《订货管理手册》ppt课件

营运手册之 订货管理手册,营运中心：评估部,2,课程目的,规范订货操作流程，明确订货过程管理要求。 为准确订货，合理控制库存提供技巧支持。 为新进人员迅速把握订货技巧提供支持。,3,目 录,一、基础知识 二、一般订货流程及管理要求 三、信息系统界面 四、订货操作说明 五、订货操作技巧 六、其他货源来货 七、案例分析 八、教育训练要点,大统华商品来源,1、供应商送货-门店下订单 2、物流配送-门店下订单、物流自动配送 3、果行、蔬菜基地配送-门店下订单,5,一、基础知识,1、专用名词 1.1、平均库存 平均库存=期初库存金额（数量）+期末库存金额（数量）/2 说明：计算时应当保持口径统一性，可以是平均库存数量，平均库存售价金额以及平均库存成本，财务角度一般计算平均库存成本。 1.2、存货周转天数 存货周转天数=平均库存成本/日均销售成本 说明：有时为便于直接理解，通常以数量进行计算，即平均库存量/平均销量；简单理解为“这么多货可以卖多少天？” 周转率=销售成本/平均库存成本 说明：简单理解为“要做到这么多销售，存货要周转几回？”,6,1、专用名词,1.3、安全库存 安全库存量=货架基础存量+供应商两次送货期间预测销量 备注：简单理解为下次送货之前不缺货的库存量。 1.4、缺货率 缺货率=缺货品项数/总品项数。,案例分析,某门店某一品牌蚊香9月份销售900盒，售价为6.5元/盒，每盒平均进价为6元，月初库存为600盒，月末库存为300盒，其供应商送货周期为7天，问该商品的周转天数？周转率？该订货量？,8,2、流程分类,为全面阐述订货流程各种明细类型，本订货流程阐述以下层次： 常规商品订货管理要求 非常规类型及情况 鲜活商品订货、原料类商品订货、自采商品订货、紧急团购订货、家纺类需尺码管理商品订货、节气商品订货、大型促销活动订货 新品订货 首单一般由采购订货；物流配送商品由物流订货,9,3、分类流程管理侧重点,10,二、一般订货流程及管理要求,2.1、常规订货流程,11,2.2、内控流程管理要求,只有拥有公司信息系统帐号者才有订货权，其他任何人不得盗 用、冒用系统帐号操作订货；帐号拥有者也不得请人代为操作订货，过失责任由帐号拥有者承担。 所有订单订货必须在信息系统中留下订货痕迹，订货人员必须通过信息系统订货操作系统中操作订货。 所有订货订单必须经部门经理签字，一级门店一次性订货金额高于20000元或数量超过5000单位的订货；二级门店金额高于10000元或数量超过2000单位的订货应交店长审批。 必须及时验收，保证实际库存信息与实物库存信息一致。,12,三、信息系统界面,3.1、步骤1：打开myshop系统，进入操作界面（如1）,13,3.2、步骤2：点击“采购管理订货作业订货审批单”或“特价订货审批单”，两者差别在于：“特价订货审批单”下的操作可修改商品进价，而“订货审批单”下的操作不可修改进价，以下以订货审批单为操作要求，进入界面（如2）,14,3.3、步骤3：点击“新建单据”进入订单界面，选择管理部类填入供应商代码，按F2快捷键到订货查询界面（如3）,15,3.4、步骤4：在商品精灵内选择输入相关代码，点击查询进入商品选择清单 （如4）,16,3.5、步骤5：根据订货需要，直接在（图4）界面中双击选定需要订货的单品，进入（图5）界面在图5界面上修改订货数量等信息后，保存并审核单据。 （图5）,17,3.6、步骤6：再次进入初始界面（图1），点击采购管理订货作业查询直送订单进入界面（图6）,18,3.7、步骤7：击“单据查找”，根据“单据审核日期”找到订货单 ，并复核订单信息（图7）,19,3.8、步骤8：在图8界面下方找到打印按钮，点击打印出订货单 （图8）,20,3.9、步骤9：订单经过主管及部门经理审核确认无误，签字后传真至相应供应商，然后电话及时与供应商确认订单是否发出收到，尤其是紧急订单。,21,四、订货操作说明,4.1、发现缺货方法 订货一般分析内容及信息系统使用 通过历史销售信息查询、通过订货审批单下的供应商经营商品操作，或通过异常库存报表操作。 需要订货的情况： 低周转天数 、现有系统零小库存 、期末库存数量小于日平均销售数量、促销商品等 订货需参照的几张报表（ myshop系统下） 订货审批单、商品销售信息报表 、异常库存报表 、负库存日报表 、商品库存查询 。,22,4.2、审批及沟通,主管经理进行订货单审批时，应注意关注下列问题： 订货总额是否超过10000元，超过时，应交更上级审批。 依营运组特性、商品特性，对于品项、数量过多的订单，尤其是现金采购及不可退货品要重点审核。 单品、装箱系数单位。 按照至少5%的比例原则抽查，并应在订单上留下审批痕迹。 订货单最下部，空白栏一定划掉（需注明定货明细的允许备注填加）。 促销员的订货意见只可参考，决定权必须由营运主管把握。 对于相同品种不同口味商品，口味销售有差别，相似定量应复核。 对于促销商品应进行重点复核，关注价格敏感度可能引起的销量变化。 新品的第二次订货应当把控（第一次由采购下单）。,23,4.3、供应商沟通,保证订货到货率，应与供应商保持良好的沟通，咨询下列内容： 大型促销超低特价往往有供应商故意断货，应当通过电话确认最大程度获得供应商供货保证。 大量订货应了解供应商库存及休假状况，特别是休假时段如春节、国庆。 逢市场价格异动期间，应了解供应商价格变动趋势以防涨价缺货 与供应商保持良好沟通，适时了解供应商处特价品及促销力度情况，从而获得一定的特价商品支持。 紧急订货需了解供应商到货时段，把握送货频率从而使收货组做好准备。 对于订货未到情况应当进行特别沟通，发现未到货必须连续进行订单追加；未到货情况（包括供应商不执行协议价格等异常）应当通过书面电子邮件向采购反馈。,24,五、订货操作技巧,5.1一般性订货需关注的因素 销售预测及顾客需求 畅销商品：（前期销量-期末库存量）* 1.52适当调整； 正常销售商品：（前期销量-期末库存量）*11.5适当调整； 低周转商品：（前期销量-期末库存量）* 0.81适当调整； 对于销售无规律，变化趋势特别大的商品，要依据具体情况进行销量预测。 商品属性及销售属性 保质期特性和功能特性、商品销售地位属性、销售属性（常规、特卖）； 陈列位置：排面、堆头、端架； 订货时段：商品销售的周期特性：市场启动期、销售衰退期。 供应商送货周期、配供能力、市场期货因素设立科学的最低库存、合理的订货频率和订货量；一般原则：勤进快出 ； 仓库资源 仓库面积与存储条件能满足订货需要，经常到现场巡视可存放位置。,25,5.2、几种特殊类型订货关注点,促销订货 针对前七后三的供应商促销供价原则，为提高毛利空间，应当加以利用。一般可考虑：正常促销商品订货量 = 正常订货量×1.5-现有库存量； 惊爆商品订货量 = 正常订货量×3-现有库存量。 生鲜品由于品质稳定性不高，促销应当慎重扩充订货量。 鲜品订货 因保质期极短，为控制损耗额度，需综合考虑到时令、市场价格走势、库存、供应商供货能力、运输能力及仓储等因素。 家纺类订货 非标件类（指单个品种不具相同性）市场消费生命周期、合理配置尺码确定各标码商品数量分布情况。,26,六、其他货源来货,6.1、门店现金自采 自采规划 退货比较困难，须认真分析预测，谨慎对待订货。 新品种以自采者个人眼光判断并预测销量，授权范围内后续补充订单。 卖场销售商品的补充性现金自采，订货应以断货时段业绩预测为定量，提前应作规划并报部门经理及店长审批。 6.2、门店向果行及冷库订货 向果行订货，要注意订货时间、数量，有变化及时联系 冷库冻品由门店向物流下单，物流按单进行配送。 6.3、采购订货 新品及大型促销商品，一般由采购在信息系统中操作订货； 新品订单由门店主管在信息系统中查询新品订单。,27,六、其他货源来货,6.4、物流来货 物流依据门店汇总销量预测进行订货，只在进入物流中心供应商经营商品范围内订货。 在数量、质量等问题上，应及时与物流沟通。 6.5、调拨订货 调拨订货仍以门店需求预测为准，调拨需报部门经理及店长审批。 具体操作参见调拨手册。,28,七、案例分析,7.1、案例情形一：市场行情变化影响订货 2008年初市场油价疯涨，市场货源紧张；非常时期，经采购与门店研究对油品进行现金压货，当时门店福临门大豆油一次进货800箱，虽然在高价时卖出了一大部分；但下半年随着国家宏观政策与价格临时干预措施的出台，油价急转直下，迅速跌回50元以内，外围市场油价下降，使门店剩余的库存全部滞压，一般油的保质期只有18个月，为了避免更大的损失，各个门店都只能倒价销售，损失比较大。 7.2、案例二：销售预测影响订货 水果组“芦柑”特价期间收件0.69元，柜组预计1000多斤/天，下单量2000斤/天，而实际的商品质量较差，每天仅800斤，库存积压厉害，损耗严重。,29,七、案例分析,7.3、案例三：偶然性事件影响订货 X年我市发生水污染事件，我们得知消息，迅速采取行动，立即大量下单，主推400Ml以上大瓶水和5L的桶装水； 结果通过合理的订货与调度，不但满足了广大市民生活的需求，同时也增加了销售。 7.4、案例四：粗心大意影响订货 某店针对宝洁公司订货时，吉列刀片销售一般，订货时勿把订货数量20个输成20件（400个），周转天数达1年多，又不可退货，最后只能采取一些措施消化库存。,30,八、教育训练要点,8.1、重点内容： 主管应熟知订货涉及专有名词及计算方法。 订货流程图。 内控手册关于订货权限要求。 发现缺货的几张报表使用。 信息系统实际进行订货操作。 8.2、了解内容： 一般订货关注的因素。 不同类型订货的操作技巧。,