Excel电子表格在学校教育管理中的应用

摘要统计学生成绩是教导主任和教师每学期的常规工作。办公室、财务室也常常有计算、统计的工作，如教师工资的计算、工资条的打印、学年初报表、绩效考核分数统计等等。传统的做法是：教师在成绩表上填写学生的成绩，然后用计算器按百分比计算每个学生科目总分和平均分，有的还需要列出名次、各科及格率、优生率等，不但量大，而且容易出错，反复验算是常事。如果用电脑完成，则方便快捷得多，而且无需“重算一遍”。 Microsoft Office Excel 电子表格在计算、统计方面方便快捷，可以有效提高教师工作效率和工作质量。Excel软件能自动完成计算总分、平均分、及格率、优生率、排名次、统计各分数段学生人数、最高分、最低分等各项成绩统计和其它需要运算、统计的各项工作，还能把分数转换成等级分。关键字：学生成绩、总分、平均分、及格率、优生率、排名次学生人数、最高分、最低分- 8 -Excel电子表格在学校教育管理中主要的一些应用方法一、求和公式: SUM(C3:C35)1、计算学科总分表格都是由行和列组成的，行由数字表示，列用字母表示。要求C3到C35的总和，在活动单元格C36键入“”然后输入SUM(C3:C35)(表示从C3单元格到C35单元格)，再回车，即得总分。另一种方法是选择C3到C35这33个单元格后单击工具栏上“自动求和”按钮“”或把鼠标点击C35，然后双击工具栏上“自动求和”按钮“”。（ 如图所示）2、其他总分的得出用鼠标选取已算出的学科的总分，当出现“+”符号后往右拖动鼠标，所有其他的总评分会自动出现。3、鼠标选取所有需要计算的单元格，电子表格右下方就会出现求和=所有数据的总数。（如下图所示） 4、单个学生总分用同样方法。二、求平均分：AVERAGE(C3:C35)1、活动单元格放在需要填写平均分的位置，输入“= AVERAGE(C3:C35)”然后回车，即算出平均分。2、其他平均分的算出用鼠标选取已算出的学科的平均分，当出现“+”符号后往右拖动鼠标，所有其他的平均分会自动出现。3、单个学生平均分用同样方法。三、排列总名次、单科排名1、利用菜单排序排列名次，首先按总分排序。从列标题那行（即从科目那行）一直选取到最后，单击菜单“数据”，再单击“排序”，在主要关键字下拉列表中的选择“总分”，再选“降序”，按下“确定”键，分数即由高至低排列。这时再用“自动填充”方法将名次的号（数字）填上。缺点是并列的名次没有显示出来。（如图所示）然后再选全表，单击“数据”，再单击“排序”，在下拉列表中选主要关键字“考号”，再选“升序”，最后“确定”，即出现按考号排列的名次格式。2、利用RANK函数排序另外一种方法是利用RANK函数进行排名，解决以上统计方法无并列名次的缺点。（X，Y，）函数，其中有三个参数，第一个参数为某个学生的总分所在单元格，第二个参数Y为整个班级总分所在的区域，第三个参数Z是可选的，表示统计方式，若省写或写0，则成绩高的名次靠前，一般都使用这种方式，如果写1，则成绩高的名次靠后，这种情况一般较少用。为了在保持学号顺序不变的前提下进行学生成绩名次排定，可以在F4单元格中输入公式：=（F4，$F$4：$F$55,0），然后，利用自动填充柄将其复制到下方的单元格，统计出所有学生的名次。注意，这里$F$4：$F$55用的是绝对地址，是为了保证公式在复制时此处不变，因为作为第二个参数，这里都是指整个班级总分所在的区域，这个区域是相同的、再按名次排序，可以看出并列的名次也统计出来了。四、统计科目及格人数、优生人数、不及格人数通常，统计不同分数段最好的方法是利用COUNTIF(X,Y)函数。其中有两个参数：第一个参数X为统计的范围，一般最好用绝对引用。第二个参数Y为统计条件，要加引号。对于大于等于60分的人数只要用一个COUNTIF(X,Y)函数，如在F39单元格中输入公式：=COUNTIF(F$3：$F$35，“>=60”)，回车即可得出。其他各科复制公式后，把统计范围即其中绝对地址分别作相应改动，优生人数（>=80或>=120）和不及格人数(<60或<90)也按此来统计完成。如果要统计80-89、70-79与60-69分数段的人数，需要用两个COUNTIF(X,Y)函数相减。如统计80-89分数段人数用公式：=COUNTIF($F$3：$F$35，“<90”)-COUNTIF($F$3:$F$35,“<80”)，即用小于90的人数减去小于80的人数。其他分数段统计方法相同，只要把统计条件改一下即可。五、计算单科及格率、优生率、差生率单科及格率等于及格人数除以参考人数。及格人数、优生人数上面已经提及，参考人数用公式=COUNT(F3:F35)统计得出，因此在统计及格率F40单元格内写入公式：= COUNTIF($F$3：$F$35，“>=60”)/ COUNT(F3:F35)回车即得出。单元格格式可设为“百分比”保留2位小数。其他两个用同样的方法可算出。六、单科最高分和最低分利用函数MAX,MIN分别统计最大值和最小值，学科最高分=MAX(F3:F35),最低分=MIN(F3:F35),输入后回车即可。七、将百分制转换成不同的等级分将百分制转换成不同的等级分有不同的划分方法，可将百分制转换成A（90-100）、B（80-89）、C (70-79)、D（60-69）、E（<60）,也可划分为优（>=90）、良(75-89)、中（60-74）和不及格（低于60分），根据情况自己选用。具体办法是用IF(X,Y,Z)函数，X代表条件，不能加引号；Y为条件成立时的结果要加引号，若具体数值时则不加；Z为条件不成立时的结果。由于分等级时往往是多个条件，这些条件要嵌套起用。上面两种等级可用公式：=IF(C3>=90, “A”,IF(C3>=80, “B”,IF(C3>=70, “C”,IF(C3>=60, “D”, “E”)或：=IF(C3>=90, “优”，IF(C3>=75, “良”,IF(C3>=60, “中”, “不及格”).输入公式后回车，再用自动填充柄将其复制到所需单元格中。八、让不同的数据用不同颜色显示 在学生成绩表中，如果想让大于等于60分的成绩以“红色”显示，小于60分的成绩以“黑色”显示，我们可以这样设置。 1.打开“学生成绩表”工作簿，选中“学生成绩”所在列，执行“格式条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“60”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。 2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(小于60，字体设置为“黑色”)。 3.设置完成后，按下“确定”按钮。九、排序及F4的妙用在学生成绩中，一般是整个页面都是学生姓名和成绩，姓名、科目、总分、排名等都在第一行，同样，财务室在造表是也是第一行是项目（基础工资，活工资，星级工资，10%等），后面才是每个老师的具体数字。如果要打印成绩单或工资条，即每个人都有同样的项目和具体数字该怎么办呢？用排序和F4可以很快完成。以学生成绩单为例，在空白列中输入1,2,345，在这相同列的没有姓名和数字行中输入1,2,345，然后按此列排序，排序后每个人前就多一空白行，再复制第一行的项目到每人前的空白行中。F4的作用是重复前一次动作，如果需要插入一个新工作表，可以选择当前工作表，右键工作表标签选择插入新工作表；如果要插入更多的，可以按F4,插入第二个，再按插入第三个同样，如果是成绩单或工资条，存在同样的项目复制到每个人的成绩单或工资条中，只需复制项目到第一空白行中，光标移到第二空白行按F4即复制到了第二空白行，同样第三空白行十、表间取数学校的有些数据需要汇总，往往是多个表格数据需要汇总到一个表中，这就需要使用到表间取数，若需要Sheet2中A2的数据，公式：=Sheet2!A2,若要表间数据进行运算，则在编辑栏中输入相应的运算公式即可。如Sheet2中A2的数据和Sheet3中A2的和，公式：= Sheet2!A2+ Sheet3!A2。注意：以上所有公式不能用任何汉字输入法，除非本身是汉字，否则公式会出错。在填写各种数据前最好先做好模板，即输入想要得到的数据公式，数据输入后，各种结果自动就出来了。Excel电子表格功能十分强大，这里所讲的只是很小一部分，其它功能我也希望和大家一起探讨。另外，大家遇到问题，可以 “百度一下”,上面会教大家如何去解决。