顶新国际集团便利餐饮连锁公司管理组会议作业手册(doc 8页)

管理组会议一、 管理组会议举行之目的1.沟通：和其他管理组沟通的机会2.解决问题3.委任授权：提供机会委派其他管理组人员负责之执行4.追踪：追踪其他管理组工作进行情况二、 管理组会议需注意1.找一个不受干扰，又可看到餐厅人员工作情形之位置2.选择大多数人都方便的时间开会早班下班，晚班上班前3.注意会议流程4.最好选在每周固定时间开会，每次开会时间约在2小时左右5.若会议时间有变，更务必通知每一位管理组6.准时开会7.每一位管理组事前准备充分8.主席掌控会场，讨论事情要有主题，避免要点模糊。 管理组会议常会发生下列情况：A.讨论无主题B.无重点C.对问题发生原因无对策D.互相指责，人身攻击E.言不及意F.钻牛角尖G.预防餐厅营运中突如其来之干扰三、 会议流程1.主席追踪上周会议待追踪事项2.餐厅经理直达公司新近发布公文、政策3.管理组沟通事项，各工作职能的发挥4.本周议题5.临时动议6.散会管理组会议前言： 餐厅经理需于每周定期集合管理组人员召开管理组会议，讨论有关餐厅经营、目标、政策、程序、产品和问题等。1、 会前准备要领：1-1. 讨论的议题1-2. 开会的时间、地点1-3. 主席记录与会人员姓名1-4. 来前必备资料1-5. 会议流程的排定A、 主席致词B、 管理工作站报告（训练、人事、仓储、会计、企划、设备）C、 值班报告D、 上周营运分析与本周营运计划E、 讨论议题F、 临时动议G、 散会2、 会议过程进行的要领 2-1主席部分A. 主席的资格要件：a. 公正、公平b. 耐性c. 民主性d. 敏锐的分析、判断、综合能力e. 丰富的知识经验B. 会议领导的方法：a. 会议的目的要清楚b. 勿离题c. 制造诙谐的气氛d. 勿讲太多e. 勿匆忙做结论f. 适时运用准备的资料g. 如何结束会议 *.归结会议所得结果*.宣布下次会议的目标与时间C. 会议主席的发问方式会议场上，主持人（主席）可依据与会人员情况之不同，分别运用 下列(4种)各种发问方式：以全体人员为对象的发问方式此乃并未特别指定何人回答的发问方式，主要用于开始讨论时，再以此方式发问籍此方式使全体人员先行思考后，再鼓励与会人员用于讨论例：就此而言，各位的观点如何？指名发问方式对羞怯、畏缩或生来个性消极、不善言辞的与会者，用指名发问方式，使其勇于发表自己的意见想法。有时，可以用指定方式针对特定与会人员，希望他发表专业性的知识与经验；或使与会人员的参与讨论程度，不致产生偏颇时；或有必要特定参与人员集中注意力的时候，使用指名方式。例：某某先生，你认为方才讨论的意见如何？交替发问方式为使与会人员的讨论气氛更为热烈，刺激思考起见，有时适当利用与会人员的发言促请其他人员勇于发言，籍以达到居间调适的目的。例：某某先生（或各位），您对A先生的意见有何看法？ 反质问的发问方式 与会人员对主持人所要求的要件表达或问题解答，若本人无意深入探讨或有自我见解时，可能故意向主持人采取反质问方式。此时，主持人并非立即回答，而是以相同的发问内容，重新向本人询问，籍此可激发对方的思考意愿。例：某某先生，您自己对于这项内容的想法如何？D. 主持问题会议的方法1.全体与会人员发言不够热烈时1-1.须以坚强的耐心进行指导1-2.提供与会人员都感兴趣的话题1-3.引用实例与比喻，以激发共同的兴趣与关心1-4.先向能作答的人员发问，籍以形成讨论的动机，促使与会人员 参加讨论1-5.首先发问的问题，以能用“是”或“否”回答者为宜，再进入 “何故？”“为何？”之层次较深的问题1-6.提示足以打动及刺激好奇心的问题，问全体与会人员2.与会人员个性内向时1).仅能发问其才能范围内可作答的问题2-2.见解正确的意见，应予适当的鼓励2-3.纵使意见不妥，仍应供给予陈述的机会3.讨论内容过分离题时3-1.可探询离题的内容究竟与议题有何关联3-2.使与会人员的发言内容与议题产生关联，并导引重新回到原题 上.3-3.提议停止已离题的讨论，并须争取谅解3-4.扼要整理讨论后的内容，暂告结束3-5.允许有短暂时间探讨已离题的内容4.意见都不一致时4-1.要求能对问题再行深入探究4-2.指出不够明确之处4-3.由其他观点提出问题4-4.指出缺失之处4-5.给予暗示5.出现抽象性意见时5-1.采用5W1H发问方式，以使抽象性意见具体化5-2.使之提出具体的实例6.出现内容广泛的意见时6-1.先就意见内容加以整理，再向发言人确认6-2.将整理后的暂时方案向与会人员提出，并听取其意见7.发生纠纷时7-1.暂时置之不理7-2.用视线注意以控制场面7-3.以起身动作唤起与会人员对纠纷事件的注意7-4.以黑板提示讨论核心，整理发言内容，并向全体人员提示7-5.向影响力大的与会人员发问，示意其主动发言以调解纷争7-6.以发问方式促使对方从另外观点思考问题7-7.以巧妙的坚定态度，导引进入井然有序的议程7-8.视情况需要，宣布休息若干分钟8.与会人员发生争议时8-1.主持人可发言居中调解8-2.暂时置之不理，以使两者情绪恢复冷静8-3.征询其他与会人员的意见9.与会人员向主持人抗议时9-1.可使其他与会人员发言，籍以执行全厂控制9-2.充分听取其所坚持的论点9-3主持人切忌强行令与会人员屈服10.与会人员对主持人的结论无法认同时10-1.即使表达方式不同，仍须深切注意与会人员的发言语气，引导 讨论，以完成相同意见的结论10-2.利用交替发言，由另外与会人员口中想其他人员沟通10-3.清点赞成与反对的人数11.有习惯性反对者时11-1.务使其能设身处地，为对方的立场设想11-2.体谅其反对意图11-3.改变语气，以其他较能被接受的口吻发言11-4.采取交替发问方式，期待了解大家的意见11-5.透过回问方式，以使有意发言的当事人发言12.有上级人员出席会议时12-1.接待方式与其他人员相同12-2.不得于上级人员面前使其他人员受窘12-3.预先请求上级人员不宜有结论性陈述12-4与会人员无须畏缩，不必争取成绩而发言，请上级不要做笔记13.因会场外的影响导致会场内情绪浮动、讨论热情低落时13-1.采取消除其原因的措施13-2.因势利导，将其原因巧妙运用与会主持上，反而增添热络的讨 论气氛13-3.暂时休息，改期再行召开会议 2-2与会人员部分1.建立开会的正确心态2.严守时间3.积极的发言态度与方法4.会前是否有周全的准备5.不要独占发言6.整理自己意见7.勿破坏人际关系8.有问题意识9.不要成为唯唯诺诺的人10.对主席的帮助11.会议记录及执行 3会后执行要领 3-1会议记录的整理 A.会议名称 B.会议时间（开会及散会） C.会议地点 D.讨论议题 E.主席与会者姓名 F.结论（决定处理方式、处理者、完成时间、遗留的问题点、保留事 项、下次开会时间） G.会议流程 H.会议记录抄送对方 3-2会议事项之执行与追踪A.决议执行事项的分工B.沟通协调事项之告知