企业如何选择展览服务公司经验谈

现在，越来越多的企业开始关注会展经济，选择参与展览会，这不可避免地要与从事展台设计等方面服务的展览公司打交道。目前各地的展览公司很多，仅上海大大小小的展览公司就有近千家，既有规模大、管理规范的企业，也有皮包公司。企业如何从中甄别、挑选到适合自身需求并能合作愉快的展览公司，笔者在此试与各位探讨。 与展览公司打交道须牢记一个原则，参展企业是主导者，展览公司是为企业服务的，其所有的活动都是为了满足企业的需求，或许在展台设计、搭建等方面参展企业不如展览公司专业，但展览公司必须在企业需求的指引下工作，企业必须能有效地指挥并时刻监督展览公司的工作，否则企业出了大把的银子，还达不到参展目的就是大事了。初步甄选展览公司目前上海的展览公司很多，概括起来，大致分为如下几种：*较早进入市场的海外展览公司，如PICO、华毅司马等，这类企业历史悠久，海外资源丰富，资金雄厚，设计与施工精良，但收费较高。*国内成立较早,从事会展行业比较早，规模较大，行业内经验丰富，一般有自己的厂房或固定的承包商，如华毅东方、金明、思德、朗德、德士比、泛洋、豪思等，这类企业在上海大约在数十家左右。*还有一类就是其公司创始人大部分从上述公司中出来创业，在原单位都是业务精英，这类公司规模不大，但都有固定的客户资源，设计和制作都有其独到之处，经营灵活，在市场上非常有竞争力，这类企业在上海有数百家。*还有许多小公司或新成立的公司，这类公司租间办公室，招几个职员，甚至没有自己的设计师，只揽业务，所有设计与制作全是外包，质量很难得到保证。其竞争策略是以价格取胜，企业最应提防这类公司。企业挑选展览公司，主要看这家公司的设计、制作以及服务水平。在设计上，通过查看以往各展览公司的设计方案及了解其设计师数量，可大体得知各公司的设计水平，也可以通过招标，从中挑选出合乎自己需求的设计效果图。但在制作上，其精良程度有着相当大的差异，同时考量设计师的真正水平也在制作上。有着丰富经验的设计师熟悉制作工艺和流程，其设计稿能给制作带来极大的方便。相反，经验不足的设计师其设计稿看上去美仑美奂，工厂在施工中却需要几易其稿，影响搭建，有时实际搭建效果与设计图有着天壤之别。目前在上海，大部分展览公司没有自己的制作工厂，展览公司出设计图，委托独立的制作工厂来依图施工，由于制作工厂并不隶属于展览公司，展览公司对施工质量的控制就完全看双方的合作关系了。根据自己的经验，总结出如下几条挑选展览公司的步骤：1.初步与展览公司接触，仔细查看其宣传资料并询问业务人员，从中得知该公司成立时间、从事此行业时间、资金实力、设计师数量、现有客户、成功的施工案例、曾做过的最大展台面积等信息。特别是要仔细查看其设计效果图与实际搭建后的照片，把两者加以比较，能大致对其设计与施工质量有大体的印象。2.参观展览公司，留意该公司的办公室规模、装修情况、人员数量、设备数量等，与设计师、业务经理交谈，了解该公司最近的业务情况和管理水平等。管理规范的公司在对客户的服务和施工上也比较规范。3.参观制作工厂，上海的制作工厂一般都在朝阳区的大山子、东坝、机场辅路一带。参观过程中要特别留意工厂与展览公司的关系，是展览公司自己的工厂还是长期合作的工厂，从制作工厂是否有展览公司的标识、工人的着装等可略见一斑。制作工厂的长期工数量、厂房的面积与规模、施工流程与管理制度等都在一定程度上说明了制作工厂的实力。4.条件允许的情况下，可以在该公司正在参与的展览会上实地查看其搭建的展台，这最能直观的认识到该公司的设计与制作质量，以及服务水平。经过一番考察后，在甄选出有一定实力的展览公司后，接下来就进入招标程序。招标进入招标范围的展览公司不宜太多，结合企业的具体需求，一般可以选6-8家，太多顾不过来，太少会影响对展览公司的控制力度，有突发事件发生就没有准备。在招标文件中参展企业应提出具体设计要求及目标，提供相关的公司标识与参展产品的数量、规格、电源功率以及参展计划等，经过与展览公司多次沟通与交流，确定交标时限，如有需要可以安排讲标。在招标阶段主要是考察展览公司的设计水平，其设计思路是否符合企业理念及本企业对本次参展的要求,从入围的设计效果图再综合考虑各展览公司的报价、服务水平等后挑选出此次中标公司，其它展览公司可作为后备资源以防意外。具体合作完成招标程序意味着与展览公司的合作正式开始，但仅仅是一个开始，在后期设计与施工中，“细节决定成败”，评价一个展台的搭建是否成功体现在许多看上去微不足道的细节处。在这方面，展览公司有着极大的灵活性，参展企业如没有在过程中就开始有效的监督展览公司，其最终的搭建效果将会大打折扣。首先参展企业必须要求展览公司将其设计效果图做不断的修改与优化，力争最终展台的搭建效果与设计图稿保持基本一致。这就要求展览公司至少有一名设计师经常与参展企业沟通，认真听取参展企业的意见，并及时修改设计图稿，因为参展企业也会随时对参展计划做出调整，展览公司的反应速度在一定程度上说明了这家公司的实力。在这一点上管理规范、具有规模优势的企业其整合资源的优势非常明显。在制作工厂施工过程中，参展企业须随时跟进施工进度，对工程的用料、施工流程、质量标准、成品保护等深入了解，须特别留意对设计图稿在施工中的任何修改。往往在施工过程中，有些展览公司为了节省费用，擅自修改设计效果图或不遵守工艺流程和质量要求，影响最终的展台搭建效果。展前1-2个星期，参展企业应当组织相关人员查看工厂的展台预搭建，如有问题立刻让展览公司修改或返工。在进入展览馆施工后，要求参展企业有专人盯施工现场，特别是对于初次合作的展览公司。现场施工因为时间紧，展览馆限制条件比较多，也因为许多制作工厂平时固定的工人并不多，只有少量技术工种工人，这时需大量使用临时工，这对展览公司的管理水平和工人素质是一个极大的考验。另外参展企业还得对安全负责，安全的重要性不言而喻，当展台搭建效果与安全相冲突时，宁肯牺牲搭建效果，也要保证安全。以上只是笔者在与展览公司合作时的一点心得，其实展台搭建只是参展企业的部分需求，其在软件服务方面的需求，例如对参展企业员工的参展礼仪培训、参展策划等，都还有待为企业提供参展服务的展览公司去认识并提升自身的服务水平。这样，展览公司才会拥有更广阔的市场。免责声明： 因部分内容来自网络,可能存在来源和作者的不准确,如果存在疑义或不允许转载,请告知我们，我们会尽快做妥善处理。【锋派展览网络推广部，电话：021-61112118】