采购组织管理制度(2011年新)

任务二 采购组织,重点掌握 集中与分散组织的比较； 采购部门的职责； 对采购人员的要求； 一般掌握 采购组织的设计方法； 采购组织的几种常见类型,2.1 采购组织的类型及结构,2.1.1采购组织的类型 1.分散型组织 (1)基本概念 各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施形式。 (2)优缺点比较 见下页,分散型采购组织,公司总部,职能部门,职能部门,子公司A,子公司C,子公司B,公司总部,职能部门,职能部门,子公司A,公司总部,职能部门,职能部门,子公司B,子公司A,公司总部,职能部门,职能部门,子公司C,子公司B,子公司A,公司总部,职能部门,职能部门,分散采购组织的优缺点,(3)适用条件,小批量采购 采购价值较低 市场资源有保证 距离总部较远（如异地异国供应） 硬性实验物品的采购,2.集中型组织 (1)基本概念 由一个部门统一组织本部门、本系统的采购活动的采购实施模式。 (2)优缺点： 见下页,集中型采购组织,公司总部,职能部门,采购总部,子公司C,子公司B,子公司A,优缺点比较：,(3)适用条件,大宗和批量物品的采购 价格较高的物品 关键的零部件 保密性强的物品 易出现问题的物品,3.混合型采购组织,子公司C,销 售,公司采购部门通常处理与采购程序和方针相关的问题 公司采购部门定期对下层经营单位的采购工作进行审计 公司采购部门对战略采购品进行详细的供应市场研究，经营单位的采购部门可参考使用,公司采购部门协调、解决部门或经营单位之间的采购工作 公司采购部门不进行战术采购活动，完全由部门或经营单位的采购组织实施 公司采购部门可能对各经营单位采购部门的人力资源进行管理,2.1 采购组织的类型及结构形式,2.1.2采购组织的结构形式 1.生产部采购组织结构 (1)主要功能 提供足够的物料数量，满足生产需求，议价功能退居次要地位 （2）适用范围：适合“生产导向”的企业，采购功能单纯，物料价格稳定,生产部采购组织结构,2.行政部采购组织结构,(1)主要功能 获得合理的价格与付款方式，对物料需求部门起控制、均衡的作用 （2）适用范围：适合物料种类众多，价格经常调整，规范庞大的企业。,行政部采购组织结构,生产副总,3.业务部采购组织结构,(1)主要功能 配合制造与仓储单位，完成物料的整体补给作业。 （2）适用范围：适合物料需求不易管理，需要采购部门经常与其他相关单位沟通,资料部采购组织结构,4.总经理直接管理采购部结构,(1)主要功能 降低采购成本，增加企业利润 （2）适用范围：适合生产规模不大，物料或产品在制造成本或销货成本所占的比例较高的企业,总经理直接管理采购部组织结构,2.2 采购组织的设计,2.2.1 企业采购管理组织 1.采购管理组织的含义 采购管理组织是指为了完成企业的采购任务，实现保证生产经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则，组建的一种采购团队。,2. 采购管理组织的功能,凝聚功能 协调功能 制约功能 激励功能,2.2.2 采购管理组织机构的设计,1.采购管理组织机构的设计原则 精简原则 责、权、利相结合的原则 统一指挥的原则 目标统一 命令统一 规章制度统一 高效原则,2.采购组织结构设计的影响因素,企业规模 经营范围 市场供应状况 供应点的分布情况 市场供求态势,信息传递形式与速度 采购人员素质 企业内部各部门的配合程度 其他因素,2.2.3 采购部门的组建,按采购地区设计,采购总部,国际采购,国内采购,东北地区,华东地区,华南地区,欧洲地区,美洲地区,亚洲地区,按物品类别设计,采购部,采购一部,采购二部,采购三部,办公用品,低值易耗,机械制品,电子零件,按采购物料价值或重要性,物品价值不同，负责人也不同,项目不同，负责人也不同,按采购功能设计,采购总部,开 发 来 源,议 价 招 标,比 价 议 标,决 标 签 约,稽 催 履 约,混合式设计,采购部,原料部,外购部,内购部,机器零件,包装材料,塑胶制品,3.采购管理组织设立步骤,考虑采购管理职能,考虑采购任务量,确定采购管理组织机构,设计管理作业流程,设定岗位,为各个岗位配备合适的人,2.3采购组织的团队建设,2. 3.1 采购组织的职责 对内而言： 选择/管理供应商，控制并保证价格优势； 对外而言： 控制采购流程；保证采购质量和交货周期，能够满足公司生产和市场的需要。,2.3.2 采购人员的职责,1. 采购经理 拟定采购部门的工作方针与目标 负责主要原料与物料的采购 编制年度采购计划与预算 签订审核订购单与合约 采购制度的建立与改善,2.3.2 采购人员的职责,1. 采购经理 组织采购人员的教育训练 建立与供应商良好的伙伴关系 主持或参与采购相关的业务会议，并做好部门间的协调工作,2.3.2 采购人员的职责,2. 采购科长 分派采购人员及助理的日常工作 负责次要原料或物料的采购 协助采购人员与供应商谈判价格、付款方法、交货日期 采购进度的跟踪,2.3.2 采购人员的职责,2. 采购科长 保险、公证、索赔的督导 审核一般物料的采购 市场调查 对供应商的考核,2.3.2 采购人员的职责,3. 采购员 经办一般性物料的采购 查访厂商 与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等,2.3.2 采购人员的职责,3. 采购员 一般索赔案件的处理 处理退货 收集价格情报及替代品资料,2.3.2 采购人员的职责,4. 采购助理 请购单、验收单的登记 交货记录及稽催 访客的安排与接待 采购费用的申请与报支,2.3.2 采购人员的职责,4. 采购助理 进出口文件及手续的申请 计算机作业与档案的管理 承办保险、公证事宜,2.3.3 采购人员的培训,不仅是新招收的采购人员应强化培训，对原有的老采购员也应该加强培训。 专门培训 在职培训 现场培训,2.3.4 采购监管与控制,1.采购监控的内容 采购人员的监控 采购流程的控制 采购资金的控制 采购信息的收集和使用 采购绩效的考核,2.采购监控的方法,建立健全完善的采购规章制度 实施采购标准化作业 建立采购评价制度 及时对采购人员进行奖惩,3.采购业务监控,业务支持 业务审核 优化调整 批准实施,4.采购组织行为监控,采购流程方面 采购组织方面 采购规章制度,5.采购人员监控,（1）采购组织素质要求 品德方面 知识与能力方面 （2）公司采购信息保密要求 （3）采购人员行为要求,2.4 采购部门与其他部门之间的协调配合,2.4.1与设计部门的配合 物料规格 物料标准 新品设计 2.4.2 与生产部门的配合 物料的品质 物料的数量 供料时间,2.4 采购部门与其他部门之间的协调配合,2.4.3 与销售部门的配合 2.4.4 与品管部门的配合 品管知识 品质标准 物料验收 2.4.5 与财务部门的配合 2.4.6 与仓储部门的配合,案例分析,赫尔希食品公司的采购情况,思考习题,1采购组织常见的类型有哪些？并分别说出他们的特点及优点。 2假如让你设计一个企业的采购组织，你会从哪几个方面考虑。 3企业的采购组织具有那些职责？ 4假如你是一个企业的采购人员，你觉得你应该具备那些基本素质才能更好的适合你的工作。,实训内容,设计一个采购组织，要求设计出具体的组织框架并说出该采购组织可以适应的公司类型。 针对采购人员吃回扣损害公司的现象，组织小组内部讨论，最后提交一个如何让采购人员尽职尽责的措施报告。,作业,写一篇议论文：试论采购人员（经理）应具有的职业素养,辩论会,小张是某公司的采购人员，在采购的岗位上已任劳任怨地干了十年，在这十年中，他与许多供应商打过交道，并且与不少供应商建立了良好的关系，每逢过年过节，这些供应商会对小张有所“表示”，少则一份挂历，多则几百元不等的现金，小张对这些“表示”也一一笑纳，但小张有个原则，从不向供应商张口要什么。小张的观点是在“不牺牲公司利益”的情况下，获得供应商的好处也没什么关系。,要求 正方观点： （1）小张的行为是对的 （2）供应商对小张是善意的表示 反方观点： （1）小张的行为是错的 （2）供应商对小张是贿赂行为,辩论规则： 各小组抽签决定正方与反方 每方小组推选一位主辩，陈述本方观点3分钟（每组1.5分钟） 双方自由辩论10分钟 最后，小组每位成员总结自己观点（每组1分钟） 由评委打分，选出每组胜方，记入小组考核成绩,