费用管理类制度N（O）

GB/GR-CW-2018 程序管理文件 第 1 页 共 10 页 公司费用管理制度公司费用管理制度 第一章第一章 总总则则 第一条第一条 为有效的降低公司的运营成本，提高公司竞争力，加强费用的监管并明确监 管人责任，严格把好费用开支关，堵塞费用开支上的漏洞，切实把不合理的费用支出 压下来，特制定本制度，本制度适用于公司所有部门和门店。 第二条第二条 公司费用实行总量控制，分类管理，归口控制，适时监控的分类分部门的条 块管理模式。这里的费用是一个管理概念，指公司除商品采购成本以外的所有费用。 第三条 各级费用管理的责任承担者，都必须做到责任内容清楚，职权范围明确，考 核奖惩分明，贯彻责、权、利三结合。 第三条第三条 费用管理责任承担者对所承担的经济责任，要具备下列三项条件：能了解所 分管费用指标的要求和资料来源；能了解所分管费用指标的实际执行情况和计算依据； 能调节、控制所监管费用指标的耗费数。 第二章第二章 费用报销基本要求及原则费用报销基本要求及原则 第四条第四条 报销费用必须以合理、合法、真实的凭证为依据，原始发票不得臆造、涂改， 不得伪造发票。 第五条第五条 发生的费用必须按规定分类填写公司统一的报销单据，不得随意填写。 第六条第六条 各种原始凭证必须大小写一致，不得涂改，并注明附件张数和所属部门和职 务，内容和项目必须齐全。 第七条第七条 原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字，相关手续必须完备。 第八条第八条 费用审核会计岗和出纳岗人员要严格遵守费用报销制度，认真审核各种凭证， 对不合法的原始票据应拒绝报销，检查封面金额与所附单据是否相符，并要承担责任， 凡不符合规范报支的，按报支额的 10%处以罚款。 第九条第九条 各种原始凭证由所属费用项目的相关配合部门审核并呈报审批，门店费用一 律由门店店长初审，并签字后方可呈报总部相关部门审批，否则总部不予审批。 第十条第十条 各种当月发生费用报销事项，必须在每月 15 日、30 日前，分次送呈总经理 （董事长）审批，总经理（董事长）应及时审批，防止造成费用集中或逾期入帐现象。 第十一条第十一条 财税中心应加强各项费用凭证的审核工作，对不符合公司制度的、及越权 GB/GR-CW-2018 程序管理文件 第 2 页 共 10 页 审批的费用和支出一律不得报支。凡在审计中发现，将对相关财务审核人员进行处罚， 并按报支金额的 10处以罚款。 第十二条第十二条 对于手续或填写不符要求的一律退回修改、补全手续、重填凭证；对于不 得报支的费用项目，一律退回拒付；对于超期申报的费用，根椐相关规定进行报支。 第十三条第十三条 费用申请原则。必须事先申请，根椐权限经总经理或董事长审批后方可使 用，未经审批的一律不得报支，如有特殊原因，必须事先电话请示。凡招待本公司职 工的费用，原则上不得报支，如有特殊原因必须经申请审批后使用。 第十四条第十四条 费用及时报支入帐原则。为保证财务核算的正确性、及时性，费用报支原 则上当月费用当月报支，因出差等原因，超出报支日期的应写明情况。 第十五条第十五条 当月 25 日前费用一律在当月 30 日前报支，凡存在逾期费用全额入帐的， 财务人员承担补交或追回不应予以报销的部分。 第十六条第十六条 预申报原则：各职能部门和门店对数额较大或由于特殊原因而未支付的当 月费用，应由各店长将详细清单在每月 25 日前交财务部备案，财税中心据此作为费 用预提，对未在财务部备案的费用，财税中心有权拒付。 第三章第三章 费用开支计划及监管责任费用开支计划及监管责任 第十七条第十七条 各职能部门、各门店必须在每月 25 日前，根据下月工作计划制定本部门费 用开支预算，由财税中心汇总备案，经总经理（董事长）审批，即为公司当月的费用 开支预算，并下达各部门费用开支指标。 第十八条第十八条 公司对各种费用分类管理，并根据费用特性和公司实际情况进行定额和定 率管理，各级责任人员对管理权限内的费用负有监管责任，并同绩效考核挂钩。 第十九条第十九条 公司费用开支预算留有弹性，并根据实施情况调整。 第二十条第二十条 审批权限及程序：凡公司费用开支预算内审批规定： （一）费用由当事人或费用发生部门申请；并确保真实性、合理性； （二）部门经理或门店店长审查确认；并确保真实性、合理性； （三）财税中心审核审批流程的完整性、是否超预算等； （四）对大额支出及公司预算外开支，一律报董事长（执行董事）审批； （五）出纳人员检查单据的完整性和合法性，之后才能付款。 第四章第四章 人工费管理人工费管理 GB/GR-CW-2018 程序管理文件 第 3 页 共 10 页 第二十一条第二十一条 人工费用包括所有人员基本工资、津贴、奖金、绩效工资、劳动保护、 职工保险费等支出。 第二十二条第二十二条 人事部门确定各岗位的工资标准，对各部门、各门店进行定编定岗，对 各部门、各门店基本工资、津贴、奖金、绩效工资、劳动保护、职工保险费进行总规 定，即不能超过所定数额，超过定额的需说明理由，并向总经理（董事长）申报批准 后方可发放。 第二十三条第二十三条 各部门根椐总部奖金、绩效发放标准及考核规定，人事部制定审核各部 门奖金、绩效分配方案，由总经理审批并存档。奖金、绩效工资政策应能结合销售额、 毛利率或毛利额等实行浮动性总额控制；劳动保护、职工保险费依据相关法律法规实 行总额控制。 第二十四条第二十四条 各门店店长对本店人工费用负第一责任；运营部门对各门店发生的人工 费负有总额控制责任；公司各职能部门负责人对本部门人工费用负第一责任，人事对 各部门人工费用负有总额控制责任；总经理对公司全部人工费用负有总额控制责任。 负第一责任人员应在工资表、奖金发放表等人工费用支出表上签字确认。 第二十五条第二十五条 财务部门编制工资表、奖金发放表等人工费用报表时应严格按部门编制 且格式统一，准确计算出各经营实体真实的人工费用。财税中心对格式的统一性负责， 财税中心对金额的正确性负责，并负责准确计算个人所得税。财税中心相关负责人应 审核各核算单位人工费用是否超出计划标准，并及时上报总经理或董事长。 第五章第五章 物流费用管理物流费用管理 第二十六条第二十六条 物流费用内容：指门店之间的商品调拨费用和配送费用等，包括：司机 人工费用、送货车辆的通行费、停车费、燃料费、运杂费用等。 第二十七条第二十七条 物流保管费用：包括外仓租金、内仓租金、仓库人工费用以及其他有关 仓储支出等。 第二十八条第二十八条 由于物流费用受销售情况影响较大，公司对物流费用依据销售变化情况 实行定率管理，商采中心负责管理所属物流费用，应提高效率，有效降低物流费用， 商采中心负责人对所属各类物流费用发生负有第一责任，商采中心是物流的综合管理 部门，负责整个公司物流开发和资源整合。总经理应对所有发生的物流费用负有最终 监管责任。 GB/GR-CW-2018 程序管理文件 第 4 页 共 10 页 第二十九条第二十九条 自有车辆按照物流管理中心的规定进行规范管理，对购买的燃料财务上 必须进行列帐处理，并根据每月实际耗用数进行核消；购燃料必须开具增值税发票， 并按规定进行抵扣。 第三十条第三十条 公司财税中心财税中心备案后实施。 第三十一条第三十一条 商采中心对车辆的管理必须符合行政中心的车辆管理要求。 第三十二条第三十二条 商采中心在掌握车辆维护、用车、油耗情况基础上，制定当月车辆费用 开支计划。 第三十三条第三十三条 油费报销，需由驾驶员在发票背面注明行车起讫路程，由车辆管理人员 根据里程表、耗油标准、加油时间、数量、用车记录复核，经商采中心负责人签字验 核。 第三十四条第三十四条 对车辆实施中大维修前须提出书面报告，说明原因和预计费用，报销时 在发票上列明详细费用清单，由商采中心根据车辆维修情况复核，经商采中心负责人 签字验核。 第三十五条第三十五条 驾驶员行车补助在工资中列支发放。 第六章第六章 广告费用管理广告费用管理 第三十六条第三十六条 广告费用内容：包括各类媒体广告、宣传性支出，展台支出等，以及应 向厂方可收部分的收入。 第三十七条第三十七条 营运中心根据批准年度销售计划制定公司年度广告收支计划和成本预算， 经总经理（董事长）审批后交财税中心备案。 第三十八条第三十八条 营运中心根据经审核批准的年度支出计划和成本预算，筹划传播途径， 分解广告费用并报总经理（董事长）审批。 第三十九条第三十九条 营运中心根据年度广告收支计划，制订每月广告收支计划，由总经理或 董事长审批，交财税中心备案（广告回收计划必须详细到供应商、品类交财税中心挂 应收，应收广告费必须得到供应商确认） 。 第四十条第四十条 广告费的回收由营运中心相关人员负直接责任。 第四十一条第四十一条 财税中心凭广告成本预算和应收计划进行支付，没有应收计划、超出预 算和应收未完成的，财税中心有权停止付款。 第七章第七章 租赁费用管理租赁费用管理 GB/GR-CW-2018 程序管理文件 第 5 页 共 10 页 第四十二条第四十二条 租赁费，仅指营业场地租赁费，各门店租赁支出和各供应商租赁摊位以 及店面转租、展示厅等租赁收入，不包括仓库租赁费、办公租金。 第四十三条第四十三条 市场发展部根据公司发展需要负责门店的开发工作，包括选址、租赁费 的谈判工作等；行政中心负责审核合同条款的严谨性、合法性；租赁办公场所和卖场 经营用地租赁合同，店面转租、设立展示厅等合同和协议，必须行政中心审核，总经 理（董事长）审批。租赁合同最终由总经理（董事长）签订。 第四十四条第四十四条 合同签定后原件必须交行政中心统一管理，并交财税中心备案。 第四十五条第四十五条 合同签订后，租赁费的支出由行政中心按合同负责支出审核；对于无合 同的，一律退回。财税中心承担复审工作，对于不符合同要求的一律拒付。 第八章第八章 办公费用管理办公费用管理 第四十六条第四十六条 办公费用包括水电费、固定电话费、网络费用，软件使用费、办公租金、 办公用品、其他行政办公费等。 第四十七条第四十七条 公司对办公费用原则上实行预算责任包干制，公司各门店店长和职能部 门经理对本店或本部门发生的办公费负第一责任，行政中心对公司发生的办公费用负 有监管和控制责任。 第四十八条第四十八条 水电费。由行政中心根据门店面积、季节变化制定各部门的控制标准， 对于超过标准的，由该部门自行分解承担。标准的调整由部门提出申请，行政中心最 终审批。水电费必须开具增值税发票，供财务作为抵扣入帐。 第四十九条第四十九条 固定电话费、网络费用、软件使用费。由行政中心制订使用标准，原则 上与门店大小、销售直接挂钩；对于超过标准的，由该部门自行分解承担。标准的调 整由部门提出申请，行政中心最终审批。 第五十条第五十条 移动电话费。原则上公司不再承担职员移动电话费用（特殊情况经总经理 审批） 。 第五十一条第五十一条 办公租金。行政中心根据公司发展需要负责办公场所选址、租赁费的谈 判工作等；并负责审核租金的合理性、合同条款的严谨性、合法性；租赁合同最终由 董事长签定。合同签定后原件必须交行政中心，公司财税中心备案。 第五十二条第五十二条 办公用品。实行包干制，各门店店长、对本店发生的办公费负责，营运 中心对各门店发生的办公费用负有监管责任；职能部门对本部门发生的办公费负责， GB/GR-CW-2018 程序管理文件 第 6 页 共 10 页 营运中心对各职能部门用负有监管责任，并对公司发生的办公费用负有总体监管和控 制责任。 第五十三条第五十三条 按公司报支标准报支，各单位每月应对超出预算外所有办公费用应上报 主管中心，由主管中心总监签批，并报总经理（董事长）确定是否报销并负责处罚。 第九章第九章 差旅费用管理差旅费用管理 第五十四条第五十四条 差旅费用内容：差旅费包括行政生活车辆耗油费、过路过桥费、停车费、 年检费、养路费；员工因公出差发生的乘车费、住宿费、船票、机票和市外补贴；因 工作需要租借房屋的租金及相关费用；外派人员补贴；行政车辆费用；经