投标管理办法G1901(A0)-2018
Q/ZCGHXXX有限公司企业标准Q/ZCGH G1901（A0）2018投标管理办法2018 - 10 - 11发布2018 - 10 - 11实施XXX有限公司发布 目次前言II1 范围12 规范性引用文件13 术语和定义14 工作职责15 投标程序26 检查与考核37 附录4附录A（规范性附录）项目投标价格审批表5附录B（规范性附录）标书审批记录6前言本标准为企业标准中的管理标准。本标准由XXX有限公司标准化委员会提出并负责解释。本标准由XXX有限公司营销中心归口。本标准起草单位：XXX有限公司营销中心。本标准主要起草人：本标准批准人： 本标准于2018年10月首次发布，版本号为Q/ZCGH/G1901(A0)-2018。 投标管理办法1 范围本标准规定了投标工作职责、投标流程、检查与考核等内容。本标准适用于公司市场业务的投标工作的职能划分、工作流程、工作要求以及注意事项等管理。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。3 术语和定义3.1 招标指买方事先发出招标通告，提出在规定时间、地点采购的一定品种、数量的商品等有关交易条件，邀请投标人参加投标的行为。3.2 招标文件指招标人或代理机构编制的阐明招标项目对服务、施工、商品采购等具体要求以及对于参与投标的潜在投标人的具体要求的文件。3.3 投标文件指应招标文件要求编制的响应性文件，一般由商务文件、技术文件、报价文件和其他部分组成。3.4 招标信息指招标公告、招标预告、招标变更等公开招标行为的总称，指主招标人或招标代理机构发布在报纸、电梯、电视广播和媒体网络的项目公开招标信息。3.5 重大投标项目指项目标的在500万元以上的项目、省级以上政府采购项目、大型商业银行总行级采购项目以及其他对公司市场发展影响至关重要的项目。3.6 一般投标项目指除重大项目以外的投标项目。4 工作职责4.1 经理部4.1.1 负责重大投标项目投标文件的审批。4.1.2 负责重大投标项目投标价格的审批。4.2 营销中心分管领导4.2.1 负责一般投标项目投标文件及投标价格的审批。4.2.2 负责重大投标项目是否应标的决策。4.3 营销中心4.3.1 负责招标信息的收集。4.3.2 负责根据公司现有资源和能力等情况，决定一般投标项目是否应标，拟定是否参与重大投标项目的意见。4.3.3 负责组织相关部门召开招标文件评审会，了解招标单位需求部门关于标的的具体要求，做好投标前期公关工作。4.3.4 负责按照招标文件的要求，具体组织协调相关资质文件的准备、产品样品准备以及投标文件的编写。4.3.5 负责牵头开展产品成本核算，拟定投标价格策略。4.4 投标相关部门与投标准备相关的公司职能部门，包括技术中心、设计制版部、生产设备部、运营管理部、质量管理部、财务部等，负责根据招标文件要求，准备投标相关的技术方案、设计方案、供应链评估、产品打样、产品质量方案、保证金支付、成本测算等工作。5 投标程序5.1 招标信息收集营销中心业务人员定期通过客户网站查询、浏览第三方公司提供的招标信息邮件、客户沟通等方式，收集与公司业务相关的招标信息。5.2 招标信息跟进业务人员将招标信息收集情况第一时间告知业务相关的团队主管，由团队主管指定专人负责招标信息的跟进，包括了解招标的具体时间安排、与招标方进行沟通、了解招标的相关内容及安排、下载招标文件等。5.3 投标参与决策团队主管在了解招标相关信息后，需根据公司现有资源、实力以及客户、竞争对手等情况进行综合评估，提出是否参与投标的初步意见及原因，并与部门负责人进行沟通，确定是否参与投标。属重大投标项目的，向营销中心分管领导汇报后决定是否投标。5.4 投标准备会涉及到新产品、新工艺、新客户、新投标要求的投标项目，需组织召开投标准备会，会议由负责投标的团队主管主持，参加人员包括营销中心及投标相关业务部门人员，重大投标项目投标准备会由经理部主管领导出席，会议内容包括：5.4.1 解读招标文件，介绍招标相关的信息。5.4.2 评估公司现有资源实力，研讨应标对策。5.4.3 评估产品生产加工的工艺、技术、流程、物流等环节的可行性和最优方案。5.4.4 分解投标准备工作，明确分工落实进度。5.5 投标文件编写投标文件编写由投标业务团队牵头负责，由团队主管制定专人负责文件编写的组织工作，编写人员需按照招标文件的要求，逐条对照一一响应，提供符合要求的资质、标准、合同、方案、图片等内容，保证资质有效、内容齐全、格式规范、图片清晰。5.6 投标价格核算和确定投标产品价格核算从跟进投标信息期间开始启动，由负责投标业务人员根据招标要求，明确标的产品所使用的材料、工艺、物流配送等细节，由相关部门给出工艺路线图，生产及运管部门协助核算产品的工时、原材料成本、物流成本，财务部门核算人工成本和期间费用等，给出成本明细清单。团队主管根据投标形势，综合以往价格信息、客户采购意向、价格评分规则、竞争对手情况等信息综合研判，提出投标意向价格，填写项目投标价格审批表（见附录A），说明成本测算情况、拟定报价金额、估算毛利率、报价理由等事项，报部门负责人审批，重大投标项目报总经理审批，一般投标项目报营销中心分管领导审批。对于需要现场二次报价谈判的项目，主管需在价格审批表中给出谈判策略的大致说明，拟定谈判中的价格底线。5.7 投标文件审核标书编写人员完成标书后，将电子稿或打印稿报主管初审通过后，报部门负责人复审并填写标书审核记录表（见附录B），正式封标之前报经理部领导审核，一般投标项目由营销中心分管领导审核，重要投标项目报总经理审核，并在标书审核记录表上签字。5.8 现场投标及应急处理营销中心指派业务人员参加现场投标，业务人员投标前需按照要求确认投标文件的完整性、准备现场投标的相关企业介绍、工艺说明、价格说明、方案介绍等，同时在投标现场收集投标信息以备投标总结使用。参加现场谈判的人员有代表公司进行在审批价格底线内谈判的充分授权，如在谈判过程中出现特殊情况需要对价格底线、生产工艺、交付结算等方式进行调整的，需电话请示部门负责人，由部门负责人根据情况协调相关部门或请示经理部领导后给予回复。5.9 投标后续跟进及总结投标结束后，投标负责人需跟进投标情况，总结投标中竞争对手报价等信息，中标结果公布后，对投标进行总结，分析中标或未中标原因，并向部门负责人汇报。6 检查与考核6.1 营销中心部门负责人应定期在公司邮箱和相关企业网站查看招标信息，对业务人员未收集到重要投标信息的，以及收集到的可参与投标的招标信息未进行响应的，了解原因，属人为原因的，予以考核。6.2 经理部领导以及营销中心部门负责人在标书审核过程中，发现投标文件有重大错误，对投标将产生重大影响的，除及时指出外，应对标书编写的直接责任人进行考核。6.3 现场投标过程中，因人为主观原因造成资料不齐全、未按要求参加投标等导致未能中标的，对现场人员进行考核。6.4 相关考核明确体现在营销中心业务人员绩效考核办法工作标准评价当中，由部门负责人统计需考核情况，在年底评价考核时一并予以考核。7 附录附录A：项目投标价格审批表附录B ：标书审批记录附录A （规范性附录）项目投标价格审批表投标时间： 标的：项目名称项目等级一般项目 重大项目产品名称成本测算拟定报价毛利率估算产品1产品2合计：报价理由说明并签字营销中心负责人意见财务部审核意见经理部审批意见附录B （规范性附录）标书审批记录项目等级：一般项目 重大项目项目名称标书编写人投标日期审核内容审核确认存在问题资质文件完整性和有效期响应文件完整性及说明图片文件清晰方案完整性报价核对确认合同附件有效性其他审核人主管领导签字总经理签字
