【通关宝典】办公室管理通关宝典(全书讲义)

1 1 学习是一种信仰 能源管理专科专业课 办公室管理 通关宝典（讲义） 办公室管理通关宝典（全书讲义） BANGONGSHIGUANLI 2 学习是一种信仰 2 办公室管理通关宝典使用说明 通关宝典 （又称全书讲义） ， 是尚德老师们结合近年考试动态， 精细研究官方教材和考试大纲， 为学员们准备的一份备考利器。相比官方教材，内容精简了三分之二，保留了重要的考点、知 识点，极大方便学员在最短时间掌握最核心内容的需要。 全书为以下板块： 章节思维导图：建立知识框架，才不会迷路方向，提纲挈领，快速把握章节内容； 正文部分：以知识点形式划分，方便碎片化时间学习，各个击破，准确把握学习进度。 所有的馥郁花香，都来自沉潜酝酿。 学习是一种信仰，为所有正在阅读本书的城市奋斗者喝彩，祝所有的尚德学子学有所获，期待 我们举杯相庆的那一天。 3 3 学习是一种信仰 目 录 目 录 . 3 第一部分 办公室管理概论 . 5 模块一 办公室 . 5 模块二 办公室工作 . 6 模块三 办公室管理 . 8 第二部分 办公室环境管理 . 10 模块一 检查办公环境 . 10 模块二 维护办公环境 . 10 模块三 布局办公环境 . 11 第三部分 办公室时间管理 . 12 模块一 办公室时间运用概述 . 12 模块二 办公室时间运筹方法 . 13 模块三 办公室工作时间运用艺术 . 14 第四部分 办公室用品管理 . 15 模块一 办公用品预算 . 15 模块二 办公用品采购 . 16 模块三 办公用品库存管理与发放 . 17 模块四 办公设备的使用与保养 . 18 第五部分 办公室信息管理 . 19 模块一 公室信息概述 . 19 模块二 办公室信息的收集 . 21 模块三 办公室信息的整理 . 22 模块四 办公室信息的传递 . 22 模块五 办公室信息的存储 . 23 模块六 办公室信息的开发利用与反馈 . 23 第六部分 办公室事务工作（上） . 24 模块一 通信联络工作 . 25 模块二 文书工作 . 25 模块三 会议办理工作 . 26 模块四 印章和介绍信管理 . 27 第七部分 办公室事务工作（下） . 28 4 学习是一种信仰 4 模块一 安排值班工作 . 28 模块二 办理上司临时交办的事项 . 29 模块三 差旅事务 . 30 模块四 现金使用与保管 . 30 第八部分 办公室保密工作 . 31 模块一 办公室保密工作基础知识 . 32 模块二 文件保密 . 32 模块三 会议保密、新闻报道保密与计算机保密 . 33 第九部分 办公室工作自动化 . 33 模块一 办公自动化概述 . 34 模块二 办公室局域网 . 35 模块三 资源管理自动化 . 35 模块四 事务处理自动化 . 36 5 5 学习是一种信仰 第一部分 办公室管理概论 思维导图思维导图 模块一 办公室 知识点一 办公室的概念 1、办公：即办理公共事物，具体指办理日常程序性工作、管理人员和信息等工作。 2、办公室的含义：1）、广义上，办公室泛指一切办公场所，与教学用的教室、生产用的车间等有显 著的区别。2）、狭义上，办公室指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如编辑办公室、护士办 公室、经理办公室、校长办公室等。3）、专业上，办公室指党和政府等国家机关、企事业单位、社会组织 内辅助管理的综合办事机构。4）、特定上，办公室指某种专门的独立工作机构。如国务院台湾事物办公室、 重庆市城乡统筹办公室等。 3、办公室的概念：办公室是党政机关、社会团体和企事业单位内办理行政性事务综合部门，直接协助 上司综合办理行政事务和辅助管理日常事务。 4、组成办公室的必备条件：1）、办公目的。根据组织的发展目标制定总的办公目的和具体的工作目 的。2）、办公人员。根据办公目的，选配适宜办公的人员。3）、办公地点，办公的地理位置，主要指专 用场地、房间。4）、文职工作。每一个办公室都有大量文字记录、书写、文件收发、复印、传递、计算统 计、管理等文职工作。 6 学习是一种信仰 6 知识点二 办公室的分类 1、按办公室工作性质分类：（1）、确定型事务处理的办公室。在这类办公室中，工作人员所从事的 工作基本上是程序性工作，即有规则的、重复性的工作。（2）、非确定型决策处理工作的办公室。在这类 办公室中，工作过程是根据上级指示，结合本组织，本系统的实际情况，进行研究和决策，制订出适合本 组织、本系统的实施计划，再通过决定、命令、通知等形式下达给下级机构，并以多种手段去贯彻执行。 （3）、混合型处理工作的办公室。在这类办公室中，既有确定型事务处理工作，又有非确定型决策处理工 作，或介于两者之间的工作，所以又称混合型办公室。 2、按办公室具体承担的业务分类：（1）、数据处理和文字处理办公室。这类办公室主要承担文件生 成、信息检索、计算、存储等工作。（2）、传递功能办公室。这类办公室主要以电话、会议、会谈、文件 等方式，对信息进行分发或传递。（3）、实时管理办公室。这类办公室主要安排会议或会谈的时间、程序 地点等。（4）、判断决策办公室。这类办公室主要承担文件的报审、批准，问题的讨论、确定等。 知识点三 办公室的作用 1、枢纽作用：在一个组织中，办公室是沟通上下，协调左右、联系各方，保证机关工作正常运转的枢 纽。 2、中心作用：办公室是指挥、协调整个组织工作的中心部门，代表上司处理全局性的问题，起一定的 领导作用。办公室又是一个组织的信息网络中心，是各种信息的交汇点和集散地。 3、窗口作用：办公室是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”。对于上下级和其他兄弟组织来说， 办公室是信息网络中心，处于联络站的地位，主要负责接收、处理上级和兄弟组织的来文来函，接待上级 领导的视察，处理各种公务来往，接待人民群众来访等。 知识点四 办公室的职能 1、服务协调：（1）、服务职能。办公室主要是做好”三服务“工作。办公室要为本级上司服务；办 公室要为同级各部门服务；办公室要为下级组织和公众服务。 （2）、协调职能。这是办公室工作的主旋律， 是为领导、为机关、为基层服务的切入点。办公室的综合协调职能主要表现在：统一步调、化解矛盾、合 理安排。 2、管理指导：（1）、管理职能。办公室的管理职能，指运用经济的、法律的、行政的和其他手段来 管理组织部门事务。（2）、指导职能。办公室的指导职能，主要体现在传达、制定有关方针、政策，指导 下属机构的工作上。 3、参谋咨询：（1）收集信息，办公室获取信息和处理信息的方法是：实际调查、理论研究、信息加 工。（2）辅助决策。确定合理目标、帮助制订实施方案、做好信息反馈。 4、监督职能：办公室的监督职能，就是协助上司督促有关部门或人员办理支付的工作，这项职能主要 通过以下工作来体现：（1）明确监督目标。（2）采用适宜的督促方法。 模块二 办公室工作 知识点一 办公室工作的基本内容 1、办理事务：办公室属于综合办事机构，它在组织的管理活动中，起着承上启下、联络内外、保障全 局的枢纽作用。办理各种日常事务，是办公室工作的重要组成部分。 2、公文处理：公文处理是指公文运转全过程中的一系列程序性、技术性工作，包括公文的起草、制作、 传递等工作，这是办公室的一项重要工作。 3、立卷归档：立卷归档是指办公室的有关人员对本组织形成的有重要保存价值的文件进行分类整理， 立卷归档。 4、 会议办理： 开会议事是党政机关和企业事业单位的重要工作方法之一， 办公室是会议的主要组织者、 承办者，对做好会务工作有着天然的责任，会议办理是办公室所承担的重要任务之一。 5、公务接待：公务接待工作是指对上级机关派人到本机关了解情况、检查指导工作，兄弟单位来参观、 7 7 学习是一种信仰 考察，下级机关来请示或汇报工作的接待、转办、沟通、联系等事宜。 6、信访工作：信访接待工作是办公室发挥助手、参谋作用的一种方式。办公室要担负来信、来访的接 待工作，保证上级与外界及内部联系渠道的畅通。 7、机要保密：保守党和国家的秘密是关系到经济建设顺利进行、保护党和人民的利益、保障国家安全 的一件大事，是每个办公室工作人员的重要职责。 8、信息处理：信息处理工作包括对信息的收集、传递、处理、反馈等内容。 9、调查研究：办公室的调查研究是为上司科学决策和管理服务的。一方面，办公室工作人员要从宏观 角度对各个时期某些重大的政策性、战略性问题系统地进行调查研究，向上司提供可行性方案和建议，起 到智囊、参谋作用；另一方面，从微观角度，对上司决策的实施过程，对每一时期工作的进程，对有关重 大方针、政策的实施情况，进行调查研究，及时向上司反馈信息，提供咨询。 10、协调工作：办公室工作是一项综合性的工作，要从工作内容、工作对象等多方面协调平衡。工作 内容上，既涉及政治方面，也涉及经济方面的工作；工作对象上，涉及上下左右各个层面，这都需要办公 室进行综合协调。 11、印信工作：办公室要负责组织印章、介绍信及有关凭证的使用和管理，印章是一个机关、一个组 织合法存在的标志和职权的象征，具有标志作用、凭证作用和权威作用。 12、其他工作：办公室除了要做好上述工作以外，还要及时完成上司临时交办的工作和需要办公室完 成的其他任务。 知识点二 办公室工作的特点 1、办公室工作的一般特点：政策性、服务型、综合性、繁杂性、保密性、严谨性。 2、现代办公室工作的特点：（1）信息化：这一特点主要反映在两个方面，一是进入信息化社会后， 社会信息量空前增长，使办公信息流速度加快，办公信息处理工作的数量和难度加大；二是由于信息量增 长和信息流加快，传统办公设备和管理手段已无法适应信息时代办公活动的需要，办公室需要增加更多的 信息技术设备。（2）效率化。办公室工作的高效率，就是用更少的人力、财力、物力和最少的时间，取得 最大的效益，而效益的基础就是效率。（3）多功能化。传统办公室的主要职能是”办文、办事、当好参谋 “，而现代办公室的功能发生了明显的变化，除做好上述三项工作之外，还与其他系统或工作互相影响和 依赖，成为管理系统的门面窗口、沟通枢纽、信息中心。 知识点三 办公室工作的程序 1、办公室工作程序的含义：办公室工作程序是指办公室内按照有效模式制定的完成各项办公工作的进 程顺序，表现为多种方式，或是书写、计划、讨论、收集、整理等一连串相关联的有计划的工作处理方法， 或是完成某一项工作的日程计划。 2、办公室工作程序内容：办公室工作程序包括确定事务的性质、数量、以及办理事务的步骤顺序。 知识点四 做好办公室工作经验荟萃 1、树立做好办公室工作的“十种意识”： （1）全局意识，所谓全局意识，就是要有全局观念，要有”一盘棋“的思想，统筹考虑组织的工作。 （2）学习意识。随着社会的发展和进步，办公室工作的新理念不断产生，其内涵也在不断扩大和延伸。 （3）服务意识。为管理工作服务，为组织各部门服务，为上司决策服务是办公室人员的工作职责和工 作任务。 （4）成本意识，以企业办公室来说，企业生产产品的重要环节是降低成本，增加利润，为此，办公室 工作的目标就是要降低管理成本，更好地为管理工作服务。 （5）勤俭意识。办公室必须模范地坚持艰苦奋斗的精神，树立勤俭节约的理念，周密计划，节俭开支， 合理使用与分配有限的经费物资。 （6）廉政意识。办公室人员要增强法治观念，严格遵守和执行廉政建设的各项规定，保持清醒的头脑。 8 学习是一种信仰 8 （7）创新意识。创新落实到办公室工作中，出谋划策要紧紧围绕”中心“和人们关注的问题，提出新 思路、新对策、新举措。 （8）求实意识。办公室工作要做到五实，即思想要求实、作风要务实、工作要扎实、办事要踏实、做 人要老实。 （9）慎微意识。办公室人员工作在领导身边，一言一行都反映着机关、单位的形象，必须对自己高标 准、严要求、必须做到三慎慎行、慎思、慎独。 （10）责任意识。办公室每项工作都关系着领导，责任重大。 2、发扬做好办公室工作的“三种精