财务报销注意事项

财务报销注意事项（红头文件补充内容）一、关于银行卡号问题1、报销单上须填上银行卡卡号（全号）,无银行卡号或卡号不全出纳拒绝付款（新入司员工需在面单注明入职日期与工号）。2、报销单上银行卡号必须和系统里面的卡号保持一致，否出纳则不付款了，如有卡号变动请及时与财务联系，财务更改系统卡号。二、关于发票问题及发票黏贴、申请规定（重点注意）1、无效发票：A、发票无盖章；B、发票上面有涂画（除公司抬头外，且发票上有注明“除发票抬头外手写无效”字样即可）C、部分地区交通发票只有7位发票号码，且无发票代码，发票签章非地税/国税监制章；2、无盖章交通发票：单次报销中无盖章交通发票金额不能超过300元(除当地条件所限导致无加盖发票章之外其余无章发票一概不予报销，住宿费发票要求一定要有发票章)，无章发票需打异常发票申请书，经领导签字，方可报销；3、抬头开错：所有报销发票中，如果发票的抬头写错或没有写抬头（除手写抬头发票外），一律不允许报销，不允许其他发票替代（解决方法：与商家联系重开发票，下次报销）4、住宿无水单情况：住宿费必须附住宿水单，及付款凭证，无机打住宿单需让酒店手写情况证明，并加盖酒店章，单次报销中住宿费无住宿水单和住宿水单无加盖酒店章总金额不得超过800元；5、假票：目前假票较多，因假票不允许报销，未避免此种情况，拿到发票后，可在对应省份的国税局官网查找发票代码/号码，验明发票真伪；（为避免手到假票请尽量索取机打发票，因条件所限只有定额发票的，可刮下密码区，刮不出则为假票，密码相同也为假票，若有时间也可自行去网站，或者电话至当地税务局查询,电话：12366。）6、发票丢失：住宿票丢失，须填写“发票丢失专项说明”，经领导签字确认后，则按110元/天核销（需附住宿费付款凭证），未见专项说明的，财务视为放弃该项报销。除住宿发票外其余发票遗失不予报销。7、广告费、购买产品、运输费报销：一定要开增值税专用票，且附付款凭证，因涉及税费抵扣问题，现财务不接收普通发票。单笔付款金额超过2000元，原则上必须以对公打款方式结算！（广告费发票需提供广告合同及照片；物料制作费需提供物料清单，清单需对方公司加盖发票专用章；购买产品需提供购买清单；运输费需提供物流公司签字盖章的运输清单）。8、报销规定：1）多人共同出差，则由一人负责统一报销，到账后内部分款；2）单笔报销单金额控制在5000以内，费用报销时间一周内到账，单笔报销单总金额超过5000元，费用报销时间15天以内到账，单笔报销超过一万则45天内（按财务接收单据时间开始计算）。9、发票黏贴规则：1）费用报销的科目明细：车船费、出租费、住宿费、出差补贴；如果把出租车费放在车船费中报销，此费用扣除，写说明也无效；2）发票黏贴时，不允许把金额黏住，否则被黏住的发票金额不予报销；3）发票黏贴规范示例（注：粘贴时只需粘左上角，保证不会散开即可）：三、住宿费报销：1、住宿费只报销住宿费用，其余消费一律不予报销，如：客房吧消费，餐饮消费等（注：不允许报销杭州本地住宿费）；2、住宿费以实际住宿天数*住宿标准为上限进行核销。如5.1-5.10出差，出差十天，可住宿天数9天，实际住宿7天，则本次出差可报销住宿费上限为：220*7=1540元。3、现酒店住宿均为增值税发票，要求酒店开票税率为6%的必须开具增值税专用发票，且提供住宿水单（水单加盖发票专用章），开票税率为3%的，单笔金额超过一千的住宿费必须开具增值税专用发票（酒店无法开具，要求其找税务局代开且我方不承担任何开票费用）。其余小额住宿费如无法开具增值税专用发票可开增值税普通发票。四、市内交通用报销：市内交通为除火车、汽车等之外的交通费，包括地铁、公交、出租车等。因现滴滴打车较为方便，且费用较低，故现鼓励每位同事使用滴滴打车打快车出行，要求打车时起始地点明确，报销时选取实际因公出行需报销行程开票核销。若开票金额不足包邮金额（200元）可选取其他行程，报销时附纸质用车行程， 其他私人用车行程不允许报销。若有行程不在开票清单之内，则需附上行程截图及付款凭证，滴滴打车发票要求必须为增值税专用发票。若对方开具专票需提供开票资料，可向财务索取。五、话费报销：1、按照标准300元/月来报销，超过300标准按照300报销，未超标准按照实际发生消费发票金额报销； 2、话费报销的发票必须是通信公司开出的消费发票，因移动公司问题不能开据全额消费金额的，可用定额发票填补差额，并附上当月消费清单；（例如：当月话费消费200，发票金额是100元，差额100可用定额发票填补，并附上消费清单）；3、话费报销不遵循季度累计原则（例如：A同事1月话费金额是210元，2月话费金额是350元，3月花费金额是320元，第一季度实际报销金额是810元，而不是880元）；油费补贴、业务人员话费补贴报销时间：按照季度报销，超期按照超期标准给予扣除。因手机号码归属地不在公司所在地及出差地而导致开票不便的，话费可半年度报销一次，但7-11月的发票必须在12月25日前提交至财务处核销。六、业务招待费报销：1、业务招待费中不允许出现部门聚餐形式的报销。招待外部人员则按业务招待费报销标准核销：费用事先申请，招待费明细（时间、地点、招待人员、事项、陪同人员、金额、发票号）、报销单；2、同一笔招待费，不允许出现不同抬头发票，否则此笔招待费全部扣除；3、现餐饮发票统一为增值税发票，餐饮费开具增值税普通发票即可；4、出差期间若发生业务招待费，招待当天的出差补助扣减说明：报销业务招待费一餐，扣减当日补贴30%；报销业务招待费两餐，扣减当日补贴60%。（因业务招待费核销与差旅费并不同步，故相应的补贴从业务招待费中扣除，差旅费出差补贴照常核销）八、其他注意事项：费用报销应在业务结束的一个月内完成审批、核销手续，2个月未报销按85%核销，3个月未报销按75%核销，以此类推，超6个月以上不允报销，超期核销折扣部分由当事人承担（如：3.1-3.31出差期间费用，应在5月份之前核销完毕，6月核销则按85%核销）。违规处理：如果查到一次，扣掉报销金额的一半，查到两次通报批评，并报总经理处理，例如：不符合规定报销：A同事实际出差时间是5月7日20日，但是出现住宿水单时间是5月6日或5月20日，住宿地点是杭州（非出差期间报销）。市内出租车发票连号等问题。多人一同出差，同一行程打车，两人重复报销。A同事出差期间5.1-5.7，报销5.2日打车费用时用4.30日发票等。另：多人一起出差情况下要尽量住在一起，不要分开住宿，且住宿明细备注与谁同住，避免出现重复报销情况。多人同行打车也是相同情况。本年度不报销任何上年度费用（已计提除外），请各位同事及时报销各项费用，若确有特殊原因不能年度内报销，事先与财务沟通，协商处理。