商务秘书项目教程 教学课件 ppt 作者 陈琳模块三 秘书商务活动 项目十一 接待宴请

模块三 秘书商务活动,项目 十 市场调研 项目十一 接待宴请 项目十二 沟通谈判 项目十三 商务旅行 项目十四 客户管理 项目十五 商务送礼,项目十一 接待宴请,项目目标 以日常接待和商务宴请为重点，概要介绍相关知识点，着重培养学生的日常接待技能以及宴请策划与组织能力。 项目内容 做好接待准备 制定接待计划 迎接客人 宴请筹划与组织,案例导入,招聘开出怪条件，不看成绩看酒量。易小姐来电反映：我是一名文科类应届大学毕业生，准备找一份文秘工作。今天上午，厦禾路有家公司通知我去面试，我兴冲冲地赶去面试。负责招聘的是个胖胖的中年男子，他没问我成绩如何，也没问我的学生干部工作做得怎么样，而是问了一些稀奇古怪的问题，像“你会不会喝酒”、“酒量有多大”、“会不会跳舞”等。我当场就懵了，应聘之前从没想到用人单位会问这样的问题。,任务一 做好接待准备,任务描述 总经理：“小王，2月16日我有一个朋友要来上海办点事，到时候你负责接待一下，我把他的联系方式发信息给你。” 任务实施 小王根据总经理提供的号码与来访者取得了联系，并了解到：2009年2月16日下午7:20左右，总经理的朋友蔡先生夫妇从上海客运中心站下车，来沪主要事宜是为女儿买车，为期大约4天。,任务引导 （1）心理准备 接待客人的基本要素是诚心，待人接物应该热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方而灵活，这种良好的行为有助于赢得对方的好感。 （2）物质准备 了解来宾的基本情况，包括来宾的人数、姓名、性别、年龄、职务、来访目的、到达时间、来访天数等，以便确定陪同人员、接待车辆、食宿标准、活动安排等，即接待规格。,任务二 制定接待计划,任务描述 根据了解到的具体情况，制定一份详细的接待计划。 任务实施,任务引导 （1）制定计划前，与来访一方联络，进一步了解对方的基本情况，制定详细的计划。接待计划应该得到上司或主管人员批准，并及时传送给来访一方，让其心中有数。 （2）接待计划的主要内容：确定接待规格、拟定日程安排、提供经费列支。接待规格决定了人员、日程安排及经费开支。具体还包括：谁到机场、车站迎接，谁全程陪同；宴请规格、地点；宾馆等级、房间标准等。 （3）为了让所有有关人员准确知道自己在此次接待中的任务，提前做好准备，将接待计划印发各有关人员。 （4）接待经费列支按公司有关规定执行。,任务三 迎接客人,任务描述 去车站或机场迎接客人。 任务实施 （1）亲切迎客 重要客人来访，要到单位大门口或车站、机场、码头迎接，且提前到达。客人到来时，应主动迎上去，有礼貌地询问和确认对方的身份，如“请问先生（小姐），您是从××公司来的吗？”对方认可后，作自我介绍，如“您好，我是××公司的秘书，我叫××”。此时，主人有向客人先伸手的义务，主人主动、热情、适时的握手会增加亲切感。接着，可互换名片。如果客人有较重的行李，要伸手帮助提携。 （2）陪客人坐车 上车时要为客人开门并让客人先上，一般让客人坐在后排右边，为客人关上车门后再走向左边上车，坐在客人的左边。如果有领导陪同，让领导坐在客人的左边，自己则坐在司机的旁边。到达目的地时，要先下车为客人开车门，如果是年长或者很尊贵的客人，要用手遮住车门顶，以防客人碰到头。如果接待方只有司机一人，客人可坐在司机旁边。一路上，视客人精神状态可寒暄两句，让其休息；也可介绍沿途建筑、城市概况、当地新闻等。,任务引导 （1）握手礼仪 （2）名片礼仪,知识链接,（1）介绍礼仪“四先四后” 先将男士介绍给女士，先将年轻者介绍给年长者，先将地位低者介绍给地位高者，先将客人介绍给主人。 （2）送迎礼仪“迎三送七” “出迎三步，身送七步”是最基本的迎送礼仪。当客人告辞时，根据身份将客人送至电梯口、大门口或送上车。送行时要感谢光临和致告别语：“再见，欢迎您下次再来”、“慢走”、“祝您一路顺风”等。和上司一起送客时，秘书要比上司稍后一步。当客人带有较多或较重的物品，应帮客人代提重物，放好行李后，向客人交代一下。送客时，秘书应主动把车门打开，请客人上车并坐在后排右侧。关车门时，不能太重，也不能太轻。车门关好后，不能转身就走，应等车辆启动时，面带微笑，挥手告别，目送车子离开后才能离开。,任务四 宴请筹划与组织,任务描述 筹划并组织在饭店宴请客人。 任务实施 （1）确定用餐标准，安排菜谱。 （2）安排席次和座位。 （3）迎接客人。 （4）请客人入席就餐。 （5）敬酒和交谈。 （5）散席和送客。,任务引导 （1）确定对象和规格 根据宴请目的，与上司确认被邀请宾客名单；根据宴请目的和宾客社会地位、职务确定宴会规格；提前一两周发出请柬，写清宴会时间、地点、名称，受邀人姓名等。非正式便宴可不发请柬，直接打电话或口头邀请。 （2）安排桌次和座次 宴请一般要先排好桌次和座次，使参加宴会的人能各就其位。座次尤其是正式宴请的座次，要安排恰当，既要按礼宾次序，又要有灵活性，有利于宾主交谈，增进友谊。 （3）安排菜谱 根据宴请性质、目的、规格，在经费预算标准内合理确定菜肴品种、数量与价位等。选菜要依据宾客的口味喜好，选地方特色菜亦可。合理搭配荤素、营养构成、时令菜与传统菜、菜与酒品饮料等。 （4）门口迎客 主人一般要提前半小时在大门口迎接客人。视宴会重要程度，还可有其他主要人员陪同主人排列成行迎接客人。,拓展训练,【实训】 2009年4月13日下午，秘书李华正在前台接电话，忽然看见两位客人直接去往办公室。李华赶紧叫住他们。客人有些不耐烦地说：“我们上午刚来过，是找你们总经理的。上午的事没有办完。”李华说：“对不起，请你们稍等一下。我马上跟总经理联系。”总经理在电话里说：“我不想见他们，请你帮我挡一下。” 实训要求：四位同学分别扮演李华、两位客人和总经理，演示李华怎样处理这件事。其他同学评价他们的表现。,