秘书学与档案学课件

第一讲 秘书学概论 一、秘书学的研究对象二、秘书学的学科性质和相关学科三、秘书学的产生四、秘书学讲授思路和学习要求讲授： 文化与传媒学院程 玥,一、秘书学的研究对象,秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科 秘书学的研究对象：和秘书有关的理论研究；秘书工作实践研究 秘书理论研究包括：秘书史、秘书人员、秘书机构等内容；秘书实务研究包括：会议组织、信访接待、档案管理等内容。,二、秘书学学科性质和相关学科,秘书学是一门综合性社会应用学科 秘书学与决策学的关系； 秘书学与管理学的关系； 秘书学与行政学的关系； 秘书学与文书学的关系； 秘书学与应用写作学的关系等,三、秘书学的产生,秘书学产生的标志：设置专业、开设课程、创办刊物、出版著作、召开会议、成立学会等； 秘书学产生的原因：管理科学的发展、秘书工作落后的现状、新技术革命浪潮的冲击、秘书职业化要求的趋势等。,四、讲授思路和学习要求,讲授思路：针对秘书职业岗位的需求，采用理论、实务相结合的方法； 学习要求：综合研究、融会贯通，注重历史、继承传统，注重实用、提高技能。,第二讲 秘书工作沿革一、“秘书”概念内涵的变化二、秘书活动的起源三、历代秘书工作概述,一、“秘书”概念内涵变化,指宫中藏书 指谶纬图录 指古代官职 我国古代秘书概念内涵的变化，经历了一个由指物转向指物转向指人的过程。,二、秘书活动的起源,秘书活动起源于何时的三种说法：夏商时期、原始社会末期、原始社会中早期、 秘书活动出现于原始社会中早期理由：那时已经具备完成秘书活动的三个基本条件，包括活动的主体人；完成工作的辅助工具；开展活动的场所。 结论：秘书活动是适应氏族部落管理工作的需要，随着公共事务的兴起、宗教活动的开始以及语言的产生、原始记录方法的发明和运用而发生的。,三、历代秘书活动概述,概括：秘书活动历史源远流长。原始社会萌芽；奴隶社会奠基；秦汉时代确立；魏晋到明清时期长足发展；近代以来日臻成熟和完善。 原始社会时期：我国秘书活动的萌芽期。,奴隶社会时期：-夏代。有文书，有管理典志的官员，史称“太史令”。-商代。史官为数众多，秘书工作是这些官员所从事活动的组成部分。-周代。周代史官有一部分摆脱了神职色彩而专事政务的佐治；职责明确、分工具体细致、层次丰富；具有更高的文化水平；有了初步的职业行为规范。-春秋战国时期。史官的职责、地位发生变化；楚国有左徒（秘书）官职。,封建社会时期：-秦代。集权制建立，官制简约而齐全，中央与地方形成相对应的管理系统，秘书机构和秘书人员在其中发挥着联系上下、沟通内外的桥梁与纽带作用。秦代的文书工作，秦吏（秘书）的选拔。-汉代。汉承秦制，初期沿袭了秦时秘书机构的设置，以后又加以变革。尚书台的设立。秦汉时期创设的秘书机构和秘书官职，为以后历代封建王朝的秘书工作提供了基本模式，秦汉时期是我国封建时代秘书工作的确立时期。,封建社会时期：-魏晋南北朝。“秘书令”官职的设置。“三省制”的形成。曹操与秘书。诸葛亮与秘书。-隋唐。“三省制”在隋唐的实行。我国历史上最早的信访机构“匦使院”。秘书人员的较高素质及表现。 -宋代。宋代的政治机构，适应中央集权的需要，分列为政务、军务和财政三大系统，各有一套秘书机构。宋代的地方行政建制大体划分为三级，各级各类官府中，都有不同层次不同等级的秘书人员。宋代的文书工作制度对后世秘书工作的影响。,封建社会时期：-元代。严格的秘书官吏选拔制度。元代的公文文种名称改革，行文、管理制度的健全完备。官方文件快速传达的“急递铺”制度。-明代。秘书机构阵营庞大，人员众多。“六科”是执掌宽泛的典型秘书机构。“通政使司”的作用。 -清代。“军机处”的工作性质和特点。清代的幕友现象。,第三讲 秘书优良传统继承一、积学 二、晓事三、立诚 四、得中五、养耻 六、慎独 七、谨慎几微,一、积学,历代帝王任用辅助者都有两方面要求：作为帝王和官员之间的桥梁（上情下达、下情上达）；作为帝王的谋士（智囊），帝王之师，因此对这一部分人的学识有很高的要求，对学识的重视无疑是古代秘书工作对现代秘书工作的有益启示。,二、晓事,秘书人员应该在对政治体制、经济体制文化体制以及整个社会运行机制有深切了解的基础上，通晓各种办事渠道、办事程序和办事方法，世事洞明，人情练达，具有很强的办事能力。,三、立诚,诚的意义是多方面的，它包括诚实、正直、守信用，也包括忠诚。秘书在社会管理网络中承担着承上启下，联系内外，沟通左右的责任，不“诚”则危害极大，故中国古代十分强调秘书人员要以“立诚”为本。受当时情况限制，秘书很难做到。,四、得中,得中是对一种行为方式的把握，这种行为方式的核心是持重守衡，两全其美。我们现在对此的理解是讲究方法，把握尺度，情绪稳定处之泰然等，秘书人员所处的地位及所起的作用要求他们必须遵循这一原则。,五、养耻,养耻意味着要培养一种羞耻之心，要知廉耻。古人说：“人无廉耻，百事可为”，历代统治者对秘书在道德修养方面都提出了很高的要求。,六、慎独,慎是谨慎，独是独处。这是对秘书行为方式的要求，古代秘书传统实践和认识都说明着这一道理。坚持这样一种行为方式，可使秘书摆脱无谓的应酬、交往带来的时间、精力上的浪费，避免陷进关系网，对秘书自身和工作都有好处。,七、谨慎几微,几与微都是微小的意思，谨慎几微就是不忽略小事。古籍中对此有精辟论述，这方面的传统也对当今秘书工作有借鉴作用。,第四讲 近现代秘书工作概述一、民主革命时期 辛亥革命开始了现代秘书工作的体制与模式 共产党成立以后不同时期的秘书工作情况和特点二、社会主义建设时期 新中国成立后，秘书工作得到党中央和国务院的高度重视，制定了一系列重要文件和法规召开了数次重要会议。 十一届三中全会后秘书工作的发展。,一、民主革命时期的秘书工作辛亥革命时期：孙中山领导的政治、军事机关中， 秘书机构 的设置情况；1912年有关公文程式条例的规定。,中国共产党成立后 中共初建阶段：工会、农会、青年团组织中都设立了秘书机构；重视利用各种公文形式宣传自己的政治主张；党的领导机关初步建立了会议记录、公文编号、文书传阅和分送制度。 抗日战争时期：秘书工作规程较为完备秘书工作内容有了发展，日益丰富充实；提出了公文改革的要求和具体改革办法。 抗日战争胜利后：华北人民政府建制为各省市政府秘书工作机构的设置提供了模式。,二、社会主义建设时期秘书工作建国后到文革前1951年四月，第一次全国秘书长和办公厅主任会议召开，在我国秘书发展史上具有里程碑作用。这一年先后下发的关于行政公文处理暂行办法、关于处理人民来信和接见人民工作的决定等有关文件，对确立秘书工作基本原则、建立秘书工作制度至关重要。,十一届三中全会以后 “文革”中遭到破坏的秘书工作恢复正常；1985年1月，第三次全国秘书长、办公厅主任会议提出：秘书工作“三个服务、四个转变”的工作方针；十一届三中全会后秘书工作发展的体现,第五讲 秘书部门 设置与职能 一、秘书部门的特点 二、秘书部门的组织形式 三、秘书部门设置的原则 四、秘书部门的职能,一、秘书部门的性质与特点秘书部门是领导机构赖以指挥各职能部门正常运转，保证整个单位进行工作、发展业务、生存壮大的辅助机关，是领导机构联系、协调本单位内外、上下、左右各种关系的桥梁和纽带。秘书部门的特点：重要性、辅助性、综合性、中介性、机密性。,二、秘书部门的组织形式按法定程序分类：常设秘书组织临时秘书组织；按办公方式不同分类：分理制、综理制。,三、秘书部门设置的原则精简高效的原则：精简一指人员精干， 二指机构内部管理层次少；高效的衡量标准包括四方面内容： 一是能在必要的时间内完成所规定的各项工作，二是能以最少的工作量换取最大的成果，三是工作上不断有新意、日趋规范、严密，四是能协调内部的行动，并及时适应外部的变化。,优势互补的原则：知识互 补；智力、能力水平互补； 年龄互补；性别互补；性格、兴趣、气质互补。,四、秘书部门的职能办事职能：办事的总和是辅助领导机关的工作运转，总的要求是提高领导工作运转的效率，这是秘书工作的第一职能。参谋职能：秘书当参谋的实质是为领导的决策服务，主要是在办事中体现参谋的特点。,第六讲 秘书人员一、秘书的概念和含义二、秘书的类型三、秘书角色的主要特点四、秘书应具备的能力,一、秘书的概念和含义秘书人员作为秘书活动的主体，是秘书学研究的主要内容之一。但对秘书这一概念的界定、阐释是不尽相同的。 比较一致的看法是：秘书是领导者的参谋和助手，在运筹决策、机构运转等方面为领导提供帮助和服务。,二、秘书的类型按服务对象和经济来源分为：公务秘书、私人秘书； 按业务范围不同分为：通用秘书、行业秘书； 按工作性质不同分为：文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书等,三、秘书角色的主要特点秘书人员在领导身边工作，既是领导者的下级又是领导者某种程度的代表和体现，秘书工作的这一性质 要求秘书人员必须摆正位置、处理好主见和服从的关系。 秘书经常接触、掌握不易公开的信息和情况，经常与各种人打交道，出入大大小小的场合，因此必须强调保密意识，养成保密习惯。 秘书工作量大、任务重、种类多，且工作成果多以其领导和所属组织的名义公之于众，具有潜隐性。,四、秘书应具备的能力办事能力：正确领会交办者意图，分清主次轻重，熟悉办事渠道、掌握办事程序，灵活应变 交际能力：掌握、运用处理人际关系的基本原则，形成较强的人际吸引力，克服妨碍人际吸引的个性品质。,表达能力：秘书需要很强的表达能力。口头表达应该清楚明白，得体恰当；书面表达必须坚持准确、严密、简明的原则，在书面文字材料中，任何的含混不清的表达都会给工作带来危害。 操作能力：办公自动化设备的应用，带来秘书工作方式的巨大变化，也对秘书提出了新的要求，秘书具备先进办公设备需要的操作技能，才能节约时间，保质保量地完成任务。,预测能力 预测能力来源于秘书对工作规律的研究和把握。具备预测能力有利于秘书制订出切实可行的工作计划，掌握工作主动权。 秘书基本能力的培养 秘书基本能力的培养，主要靠后天的教育和公务实践锻炼。,五、秘书之忌 与工作场所有关的：一忌工作场所脏乱。工作场所环境，可以从一个侧面反映出秘书的工作情况和工作习惯，从中甚至可以看出秘书的责任心，可信赖程度，不能忽视。二忌办公室闲聊，私人电话多。这会涣散工作气氛，弱化秘书工作责任心，会导致因精力不集中出现工作失误，并容易在闲聊中引发人际之间矛盾。,与工作对象有关的：秘书忌谈论领导私事。秘书和领导关系密切，对领导个人和家庭的情况了解较多，有时也可能听到、遇到一些领导比较私人性的谈话和场面，对此秘书人员不能向任何人传扬，一个知礼的秘书不要过问、涉及和工作无关的事情。秘书忌介入领导之间的矛盾。领导者之间由于各自分工主管的工作不同，本身在思想观念、领导风格和个性特征方面存在差异，必然产生一些矛盾分歧，对此秘书应采取巧妙的回避方式和积极的对应措施。,六、秘书处理与领导关系的技巧要有与领导进行沟通的良好意识 密切秘书与领导关系的重要方法就是思想沟通，秘书与领导关系既有上下级的区别，也有个人感情成分的参与。后者是拉近两者距离的润滑剂和调节器，秘书真心地发展、积极地努力建立起一种良好的与领导之间的关系，有利于工作的开展和进行。秘书和领导之间首先要重视沟通，讲究适时、适地、适言。,与不同领导相处要采取不同方式根据你服务、辅助的对象领导者的不同特点采取不同的对应方式。包括：冷静的领导、豪爽的领导、注重形式的领导、独断专行的领导、不负责任的领导、摇摆不定的领导等。,