话人的先后顺序，会上需 要进行的仪式活动的具体安排等方面，作一个科学、 合理的计划，并形成书面材料。,各个环节之间的衔接要紧密,会议主持者制订会议议程应符合“细致、具体、 周全、严密”八字要求（见图12-6）。,图12-6 制订会议议程的八字要求,八字要求,内容要全面，不能有所遗漏,细致、具体： 会议（每个会议议题）开始和结束的时间，发 言讲话的时间，中间休息的时间等。 发言、讲话的人数，先后顺序排列。 决策例会中，汇报人员的入场和退场。 会议需要的仪式（发奖、授勋、献花等），在 会议的哪个阶段进行。 会议主持者在会议过程的哪个阶段宣布事项或 讲话。事项或讲话要写到议程的适当位置上。 大型会议的开场白和结束语，以及会议发言或 讲话之间的衔接语言。,周全、严密： 按照 “细致、具体”要求六个方面的内容， 逐条对照检查，如有漏掉之处，要及时补充。 检查各个会议的议程之间，会议的各个阶 段之间，会议的发言人、讲话人之间的衔接是 否紧密、严谨，如有节外生枝或存在漏洞的地 方，要给予调整、矫正。,二、要制定严格的会议纪律,制订严格的会议纪律，并在会议进行的 过程中严格地执行和遵守，是会议取得成功 的一个非常重要的保