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现代秘书心理学教学课件作者第二版第十二章

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  • 上传时间:2019-06-21
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    • 1、第十二章 会务工作心理,学习目标,思考练习,主要内容,视野拓展,本章导言,了解会务工作心理的基本内容; 理解会议气氛对于会议活动的重要影响; 掌握秘书人员会务工作中的心理偏差及调适 的方法。,知道心理学原理在会议组织活动中的作用;会用心理学的原理安排和组织会议活动; 掌握主持会议的基本方法和技巧。,会议心理学的问题贯穿于整个会议组织工作的 全过程。 秘书,不但要根据会议的内容等因素确定好出 席和列席会议的人员,还应该掌握人的心理活动, 结合会议特点,恰当地使用一些影响心理因素的手 段,进一步做好会务工作,提高会议效率。,第一节 秘书会务工作的 心理准备,第二节 会场布置中的心 理,第三节 会议的主持艺术,第一节 秘书会务工作的心理准备,一、协助领导精简会议,三、会务工作中秘书的心 理调适,二、了解与会人员的心理,本节点睛,组织会议是秘书人员的基本职责,秘书 人员要注意会议活动中的细节问题,也就是 会议心理问题,只有这样才能真正把会议活 动组织好, 会议才能真正达到预期的效果。,一、协助领导精简会议,开会是一种工作手段,是十分必要的。 但是,如果会议成灾,那就只能对工作有 百害而无一利了

      2、。 精简会议,秘书 是第一关。,计划开会 作为秘书人员搜集、整理、送审会议议题,是组 织会议工作的第一道“工序”。秘书应该严格把关 “卡”会议议题。原则是:可开可不开的要“卡”掉;能 用其他办法解决问题的要“卡”掉。合并开会 合并开会 将内容相近、相似的会议合并到一起开。 把会场搬到现场 现场办公会议有利于准确、迅速地进行决策,一 般是上级下基层,能节省大量的人力和财力。 ,1,2,3,利用现代化手段 秘书在组织会议的工作中,应尽量采用先 进的现代化手段提高会议效率。如召开电视电 话会议、利用网络发布工作安 排与要求等,既节省了人力, 又保证了工作的正常进行。,4,二、了解与会人员的心理,对同一事物,不同年龄的人会有不同的感觉和反应,不同职业的人会持有不同的观点。秘书在确定出席人员和做其他会 议准备工作时应考虑到这一点。,年龄与会议心理 年龄不同,人在生理方面的情况也会不 同。秘书在会议准备 工作中,应做出相应 的改进。,1,职业与会议心理 这里的职业是指与会人员所从事的工作性 质和内容。 与会人员由于各自所从事的工作的性质和 内容不同,对于会议议题有关情况的详略、粗 细程度的需要也会

      3、不同。 秘书在做会务工作时应充分注意到这些不 同,并做出相应的努力。,2,三、会务工作中秘书的心理调适,在工作中,秘书人员时常扮演会议的倡 导者、筹备者、组织者、服务者等角色,其 心理素质的强弱,对会议的成败、质量的高 低起着重要作用。 因此,研究会务工作中秘书人员的心理 活动很有必要(见表12-1)。,表12-1 会务工作中秘书人员的心理,续 表,续 表,续 表,续 表,第二节 会场布置中的心理,本节点睛,一、会场的色彩配置,三、会议气氛的营造,五、其他方面的会议心理,四、会议时间的安排,二、会场座位的摆列要合理,会场布置的心理问题主要涉及两个方面: 一是会场的色彩配置,二是会场的座位排列。 根据会议的具体内容,恰当地配置会场的 色调,使之对与会人员的心理活动产生积极的 影响,能够大大地提高会议的效率。,一、会场的色彩配置,影响会场的色调布置要协调。心理学的研 究证明,客观世界的各种颜色对人的心理能够 产生一定影响。 红、橙、黄等颜色给人以热烈、辉煌、兴 奋的感觉;青、绿、蓝等颜色给人以清爽、冷 静的感觉。当绿色在 人视野中约占25时, 人的心理情绪最舒适 。,会场的色调布置要协调,

      4、就是说要根据会 议的不同内容和不同情况来配置不同的色彩。 在一般情况下,秘书在布置会场时,要按 要求配置会场的色调。 值得强调的是:秘书布置会场的色调时, 一定要注意勤俭朴素、因地制宜,决不能脱离 本单位、本部门的实际情况,过分追求会议的 外表形式,讲究排场,铺张浪费。,决策例会等会场的色调配置 决策例会,一般都是一个单位或一个部门集中处 理本单位、本部门的重大的、全局性问题的会议。 布置一些绿色、蓝色的花草、树木等,对与会人 员的心理产生一种作用。这种作用反映到大脑,能够 减轻疲劳感,使大脑的思维较长时间地保持着灵活、 敏捷、清楚、冷静的状态。 对于工作部署会议、协调会议等 时间较长、动脑又多的会议会场布置 可以参照上述做法。,1,庆典会议、座谈会议等会场的色调配置 大型的代表大会、表彰大会、庆功大会、工作 总结大会等庆典式的会议以及带有慰问、 祝贺等性 质的座谈会议需要热烈、庄严、喜庆的气氛,会场 的色调,要布置得鲜亮、醒目一些。 在会场的主席台上摆一些鲜花,将红色的旗帜 排列两侧,会场四周悬挂红底黄 字的横幅或条幅。由于心理作用, 当人们走进这样的会场,就会心 情振奋,意志昂扬,

      5、就会很快将 自己的情绪溶进会议的气氛中。,2,二、会场座位的摆列要合理,为了提高会议的效率,会场座位的摆列要 讲究科学性和艺术性。会场座位摆列要合理, 就是要根据会议内容的不同需要,将座位摆列 成不同的形式。 综合多种类型的会议,会场座位的摆列基 本有两种形式,即A形式和B形式。 A型就是类似的圆桌会议(见图12-1), B型就是 “山”字形会议(见图12-2)。,图12-1 A型会议布置图,图12-2 B型会议布置图,适用A形式的会议范围 这种会场座位的摆列形式适用于决策例会、座谈 会、协调会等。 会议参加人数少,与会人员之间坐得比较紧密, 并且能够面对面地坐着。与会人员在发言时能够消除 自己成为会议中心的拘束感,会议气氛融洽、活跃。 这种情况便于与会人员交流思想、交换意见、沟 通情况,也便于会议的主持者观察每个与会人员的意 向和表情,及时、准确地把握决策的时机。 A形式能避免有的与会人员“精神溜号”,促使全 体与会人员开动脑筋,积极思考,跟上会议的进程。,运用B形式的会议范围 这种会场座位摆列形式适用于各种群众大会、报 告会等大型会议。 会议人数多,要有绝对的会议中心,会议严格地

      6、按照事先拟定好的议程进行。 会场座位,将与会人员划分为两个部分,一部分 由会议的主持者和发言、讲话的人员组成,一般就座 在会议的主席台上;另一部分由作为听众的与会人员 组成,这部分人就座在会场的主席台下。,三、会议气氛的营造,不同的会议形式,不同的会议内容, 对会议气氛的要求是不同的。,决策会议、工作部署会议是与会人员动脑 筋最多的会议,要求每个与会人员都要开动脑 筋,积极思考问题,出谋划策。因此需要一种 比较紧张、热烈的会议气 氛。但是,这种紧张的气 氛应保持在一定的限度内, 超过了限度就会事与愿违。,(一)决策会议、工作部署会议 的气氛要紧张、严肃,为了调查、了解有关情况,进行慰问等目 的的座谈会和为了调解纠纷、解决矛盾、统一 认识等目的的协调会,必须创造一种和缓的会 议气氛,消除与会人员的 紧张心理,使其思路通达, 畅所欲言,将零散的情况 和意见自然地谈出来。,(二)一般性的座谈会和协调会 要有和缓、松弛的气氛,大型会议的与会人员人数众多,会议主持 者要想带动全体与会人员的思路与会议进程保 持一致,除了靠会议纪律的约束之外,主要的 手段是靠会议气氛,使与会人员一旦进入特定 的会议

      7、气氛中,随着会议的进程接受思想、信 息,配合会议组织者和主持者完成会议任务。,(三)大型会议的气氛更要讲究,大型会议的气氛根据会议的内容不同而不 同(见图12-3)。,图12-3 大型会议的气氛,四、会议时间的安排,会议要想达到富有效果,最好的办法就是 要在与会人员精力最旺盛、最充沛的时举行。 秘书安排会议时间,主持者主持会议,要 把会议的时间和与会人员的 精力、智力变化规律恰当地 结合起来考虑,将会议时间 选择在与会人员精力和智力 周期变化的最佳阶段上。,(一)会议时间尽量要短,会议时间尽量要短,一方面是从时间的价值上考 虑,另一方面是从与会人员的心理要求的角度考虑。 根据有关专家分析,开会时,人的注意力的最佳 状态是在60分钟以内。因此,每一个会议,最好能在 人的脑力处于最佳状态的时间内开完。 办公会和碰头会,或通情报,或做决定,均应简 明扼要,干净利索,一个多小时内,速战速决。 对于确实需要较长时间的会议可划分几段,使一 个会变成若干个小会。,(二)会议时间的安排,就大多数会议来说,会议时间一般都超过 2个小时,而且大多数决策例会,要讨论几个 议题,会议时间就长达一天或半天。 这

      8、就要求秘书有一套安排会议具体时间的 原则和办法(见图12-4)。,图12-4 会议时间的安排,五、其他方面的会议心理,会场布置、会议气氛和会议时间三个方 面是会议心理学的主要部分。但是,在会议 组织工作中,其他细小、琐碎的方面也值得 研究,下面简单介绍两个问题。,安排会议议题,还要注意同一时间里会议议题先 后顺序的调整对与会人员产生的心理影响。心理学研 究表明,在同一段时间里,人对首先接触的事物有一 种新鲜感,能收到“先入为主” 的效果,而对后接触的 事物有一种“忽视感”,会出现“后入为次”的效果。 秘书在安排会议议题讨论的顺序时要按照议题的 重要性的程度决定先后,使重要的会议议题得到最充 分的讨论,从而提高会议效率。,(一)会议议题先后顺序的排列 和内容的变换,开会时,由于客观环境的作用和人的生理 条件的影响,与会人员对会议议题的注意力会 受到不同程度的干扰。 为了提高会议效率,秘书应采取手段加强 与会人员的注意心理(见图12-5)。,(二)加强与会人员的 “注意”心理,图12-5 加强与会人员注意心理的手段,手段,第一,在会场周围布置些反映议题内容的标语、条幅、图画、表格等等,加强

      9、与会人员的无意注意,第二,运用音响设备,使汇报、发言人的声音达到适当的程度,以加强与会人员的无意注意,第三,排除与会议无关的一切干扰,加强与会人员的有意注意,第三节 会议的主持艺术,本节点睛,三、掌握会议宗旨,保持头 脑清醒,二、要制定严格的会议纪律,一、要制订严密的会议议程,五、熟悉会议语言,四、要善于把握时机,会议是一种以人为主体的管理活动,无论 是交流情况还是讨论、决定问题,都要在与会 人员中进行。 由于客观原因,与会的每个人的心理活动 是有很大差别的,客观情况千变万化,会议当 中还会时常出现一些预料之外的事情,这都要 求秘书人员要了解并掌握主持会议的艺术。,一、要制订严密的会议议程,会议议程就是会议进行的程序,就是会议进行的 具体步骤的安排。 在开会前,根据会议所要达到的目标,会议所要 讨论的议题和有关材料的准备情况,以及出席会议的 人数和人员状况等,详细而周密地就会议讨论的每个 议题的具体时间,发言、讲话人的先后顺序,会上需 要进行的仪式活动的具体安排等方面,作一个科学、 合理的计划,并形成书面材料。,各个环节之间的衔接要紧密,会议主持者制订会议议程应符合“细致、具体、 周全、严密”八字要求(见图12-6)。,图12-6 制订会议议程的八字要求,八字要求,内容要全面,不能有所遗漏,细致、具体: 会议(每个会议议题)开始和结束的时间,发 言讲话的时间,中间休息的时间等。 发言、讲话的人数,先后顺序排列。 决策例会中,汇报人员的入场和退场。 会议需要的仪式(发奖、授勋、献花等),在 会议的哪个阶段进行。 会议主持者在会议过程的哪个阶段宣布事项或 讲话。事项或讲话要写到议程的适当位置上。 大型会议的开场白和结束语,以及会议发言或 讲话之间的衔接语言。,周全、严密: 按照 “细致、具体”要求六个方面的内容, 逐条对照检查,如有漏掉之处,要及时补充。 检查各个会议的议程之间,会议的各个阶 段之间,会议的发言人、讲话人之间的衔接是 否紧密、严谨,如有节外生枝或存在漏洞的地 方,要给予调整、矫正。,二、要制定严格的会议纪律,制订严格的会议纪律,并在会议进行的 过程中严格地执行和遵守,是会议取得成功 的一个非常重要的保

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