现代秘书心理学教学课件作者第二版第十二章
61页1、第十二章 会务工作心理,学习目标,思考练习,主要内容,视野拓展,本章导言,了解会务工作心理的基本内容; 理解会议气氛对于会议活动的重要影响; 掌握秘书人员会务工作中的心理偏差及调适 的方法。,知道心理学原理在会议组织活动中的作用;会用心理学的原理安排和组织会议活动; 掌握主持会议的基本方法和技巧。,会议心理学的问题贯穿于整个会议组织工作的 全过程。 秘书,不但要根据会议的内容等因素确定好出 席和列席会议的人员,还应该掌握人的心理活动, 结合会议特点,恰当地使用一些影响心理因素的手 段,进一步做好会务工作,提高会议效率。,第一节 秘书会务工作的 心理准备,第二节 会场布置中的心 理,第三节 会议的主持艺术,第一节 秘书会务工作的心理准备,一、协助领导精简会议,三、会务工作中秘书的心 理调适,二、了解与会人员的心理,本节点睛,组织会议是秘书人员的基本职责,秘书 人员要注意会议活动中的细节问题,也就是 会议心理问题,只有这样才能真正把会议活 动组织好, 会议才能真正达到预期的效果。,一、协助领导精简会议,开会是一种工作手段,是十分必要的。 但是,如果会议成灾,那就只能对工作有 百害而无一利了
2、。 精简会议,秘书 是第一关。,计划开会 作为秘书人员搜集、整理、送审会议议题,是组 织会议工作的第一道“工序”。秘书应该严格把关 “卡”会议议题。原则是:可开可不开的要“卡”掉;能 用其他办法解决问题的要“卡”掉。合并开会 合并开会 将内容相近、相似的会议合并到一起开。 把会场搬到现场 现场办公会议有利于准确、迅速地进行决策,一 般是上级下基层,能节省大量的人力和财力。 ,1,2,3,利用现代化手段 秘书在组织会议的工作中,应尽量采用先 进的现代化手段提高会议效率。如召开电视电 话会议、利用网络发布工作安 排与要求等,既节省了人力, 又保证了工作的正常进行。,4,二、了解与会人员的心理,对同一事物,不同年龄的人会有不同的感觉和反应,不同职业的人会持有不同的观点。秘书在确定出席人员和做其他会 议准备工作时应考虑到这一点。,年龄与会议心理 年龄不同,人在生理方面的情况也会不 同。秘书在会议准备 工作中,应做出相应 的改进。,1,职业与会议心理 这里的职业是指与会人员所从事的工作性 质和内容。 与会人员由于各自所从事的工作的性质和 内容不同,对于会议议题有关情况的详略、粗 细程度的需要也会
3、不同。 秘书在做会务工作时应充分注意到这些不 同,并做出相应的努力。,2,三、会务工作中秘书的心理调适,在工作中,秘书人员时常扮演会议的倡 导者、筹备者、组织者、服务者等角色,其 心理素质的强弱,对会议的成败、质量的高 低起着重要作用。 因此,研究会务工作中秘书人员的心理 活动很有必要(见表12-1)。,表12-1 会务工作中秘书人员的心理,续 表,续 表,续 表,续 表,第二节 会场布置中的心理,本节点睛,一、会场的色彩配置,三、会议气氛的营造,五、其他方面的会议心理,四、会议时间的安排,二、会场座位的摆列要合理,会场布置的心理问题主要涉及两个方面: 一是会场的色彩配置,二是会场的座位排列。 根据会议的具体内容,恰当地配置会场的 色调,使之对与会人员的心理活动产生积极的 影响,能够大大地提高会议的效率。,一、会场的色彩配置,影响会场的色调布置要协调。心理学的研 究证明,客观世界的各种颜色对人的心理能够 产生一定影响。 红、橙、黄等颜色给人以热烈、辉煌、兴 奋的感觉;青、绿、蓝等颜色给人以清爽、冷 静的感觉。当绿色在 人视野中约占25时, 人的心理情绪最舒适 。,会场的色调布置要协调,
4、就是说要根据会 议的不同内容和不同情况来配置不同的色彩。 在一般情况下,秘书在布置会场时,要按 要求配置会场的色调。 值得强调的是:秘书布置会场的色调时, 一定要注意勤俭朴素、因地制宜,决不能脱离 本单位、本部门的实际情况,过分追求会议的 外表形式,讲究排场,铺张浪费。,决策例会等会场的色调配置 决策例会,一般都是一个单位或一个部门集中处 理本单位、本部门的重大的、全局性问题的会议。 布置一些绿色、蓝色的花草、树木等,对与会人 员的心理产生一种作用。这种作用反映到大脑,能够 减轻疲劳感,使大脑的思维较长时间地保持着灵活、 敏捷、清楚、冷静的状态。 对于工作部署会议、协调会议等 时间较长、动脑又多的会议会场布置 可以参照上述做法。,1,庆典会议、座谈会议等会场的色调配置 大型的代表大会、表彰大会、庆功大会、工作 总结大会等庆典式的会议以及带有慰问、 祝贺等性 质的座谈会议需要热烈、庄严、喜庆的气氛,会场 的色调,要布置得鲜亮、醒目一些。 在会场的主席台上摆一些鲜花,将红色的旗帜 排列两侧,会场四周悬挂红底黄 字的横幅或条幅。由于心理作用, 当人们走进这样的会场,就会心 情振奋,意志昂扬,
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