某x司外籍员工档案管理暂行办法
外籍员工档案管理暂行办法1. 总则：1.1 为加强对分公司外籍员工档案的科学、规范化管理，有效地保护和利用档案，维护其真实性、严肃性，维护分公司的合法权益，充分发挥外籍员工档案在雇员管理工作中的作用，根据公司相关档案管理制度，结合分公司实际，特制定本办法。1.2 本办法所称的档案是指在雇员管理各项工作中直接形成的对公司、分公司具有保存、查考利用价值的的各种文字、图表、报表、电脑盘片、声像、实物、证件等不同形式的历史纪录。1.3 人力资源部为外籍员工档案管理的职能部门，负责收集、整理、立卷、保管、统计、转递、开发利用以及鉴定销毁等工作，并指导各部门、各现场及分包商的雇员档案管理工作。1.4 人力资源部统一领导分公司外籍员工档案管理工作，并委托各现场雇员管理人员负责现场雇员的档案管理工作，由人力资源部对其进行业务培训。2. 外籍员工档案范围2.1 外籍员工人事档案：包括个人基本资料(简历、ID卡或护照复印件、学历证明、工作经历证明、健康证明、驾驶执照复印件等)、劳动合同、出勤纪录、工资表、加班纪录、奖惩纪录、病假、事假、年假纪录、领取劳保用品纪录等。2.2 离职人员档案：除以上规定应收入的档案外，还包括离职纪录(辞职信或解雇信)、补偿证明、社会保险结算记录、劳动纠纷处理纪录等。2.3 分公司内部文件：包括分公司制定和颁布的涉及外籍员工管理工作的政策或办法，涉及外籍员工的内部备忘录、通知、传真、申请表、报表、警告信、停工信、解雇信等。2.4 外部文件：包括苏丹政府机构制定的法律法规和政策，法律纠纷处理纪录及对外信函等3. 文件材料的整理与归档3.1 新形成的文件材料应及时整理并归档，基本程序为：3.1.1 对文件材料进行鉴别，看是否符合归档的要求。3.1.2 按照文件材料的属性及内容，确定其归档的具体位置。3.1.3 在目录上登记文件的名称及有关内容。3.1.4 将新文件材料存入档案。3.2 档案保管期限：档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。3.2.1 永久：凡是反映人力资源部主要职能活动，公司和分公司需要长远利用的档案，应为永久保管。主要分为：分公司制定的重要文件材料；公司针对分公司所发的重要文件材料；苏丹当地政府机构或相关组织制定的指导性文件材料。3.2.2 长期：凡是相当长的时间内，分公司需要查考利用的档案，应为长期保管。主要分为：分公司制定或产生的，在相当长时间内各项工作需要查考利用的文件材料；苏丹当地政府机构或相关组织下发的与分公司雇员管理工作有关的比较重要的文件材料。3.2.3 短期：凡是在短期内人力资源部需要查考利用的档案(如离职雇员个人资料、工资明细、考勤明细等)，均为短期保管，保管期限为五年（含五年）。4. 档案的管理4.1 外籍员工个人人事档案应每人单独存档并建立台帐，自开始工作之日至离职，所有与雇员个人有关的文件材料按雇员姓名分别保存。4.2 所有有价值的文件、报表、业务记录等材料必须备份；重要文件材料在妥善保存原件同时要扫描保存软拷贝，重要的、需保密保存的外籍员工人事档案原件要存所在工作地文控部门。4.3 所有保存档案必须建立台帐，管理人员要定期(每季度一次)检查核对所管档案，作到帐物相符；人力资源部定期或不定期检查，以监督各工作地外籍员工档案管理工作。4.4 各工作地雇员管理人员应认真做好外籍员工档案材料的保密管理工作。防止丢失，严禁擅自泄露档案内容，擅自涂改、抽取、销毁或伪造档案材料。如因保管不善，造成档案材料的损坏、丢失，责任人应负责补建损坏、丢失的档案材料（必要时出具补建档案材料的证明），由人力资源部审核后归入档案。4.5 存放档案材料的场所严禁吸烟，要保持清洁，保持适当温度，并应有防盗、防火、防晒、防虫、防潮、防霉、防尘、防鼠等安全措施。4.6 所有外籍员工档案材料由人力资源部统一管理，未经人力资源部批准任何人无权查阅。人力资源部相关管理人员使用档案材料应拷贝复印件并及时将原件归档，使用完毕立即销毁拷贝件。4.7 对已失去保存价值的档案要及时制定销毁清单并提交销毁报告，经人力资源部审核，分公司领导审批同意后，予以销毁；同时人力资源部会同财务部等相关部门共同派员兼销，兼销人必须在档案销毁清单上签字；销毁清单及销毁报告永久保存。4.8 有下列行为之一者，视情节轻重给予50-500美金罚款处理，构成犯罪的移交当地司法部门处理：4.8.1 损毁、丢失或擅自销毁分公司外籍员工档案材料的。4.8.2 擅自向外界提供、摘抄分公司外籍员工档案材料的。4.8.3 涂改、伪造档案材料的。4.8.4 未及时上报归档或管理不善的。4.8.5 未办理相关手续而借阅、外带或越级查阅的（管理责任人同罚）。5. 档案的移交5.1 外籍员工档案管理责任人变更时，必须办理交接手续，即制作档案移交目录一式两份，双方核对无误后签字确认。档案交接时必须有两名以上兼交人，监督交接文件数量、质量及移交过程，确认无误后在移交目录上签字。移交目录由新的管理责任人及人力资源部分别保存。6. 附则6.1 本办法适用于公司各现场外籍员工的档案管理。6.2 本办法由人力资源部负责解释。4
