某x司外籍员工档案管理暂行办法
4页1、外籍员工档案管理暂行办法1. 总则:1.1 为加强对分公司外籍员工档案的科学、规范化管理,有效地保护和利用档案,维护其真实性、严肃性,维护分公司的合法权益,充分发挥外籍员工档案在雇员管理工作中的作用,根据公司相关档案管理制度,结合分公司实际,特制定本办法。1.2 本办法所称的档案是指在雇员管理各项工作中直接形成的对公司、分公司具有保存、查考利用价值的的各种文字、图表、报表、电脑盘片、声像、实物、证件等不同形式的历史纪录。1.3 人力资源部为外籍员工档案管理的职能部门,负责收集、整理、立卷、保管、统计、转递、开发利用以及鉴定销毁等工作,并指导各部门、各现场及分包商的雇员档案管理工作。1.4 人力资源部统一领导分公司外籍员工档案管理工作,并委托各现场雇员管理人员负责现场雇员的档案管理工作,由人力资源部对其进行业务培训。2. 外籍员工档案范围2.1 外籍员工人事档案:包括个人基本资料(简历、ID卡或护照复印件、学历证明、工作经历证明、健康证明、驾驶执照复印件等)、劳动合同、出勤纪录、工资表、加班纪录、奖惩纪录、病假、事假、年假纪录、领取劳保用品纪录等。2.2 离职人员档案:除以上规定应收入的
2、档案外,还包括离职纪录(辞职信或解雇信)、补偿证明、社会保险结算记录、劳动纠纷处理纪录等。2.3 分公司内部文件:包括分公司制定和颁布的涉及外籍员工管理工作的政策或办法,涉及外籍员工的内部备忘录、通知、传真、申请表、报表、警告信、停工信、解雇信等。2.4 外部文件:包括苏丹政府机构制定的法律法规和政策,法律纠纷处理纪录及对外信函等3. 文件材料的整理与归档3.1 新形成的文件材料应及时整理并归档,基本程序为:3.1.1 对文件材料进行鉴别,看是否符合归档的要求。3.1.2 按照文件材料的属性及内容,确定其归档的具体位置。3.1.3 在目录上登记文件的名称及有关内容。3.1.4 将新文件材料存入档案。3.2 档案保管期限:档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。3.2.1 永久:凡是反映人力资源部主要职能活动,公司和分公司需要长远利用的档案,应为永久保管。主要分为:分公司制定的重要文件材料;公司针对分公司所发的重要文件材料;苏丹当地政府机构或相关组织制定的指导性文件材料。3.2.2 长期:凡是相当长的时间内,分公司需要查考利用的档案,应为长期保管。主要分为:分公司制定或产生的,在相当长时
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